Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: PROJEKTBESKRIVNING... 1

Transkript

1 Dokument nr: Version: Status: Sida: 1.00 Utkast/Utgåva (1)8 Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Projektdokument Mobilt NPÖ Nummer för projekt Dokumentbeskrivning: Mobilt NPÖ - att använda Procapita mobilt och att prova MPÖ Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Annika Brodén Person / Grupp som godkänt dok Projektbeskrivning Mobilt NPÖ Innehållsförteckning PROJEKTBESKRIVNING INLEDNING Bakgrund Syfte MÅLBESKRIVNING Effektmål Redovisning av nyttan Arbetsmål Förutsättningar BESKRIVNING Omfattning Organisation och bemanning Tidsram Kostnad Finansiering Beroenden och avgränsningar Förvaltning KOMMUNIKATIONSPLAN Målgrupper och kommunikationskanaler Medarbetare Beslutsfattare Användare, brukare, media och intresseorganisationer Övriga intressenter RISK- OCH SÅRBARHETSANALYS Riskhantering... 6 BILAGA 1 SÄKERHET FÖR HANTERING AV SEKRETESS, PERSONUPPGIFTER OCH BEHÖRIGHET... 7 DOK.NAMN: PROJEKTBESKRIVNINGMPÖ2014 UTSKRIFTSDATUM:

2 Dokument nr : Version: Status: Sida: 0.00 Utkast/Utgåva (2)8 Dokumentbeskrivning: Mobilt NPÖ - att använda Procapita mobilt och att prova MPÖ 1 Inledning Förhoppningen med projektet mobilt NPÖ är att vård- och omsorgpersonal som besöker patienter i hemmet ska kunna ha tillgång till aktuell information på plats, utan att behöva åka tillbaka till sin egna fasta arbetsplats för att kunna komma åt de patientuppgifter som behövs för att ge patienten rätt och säker hjälp. Förhoppningen är också att den dokumentation som görs om varje patient ska kunna göras direkt in i systemet. Om dokumentation sker i efterhand finns risk för att någonting inte kommer med och det är effektivare att inte behöva anteckna för hand för och att dokumentera medan informationen är aktuell. 1.1 Bakgrund Åmåls kommun har varit en av fem pilotkommuner för att införa nationell patientöversikt (NPÖ). Vi är därmed den första kommunen i Fyrbodal som inför NPÖ. Från april 2014 har alla kommunens sjuksköterskor i Åmåls kommun möjlighet att använda NPÖ. Nästa steg är att använda mobilt NPÖ, vilket vi beviljades projektmedel för april Mobilt NPÖ är en viktig del för kommunen för att kunna samarbeta med I dagsläget finns upprättad kontakt mellan Åmåls kommun och 1177 via NPÖ, men för att arbetssättet ska fungera i praktiken behöver vi även införa MPÖ. 1.2 Syfte Syftet med projektet är att finna, välja och pröva lämplig teknik för att använda NPÖ mobilt, exempelvis från en bärbar dator eller platta hemma hos en patient. Men även att säkerställa att personuppgifter hanteras på ett säkert sätt. 2 Målbeskrivning 2.1 Effektmål När kommunens vårdpersonal kommer hem till en patient kommer personalen på plats kunna koppla upp sig mobilt och logga in med sitt SITHS-kort för att ta del av aktuell journalföring genom NPÖ. Tack vare NPÖ ska personal kunna svara på patientens frågor och alltid ha tillgång till en aktuell information som exempelvis epikriser. Genom att finna en mobil lösning på NPÖ behöver personal inte åka till sin fasta kontorsplats för att kunna ta del av NPÖ

3 Vilka effekter, på verksamheten, förväntas på längre sikt efter projektets genomförande? Genom att hantera NPÖ mobilt behöver inte vård- och omsorgspersonalen åka till sitt kontor för att hämta uppgifterna på en fast dator, utan kan göra det på plats. Det innebär tidsbesparing. När vård- och omsorgspersonalen kommer åt Procapita mobilt har de även möjlighet att skriva journaler direkt på plats vilket underlättar det administrativa arbetet Redovisning av nyttan Administrativt är det tidsbesparande och kvalitativt säkrare att dokumentera så snart som möjligt. Ju längre tid någonting tar, desto mer glömmer den mänskliga hjärnan och det tar längre tid att komma in i arbetet. En viktig kvalitetsaspekt är alltså att saker inte glöms bort när dokumentation kan göras direkt på plats. En kvalitativ redovisning av nyttan kommer att göras. En besparing är att inte behöva åka tillbaka till kontoret när kommunen får nya patienter inom Vi kommer även att använd antalet utförda tjänster för 1177 som mättal för nyttan av mobilt NPÖ. 2.2 Arbetsmål När projektet är slut ska vi ha provat och infört rutiner för att kunna logga in i Procapita utanför den fasta arbetsplatsen. Ett annat mål är att prova appen MPÖ som är under utveckling och som beräknas vara klar hösten Förutsättningar Den del i projektet som handlar om att logga in mobilt i Procapita och att göra det på ett säkert sätt ligger inom projektets organisation att påverka och kontrollera. Vad gäller appen MPÖ som Åmåls kommun har för avsikt att prova på plattor utvecklas av ett annat företag. Det ligger utanför Åmåls kommuns kontroll om tidsplanen för utvecklingen av appen MPÖ kommer att hållas, den beräknas vara klar hösten Åmåls kommun har i dagsläget inte heller fått något pris på vad det kommer att kosta att prova appen MPÖ. Beskriv eventuella policys, lagar och regler som styr projektet. Hur NPÖ är uppbyggt för att klara säkerhet för sekretess och behörighet att ta del av information framgår av bilaga 1. De lagar och regler som styr projektet återfinns i: Patientdatalagen 2008:355 SOSFS 2005:27 om samverkan vid in och utskrivningar av patienter i sluten vård SOSFS 2008:14 om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården SOU 2013:2 Patientlag S2011:13 Utredning om rätt information i vård och omsorg

4 Offentlighets- och sekretesslag 2009:400 Inga egentliga tillstånd behöver sökas, men självklart ska allting ske inom de lagar och regler som har listats ovan. Åmål har Tieto som systemleverantör och Procapita som verksamhetssystem. TGP är en onlinetjänst. Health Care som utvecklar MPÖ för Procapita bygger på en version för Windows8. Eftersom Åmåls kommun håller på att införa Windows 7 är detta inte ett alternativ för Åmåls kommun i dagsläget. Pilotverksamhet för MPÖ (en APP) byggs i sin första version i Android miljö. MPÖ (appen) planeras vara utvecklad till hösten Vård- och omsorgspersonal bär redan idag med sig värdefull och stöldbegärlig utrustning som smartphones och läkemedel. Att bära med sig en bärbar dator eller en platta kommer inte förändra säkerhetsbilden för personalen. Det som är viktigt att säkra är informationen om patienterna. Facket kommer därför att informeras om det förändrade arbetssättet. 3 Beskrivning 3.1 Omfattning Projektet mobilt NPÖ är ett projekt inom e-hälsa. Inom projektets ramar kommer Åmåls kommun att möjliggöra för sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster att i ett första skede kunna komma åt Procapita mobilt och att skapa förutsättningar för att kunna använda sig av Procapita i mobil miljö, nästa steg är att komma åt NPÖ mobilt genom att prova MPÖ (den mobila APPen). 3.2 Organisation och bemanning Projektledare: Annika Brodén, Verksamhetsutvecklare VOF Projektets styrgrupp: Anna-Karin Lindblom, MAS Gunnar Erlandsson, Förvaltningschef Viktor Weiman, Enhetschef Rosmarie Engstig, Sjuksköterska Pontus Karlsson, IT-chef Berörda av projektet: Sjuksköterskor, arbetsterapeuter, sjukgymnaster i Åmåls kommun

5 3.3 Tidsram April-december Kostnad Uppskattad total kostnad för projektet är 150 tkr. 3.5 Finansiering Projektet finansieras till 50% av projektpengar och 50% av Åmåls kommun,i första hand genom medarbetares arbetstid. 3.6 Beroenden och avgränsningar Beskriv avgränsningar av projektet och om det finns beroenden som eventuellt kan påverka projektet. Syftet är att fastslå vad som ingår och inte ingår i projektet 3.7 Förvaltning Projektet kommer att behöva en systemförvaltare som kan fungera som ITsupport, hantera felanmälningar mm. Inom projektets ramar kommer vi att arbeta för att planera och genomföra detta. 4 Kommunikationsplan Vad ska kommuniceras och varför. Vilka utbildningar ska genomföras, vilka rutiner ska beskrivas. 4.1 Målgrupper och kommunikationskanaler Det finns en rad målgrupper som kan vara intresserade eller berörda av arbete med e-hälsa Medarbetare Berörda medarbetare kommer att hållas informerade via APT och HSL-möten. Rutiner för att hantera Procapita mobilt kommer att tas fram och kommuniceras inom projektets ramar Beslutsfattare Våra politiker får information om förvaltningens arbete med mobil NPÖ på möten med nämnden Användare, brukare, media och intresseorganisationer Viktig information som att vi är anslutna till NPÖ finns på Åmåls kommuns hemsida. Samma broschyrer som har tagits hem för att informera om NPÖ kommer att kunna användas för mobilt NPÖ.

6 4.1.4 Övriga intressenter Målgrupper som kan vara intresserade av vunna erfarenheter genom projektet kan vara SKL, VästKom och andra kommuner. Åmåls kommun verkar för informationsspridning av vunna erfarenheter och medverkar aktivt bland annat på konferenser och inspirationsdagar. 5 Risk- och sårbarhetsanalys Risk och sårbarhetsanalysen nedan är gjord i form av en SWOT-analys. Styrkor: Kommunen har infört NPÖ, organisationen för att införa mobilt NPÖ består av samma personer som när vi införde NPÖ, vilket innebär att organisationen har viss kunskap och ett upparbetat kontaktnät. Medarbetarna är positiva till utvecklingen. Svagheter: Begränsade resurser i form av tid. Organisationen inom vård- och omsorg är en mycket tajt organisation som får mer och mer att göra utan motsvarande ökade resurser i form av personal. Det gör att tid som är tänkt att ägnas åt utvecklingsprojekt kan komma att gå till annat inom verksamheten av mer akut karraktär. Det är också svårt att hitta tider som passar flera personer samtidigt. Möjligheter: Då problemlösningar är ett gemensamt intresse för hela nationen finns mycket intressant forskning och utveckling inom e-hälsa. Fokus finns på att underlätta genom erfarenhetsutbyte, information och resursstöd både nationellt och regionalt. Hot: Förseningar i produktutveckling eller avsevärt högre kostnader för att ansluta sig till önskade system skulle kunna göra att projektet inte kan fullföljas som planerat. Snabb teknikutveckling skulle kunna visa att den planerade utprovningen inte längre är intressant. 5.1 Riskhantering Hur minimeras effekterna av de risker som kartlagts om de besannas? Organisationen behöver fokusera på några saker åt gången och inte planera för alltför många olika projekt åt gången. Genom att fokusera är det lättare att samla de resurser som finns. Ett bra sätt är att följa planerad projektplan. Genom att göra det som är enkelt först kommer större delen av projektet att genomföras inom projekttiden även om de hot som beskrivits skulle besannas. Skulle de yttre hoten besannas kommer de delar av projektet som inte kan genomföras inom projekttiden genomföras så snart som möjligt under förutsättning att de fortfarande bedöms som intressanta.

7 Dokument nr : Version: Status: Sida: 0.00 Utkast/Utgåva (7)8 Dokumentbeskrivning: Mobilt NPÖ - att använda Procapita mobilt och att prova MPÖ Bilaga 1 Säkerhet för hantering av sekretess, personuppgifter och behörighet Bilaga 1 är hämtad ifrån Vägledning vid införande av NPÖ för kommuner i Västra Götaland och beskriver kort hur säkerheten är uppbyggd för att hantera sekretess, personuppgifter och vem som är behörig att ta del av informationen. SITHS-kort (e-legitimation) SITHS är en tjänstelegitimation för elektronisk identifiering. SITHS-kortet har många användningsområden och är anpassat till alla nationella tjänster inom ehälsa. All inloggning registreras, vilket innebär att man kan se hur ofta användaren loggat in i NPÖ och vilken information hon/han tagit del av. HSA HSA är en elektronisk katalog som innehåller kvalitetssäkrade uppgifter om personer, funktioner och enheter i Sveriges kommuner, landsting och privata vårdgivare. I HSA-katalogen registreras bl.a. Medarbetaruppdragen, vilka är en förutsättning för åtkomst till NPÖ. Tjänsteplattform Tjänsteplattformen är en nationell teknisk plattform som förenklar, säkrar och effektiviserar integrationen mellan olika IT-system inom vård och omsorg. Genom tjänsteplattformen blir informationsöverföringen mer kostnadseffektiv och enskilda system kan utföra ändringar i sin egen takt, utan att riskera omfattande tekniska avbrott. Tillgänglig patient (TGP) Datainspektionen har fastslagit att en vårdgivare måste begränsa den tekniska möjligheten till åtkomst av information om patienter. För att klara detta har en specifik säkerhetsfunktion TGP - utvecklats. Funktionen innebär att en vårdgivare registrerar vilka patienter som kan komma ifråga för åtkomst via NPÖ. Detta kan ske manuellt eller automatiskt genom att tillåta att TGP gör en sökning om patienten finns registrerad i det egna journalsystemet. En automatisk hantering av TGP kräver samverkan med den egna leverantören av journalsystemet som kan tillhandahålla detta automatiskt mot betalning. Hantering av integritetsfrågor Patienten kan ge samtycke till åtkomst men har också rätt att spärra åtkomst till hela eller delar av sin journal. Spärrar sätts i respektive journalsystem och därför måste spärrning begäras hos och hanteras av varje vårdgivare. Verksamhetschefen ansvarar för att all personal har kunskap i hur sekretess- och integritetsfrågor ska hanteras inom den egna organisationen. Se vidare under avsnittet Legala förutsättningar.

8 Varje sökning i NPÖ på en enskild patient registreras. Det sker genom loggning. Verksamhetschefen ska regelbundet kontrollera att personalen följer reglerna. Detta kan ske genom att stickprov görs regelbundet för att bevaka att endast den som har behörighet till viss patient varit inne och tagit del av information. Brukaren/patienten kan när som helst dra tillbaka ett samtycke och har också rätt att i efterhand få reda på vilka personer som haft tillgång till dennes uppgifter. Även här används loggkontroller för att få fram dessa uppgifter till patienten. Observera att utlämning endast gäller vårdgivarens egen personal.