PROTOKOLL Utveckling av digitala utskick i det virtuella arbetsrummet för politiker KS-2014/1144

Transkript

1 Kommunstyrelsen 253 Utdrag ur PROTOKOLL Utveckling av digitala utskick i det virtuella arbetsrummet för politiker KS-2014/1144 Beslut Kommunstyrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige besluta att utskicken till kommunfullmäktige ska ske digitalt. Kommunstyrelsen beslutar för egen del att, under förutsättning att kommunfullmäktige tar sitt beslut, surfplattor ska köpas in till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen, att, under förutsättning att kommunfullmäktige tar sitt beslut, finansiering av genomförandet för kommunfullmäktige och kommunstyrelsen ska ske med 400 tkr av investeringsmedel för 2015 från kommunstyrelsens budget, att rekommendera övriga nämnder att besluta om samma tekniska lösning, att varje nämnd finansierar sin egen utrustning samt drift- och supportkostnader samt att beakta kostnadsökningen i mål och budget Ärende Tjänsteskrivelse och utredning har varit utsända. Rojda Alpsoy, verksamhetsutvecklare, informerar muntligt. Exp till: Exp av: Siobhán Górny Akten Exp datum: Samtliga nämnder Ekonomikontoret Verksamhetsutvecklare IT

2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Rojda Alpsoy Datum KS-2014/1144 Verksamhetsutvecklare Kommunstyrelse Utveckling av digitala utskick i det virtuella arbetsrummet för politiker KS-2014/1144 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige besluta att utskicken till kommunfullmäktige ska ske digitalt. Kommunstyrelse beslutar för egen del att, under förutsättning att kommunfullmäktige tar sitt beslut, surfplattor ska köpas in till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen, att, under förutsättning att kommunfullmäktige tar sitt beslut, finansiering av genomförandet för kommunfullmäktige och kommunstyrelsen ska ske med 400 tkr av investeringsmedel för 2015 från kommunstyrelsens budget, att rekommendera övriga nämnder att besluta om samma tekniska lösning, att varje nämnd finansierar sin egen utrustning samt drift- och supportkostnader samt att beakta kostnadsökningen i mål och budget Sammanfattning Alla nämnder i Knivsta kommun tar idag emot digitala handlingar, via HP-minidatorerna och sedan 2 år tillbaka använder bygg och miljönämnden (BMN) surfplattor. Handlingarna distribueras via epost samt publiceras på Enbart sekretesbelagda handlingar skickas med vanlig post. En kartläggning av digitala handlingar har under hösten gjorts och mot bakgrund av den rekommenderar förvaltningen att kommunfullmäktiges utskick av handlingar digitaliseras med start vt Rekommendationen är vidare att handlingarna skickas via kommunens e- postsystem och att surfplattor inköpes. Kommunstyrelsen byter verktyg från HPminidatorerna till surfplattor. Drifts- och supportkostnader kvarstår som idag, dvs utfördelat i respektive nämnd för de ledamöter som sitter i annan nämnd.

3 Bakgrund Bygg och miljönämndens (BMN) hantering av digitala handlingar via surfplattor visar att de flesta är nöjda. BMN är en nämnd som får många ritningar, kartor och bilder d.v.s. tunga filer som man ska zooma in/ut. Detta var ett krav som inte HP-minidatorerna klarade av. För att lösa problemområden med nuvarande verktyg bör man ställa högre krav på kommande verktyg. Förvaltningen har tittat på några kommuner olika lösningar för att se hur de har kommit igång och utvecklat processen och tagit hänsyn till Datainspektionens krav. Många kommuner har idag infört surfplattor och erfarenheterna är genomgående mycket positiva. Ekonomisk konsekvensanalys Medel finns avsatta för investeringen 2015, investeringen kommer dock medföra ökade driftkostnader framgent med ca 60 tkr per år. Kostnadsökningen beror främst på att antalet användare ökar, denna kostnadsökning måste därför beaktas i mål och budget Den exakta kostnaden för pappersutskick går inte att räkna ut då de kopieras upp på kommunens kopiator. Utvärderingen visar att fördelen med digitala handlingar jämfört med pappershandlingar är att det blir mer lätt tillgängligt och funktionellt. KF och KS digitala handlingar Kostar i 3 år Priset baserar sig på 59 st kr x 59st 295 tkr surfplattor för KF + KS Skal 215 kr x 59 st 13 tkr Startinstallation + 350kr/30min x 59 st enheter 62 tkr Stöldmärkning x 3år Övrigt/okända kostnader 30 tkr Total 400 tkr Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Åsa Franzén Administrativ chef

4 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. En administrativ åtgärd som inte påverkar barn Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.

5 Utveckling av digitala utskick i det virtuella arbetsrummet för politiker (VAP 2.0) Knivsta kommun

6 Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Syfte... 2 BMN utvärdering... 2 Svar från test gruppen för surfplattor... 2 Utvärderingsresultat... 4 Problemområden med surfplattor och nuvarande lösning... 4 Krav på digitala handlingar... 5 Kostnader... 6 Kostnader för pappersutskick och digitala utskick... 7 Andra kommuner med digitala utskick... 8 Rekommendation... 8 Hur kommer det att fungera i praktiken?... 9 Beslut... 9 Beställning och utkvittering... 9 Installation... 9 Support och information... 9 Garanti för verktyg... 9 Appar... 9 Lösenord skydd

7 Sammanfattning Alla nämnder i Knivsta kommun tar idag emot digitala handlingar, via HP-minidatorerna och sedan 2 år tillbaka använder bygg och miljönämnden (BMN) surfplattor. Handlingarna distribueras via epost samt publiceras på Enbart sekretessbelagda handlingar skickas med vanlig post. En utvärdering av BMN:s hantering av digitala handlingar visar att de flesta är nöjda men det finns områden där det har fungerat mindre bra. Problem uppstår för att gammal teknik/lösning ansluts till ny teknik/lösning. För att identifiera och åtgärda de områden där det fungerat mindre bra, gjordes denna kartläggning och utvärdering. Även erfarenheter från andra nämnder med HP mini har kartlagts och erfarenheter analyserats. Resultatet av utvärderingen visar att kommunens politiker bör ha surfplattor innan digitalisering av kommunfullmäktiges handlingar (KF) genomförs. Syfte Målsättningen är att KF så snart som möjligt under 2015 inför digitala handlingar med de lösningar som rekommenderas, samt att alla andra nämnder under våren 2015 följer efter. BMN utvärdering Utvärderingen pågick under Förtroendevalda fick ipad med 3G uppkoppling tillsammans med ett presentkort för att kunna köpa lämplig app för läsning. Utvärderingen genomfördes i form av en Webb-enkät där politiker fick möjlighet att svara. Utvärderingen kartlade funktionalitet, erfarenhet och intryck i samband med användandet av ipad. Svar från test gruppen för surfplattor Frågor Person 1 Person2 Person3 Batteritid Utmärkt! Utmärkt! Bra GoodReader Jag är nöjd Är nöjd Bra Spara handlingar Jag sparar handlingarna i ibooks, e-post lådan. Kan behöva hjälp med förslag på alternativ för Jag sparar handlingarna i e-post lådan och i GoodReader Jag sparar handlingarna i e-post lådan och i 2

8 att spara handlingarna GoodReader Support/helpdesk Jag har själv tillräcklig med kompetens att åtgärda felet Den hjälp jag fått är från Rojda och politikerkollega Ej behövt Användningsområden För att läsa möteshandlingar, läser dagstidningar, artiklar m.m., Använder kalender. Jag håller kontakt med mina väljare t.ex. via olika Appar. Jag har börjat med sociala medier t.ex. blogga, twittra och Facebook:a, Det har blivit viktig för mig att omvärldsbevaka som kommun politiker, Mejl Jag läser dagstidningar, artiklar m.m., Jag har börjat med sociala medier t.ex. blogga, twittra och Facebook:a, Det har blivit viktig för mig att omvärldsbevaka som kommun politiker Jag använder endast läsplattan till att läsa handlingarna till BMN. Presentkortet Har inte använt Ej laddar ner ngn App med presentkortet Ej använt Utbildning och genomförande Jag lär mig själv genom att testa Jag lär mig själv genom att testa, Skulle säkert med en del handledning, tips och trix kunna utnyttja ipaden ännu bättre Behöver en ordentlig grundutbildning i funktionerna. Övrigt Oerhört lättanvänd och tillgänglig. Stor fördel att arbetssättet är snarlikt IPhone. Tryggt att Appar köps genom itunes där Apparna är förhandsgranskade. IPaden har konkurrerat ut den bärbara datorn. Önskar hjälp med att välja lösning för att lagra dokument och ipad har underlättat uppdraget som politiker. Skulle säkert kunna vara ännu mer stöd i uppdraget om jag fick utbildning och lärde mig ännu mer När vi får möjlighet att logga in på något politikerintranät där vi själv kan hämta handlingar, kartor, etc då blir det riktigt bra Det fungerar bra att läsa handlingarna till BMN mötena. Slipper en massa papper. Pga. att jag inte kan använda alla funktioner blir det dubbelarbete då jag mestadels använder min privata dator. Glömmer därför också att kontrollera om jag fått mail i min Ipad. 3

9 skriva dokument. Och en bättre inloggning på det lokala nätverket i Servicehuset, blir kanske bättre i nya Kommunhuset?" Utvärderingsresultat BMN politiker som var med på testet har generellt en positiv inställning. Surfplattor hjälper politikerna att ta emot handlingar, anteckna med hjälp av GoodReader och spara anteckningar, söka bland gamla handlingar, hålla kontakt med medborgarna, vara aktiva i sociala medier, onvärldsbevaka, blogga och läsa dagstidningar m.m. BMN är en nämnd som får många ritningar, kartor och bilder d.v.s. tunga filer som man ska zooma in/ut. Detta var ett problem för HP Mini som inte klarade det kravet. Man zoomade in/ut antingen via projektor eller så läste man på papper vilket var inte så effektivt men med ipad kunde man zooma in/ut väldigt smidigt utan problem. Problemområden med surfplattor och nuvarande lösning Att ladda ner handlingarna via PLT-NET(krypterat trådlösuppkoppling) till e-postlådan krånglade ofta. Man var tvungen att använda 3G kortet eller ladda ner handlingarna hemma via privata uppkopplingar. Var tredje månad måste ledamöter byta lösenord för epostinloggningen och detta kan de inte göra hemifrån eller via surfplattan. Av säkerhetsskäl som IT kontoret satt upp måste man komma till kommunhuset och använda en av de interna datorerna för att göra detta. Flytta handlingar eller spara dem i ibook eller GoodReader från epostlådan var inte heller smidigt. Sekreterare komprimerade PDF filerna för att undvika problematiken men lösningen var inte effektiv då BMN hade stora filer. Sekreterare var tvungen att skicka om handlingarna med ev. uppdateringar eller komprimerade filer. I GoodReader kan man anteckna och spara handlingar med anteckningar. Dock har appen begränsad kapacitet och det går inte spara hur mycket som helst. För att undvika ovanstående problem föreslog testgruppen att spara handlingar i molnet (Dropbox). Men detta var snabbt uteslutet då Datainspektionen inte godkänt lösningen. Resultatet visar att de flesta sparar handlingarna i e-postlådan vilket kan skapa belastningsproblem för servrarna. För att lösa dessa problemområden med surfplattor och nuvarande lösning bör man ställa krav på kommande verktyg. 4

10 Krav på digitala handlingar Krav och önskemål kring arbetet med surfplattor och digitala handlingar utifrån utvärdering och omvärldsbevakning. Möteshandlingarna Innehållsförteckning Bra struktur på handlingar Sökbart fritext Versionshantering Bra kvalité på digitala underlag Möjlighet att på surfplattan: Göra anteckningar Markera text Ha sökfunktion Behålla anteckningar från tidigare möten Skicka e-post Göra urklipp Hoppa mellan länkar och index Surfplattan ska ha: Lång batteritid 4G Stöttåligt skal Högupplöstskärm Lösenordslås Automatisk låsning av enheten efter viss tids inaktivitet Möjlighet till central spärrfunktion eller distansradering vid händelse av att den mobila enheten tappas bort eller blir stulen Möjlighet att centralt styra säkerhetsinställningar och begränsning för vilka appar som kan laddas ned Sekretess Integritetskänsliga personuppgifter som lagras i en mobil enhet ska vara krypterade. Den ansvarige behöver även kontrollera att informationen som lagras i den mobila enheten inte oavsiktligt kopieras och lagras i så kallade molntjänster. Om integritetskänsliga personuppgifter är eller kan göras åtkomliga över öppet nät krävs att inloggning sker med stark autentisering som till exempel e-legitimation, engångslösenord eller liknande. Allmänt Färdigutvecklade lösningar för olika operativsystem både PC och mobila enheter Möjlighet att byta lösenord från sin egen surfplatta Använda både off-line och on-line läge Bra Wi-Fi uppkoppling 5

11 Vi kan inte säga att det kommer att vara säkert att behandla personuppgifter i mobila enheter, detta måste utredas vidare. Det finns möjlighet att ladda ned appar och utnyttja ett stort antal olika tjänster på en mobil enhet. Appar kan dock påverka säkerheten i den mobila enheten och medföra oavsiktlig spridning av personuppgifter. Därför måste den som vill behandla personuppgifter i mobila enheter dvs surfplattor och smarta mobiltelefoner vara medveten om att det kan innebära vissa särskilda risker. Risker som kan få svåra konsekvenser för en enskild vars personuppgifter riskerar att spridas då en mobil enhet kan kommunicera över öppna nätverk. Kostnader KF pappershandlingar internt Kostnad 3 år Antal ledamöter /utskick 52 politiker Antal utskick per år 9 Antal sidor / utskick Kopiering cirka1kr /ark. 95 ark x 65 kopior av utskicket x 9 sammanträden x 3 år = kr Kuvert 5 kr /kuvert kr Porto 36 kr/ggr kr Total kr KF pappershandlingar tryckeri Kostnad 3 år Antal ledamöter /utskick 52 politiker Antal utskick per år 9 Antal sidor / utskick Kopiering 95 ark x 65 kopior av utskicket x 9 sammanträden x 3 år = Kuvert 5 kr /kuvert kr Porto 36kr/ggr kr Total kr KF och KS digitala handlingar Kostar i 3 år Priset baserar sig på 59 st kr x 59st 295 tkr surfplattor för KF + KS Skal 215 kr x 59 st 13 tkr Startinstallation + Stöldmärkning 350kr/30min x 59 st enheter x 3år 62 tkr Övrigt/okända kostnader 30 tkr Total 400 tkr 6

12 Kostnader för pappersutskick och digitala utskick Den exakta kostnaden för pappersutskick går inte att räkna ut då de kopieras upp på kommunens kopiator. Utvärderingen ger att fördelen med digitala handlingar jämfört med pappershandlingar är mer tillgänglig och funktionell. När det gäller miljö perspektivet ska man dock vara försiktigt med att dra generella slutsatser. Elektronisk hantering Tillverkning av läsplatta Energiförbrukning vid konsumtion Skrotning av produkt Pappershantering Papperstillverkning Färgpatroner Posttransporter Digitala utskick betyder inte heller kraftigt minskade arbetsuppgifter för hantering av handlingar KF ärende pappersutskick Fas Handlägare Handläggare skapar ärende Sekreterare Spara i G mappen Kopiering Kuvertering 3 personer Protokoll Slut Posten Nämnden Sammanträde Beslut 7

13 KF ärende digitalt utskick Fas Handlägare Handläggare skapar ärende Sekreterare Spara i G mappen Protokoll Slut E-post Nämnden Sammanträde Beslut Andra kommuner med digitala utskick Många kommuner har idag infört surfplattor och erfarenheterna är genomgående mycket positiva. Förvaltningen har tittat på några kommuner och leverantörers lösningar för att se hur de har kommit igång och utvecklat processen och tagit hänsyn till Datainspektionens krav. Det finns kommuner som använder lösningar där de har låtit leverantören sköta allt dvs hårdvara, mjukvara och support och utbildning. Detta blir en dyr lösning. Andra har alternativa lösningar mer kopplat till aktuellt ärendehanteringssystem. Här använder man sig av moduler och appar kopplade till systemen, som underlättar hanteringen av handlingar. Förvaltningen ska utreda de olika alternativen vidare. Rekommendation Förvaltningens rekommendation är att kommunfullmäktiges utskick av handlingar digitaliseras med start vt Rekommendationen är vidare att handlingarna skickas via kommunens e-postsystem och att surfplattor inköpes. Kommunstyrelsen byter verktyg från HP-minidatorerna till surfplattor. Drifts- och supportkostnader kvarstår som idag, dvs utfördelat i respektive nämnd för de ledamöter som sitter i annan nämnd. 8

14 Hur kommer det att fungera i praktiken? Beslut Kommunstyrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige besluta att utskicken till kommunfullmäktige ska ske digitalt. Kommunstyrelse beslutar för egen del att, under förutsättning att kommunfullmäktige tar sitt beslut, surfplattor ska köpas in till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen, att, under förutsättning att kommunfullmäktige tar sitt beslut, finansiering av genomförandet för kommunfullmäktige och kommunstyrelsen ska ske med 400 tkr av investeringsmedel för 2015 från kommunstyrelsens budget, att rekommendera övriga nämnder att besluta om samma tekniska lösning, att varje nämnd finansierar sin egen utrustning samt drift- och supportkostnader samt att beakta kostnadsökningen i mål och budget Beställning och utkvittering Efter beslut beställer förvaltningen utrustning via IT-drift. Varje ledamot ska ha en knivsta.se adress och kvitterar vid hämtning. Verksamhetsutvecklare är ansvariga för utbildning och praktiska hänvisningar. Installation Surfplattorna kommer att vara färdiginstallerade att använda samt stöldmärkta. Apple-ID får varje ledamot själv avgöra. Support och information För hårdvara - telefoniansvarig Mjukvarusupport dvs Apple-ID, Appar, icloud m.m - verksamhetsutvecklare. Mer om detta kommer att finnas med vid informationstillfällen. Garanti för verktyg Självriskkostnader är för dyra för surfplattor. Kommunen kommer inte teckna utökad garanti. Vid borttappat verktyg kommer personalen tillsammans med ledamoten sätta igång hitta min surfplatta funktionen. Kriterier för en trasig skärm, kommer att finnas vid utkvitteringen. Borttappad sladd återköps ej via kommunen. Appar Knivstas Windows-miljö migrerades till en Windows 7-miljö under Nästa steg är att strukturera AD-designen dvs katalogtjänsten och sedan uppgradera System Center Configuration Manager (SCCM). Med hjälp av SCCM kan man centralt hantera applikationsdistribution till surfplattor. Till de ledamöter som redan har appar för att anteckna i PDF kan ladda ner de i surfplattan via icloud. Lösenordsskydd Autolås efter 5 minuter, lösenkod samt Radera data efter tio misslyckade inloggningsförsök 9