Redovisning av förslag till funktioner, digital nämndhantering 34 KS

Transkript

1 Redovisning av förslag till funktioner, digital nämndhantering 34 KS

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Redovisning av förslag till funktioner, digital nämndhantering (KS ) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. Ärendebeskrivning Önskemål om ytterligare funktioner som skulle kunna läggas till och utvecklas enligt enkäten kring upplevelserna om digital nämndhantering, som tidigare delats ut till kommunens förtroendevalda, har undersökts. Resultatet är att samtliga av funktionerna som nämns under punkten 5 i dokumentet Rapport, redovisning av utvärdering, digital nämndhantering är möjliga och finns att tillgodogöra sig. 1. Möjlighet att skriva ut direkt från paddan på kommunens skrivare 2. Bättre möjlighet att studera detaljplaner, kartor och ritningar 3. Lättare metoder för att göra anteckningar i PDF-dokumenten 4. Möjlighet att öronmärka vissa sidor i längre dokument 5. Kunna öppna fler dokument samtidigt för att kunna jämföra 6. Möjlighet att boka kommunens rum 7. Syntolkning 8. Möjlighet att ansluta till projektor. Yrkanden Ordförande Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. Propositionsordning Ordförande Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Protokollsutdrag, kommunstyrelsen 63 / Protokollsutdrag, KSAU, 30 / Redovisning av förslag till funktioner, digital nämndhantering 4. Rapport, redovisning av utvärdering, digital nämndhantering Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 25

4 VALLENTUNA KOMMUN Kommunstyrelsen Sa m ma nträdesprotokol I 20L6-O3-2t 2L (23) 563 Redovisning av utvärdering, digital nämndhantering (KS ) Beslut Kommunstyrelsen noterar informationen samt ger kommundireltören i uppdrag att undersöka om det är möjligt att införa de förslag till funktioner som finns listade under kapitel 5 i rapporten. Redovisas för kommunstl'relsen innan midsommar zo16. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsens kansli har under hösten 2o1S genomfört en enkätundersökning där kommunens förtroendevalda har fått svara på frågor om hur de tycker att det fungerar att ta del av sammanträdeshandlingar på surfplattor. Utvärderingen gjordes i form av en webb-enkät där politiker fick möjlighet att svara anonymt. Enkäten har gått ut till samtliga nämnder och svarsfrekvensen har varit bra. Utvärderingen kartlägger användarvänlighet, funktionalitet och intryck samt hjälpertill att identifiera för- och nackdelar med införandet av den digitala nämndadministrationen. Förvarje fråga har möjlighet till egna kommentarer funnits och enkäten avslutas med två öppna frågor. Målsättningen är att utvecha administrationen av de delar som inte fungerat helt ändamålsenligt enligt de synpunliter som framkommit i genomförd enkät. Yrkanden Nicklas Steorn (MP) yrkar att uppdraget redovisas för kommunstyrelsen innan midsommar Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsen arbetsutskotts förslag. Beslutsgång beslutar i enlighet med kommunstyrelsens Ordförande Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på Nicklas Steorns (MP) yrkande och sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med Nicklas Steorns (MP) yrkande. Ärendets tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott zo 16- oz-25 g 3o Beslutsunderlag 1. Redovisning av utvärdering, digital nämndhantering 2. Rapport, redovisning av utvärdering, digital nämndhantering 3. Bilaga,fritextssvar Expedieras till Akten Justerandes q* sign Justera naes s;n ^t(l I Utd ragsbestyrka nde 6

5 VALLENTUNA KOMMUN Kom mu nstyrelsens a rbetsutskott Sa m ma nträdesprotoko I I t3 (22) 930 Redovisning av utvärdering, dígital nämndhantering (KS ) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Kommunstyrelsen noterar informationen samt ger kommundirektören i uppdrag att undersöka om det är möjligt att införa de förslag till funktioner som finns listade under kapitel5 i rapporten Ärendebeskrivning Kommunst5nelsens kansli har under hösten 2o1S genomfört en enkåtundersökning där kommunens förtroendevalda har fätt svara på frågor om hur de tycker att det fungerar att ta del av sammanträdeshandlingar på surfplattor. Utvärderingen giordes i form av en webb-enkät där politiker fick möjlighet att svara anonymt. Enkäten har gått ut till samtliga nämnder och svarsfrekvensen har varit bra. Utvärderingen kartlägger användarvänlighet, funktionalitet och intryck samt hjälper till att identifiera för- och nackdelar med införandet av den digitala nämndadministrationen. För varje fråga har möjlighet till egna kommentarer funnits och enkäten avslutas med wå öppna frågor. Målsättningen är att utvecha administrationen av de delar som inte fungerat helt ändamålsenligt enligt de synpunkter som framkommit i genomförd enkät. Yrkanden Ordförande Parisa Liljestrand (M) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Kommunstyrelsen noterar informationen samt ger kommundirektören i uppdrag att se över om de förslag till funktioner som finns listade under kapitel 5 är möjliga att införa. Beslutsgång Ordföranden stáller proposition på Parisa Liljestrands (M) yrkande och fi.nner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Redovisning av utvärdering, digital nämndhantering 2. Rapport, redovisning av utvärdering, digital nämndhantering g. Bilaga,fritextssvar Expedieras till Akten Justerandes ØJ sign.""-) tñ t\ lr I Justerandesrs ign Utdragsbestyrka nde 7

6 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS JOHANNA HARLING SID 1/3 KOMMUNSEKRETERARE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Redovisning av förslag till funktioner, digital nämndhantering Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen. Ärendet i korthet Önskemål om ytterligare funktioner som skulle kunna läggas till och utvecklas enligt enkäten kring upplevelserna om digital nämndhantering, som tidigare delats ut till kommunens förtroendevalda, har undersökts. Resultatet är att samtliga av funktionerna som nämns under punkten 5 i dokumentet Rapport, redovisning av utvärdering, digital nämndhantering är möjliga och finns att tillgodogöra sig. 1. Möjlighet att skriva ut direkt från paddan på kommunens skrivare 2. Bättre möjlighet att studera detaljplaner, kartor och ritningar 3. Lättare metoder för att göra anteckningar i PDF-dokumenten 4. Möjlighet att öronmärka vissa sidor i längre dokument 5. Kunna öppna fler dokument samtidigt för att kunna jämföra 6. Möjlighet att boka kommunens rum 7. Syntolkning 8. Möjlighet att ansluta till projektor Bakgrund Med anledning av enkätsvaren där kommunens förtroendevalda svarade på frågor hur de upplever att ta del av sammanträdeshandlingar digitalt via läsplatta, har ett antal önskemål om funktioner dykt upp. Samtliga av de önskande funktionerna är möjliga på olika sätt i dagsläget. 1. Möjlighet att skriva ut direkt från paddan på kommunens skrivare Genom appen Canon print business är det möjligt att skriva ut dokument från läsplattan på någon av kommunens skrivare. Anslutning till Vallentunas wifi krävs. För att skriva ut dokument från appen styrelsemöte behöver du maila dokumentet till din mail och därifrån öppna dokumentet i appen Canon print business. Exempel på skrivare i kommunhuset: Barn- och ungdomsförvaltningen Flen Samhällsbyggnadsförvaltningen Hofors och Djursholm KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KLK@VALLENTUNA.SE 8

7 Kommunledningskontoret Kalmar och Murjek 2. Bättre möjlighet att studera detaljplaner, kartor och ritningar Detaljplaner finns förutom i kallelse att ta del av på hemsidan. Kartor kan även utläsas i programmet Tekis som är kompatibelt med både läsplatta och mobiltelefon. ( Miljö-och samhällsbyggnadsnämnden har dessutom tillgång till Tekis för att ta del av handlingar och kartor till nämnd( 3. Lättare metoder för att göra anteckningar i PDF-dokumenten Möjligheten att anteckna finns i appen styrelsemöte. Finns flertalet olika anteckningsfunktioner, bland annat anteckningsfunktionen pennan, där anteckningar kan skrivas direkt på handlingen. 4. Möjlighet att öronmärka vissa sidor i längre dokument Möjligheten att bokmärka sidor i längre dokument finns i appen styrelsemöte. För smidigare navigering går det dels att döpa om bokmärken samt att färgmarkera sidor i dokumenten. Även att söka bland sina bokmärken är möjligt. 5. Kunna öppna fler dokument samtidigt för att kunna jämföra Finns en funktion i appen styrelsemöte som gör det möjligt att dels se alla dokument samtidigt och dels se föredragningslistan parallellt med ett valt dokument. 6. Möjlighet att boka kommunens rum Rumsbokning är en service kommunledningskontoret tillhandahåller. Vid önskad rumsbokning kontakta respektive nämndsekreterare. 7. Syntolkning Syntolkning fungerar genom att logga in på styrelsemöte.se webbaccess och nå dokumenten via en dator och således använda sig av olika uppläsningsprogram. Apple saknar dock en uppläsningsfunktion för läsplatta. 8. Möjlighet att ansluta till projektor Skarvsladd, för möjlighet att ansluta läsplatta till projektor, finns att låna hos kommunledningskontorets kansli. Utbildningar läsplatta Kommunledningskontorets ambition är att hålla årliga utbildningar om läsplattorna och appen styrelsemöte under våren och hösten. Handlingar Redovisning av utvärdering, digital nämndhantering 2. Rapport, redovisning av utvärdering, digital nämndhantering 3. Bilaga, fritextssvar 4. Protokollsutdrag, KSAU, 30 / Redovisning av förslag till funktioner, digital nämndhantering 9

8 2. Victor Kilén Kommundirektör Mikael Carlgren Kanslichef Ska expedieras till Akten 10

9 KS RAPPORT KOMMUNSTYRELSENS KANSLI 2015 Redovisning av utvärdering, digital nämndhantering 11

10 Innehåll 1. Bakgrund Hur upplever du att surfplattan fungerar för papperslös nämndhantering? Hur fungerar det att läsa handlingar via applikationen Styrelsemöte? Hur fungerar det med papperslös hantering under själva sammanträdena? Finns det några ytterligare funktioner som skulle kunna läggas till, vilka delar kan utvecklas? Synpunkter gällande användarvänligheten Sammanfattning enkätsvar...7 KOMMUNSTYRELSENS KANSLI 12

11 1. Bakgrund Sedan våren 2014 har samtliga av kommunens nämnder använt ipad som standardverktyg och tagit emot digitala handlingar via eller via appen Styrelsemöte.se. Förtroendevalda har erbjudits att kvittera ut ipad (surfplatta) med 3G-uppkoppling och enbart sekretessbelagda handlingar skickas med brevpost eller delas ut i pappersform. För att få snabbare överföringshastighet kan surfplattan anslutas till kommunens trådlösa nätverk som finns på många platser, bland annat i kommunhuset. Sedan våren 2015 får även kommunfullmäktige sina sammanträdeshandlingar distribuerade i digital form. Införandet av surfplattor syftade till att utveckla och modernisera nämndens arbetssätt, värna om miljön och förenkla hanteringen av sammanträdeshandlingarna både för tjänstemän och förtroendevalda. Kommunstyrelsens kansli har under hösten 2015 genomfört en enkätundersökning där kommunens förtroendevalda har fått svara på frågor om hur de tycker att det fungerar att ta del av sammanträdeshandlingar på surfplattor. Utvärderingen gjordes i form av en webb-enkät där politiker fick möjlighet att svara anonymt. Enkäten har gått ut till samtliga nämnder och svarsfrekvensen har varit bra. Utvärderingen kartlägger användarvänlighet, funktionalitet och intryck samt hjälper till att identifiera för- och nackdelar med införandet av den digitala nämndadministrationen. För varje fråga har möjlighet till egna kommentarer funnits och enkäten avslutas med två öppna frågor. Målsättningen är att utveckla administrationen av de delar som inte fungerat helt ändamålsenligt enligt de synpunkter som framkommit i genomförd enkät. 3 13

12 2. Hur upplever du att surfplattan fungerar för papperslös nämndhantering? På en skala där 1=Inte alls 5=Mycket bra Mycket bra Inte alls Alternativ Procent 5 Mycket bra 54,6 4 34,7 3 9, Inte alls 1,4 Resultatet av enkätsvaren visar att användarna som besvarat enkäten generellt har en positiv inställning till att använda surfplattan för papperslös nämndhantering. Av de fritextsvar som inkommit framkommer att det upplevs smidigt att ha alla handlingar samlade, de tar mindre plats i en surfplatta än i utskrivet format samtidigt som det kan upplevas svårare att få överblick och göra marginalanteckningar. Att bläddra i dokument är också något som kan upplevas som en svårighet. Förhoppningen är att de delar som har känts svåra är sådana moment som handlar om ovana och att ju mer redskapen används desto lättare kommer det bli. 4 14

13 3. Hur fungerar det att läsa handlingar via applikationen Styrelsemöte? Mycket bra Inte alls På en skala där 1=Inte alls 5=Mycket bra Alternativ Procent 5 Mycket bra 45,4 4 34,6 3 14,6 2 4,1 1 Inte alls 1,3 Majoriteten av användarna tycker att det fungerar bra att läsa handlingar via applikationen Styrelsemöte. Av de fritextsvar som inkommit framkommer det att det upplevs som besvärande att hantera detaljplaner, ritningar och kartor. Direktåtkomst till något av kommunens kartprogram vore därför önskvärt. 5 15

14 4. Hur fungerar det med papperslös hantering under själva sammanträdena? *På en skala där 1=Inte alls 5=Mycket bra Mycket bra Inte alls Alternativ Procent 5 Mycket bra 38,7 4 34,6 3 17,3 2 6,7 1 Inte alls 2,7 Av de fritextsvar som inkommit har synpunkter om tekniska frågor såsom otillräcklig Wifi- kapacitet, svårigheter med synkronisering samt önskemål om möjlighet till uppkoppling till projektor i sammanträdeslokaler uppkommit. Det finns också önskemål om tillgång till att ladda ipad under sammanträden. 6 16

15 5. Finns det några ytterligare funktioner som skulle kunna läggas till, vilka delar kan utvecklas? Funktioner som efterfrågas i fritextsvar är framför allt: Möjlighet att skriva ut direkt från paddan på kommunens skrivare Bättre möjlighet att studera detaljplaner, kartor och ritningar Lättare metoder för att göra anteckningar i PDF-dokumenten Möjlighet att öronmärka vissa sidor i längre dokument Kunna öppna fler dokument samtidigt för att kunna jämföra Möjlighet att boka kommunens rum Syntolkning Möjlighet att ansluta till projektor 6. Synpunkter gällande användarvänligheten Bland de synpunkter som gäller användarvänligheten har det framkommit att utbildningarna har varit uppskattade. Återkommande är att kommentars-redskap skulle kunna vara bättre och att det skulle vara mer användarvänligt om det gick att se mer övergripande var anteckningar har gjorts. 7. Sammanfattning enkätsvar Sammanställningen av enkätsvaren visar på att majoriteten ledamöter anser att fördelarna med digital nämndhantering överväger nackdelarna. Det finns idag goda tekniska möjligheter att hantera nämndhandlingar digitalt. Den digitala hanteringen innebär en flexibilitet och hjälper politikerna att ta emot handlingar, anteckna och söka bland gamla handlingar. Användarna visar på en mycket positiv inställning och de viktigaste aspekterna vad gäller papperslös nämndhantering handlar om miljöbesparingar och användarvänlighet. Dock uttrycker användarna att det finns delar som bör förbättras. 7 17

16 De områden som fungerat mindre bra är framförallt uppkoppling/synkronisering mot internet, möjlighet att studera detaljplaner, ritningar och kartor samt göra anteckningar i dokumentet. Av de mindre positiva synpunkter som framkommit kan de till stor del kan härröras till ovana av användandet av den tekniska utrustningen. Detta visar på att det finns behov av tydlig information och utbildning. Kommunstyrelsens kansli har därför tagit fram utbildningsmaterial och erbjudit utbildningstillfällen till förtoendevalda. För nämndsekreteraren innebär den digitala distributionen att tidskrävande arbete med att kopiera och skicka ut papperskopior försvinner. Det ger också möjlighet till en bättre service då de förtroendevalda snabbare och enklare kan få tillgång till handlingarna och kompletteringar kan skickas ut i princip fram till mötet. Eftersom handlingarna inte skickas ut i papper behöver beställning till tryckeri inte längre göras. Vid extrautskick, då det inte fanns tid att beställa via tryckeriet, var man ofta tvungen att skriva ut alla handlingar och lägga dem på posten. Detta tog betydligt längre tid än att skicka dem via Styrelsemöte. Nackdelen för nämndsekreteraren är att tid ibland måste läggas på att lösa tekniska fel med surfplattorna eller deras mjukvara. Initialt höga materialkostnader för inköp av ipads och driftskostnader för mobilt bredband utjämnas på sikt av besparing av papper och tid. På grund av att produktion och kassering av ipad innebär belastning på miljön ska man vara försiktig med att dra generella slutsatser i fråga om fördelarna ur miljösynpunkt. Andra studier visar på att det inte går att direkt påvisa huruvida digital hantering innebär en mindre miljöbelastning än pappershantering eller inte. Men om man däremot använder sig av både pappershantering och digital hantering så ökar istället miljöbelastningen. Om en ledamot erhåller både papperskopior och surfplatta ökar därmed både kostnad och miljöbelastning. Skulle man däremot vilja skriva ut dokument knutna till något enskilt ärende så finns den möjligheten inom kommunens wifi-nätverk kan fås vi appen Canon Business Print. Framgent vill vi utreda möjligheten att skicka sekretessbelagda handlingar digitalt - Applikationen styrelsemöte har inte varit säker att skicka sekretessbelagda handlingar med, vilket gjort att handlingarna har behövt skickas via post eller delas ut vid sammanträdet. Styrelsemöte har dock skapat ett tillägg till applikationen som möjliggör säkra utskick av sekretessbelagda handlingar. Kommunstyrelsens kansli ska under våren göra en riskanalys om införandet av tillägget för att sedan införskaffa den om inga problem uppkommer. 8 18