Selektion, förvärv och tillgängliggörande av open access-resurser

Transkript

1 DNR] 1 (av 6) Projektplan Beslutsdatum: Beslutande: Dokumentansvarig: Peter Nilén Karin Ericson Lagerås Revisionsinformation Version Datum Kommentar Selektion, förvärv och tillgängliggörande av open access-resurser Projektets direktiv Utvecklingen inom den vetenskapliga informationsförsörjningen går mot att allt mer relevant forskning publiceras som open access (OA). Gränsen mellan open access och kommersiellt tillgängliggjort material är inte konstant, utan vi befinner oss i ett rörligt landskap där informationsresurser rör sig åt båda håll mellan de skilda formerna. Frågan handlar om verksamheten på bred front, från selektion och förvärv till publicering, både innehåll och system, samt förankringen och implementeringen av högskolans OA-policy. Frågan berör också befintliga policys som Medieförsörjningspolicyn, Avsiktsförklaring för urval och tillgängliggörande av elektroniska resurser, Högskolans OA-policy samt slutsatserna från projektet Analysera forskarnas publiceringsmönster. Projektmål Direktivets projektmål är uppdelat i uppdragsmål, samt ett effektmål. Uppdragsmålen är att: * identifiera förslag till bevakning, selektion, förvärv samt tillgängliggörande av kvalitativa OA-resurser * presentera förslag på hur OA-resurser kan infogas i bibliotekets medieförsörjning, med utgångspunkt i kraven ställda i befintliga policys. Effektmålet är att: * via bibliotekets webbingång tillhandahålla ett väl balanserat urval av kvalitativa resurser oavsett om de är tillgängliga fritt eller kommersiellt. Postadress Besöksadress Telefon E-post Malmö högskola Fax Webb

2 DNR] 2 (av 6) Om projektet når fram i sin målsättning innebär det att selektion och tillgängliggörande av OA-material är lika naturligt och medvetet som det är för kommersiella resurser. Likaså att den cykliskt återkommande utvärderingen av licensierade resurser även tillämpas på OA-material. Denna interna på arbetsprocesserna bör vara relativt enkel att utvärdera om effektmålet har nåtts. Effekten utanför BIT, här kallad den externa, är svårare att sätta fingret på och undersöka. Man kan tala om olika grader av effekter, alltifrån att användaren upplever bibliotekswebben som mer innehållsrik tack vare OA-materialet, till att resurserna faktiskt används och gör skillnad för den enskilde. Sådana effekter kan troligen bäst ses på lite längre sikt, där projektet kan bidra med tankar om möjliga metoder att undersöka effekterna. Intressentanalys Målgrupp för projektet är brukare av bibliotekets informationsresurser, i första hand studenter, forskare och annan personal på Malmö högskola, i andra hand övriga användare av bibliotekets informationsresurser. Även personal på biblioteket påverkas, i första hand de vilka arbetar med medieförsöjningens skilda aspekter, men även övriga vilka möter användarna i skilda situationer som referensarbete, undervisning och handledning. Projektgruppens sammansättning baseras på att medlemmarna har kunskap om processerna som rör förvärvs- och selektion till tillgängliggörande av monografier och periodisk litteratur, både av kommersiell och OA-karaktär. Förutom ordinarie medlemmar från team periodika, förvärv och publicering (status på BITs teamstruktur ) kan kolleger på BIT med relevant kunskap bjudas in till gruppens avstämningsmöten. Resurser och budget Projektmedlemmar Projektgruppen består av Eva Tornbjer, Ola Tengstam, Linda Trygg, Madeleine du Toit, Per Egevad och Karin Ericson Lagerås (projektledare). Gruppens sammansättning baseras på att medlemmarna har kunskap om processerna som rör förvärvs- och selektion till tillgängliggörande av monografier och periodisk litteratur, både av kommersiell och OA-karaktär. Förutom ovanstående medlemmar från team periodika, förvärv och publicering kan kolleger på BIT med relevant kunskap bjudas in till gruppens avstämningsmöten. Arbetet sker inom löpande arbetstid.

3 DNR] 3 (av 6) Uppdragsgivare Peter Nilén, enhetschef Medier och vetenskaplig publicering (MVP) Styrgrupp Bibliotekets samordningsgrupp; Gunilla Lilie Bauer (Bibliotek & IT-, samt bibliotekschef), Lotta Wogensen (enhetschef Pedagogisk verksamhet och lärandemiljö) och Peter Nilén (enhetschef Medier och vetenskaplig publicering) Kommunikationsplan Projektets dokumentation som mötesanteckningar och annat gemensamt arbetsmaterial placeras på N:\BIT\Bibliotek\ENHETER bibliotek\mvp\projekt Efter att nya share är klart under början av 2015 flytas allt material över till nya projektplatsen av projektledaren. Likaså läggs relevanta sammanfattningar av projektet på webbrummet, med länkar till projektmappen. Projektet avrapporteras löpande på MVPs arbetsplatsträffar och teamens möten, eller i andra sammanhang som bedöms viktigt. Den externa målgruppen är ingen deltagande part under projekttiden, och berörs därför inte av kommunikationsplanen. Riskanalys Projektgruppens medlemmar innehar skilda kompetensområden, vilken kan vara både unik och erfarenhetsbaserad. Kan inte medlemmarna närvara i tillräckligt stor utsträckning under den relativt korta projekttiden, finns en viss risk projektmålen inte kan uppfyllas fullt ut. Problematisering I nuläget sker i stort sett inte någon aktiv eller jämn selektion och tillgängliggörande av kvalitativt och relevant OA-material i form av databaser, enskilda monografier eller periodika, utan biblioteket är till stora delar inriktat på att tillgängliggöra kommersiellt och licensierat material. Detta ger en skev bild av utbudet för de av våra användare som utgår från, eller rentav uteslutande håller sig till bibliotekets webb för sin informationssökning. Malmö högskolan har sedan 2010 en open access policy vilken uppmanar högskolans personal att publicera i OA-sammanhang. BIT är aktiv i dialogen med forskarna kring dessa frågor, men har inte lika aktivt lyft fram detta material via bibliotekets webb. Det kan ses som en motsättning att vi inte arbetar med frågan hela vägen, från publicering till tillgängliggörandet fullt ut via bibliotekets informationskanaler. Om Malmö högskolas OA-policy utgår från forskarens arbete, bör man i projektet arbeta med en vidare definition av OA. I samlingsuppbyggnad är det relevant att tala om fritt tillgängligt kvalitetsmaterial för forskning och undervisning, eller forskningsmaterial i ett bredare perspektiv. Det innebär att det inte nödvändigtvis behöver vara producerat av en forskare, men att det kan användas i forskning och

4 DNR] 4 (av 6) undervisning. I en urvalsprocess kan det innebära en annan typ av utmaning att skärskåda kvalitet och relevans, än för en kommersiell leverantör. Våra användare har behov att få enkel tillgång till relevant kvalitetsmaterial, oavsett om det är fritt tillgängligt för slutanvändaren eller är förbundet med en licens och kostnad för åtkomst. Om diskussionen tidigare har handlat om tryckt och elektroniskt bör presenteras sida vid sida eller åtskilt, kan man se att en liknande frågeställning mellan OA och kommersiellt material pockar på en lösning. Ett underförstått antagande för projektet är att våra användare får den bästa starten i sin informationssökning genom att utgå från bibliotekets hemsida. Under den premissen är det problematiskt att vi inte på ett konsekvent och genomtänkt sätt lyfter kvalitativa OA resurser på bibliotekets webb. Att göra en avvägning över vilka OA-resurser som bör inkluderas, och vilka som ska hållas utanför BITwebbens verktyg för tillgängliggörande kan även i fortsättningen bli en nogräknad uppgift som detta projekt kan ge en inriktning. Frågan berör också utvärdering och eventuell gallring av bibliotekets skilda former av informationsresurser, vare sig det handlar om kommersiellt eller OA-material. Att ta ställning till selektion av och enkel åtkomst till fria och kvalitativa e-resurser kräver kunskap och kännedom om många processer och företeelser. Det handlar om urval, var metadata kan inhämtas och inte minst i vilka sammanhang resurser kan och bör presenteras. Dessa flöden kan skilja sig åt jämfört med de kommersiella tjänsternas uppbyggnad, och det finns ett internt behov av bättre kunskap om hur dessa arbetsprocesser kan byggas upp. Vi kan utgå från att OA-material inte handlar om en typ av material, utan består av flera företeelser och skikt. Det kan handla om monografier eller periodisk litteratur, offentligt tryck, digitaliserat material, databaser med helt eller delvis fritt material. OA-material kan även återfinnas på kommersiella plattformar, utan att man där direkt kan avgöra att dessa i grunden är open access. Det betyder att biblioteket ovetande om detta köper sådant som från början är fritt tillgängligt (exempel är innehåll från oapen Library som tillgängliggörs via Ebook librarys PDA-profil). Man kan lägga till att en kommersiell plattform kan ge funktionaliteter som en OAplattform inte har, men bortsett från det finns en potentiell ekonomisk besparing vi idag missar. Avgränsning Enligt projektuppdraget ligger frågan om framtiden för Discovery-systemet utanför detta uppdrag, likaså frågan om kvaliteten i flödet av publikationer mellan Holmbergs och MUEP.

5 DNR] 5 (av 6) Projektets genomförande Metod, samt tids- och arbetsplan Projektet genomförs under perioden 1 december 2014 till 31 mars med uppstart 17 december. Gruppen träffas därefter varannan tisdag ojämna veckor, dvs. de veckor som enheterna inte har enhetsmöte, med start 13 januari (sammanlagt sex träffar 2015). Sakfrågorna undersöks enligt körschema som stäms av regelbundet under projektgruppens träffar. Slutligen lämnas projektrapporten till enhetschef och styrgrupp 1 april, och under andra kvartalet 2015 genomförs föreslagna rutiner inom ramarna för den nya organisationen. I januari är hälften av projektgruppen inte fullt ut disponibel pga. andra åtagande, och kommer därför förmodligen inte kunna delta i träffarna eller utföra arbete inom projektet. Fokus kommer därför under denna period ligga på andra delar som just dessa personer inte är lika involverade i. Arbetet sker inom löpande arbetstid, och projektplanen innehåller därför ingen kostnadsberäkning. Gruppen kommer systematiskt undersöka hur och i vilka sammanhang bevakning, selektion, tillgängliggörande och slutligen utvärdering kan bedrivas för periodiskt respektive monografiskt, samt sammanställningar i databasform av OA-material. Nedanstående körschema fastställs av uppdragsgivaren, men kan vid behov revideras under projekttiden. Ett sätt att närma sig frågorna är, enligt tankar från uppstartsmötet, att utgå från nedanstående perspektiv. Omvärldsbevakning ingår för alla delar som en del av metodiken. *Aktiv selektion OA monografier och periodika, men även sammanställningar i databasform av OA-material som kan komma både från OA- och kommersiella världen *Tillgängliggörande OA (länkserver, katalog, databaslista, discoverysystem) materialtyper som ovan. Körschema Januari problemformulering samt projektplan med körschema lämnas till enhetschef i slutet av januari för kommentarer och eventuell revidering. 13 januari Uppföljning av uppstartsmötet i december Preliminär projektplan diskuteras, klart skickas till Peter 16 januari

6 DNR] 6 (av 6) Rapportering bibliotekets samordningsgrupp 26/1 Uppstart fokus OA-monografier *Aktiv selektion monografier *Tillgängliggörande monografier (länkserver, katalog, databaslista, discoverysystem) 27 januari Återkoppling projektplan Uppföljning fokus OA-monografier Uppstart fokus sammanställningar i databasform av OA-material (t ex digitaliserat material) *Aktiv selektion databasformer av OA-material som kan komma både från OAoch kommersiella världen *Tillgängliggörande (länkserver, katalog, databaslista, discoverysystem) 10 februari Fortsättning sammanställningar i databasformat Uppstart fokus OA-periodika *Aktiv selektion periodika *Tillgängliggörande periodika (länkserver, katalog, databaslista, discoverysystem) 24 februari Fortsättning fokus OA-periodika Eventuellt publiceringsrapporten inspiration från kartläggning Uppstart sammanfattning projektet identifiera lösa trådar 10 mars Fortsättning fokus sammanfattning av projektet. Sammanfatta omvärldsbevakningen av skilda fokusområden Påverkan på relevanta policys 24 mars Projektets avslut närmar sig och gruppens rekommendationer identifieras och formuleras 1 april Projektrapport klar