Protokollsanalys. Leksands kommun. Revisionsrapport. Februari Tove Färje

Transkript

1 Protokollsanalys Leksands kommun Revisionsrapport Februari 2011 Tove Färje

2 Innehållsförteckning SAMMANFATTNING OCH BEDÖMNING BAKGRUND UPPDRAG OCH REVISIONSFRÅGA AVGRÄNSNING OCH METOD PROTOKOLL ANSVAR FÖR PROTOKOLLET PROTOKOLLETS UTFORMNING UPPFYLLELSE AV KOMMUNALLAGENS KRAV PÅ PROTOKOLL INFORMATION OCH LÄTTFÖRSTÅELIGHET AVSLUTANDE DISKUSSION of 10

3 Sammanfattning och bedömning Revisorerna i Leksands kommun har uppdragit till Komrev inom PwC att granska hur kommunstyrelsen och nämnderna utformar sina protokoll. I granskningen har två kontrollmål följts upp. Uppfyller kommunstyrelsens och nämndernas protokoll kommunallagens krav? Det framgår av protokollen vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort, vilka ärenden som handlagts, förslag och yrkanden som inte tagits tillbaka, vilka beslut som fattats, vilka ledamöter som har deltagit, vilka reservationer som anmälts mot beslutet och redovisning av delegationsbeslut. I styrelsens och nämndernas protokoll förekommer det några brister ur kommunallagsperspektivet. Det finns inga yrkanden redovisade i nämndsprotokollen under 2010, varvid det inte har varit möjligt att granska hur propositionsordningar och omröstningar har hanterats. Är protokollen informativa och skrivna på ett lättförståeligt sätt? Styrelsen och nämnderna följer olika protokollsmallar, vilket ger ett rörigt helhetsintryck och försvårar läsandet av protokoll för intresserade medborgare. Däremot innehåller samtliga protokoll underrubriker som hjälper den ovane läsaren av ett kommunalt protokoll att hitta information och förstå hur beslut kommer till. Nämnderna skriver besluten i så kallade att-satser och styrelsen och valnämnden numrerar sina beslut. Mängden information i styrelsens och nämndernas protokoll varierar. Paragraferna/ärendena i socialnämndens protokoll innehåller i allra högsta grad väsentlig information och omfattningen av informationen är också bra avvägd. Socialnämndens protokoll utmärker sig därför positivt inom detta område. De vanligaste bristerna i protokollen, ur informationssynpunkt är att återrapporteringstidpunkter och identifikation av skrivelser som det hänvisas till saknas. Den sammanfattande bedömningen är att kommunstyrelsen och nämnderna har en god grund för utformningen av sina protokoll, men att strukturen och informationen i protokollen behöver förbättras. Förslag till åtgärd Kommunstyrelsen bör ansvara för att en kommungemensam mall för protokoll tas fram. Mallen bör bl.a. reglera de kommunala protokollens innehåll, form, delar och rubriker. I samband med framtagande av protokollsmallen rekommenderas att sekreterare och ordföranden får en genomgång om hur protokollens ska skrivas och vad de ska innehålla. 3 of 10

4 1 Bakgrund I kommunallagen stadgas vad kommunala protokoll ska innehålla. Kommunallagen reglerar en miniminivå på protokollen. Utöver att uppfylla lagkraven ska protokollen kunna läsas och förstås av såväl förtroendevalda och anställda inom organisationen som av intresserade medborgare utan ingående kunskaper om kommunal verksamhet och organisation. Detta ställer krav på språk, uppställningar och förmåga att i korta drag ge läsaren en god bild av ärendet. Därutöver måste protokollen utformas på ett sätt som gör dem informativa både för dagens läsare och för framtida läsare. Av förvaltningslagen framgår också att myndigheterna ska sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt. Förutom att beskriva det aktuella läget är protokollen även en del av kommunens historia. Protokollen är därför att betrakta som en del av det svenska kulturarvet. 1.1 Uppdrag och revisionsfråga Revisorerna i Leksands kommun har uppdragit till Komrev inom PwC att granska om kommunstyrelsens, bildningsnämndens, byggnads- och trafiknämndens, miljö- och hälsoskyddsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämndens, valnämnden och räddningsnämndens protokoll uppfyller dels lagens krav på protokoll, dels om de för en utomstående läsare kan betraktas som informativa och skrivna på sätt så att de är lätta att förstå. Revisionsfråga: Utformar kommunstyrelsen och nämnderna sina protokoll på ett tillfredsställande sätt? Kontrollmål: o Uppfyller kommunstyrelsens och nämndernas protokoll kommunallagens krav på protokoll? o Är protokollen informativa och skrivna på ett lättförståeligt sätt? 1.2 Avgränsning och metod Kommunstyrelsens, bildningsnämndens, byggnads- och trafiknämndens, miljö- och hälsoskyddsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämndens, valnämnden och räddningsnämndens sammanträdesprotokoll har studerats och analyserats. 4 of 10

5 2 Protokoll 2.1 Ansvar för protokollet Ansvaret för protokollets förande ligger formellt på ordförande även om protokollets förande och hantering praktiskt sköts av nämndssekreteraren eller annan tjänsteman. Det är ordförande som svarar för protokollets riktighet och att anslag om justerat protokoll, med uppgift om var protokollet finns tillgängligt, sätts upp på kommunens officiella anslagstavla. 2.2 Protokollets utformning I kommunallagens 5 kap ställs de juridiska kraven på protokollen. Reglerna ska tillämpas på både kommunfullmäktige, nämnder och styrelse (KL 6 kap 30 ). Protokollen ska redovisa; vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort och vilka ärenden som handlagts, lagda yrkanden och förslag som inte tagits tillbaka, i vilken ordning ordföranden lagt fram förslag till beslut, genomförda omröstningar och hur de har utfallit, vilka beslut som har fattats, vilka ledamöter som har deltagit i besluten och hur de har röstat vid öppna omröstningar och vilka reservationer som har anmälts mot besluten. Ett protokoll ska justeras senast fjorton dagar efter sammanträdet på det sätt som nämnden har bestämt. Senast andra dagen efter det att protokollet har justerats ska justeringen tillkännages på kommunens anslagstavla. Av tillkännagivandet ska framgå var protokollet finns tillgängligt samt vilken dag det har anslagits. Bevis om anslagsdagen ska tecknas på protokollet eller utfärdas särskilt. De juridiska kraven på protokollet är att betrakta som minimikrav. Protokollen bör självklart innehålla den information som allmänheten, förtroendevalda och tjänstemän behöver för att förstå vad ärendena handlar om. Protokollen utgör också en viktig del i kommunens historieskrivning varför väl formulerade protokoll med en informativ beskrivning av ärendet är av stor vikt. Information söks idag av ett stort antal människor via Internet. I syfte att underlätta för den som ser protokollet på en dataskärm är det lämpligt att i början av protokollet ha en ärendelista som visar vilka ärenden som varit föremål för behandling. När det hänvisas till bilagor bör de dateras så att man vet att man tar del av rätt version. I de fall det hänvisas till bilagor bör dessa i största möjliga utsträckning refereras kortfattat så att läsaren direkt kan få en uppfattning om innehållet i dessa. 5 of 10

6 3 Uppfyllelse av kommunallagens krav på protokoll I det här kapitlet jämförs kommunstyrelsens (KS), bildningsnämndens (BN), byggnads- och trafiknämndens (BTN), miljö- och hälsoskyddsnämnden (MHN), kultur- och fritidsnämnden (KFN), socialnämndens (SN), valnämnden (VN) och räddningsnämndens (RN) protokoll utifrån ett antal kriterier som bör uppfyllas för att protokollen ska betraktas som tillfredsställande utifrån lagkrav. När stjärna * anges, finns förklaring/komplettering i kapitel 5. Framgår vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort och vilka ärenden som handlagts? Framgår förslag och yrkanden från ledamöter som inte tagits tillbaka? Framgår i vilken ordning ordföranden lagt fram förslag till beslut? KS BN BTN KFN MHN SN VN RN Ja, alla närvarande ledamöter, tjänstgörande ersättare, ej tjänstgörande ersättare och tjänstemän framgår av förstasidan, med undantag från socialnämndens, bildningsnämndens och valnämndens protokoll som redovisar närvarande ledamöter och ersättare i en bilaga till protokollet. Behandlade ärenden framgår av protokollen. Ja Inget nämndsprotokoll innehåller yrkanden från nämndsledamöter eller tjänstgörande ersättare. Oftast* Framgår vilka beslut som fattats? Ja Oftast* Framgår vilka ledamöter som har Ja, av förstasidan, respektive av bilagor framgår vilka ledamöter som deltagit eller inte deltagit i besluten. deltagit i besluten? Framgår genomförda omröstningar Ja och hur de utfallit? Framgår hur ledamöterna har Ja i paragraftexten röstat i öppna omröstningar? Redovisas delegationsbesluten på Ja Ja Ja Ja, men lite Ja, men lite Ja Ja Ja?* ett korrekt sätt? information information Redovisas reservationer korrekt? Ja Ja Redovisas jävssituationer korrekt? Nej* - Ja Nej* Har justering och tillkännagivande Ja skett på rätt sätt? Finns bevis om anslagsdag? Ja

7 4 Information och lättförståelighet I det här kapitlet jämförs kommunstyrelsens (KS), bildningsnämndens (BN), byggnads- och trafiknämndens (BTN), miljö- och hälsoskyddsnämnden (MHN), kultur- och fritidsnämnden (KFN), socialnämndens (SN), valnämnden (VN) och räddningsnämndens (RN) protokoll utifrån ett antal kriterier som vi bedömer bör uppfyllas för att protokollen ska betraktas som tillfredsställande utifrån informationssynpunkt. När stjärna * anges, finns förklaring/komplettering i kap. 5. KS BN BTN KFN MHN SN VN RN Är protokollen överskådliga och Ja lätta att hitta i? Är besluten tydliga? Ja Oftast Oftast Ja Ja Ja Oftast Oftast Finns återrapporteringstidpunkt? Blandat Nej - Blandat Nej Oftast Nej Blandat Anges identifikation till Blandat* Oftast inte Nej Nej Nej Ja, bra Nej Nej skrivelser/bilagor som det hänvisas till? redovisat Hänvisas till skrivelser utan Ja* Nej Blandat Ja Ja Nej Nej Nej någon sammanfattning? Ger brödtexten en översiktlig bild Ja, oftast Oftast inte Oftast inte* Oftast inte Oftast inte* Ja Ja Ja av ärendet? Är rubrikerna tydliga? Ja Ja Ja Ja Oftast Ja Oftast Ja Anges motiv till återremisser? Anges partibeteckningar? Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nej Är protokollen skrivna på Ja Ja Blandat Blandat Ja Blandat Ja Blandat lättförståeligt språk? Finns innehållsförteckning? Nej Ja Ja Nej Ja Ja Nej Nej Finns protokollen på hemsidan? Ja Ja Ja Ja Ja Nej Nej Nej 7 of 10

8 5 Avslutande diskussion Analysen av protokollen visar att det förekommer brister i några nämnders protokoll i förhållande till kommunallagens krav på protokoll. Inom följande områden förekommer brister/ frågetecken: 1. I kommunstyrelsens protokoll framgår det inte alltid i vilken ordning ordförande ställer proposition på yrkanden och förslag. Av kommunallagen framgår att protokollet ska redovisa i vilken ordning ordföranden har lagt fram förslag till beslut. 2. I räddningsnämndens protokoll förekommer det otydligheter, i fråga om fattade beslut, om vissa ärenden anmäls som delegationsbeslut till nämnden eller om det är nämnden som fattar beslutet. 3. Redovisningen av delegationsbeslut görs i huvudsak korrekt, dock innehåller kultur- och fritidsnämndens och miljö- och hälsoskyddsnämndens redovisning av fattade delegationsbeslut väldigt lite information. Av kultur- och fritidsnämndens protokoll framgår endast att delegationsbeslut i personalärenden anmälts, med ett undantag. 4. Kommunstyrelsens och kultur- och fritidsnämndens protokoll uppfyller inte kommunallagens krav avseende skrivning om jäviga ledamöter. Följande skrivning används i kommunstyrelsens protokoll; X (partibeteckning) lämnar lokalen på grund av jäv. Följande skrivelse används i kultur- och fritidsnämndens protokoll; XXX (partibeteckning) deltog inte i beslutet på grund av jäv. Det framgår inte heller av notering i närvaroförteckningen att den jävige varit frånvarande. En korrekt skrivning i paragraftexten är; På grund av jäv deltog inte XXX (partibeteckning) i handläggningen av detta ärende. Med begreppet handläggning ingår momenten utredning, beredning, föredragning och beslutsfattande (KL6:24). Av närvaroförteckningen ska det framgå att den jävige varit frånvarande. I övrigt överensstämmer protokollen med kommunallagens krav. Protokollen är i varierande grad tillfredsställande utifrån informationssynpunkt och lättförståelighet. Ur detta perspektiv bedömer vi att följande brister finns: 1. Styrelsen och nämnderna följer olika protokollsmallar, vilket ger ett rörigt helhetsintryck och försvårar läsningen av protokoll för intresserade medborgare. Däremot innehåller samtliga protokoll underrubriker som hjälper den ovane läsaren av ett kommunalt protokoll att hitta information och förstå hur beslut kommer till. Nämnderna skriver besluten i så kallade attsatser medan styrelsen och valnämnden använder numrering. 2. Det saknas information om tjänsteförslag samt förslag till beslut från beredande organ, beslutsförslag från t.ex. arbetsutskott. 3. Bildningsnämndens och kultur- och fritidsnämndens protokollstexter är ofta så knapphändiga att det inte går att få en översiktlig bild av ärendena. Byggnads- och trafiknämndens och miljöoch hälsoskyddsnämndens protokoll innehåller ibland så lite och ibland så mycket text att det inte går att få en översiktlig bild av ärendena.

9 4. För samtliga nämnder (gäller ej socialnämnden) och för styrelsen förekommer det att det i protokollstext hänvisas till bilaga, utan att det finns någon identifikation till bilagan. För att undvika misstag/missförstånd är det viktigt att använda identifikation av bilagor. 5. Räddningsnämndens, valnämndens och socialnämndens protokoll finns inte på kommunens webbplats, vilket är en informationsbrist. 6. Innehållsförteckning finns inte i kommunstyrelsens, kultur- och fritidsnämndens, valnämndens och räddningsnämndens protokoll vilket försvårar för den/de läsare som söker efter ett speciellt beslut. Det är inget krav att protokollen ska innehålla innehållsförteckning men det ger däremot god service. 9

10 Namnförtydligande Namnförtydligande