Datum Dnr Användande av läsplattor vid politiska sammanträden i Region Skåne

Transkript

1 Regionstyrelsen Cecilia Eklund Bitr. Kanslidirektör BESLUTSFÖRSLAG Datum Dnr (7) Regionstyrelsen Användande av läsplattor vid politiska sammanträden i Ordförandens förslag Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige följande 1. Regionfullmäktige fastställer föreliggande förslag till revideringar av regionfullmäktiges arbetsordning för att möjliggöra införandet av läsplattor som hjälpmedel vid fullmäktiges sammanträden. Regionstyrelsens beslut 1. Regionstyrelsen uppdrar åt regiondirektören att beakta fortsatta effektiviseringar som möjliggörs i samband med införande och användning av läsplattor för sammanträdeshandlingar i Region Skånes politiska organisation. Sammanfattning Tester av läsplatta som informationsbärare i det nämndsadministrativa arbetet påbörjades i i april 2011 då regionstyrelsen och regionala tillväxtnämnden var först ut att börja använda plattorna. Därefter har nämnder och utskott/beredningar på central nivå infört läsplattor efter hand. Erfarenheterna är positiva och därför föreslås nu att införandet även sker för regionfullmäktige. Vissa revideringar krävs därför i fullmäktiges arbetsordning för att möjliggöra införandet. I ärendet finns följande dokument 1. Beslutsförslag Förslag till revideringar i regionfullmäktiges arbetsordning C:\pactdok\Regionstyrelsen\ \35 Användande av läsplattor vid politiska sammanträden i \Beslutsförslag_RS_ docx Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Besöksadress: Skånehuset, J A Hedlunds väg Telefon (växel): Fax: Internet:

2 Datum (7) Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Varför läsplattor? Erfarenheterna av att använda läsplattor är positiva och den nämndsadministrativa processen har effektiviserats betydligt. Fördelarna med att använda läsplattor i nämndsadministrationen och beslutsprocesserna är många: Förtroendemannauppdraget förenklas. Den utvecklade Region Skåne-appen (RS-appen) medger att den förtroendevalde enkelt kan göra egna anteckningar, under- och överstrykningar mm på aktuell handling i läsplattan, vilket gör att man får samma funktionalitet som vid pappershandlingar. Handlingarna är lättillgängliga, man har plattan med sig och slipper hålla ordning på pappershandlingarna och eventuella olika versioner. En effektiv och kvalitetssäker beredningsprocess. Publiceringsverktyget innebär en snabb och säker hantering av handlingarna med en lättillgänglig och behörighetsstyrd tillgång. En viktig framgångsfaktor för arbetet hitintills har varit det strategiska valet som gjordes från början att först införa ett digitalt ärendehanteringssystem i beredningsprocessen och integrera publiceringsverktyget till plattorna med detta system. Användandet har och kommer att medföra effektiviseringsvinster. Ledtiderna i beredningsprocessen minskar och medför undvikande av dubbelarbete framförallt vid publicering av handlingar i de olika beredningsstadierna. Minskning av pappersförbrukningen är en viktig vinst ur miljösynpunkt och därtill kommer minskade kostander för porto. Dessa vinster sammantaget ligger också väl i linje med den anpassning som måste ske med anledning av besparingar i centrala administrationen och därmed minskade personalresurser. Skapar modernare och effektivare mötesformer. Hanteringen av möteshandlingar underlättas av att publicering sker på plattorna med snabb åtkomst. De politiska mötena hålls på många orter både i och utanför Skåne och den snabba åtkomsten underlättar mötesformerna. Processen så här långt Tester av läsplatta som informationsbärare i det nämndsadministrativa arbetet påbörjades i i april 2011 då regionstyrelsen och regionala tillväxtnämnden var först ut att börja använda plattorna. Därefter har de flesta nämnder och utskott/beredningar på central nivå kopplats på. Enligt det förslag till plan som lagts för införandet är det regionfullmäktiges tur fr. o m juni En viktig förutsättning för planeringen har varit att de nämnder och utskott/beredningar som bereder de flesta ärendena till regionfullmäktige har legat först i planeringen med hänsyn till kopplingen mellan ärendehanteringssystem och publicering på plattorna. För återstående nämnder beräknas ett succesivt införande.

3 Datum (7) Införandet ser ut enligt nedan: Regionala tillväxtnämnden Regionstyrelsen Regionstyrelsens arbetsutskott Upphandlings- och strategiutskottet Vårdproduktionsberedningen/utskottet Hälso- och sjukvårdsnämnden Närsjukvårdsberedningen/utskottet Revisorerna Patientnämnden (Presidium) Folkhälsoberedningen Personal- och arbetsgivarutskottet Tandvårdsutskottet Regionfullmäktige Juni 2013 Erfarenheter hittills En enkät har skickats till regionstyrelsens och regionala tillväxtnämndens ledamöter och ersättare då dessa har varit med från starten Det kan konstateras att resultaten i snabbenkäten ger ett kvitto på att satsningen har varit rätt. Det är glädjande att notera att omdömena är så positiva när nu nästa steg tas och involverar även regionfullmäktige. X =: A. Hur upplevde du att läsa handlingar på läsplattan? B. Hur upplevde du att genomföra sammaträden med läsplatta som stöd? C. Hur upplevde du att supporten har fungerat? D. Hur upplevde du att tekniken fungerat? E. Hur är ditt samlade omdöme? Y= 1-100%

4 Datum (7) Resultaten kommer framöver att analyseras mer i detalj. Hur säkerställa en bra och trygg genomförandeprocess för regionfullmäktige? Med hänsyn till det stora antalet ledamöter i regionfullmäktige är det viktigt att införandet av läsplattor sker på ett bra och tryggt sätt. Regionfullmäktiges presidium har därför under våren haft två träffar med samtliga gruppledare för att säkerställa en bra process för införandet. Revidering av arbetsordning En av de första frågorna som diskuterades var behovet av revidering av regionfullmäktiges arbetsordning. Presidiet presenterade ett förslag till smärre förändringar som godkändes av gruppledarna vid träffen Förändringarna innebär i korthet - Eftersom regionfullmäktige fr. o m 2014 sammanträder i nya rådhuset i Kristianstad krävs en ändring i arbetsordningen ( 9) - Enligt nuvarande arbetsordning ska kungörelse och handlingar utsändas med post. Detta ändras till att kungörelse och handlingar lämnas på lämpligt sätt och att ledamot och ersättare har rätt att erhålla handlingarna i för dem läsbar form ( 11,13) - Enligt nuvarande arbetsordning ska en interpellation vara egenhändigt undertecknad av en ledamot. För att underlätta hanteringen stryks kravet på egenhändigt undertecknande. Detta möjliggör att en interpellation t ex kan skickas vi e-post ( 38). - En tydligare skrivning för vad som gäller för expediering av beslut införs ( 54). För att tydliggöra och likforma rutinerna vid inkallande av ersättare och närvarokontroll vid regionfullmäktigemötena bestämdes vid träffen att ta initiativ till en träff med aktuella politiska sekreterare. Föreslagna revideringar i gällande arbetsordning är nödvändiga för införandet av läsplattor. Ytterligare revideringar för att uppnå ytterligare effektiviseringsvinster kan bli aktuella längre fram. På sikt är ambitionen att regionfullmäktige helt ska gå över till att använda läsplattor i sitt arbete vid sammanträdena i likhet med övrig nämndsadministration i. Behovsinventering Vid gruppledarträffen redogjordes även för den behovsinventering som genomförts och som gav följande resultat: Totalt behov: Ordinarie ledamöter 149 Förste ersättare 46 Bank 15 Summa 210

5 Datum (7) Tillgång ipad Utrustade med ipad (ordinarie ledamöter) 70 Utrustade med ipad (1:e ersättare) 11 (1:e ersättare) Vill disp. egen ipad 34 Utgår 2 Summa 117 Behov inköp 93 Utbildning, teknisk support och tidplan för införandet av ett digitalt system i regionfullmäktige Utbildning om -appens (RS-appens) funktion lämnas i samband med de olika partigruppernas möten inför regionfullmäktigemötet Information lämnas enligt följande: Centerpartiet Kristdemokraterna Folkpartiet Sverigedemokraterna Miljöpartiet Socialdemokraterna Vänsterpartiet Moderaterna I samband med gruppmötena kommer ipad att delas ut till ledamöter och 1:e ersättare. Läsplattorna levereras med RS-appen installerade. Det finns också ett verktyg installerat som underlättar teknisk support. Denna kommer att skötas av Telia. De som angett att de disponerar ipad kommer i anslutning till gruppmötena att få RS-appen installerad. Teknisk support kommer att ges i samband med gruppmötena. I samband regionfullmäktigemötet i juni och september kommer regionkansliet att vara representerade tillsammans tekniker för att svara på frågor och vara behjälpliga för att lösa uppkomna problem. Sammanträdet i juni kommer att hanteras med vanligt pappersutskick. På läsplattorna kommer det att finnas exempel på ärenden och handlingar för att möjliggöra för de nya användarna att testa funktionerna på RS-appen.

6 Datum (7) Septembermötet i regionfullmäktige kommer att ske med dubbla system både pappersutskick och digitalt utskick till ipad. Speciella stödinsatser kommer att organiseras för användare som känner sig osäkra. Efter septembermötet kommer huvudregeln att vara digitalt utskick till ordinarie ledamöter och 1:e ersättare. Övriga ledamöter och övergångsvis även vissa andra ledamöter kommer att få handlingar i papper. Det kommer också att organiseras en bank med ipad för distribution av handlingar till gruppen övriga ledamöter. Regelverk för läsplattor och appar Alla användare som utrustas med ipad från kommer att få kvittera ut sin ipad och sedan underteckna ett enkelt avtal som reglerar förhållandet mellan och användaren. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Beräkningar av kostnader för införandet har gjorts enligt nedan: Ökade kostnader per år: Inköp ipad 93 x 4600 )/4= Driftskostnad/år 93 x 12x278= Summa Engångskostnad Utbildning Tekniker Summa Minskade kostnader: Papperskostnad (förbrukning 2012) Porto Summa kr kr kr kr kr kr kr Därtill kommer minskade kostnader för personalresurser eftersom administrationen effektiviseras betydligt, det politiska arbetet effektiviseras och sist men i minst den miljöpåverkan som sker i form av minskad pappersförbrukning. Finansiering av införandet sker således genom omdisponering av kostnader och innebär totalt en besparing. Juridisk bedömning Samråd har skett med avdelningen för juridik som inte har några invändningar mot förslaget.

7 Datum (7) Miljökonsekvenser Pappersförbrukningen har och kommer att minska rejält vilket bidrar till en positiv effekt för miljön. Samverkan med berörda fackliga organisationer Ingen samverkan har bedömts nödvändig i detta ärende. Uppföljning Uppföljning kommer kontinuerligt att ske utifrån olika aspekter. Framförallt handlar det om: - Nöjdhet - Minskad pappersförbrukning - Övriga kostnader såsom kopiering- och portokostnader - Effektivisering av arbetssätt bl. a i form av personella resurser En första utvärdering kommer att påbörjas under andra halvåret 2013 och beräknas vara klar vid årsskiftet 2013/14. Pia Kinhult Ordförande Jonas Rastad Regiondirektör