Protokoll Styrelsemöte 2015/16:6

Transkript

1 Protokoll Styrelsemöte 2015/16:6 Fört vid sammanträde med Styrelsen Tid:, kl 18:00 Plats: Biblioteket, Villa Medici Närvarande ledamöter Samuel Nilsson, ordförande Fredrik Nilsson, vice ordförande med ansvar för studiesociala frågor Linn Jansson, vice ordförande med ansvar för arbetsmarknadsfrågor Simon Ivarsson, vice ordförande med ansvar för utbildningsfrågor Rebecca Heimann, ledamot med ansvar för likabehandling Naemi Regen, ledamot med ansvar för internationaliseringsfrågor Abtin Bakhtiari-Rad, övrig ledamot Josefine Larsson, övrig ledamot Frånvarande ledamöter Ebba Orava, ledamot med ansvar för arbetsmiljöfrågor Övriga närvarande Sofia Eklund, sekreterare Christoffer Reijnst, OUR Sändlista SAKS styrelse SAKS revisorer SAKS inspektor SAKS råd och utskott Sida 1 av 8

2 Preliminärer ( 1) 1.1 Mötets öppnande Samuel Nilsson öppnar mötet kl 18: Godkännande av föredragningslista att godkänna föredragningslistan med tillägg av 1.4 Val av mötesordförande, konsekvensändring av följande punkter under 1 samt under 2 samt tillägg av 3.4 Avflyttande hyresgäst och sex övriga frågor: Christoffer Reijnsts punkt, Alkohol under introduktionen, Introduktionskommittéernas överlämningsmiddagar, Skrivelser, Fråga från GUS och Beredningsgrupp för Sahlgrenen 1.3 Adjungeringar att ha ett öppet möte 1.4 Val av mötesordförande att välja Simon Ivarsson till mötesordförande 1.5 Val av justeringsperson att välja Abtin Bakhtiari-Rad till justeringsperson 1.6 Föregående mötes protokoll att lägga protokollet från styrelsemöte 5 till handlingarna 1.7 Avstämning av ärendeplan Ärendeplanen har skickats ut med handlingarna och gås igenom. att lägga ärendeplanen till handlingarna 1.8 Avstämning av beslutsuppföljning Beslutsuppföljningen har skickats ut med handlingarna och gås igenom. att lägga beslutsuppföljningen till handlingarna Sida 2 av 8

3 Beslutsärenden ( 2) 2.1 Fastställande av per capsulam-beslut Den 8 januari skickade presidiet ut ett per capsulam-beslut avseende amortering av lån. Beslutsförslaget som skickades ut löd: att amortera av Sahlgrenska akademins Studentkårs lån hos SEB på 900'000 SEK. Åtta av nio av Styrelsens ledamöter svarade inom utsatt tid, alla med JA. Den nionde styrelseledamoten återkom efter den utsatta tiden och beklagade att hon inte kunnat svara då hon befunnits sig i radioskugga. att fastställa per capsulam-beslutet enligt ovan Diskussionsärenden ( 3) 3.1 Uppföljning verksamhetsplan Alla ledamöter uppmanas att skyndsamt fylla i sina synpunkter i enlighet med tidigare diskussion. Frågan ska sedan tas upp på nytt på nästa mellanmöte. 3.2 Prissättning Linn Jansson berättar att det i dag inte finns någon förankrad prislista för företag som hör av sig och vill ha SAKS hjälp med att marknadsföra sig mot våra studenter. Det finns viss reglering i arbetsordningen, men den är ganska vag. Styrelsen diskuterar möjliga tjänster, medlemsnytta och prissättning och önskar att Linn ska höra sig för med andra studentkårer samt återkomma med ett förslag. 3.3 GFS:s framtid Linn Jansson rapporterar från Göteborgs förenade studentkårer att dess styrelse just nu har på agendan vad GFS ska ägna sig åt framöver. SAKS styrelse diskuterar och lyfter fram att förutom politiska frågor såsom bostadssituationen, som är prioriterad just nu, bör GFS ägna sig åt gränsöverskridande sociala aktiviteter för alla Göteborgs-studenter, exempelvis Valborg som skulle kunna omarbetas för att bli mer attraktiv för studenterna. Detta skulle kunna stärka varumärket för Göteborg som studentstad. En del av detta skulle också kunna vara att arbeta för att stärka relationerna mellan studenterna och staden. Sida 3 av 8

4 3.4 Avflytt, hyresgäst SAKS ordförande har tillsammans med Kårhusstyrelsens ordförande och vårt juridiska ombud träffat den avflyttande hyresgästens företrädare och diskuterat olika delar av uppsägningen. Samuel Nilsson föredrar det förslag till fortsatt korrespondens som nu föreligger och tar med sig Styrelsens åsikter. Rapporter ( 4) 4.1 Ordförandens rapport Rapport har skickats ut med handlingarna. att lägga rapporten till handlingarna 4.2 Övriga Styrelsens rapporter Närvarande ledamöter rapporterar muntligt. Abtin Bakhtiari-Rad och Josefine Larsson har ägnat sig åt valberedningsarbete för GUS och GFS. Rebecca Heimann har varit på två styrelsemöten med GUS och haft ett uppstartsmöte med det nya likabehandlingsutskottet IRIS. Har genom GUS blivit studentrepresentant i Centrala arbetsmiljökommittén. Naemi Regen har fortsatt arbetat med urvalskriterierna för utbytesstudier och har genom GUS blivit studentrepresentant i Internationella handläggargruppen. Preliminärer ( 1) 1.2 Godkännande av föredragningslista Punkt 1.2 öppnas upp för att lägga till ytterligare två övriga frågor: Utökade serveringstillstånd och Val till Styrelsen. Sida 4 av 8

5 Rapporter ( 4) 4.3 Ekonomisk rapport samt avstämning budget Rapport över ekonomisk ställning vid årsskiftet har skickats ut med handlingarna. Sofia Eklund föredrar några kompletteringar från januari och trycker på några punkter i rapporten som Styrelsen bör tänka på. Styrelsen diskuterar behovet av budgetrevidering och landar i att Fullmäktige bör få ta ställning till ett nytt budgetförslag, där bland annat de nya utskotten kan lyftas in och där också den avslutning för utskotten som diskuterats på tidigare möte kan finnas med. att lägga rapporten till handlingarna 4.4 Övriga rapporter En övrig rapport gällande HVS-pengarna har skickats ut med handlingarna och Simon Ivarsson föredrar. Enligt samgåendeavtalet vid SAKS bildande erhöll SAKS pengar från Hälsovetenskapliga Studentkåren (HVS) som är öronmärkta i sex år och bara får flyttas från kontot för att användas i utbildningsbevakande syfte. HVS-kontot upphörde dock den 21 december 2015 och pengarna överfördes då per automatik till vårt sparkonto. Pengarna är således kvar inom SAKS och har endast flyttas från ett konto till ett annat, vilket har varit utanför SAKS styrelses kontroll. Övrigt ( 5) 5.1 Övriga frågor Christoffer Reijnsts punkt Medlemmen Christoffer Reijnst, bland annat aktiv i Odontologiska utbildningsrådet, föredrar ett antal punkter. En JO-anmälan har lämnats in då gamla tentamina inte har lämats ut på begäran. Ärendet är inte avslutat, men preliminärt besked är att tentorna ska lämnas ut dock kan det eventuellt bli en kostnad kopplad till detta. Sida 5 av 8

6 Christoffer påminner Styrelsen om Odontologiska utbildningsrådets önskan att servera kaffe på Odontologen och att det behövs resurser till detta. Det har funnits planer på att ta fram en app, inför Alarm. I samband med detta önskar Christoffer att alla appar som SAKS tar fram ska vara fri mjukvara. Styrelsen diskuterar kort hur en sådan process bör drivas och landar i att Fullmäktige måste involveras i ett eventuellt beslut. Inför Alarm har det från odontolog-håll lyfts önskemål om att jämföra priser med motsvarande mässor på andra orter. Christoffer erbjuder sig att hjälpa till med detta. Slutligen lyfter Christoffer en diskussion om ett inlägg som har raderats från SAKS Facebook-sida, avseende planka.nu. Styrelsen bollar principer en stund men landar bara i att det finns en oenighet i synen på frågan Alkohol under introduktionen En fest under vårterminens introduktion resulterade i att en medlem i en av introduktionskommittéerna drack sig så berusad att det ledde till oro bland festdeltagarna. Det aktuella ärendet betraktas som avklarat men incidenten föranleder en diskussion om synen på alkoholkonsumtion och eventuell alkoholhets under introduktionen samt kommittéernas ansvar att fungera som förebilder. Styrelsen pratar ihop sig om att händelsen bör leda till en diskussion inom IntrU samt en notis till arbetsgruppen som arbetar med sittningskultur Introduktionskommittéernas överlämningsmiddagar Fredrik Nilsson har frågor om hur överlämningsmiddagar för introduktionskommittéerna bör hanteras då det i dag ser olika ut både i rutin och i behov. Diskussionen visar på ett behov av en tydligare rutin Skrivelser Simon Ivarsson berättar att ärendet rörande LPK Medicin nu är avslutat från fakultetens håll, men att delar av ärendet har lämnats över till universitetet centralt. SAKS kommer att meddela diariet att SAKS inte kommer att driva frågan vidare Sida 6 av 8

7 5.1.5 Fråga från GUS Simon Ivarsson rapporterar att GUS ordförande har blivit nominerad till ett politiskt partis lokala styrelse, och därför har ställt frågan om huruvida medlemskårerna anser att det står i konflikt med uppdraget för GUS. SAKS styrelse ser inga problem med uppdraget, men menar att det är olämpligt att fatta ett generellt beslut om vilka uppdrag som kan kombineras. För framtiden bör beslut fattas i varje enskilt fall men viktigast är en tydlighet om eventuella sidouppdrag Beredningsgrupp för Sahlgrenen Det börjar bli dags att utse beredningsgrupp för årets utdelning av Sahlgrenen, alltså uppmanas Styrelsen att redan nu fundera över lämpliga ledamöter Utökade serveringstillstånd Inför fredagens intropub visade det sig i sista stund att de inskickade ansökningarna om utökat serveringstillstånd inte kommit fram till myndigheten. Problemet löstes så att puben i källaren, där alkoholtillståndet är stadigvarande, var öppen som vanligt och på övervåningen hölls dansgolv och matservering öppen utan alkohol. Logistiken med detta fungerade dåligt vilket ledde till dålig stämning och framför allt Sex Elegans önskar en förklaring och en ursäkt. Styrelsen diskuterar det inträffade och åtgärder som kan vidtas. Rutin kommer att införas för att skicka ansökningar med e-post istället för med vanlig post för snabbare korrespondens och bättre bekräftelsemöjligheter. Styrelsen kommer också att framföra en ursäkt för det inträffade till Sex Elegans samt en förklaring till introduktionskommittéerna, och tillsammans med Sex Elegans diskutera hur SAKS på bästa sätt kan framhålla inför nya studenter och andra berörda att detta var ett olycksfall i arbetet som inte ska upprepas samt att Sex Elegans ska hållas utan skuld Val till Styrelsen Inom ett par veckor ska nomineringsanmodan för nästa års styrelse skickas ut. Förra årets gjordes filmer för att marknadsföra uppdragen och någonting liknande skulle vara på sin plats också i år. Styrelsen enas om temat Superhjälte och på nästa mellanmöte ska Styrelsen fotas inför kampanjen. Alla får i uppdrag att komma på någon superhjältekraft att lyfta fram. Sida 7 av 8

8 5.2 Nästa möte Nästa styrelsemöte hålls den 22 februari kl 18:00 på Villa Medici med mat från Naemi Regen och Samuel Nilsson lagar mat. Mellanmöte hålls på lunchtid torsdag den 4 februari. 5.3 Mötesutvärdering Alla får utvärdera mötet i form av ett ord. 5.4 Mötets avslutande Simon Ivarsson avslutar mötet klockan 20:26. Vid protokollet: Sofia Eklund Justeras: Simon Ivarsson Mötesordförande Abtin Bakhtiari-Rad Justeringsperson Sida 8 av 8