Projektledning Del 1 Organisation, Faser och Struktur

Transkript

1 Projektledning Del 1 Organisation, Faser och Struktur Henrik Tham Avd. Industriell Teknik Inst. Teknikvetenskaper

2 Dagens föreläsning Organisation Hur påverkar organisationsformen möjligheterna att driva projekt Faser Vilka olika faser genomgår ett projekt och vad bör beaktas Struktur Vad är struktur och hur kan det både hjälpa och stjälpa ett projekt

3 Olika typer av organisationer

4 Linjeorganisationen Hierarkiskt uppbyggd organisationsform där varje medarbetare endast har en enda direkt överordnad chef. Organisationsform utmärks av en strikt fördelning av arbetsuppgifter, ansvar och befogenheter

5 Exempel på linjeorganisation med funktionell indelning

6 Matrisorganisation Organisationsform som frångår principen att varje anställd ska vara ansvarig inför endast en chef. Verksamheten är istället indelad i olika dimensioner, t ex en produktdimension, en regional dimension och en affärsområdesdimension, med en chef i varje dimension. Matrisorganisation förekommer ofta i projektintensiva företag.

7 Exempel på en matrisorganisation CEO VP product management VP R&D VP Production VP Marketing CFO Product Manager A A A A A Product Manager B B B B B Product Manager C C C C

8 Svag matris Funktionsansvariga LC kontrollerar personal och resurser Behovet av tvärfunktionella projekt är erkänt Projektledaren har kontaktpersoner i de olika funktionerna och koordinerar projektets aktiviteter inom de ramar som respektive linjechef satt. Projektledaren underordnad linjechefen, konflikter hamnar i företagsledningen

9 Stark matris Funktionsansvariga LC tillhandahåller personal och resurser Tvärfunktionella projekt prioriteras Projektledaren begär resurser från respektive LC och koordinerar dessa resurser Projektledaren överordnad linjechefen, konflikter hamnar hos företagsledningen eller löses i ett projektkontor

10 Projektorganisation Projekt innebär att resurser lyfts ur funktions-organisationen och ställs till projektledarens förfogande Inlånade resurser kan också förekomma Projektledaren driver projektet inom satta ramar, lyder enbart sin styrgrupp

11 Projekt & Organisationstyper - 4 fall Linje Chef (LC) (A) Funktionell Organisation (B) Matrisorganisation med en "lättviktsprojektledare" Projekt ledare (PL) Ingenjšrer Kontaktperson LC LC LC LC LC LC PL (C) Matrisorganisation med "Tungvikts PL" PL (D) Projektorganisation

12 Linje Fördelar och nackdelar ur projektperspektiv Organisation Fördelar Nackdelar Matris + Lättare att oberoende utveckla funktioner + Funktion + (Tid och kostnad) - Suboptimering och politik - Tid och kostnad - Auktoritetsgap - Oklara ansvar Projekt + Tid och kostnad - Brist på funktionell experter och advokater Ur organisatorisk synpunkt är det även viktigt att beakta förhållanden till beställare, styrgrupp och referensgrupper Undvik alltid att ha mer än en styrande instans Beakta även att hybrider är möjliga (särkilt i större org.)

13 Hur ska projektet organiseras praktiskt? Projektorganisationer ser normalt ut såhär Det är endast styrkan på förhållanden mellan inblandade som skiljer Igen, aldrig mer än en styrgrupp Beställaren kan dock vara din styrgrupp Referensgrupper Beställare Styrgrupp Projektledare / koordinator Projektmedlemmar

14 Case hjälporganisation: Organisation Bakgrund och utmaningar En större global hjälporganisation (HO) har under de senaste åren i allt större utsträckning tvingats söka extern finansiering, i takt med att de statliga bidragen sinar Externa finansiärer ställer dock krav på samarbete tvärs regioner och vill se tematiska globala projekt, men HO har svårt att driva dessa trots att man instiftat ett projektkontor just för ändamålet En utredning tillsätts för att ta fram förbättringsförslag Föreslagna förändringar Organisationen består förenklat av ledning, regionala byråer (divisioner) nya projektkontoret och ledningen Det är mycket svårt att få regionala byråer att prioritera projekten Projektkontoret saknar maktmedel att genomdriva projekt - regionala prioriteringar har alltid företräde Föreslagen lösningen är att ge projektkontor makt över egna budgetmedel, samt även utöka incitament att delta i projekten

15 Summering organisation Linje Matris Svag Balanserad Stark Projektifierad Projektledning ens auktoritet Ingen Begränsad Låg Moderat Hög/Total Medarbetare Heltid Ingen 0-25% 15-60% 50-95% % Projektledare Deltid Deltid Heltid Heltid Heltid Projektadministratör Deltid Deltid Deltid Heltid Heltid

16 Projektets faser (K5)

17 Vanliga faser Förstudie / Initiering Planering Realisering Överlämning Avslut

18 Case Kraftverk: Faser

19 Byråkrati?

20 Byråkrati Strukturer Rutiner Protokoll Regler Standardiserad handling

21 Ideal Byta idealet om det exakta till idealet om det välfungerande Naturvetenskap till Ingenjörskonst

22 Projektet som dokument (K6) Projektdirektiv Projektspecifikation Progressrapport Slutrapport

23 Projektdirektiv Beställningen av projektet Motiv till projektet (vad är problemet) Förstudie?

24 Projektspecifikationen Motiv, avsikt & omgivning Projektresultat & avgränsning Projektplaner Projektorganisation Överlämning och avslutning

25 Progressrapport Delresultat och status Uppskattningar av återstående arbete Förslag till åtgärder

26 Slutrapport Bakgrund, Syfte & omfattning Förändringar av mål, Krav, genomförande, Bedömning av resultat Viktiga iakttagelser / erfarenheter

27 Slutligen - Keep it simple De flesta projekt är inte ett nytt kärnkraftverk - undvik överdriven byråkrati Följ dock formerna, men håll det enkelt Former finns där av en anledning, och om de inte följs kommer det hållas mot projektet av motståndare Samtliga dokument har en god funktion, men kan vanligtvis förenklas

28 Keep it simple - Exempel Om direktiv / specifikation saknas, skriv ett informationsblad (anta aldrig) Officiellt för att informera, men blir även indirekt ett godkänt direktiv/specifikation Skriv alltid enkla mötesanteckningar de ger ett tolkningsföreträde = inflytande Statusrapportera, men håll det enkelt Lyft upp risker / problem på ett neutralt sätt och föreslå lösningar Ta samtliga slutversioner och bränn på CD eller liknande (enklare slutrapport) Statusrapport v36 Genomförda aktiviteter Intervjuver med HR Planerade aktiviteter Workshop 22/9 Risker och problem Återbud till workshop Beslutspunkter Intervjufasen godkänd och avslutad

29 Summering Var medveten om i vilken typ av organisation projektet bedrivs och anpassa upplägget Projektets faser är nästan alltid desamma, även om olika begrepp förekommer Struktur (byråkrati) kan både hjälpa och stjälpa ett projekt