Genomlysning av kundvalskontoret - fortsatt utveckling

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Kommundirektör Björn Eklundh Dnr: KS/2014: Kommunstyrelsen Genomlysning av kundvalskontoret - fortsatt utveckling Förslag till beslut Kommunstyrelsen uppdrar till kommunledningskontoret att utifrån genomförd genomlysning av kundvalskontoret, vilken redovisats till samtliga gruppledare och till kommunstyrelsen, i samråd med berörda kontor genomföra en process enligt följande. 1. Strategiska och för kundvalsnämnderna gemensamma förutsättningar överförs till kommunstyrelsen/kommunledningskontoret senast från och med den första januari Precisering av uppdrag och konsekvenser beträffande resursfördelning ska belysas. 2. Rekrytering av utbildningschef för kommunen tillika företrädare för huvudmannen, utbildningsnämnden, fullföljs i enlighet med bifogad kravprofil. Det närmare och slutliga innehållet i uppdraget utarbetas inom skolutvecklingsprojektet Ett lärande Väsby. Det noteras att nuvarande avdelning inom kundvalskontoret därmed upphör. 3. Precisering av uppdrag och närmare innehåll och konsekvenser för avdelningarna för social- och äldre, kultur- och fritid samt familjerätten ska belysas i konkreta förslag varvid även förslag beträffande chef för respektive ny enhet ska utarbetas. I detta sammanhang, inklusive kommande skolenhet ska det även prövas i vilken grad och omfattning gemensamma kompetenser kan organiseras inom Stöd & process. 4. Kommunledningskontoret får i uppdrag att till kommunstyrelsen senast i november återrapportera resultatet av genomförd process varvid slutligt beslut om uppdragsfördelning, organisation och bemanning tas. Beskrivning av ärendet En genomlysning av kundvalskontoret har genomförts under vintern/våren 2013/2014 i syfte att pröva nuvarande arbetssätt och former och samtidigt 1

2 reflektera över eventuella behov av utveckling och förbättring av arbetsformer, roller, ansvar m.m., allt i syfte att uppnå kommunfullmäktiges mål om nöjda Väsbybor. Initiativet till genomlysningen togs av kommundirektören i samråd med chefen för kundvalskontoret, KVK. Genomförandet har skett med stöd från Public Partner och Nordic Health Group, NHG, som gjort intervjuer med förtroendevalda, medarbetare inom kundvalskontoret, kommunledningskontoret, privata utförare och Väsby välfärd, analyser av dokument och siffermaterial. Vid en workshop i slutet av mars genomfördes en återkoppling och redogörelse av erfarenheterna från genomlysningen varvid gruppledare från kommunstyrelsen, medarbetare och chefer inom kundvalskontoret, Väsby välfärd, kontoret för samhällsbyggnad, kommunledningskontoret, representanter från privata förskolor, äldreboenden och friskolor deltog. Efter reflexioner och diskussioner var det deltagarnas i huvudsak samstämmiga inställning att det material som presenterades väl överensstämde med hur man i gruppen som deltog i workshopen såg på den vidare utvecklingen Workshopen avslutades med att kommundirektören utfäste sig att bearbeta materialet vidare, göra ytterligare avstämningar med de närmast berörda och med det som grund utarbeta förslag till förändringar i riktning mot det som lyftes fram under workshopen. Detta arbete skulle genomföras under våren och stämmas av successivt med berörda i riktning mot att till kommunstyrelsen den första september lägga fram konkreta förslag till beslut. I detta instämde deltagarna i workshopen. Kundvalskontoret, bakgrund och syfte Nuvarande organisation för kommunen gäller från och med den 1 januari Vissa justeringar har genomförts men när det gäller kundvalskontoret ligger beslutet i fullmäktige från december 2008 fast. De nu genomförda workshop ett och två pekar på behovet av att ta nästa steg i vår kommun där merparten av den mjuka verksamheten drivs av privata företag. Ökade och differentierade kundbehov i tillväxtregionen, tydligare fokus på respektive bransch /verksamhetsområde, ytterligare steg för att säkerställa kvalitet och effektivitet hos alla utförare med ökad involvering och medskapande från Väsbyborna är några sådana exempel där vidareutveckling behövs. Framförhållning och långsiktiga planeringsförutsättningar och en samlad kvalitetsledning behöver också utvecklas och stärkas, en uppgift för kommunstyrelsen/kommunledningskontoret. Från och med 2009 har kommunen etablerat ett sammanhang innebärande att det inte bara är kommunen som i egen regi bedriver verksamhet inom det område kundvalskontoret spänner över. Förskola, skola, äldreomsorg, kultur- och fritid m.fl. verksamheter bedrivs av såväl privata som kommunala utförare. Kundvalskontoret skapades för att möta en värld där uppgiften är att utforma 2

3 roller och verktyg för att styra och leda i en verksamhetsvärld av mer eller mindre fristående aktörer i ett öppet system av välfärdsproducenter. Kundvalskontorets uppdrag är således att möta en välfärdsmarknad med en mångfald av utförare som utifrån av kommunen, ansvariga nämnder med stöd av kundvalskontoret, beslutade kvalitetskrav och ersättningsnivåer genom konkurrens utvecklar kvalitet och verksamhet i enlighet med kundernas behov. Man kan uttrycka det som att kundvalskontoret i denna roll, systemledningsroll, har det primära ansvaret att utveckla, utvärdera och upprätthålla en fungerande marknad med syfte att säkerställa hög kvalitet till kontrollerbara kostnader. Den utveckling vi ser framåt pekar på ett behov av att tydligare fokusera på respektive bransch /verksamhetsområde. I bilaga 1 redovisas det faktiska läget i kommunen för hur och av vem välfärdstjänsterna levereras till kommuninvånarna/kunderna. Utvecklingen sedan 2009 har fortgått, en allt större andel privata leverantörer har tagit marknadsandelar. Kundvalskontorets uppdrag, att vara garant för en fungerande välfärdsmarknad, har således ökat i betydelse för kommunens förmåga att leverera kvalitet till kund. Respektive bransch /verksamhet behöver nu göras mer tydlig och få ett fördjupat fokus på kvalitet och effektivitet. Viktigt för att systemet ska fungera är också att kommunstyrelsen/kommunledningskontoret tar, anammar och utvecklar sin roll att leda och samordna helheten och vara garant för tydliga roller och uppdrag. Slutsatser och förslag för den fortsatta utvecklingen av kommunens sätt att leda och styra ska ställas i relation till ovanstående kortfattade beskrivning. Fördjupning finns i skriften Styra och leda i den nya verksamhetsvärden. Fortsatt arbete, slutsatser och förslag De slutsatser och förslag som presenterades vid workshopen handlar primärt och översiktligt om följande. Det finns otydligheter när det gäller roller och ansvar inom organisationen. Det gäller såväl mellan nämnder, t.ex. styrelsen för Väsby välfärd och utbildningsnämnden, som mellan kommunstyrelsen och kundvalsnämnder. Otydligheterna förs då naturligt vidare in i den professionella organisationen vilket påverkar verksamheternas kvalitet och effektivitet. Otydligheterna stör det externa samarbetet med organ utanför kommunen, inom kommunen och mellan kontoren. Förslaget till förändring härvidlag är att nuvarande kundvalskontor successivt avvecklas till förmån för nybildade bransch /verksamhetsinriktade nya enheter som ger service till respektive kundvalsnämnd. Vidare pekas på att frågor av mer övergripande och strategisk natur, t.ex. grundläggande förutsättningar för nämnder och verksamheter, egentligen är mer av karaktären kommungemensamt vilket då innebär att sådana uppgifter bör föras närmare kommunstyrelsen/kommunledningskontoret. En sådan förändring 3

4 bedöms kunna underlätta och effektivisera arbetet för nämnder och kontor och skapar bättre framförhållning i ledningssystemet. Som en konsekvens av otydligheterna behöver också chefs- och ledarskapet för sakområdena, de branschspecifika verksamheterna, skola, kultur- och fritid samt äldreomsorg och omsorgen om funktionshindrade definieras och tydliggöras. Konkret uttryckt handlar det om ett behov att tydliggöra vem som är kommunens chef och företrädare för dessa områden, externt såväl som internt. En bidragande orsak till upplevd otydlighet kan vara att kommunen dels driver verksamhet genom andra, privata företag, friskolor mm, dels i egen regi. Med utgångspunkter från ovanstående översiktliga beskrivning genomfördes en workshop II den 15 maj med ledning och medarbetare från kundvalskontoret, kontoret för samhällsbyggnad samt kommunledningskontoret. Frågorna konkretiserades ytterligare och det konstaterades att förslagen om förändringar/förflyttningar av uppgifter och uppdrag berör kundvalskontoret, kommunledningskontoret och Stöd & Process, S&P. Det senare kontoret levererar stödtjänster i olika frågor till kundvalskontoret och i det fortsatta arbetet behöver detta också analyseras. De förändringar som behöver genomföras föreslås ske i en process under hösten med start direkt efter sommaren och med stöd av ett inriktningsbeslut från kommunstyrelsen. En sådan process behöver emellertid grundläggande strukturell riktning, dvs att förändring ska genomföras samt vad som i allt väsentligt behöver genomföras som grund. Med en sådan grund skapas en process med hög delaktighet från berörda medarbetare. Arbetet genomförs så att en ny struktur och organisation kan vara klar i god tid före årsskiftet för att kunna sjösättas senast den januari När det gäller tydliggörande av rollerna som chef/ledare för de branschspecifika områdena görs bedömningen att det för förskole- och skolområdet är särskilt angeläget att snarast inleda arbete med kravprofil för detta uppdrag. I linje med det och med koppling till det av kommunstyrelsen beslutade skolutvecklingsprojektet, Ett lärande Väsby, inleds arbetet med utarbetande av kravprofil och därpå följande preliminärt inledande rekryteringsarbete före sommaren. I detta arbete är utgångspunkten dels ovan beskrivna uppgifts/uppdragsfördelning mellan nuvarande kundvalskontoret, kommunledningskontoret och Stöd & Process samt att en sådan tjänst tydligt är kommunens ledande tjänsteman som företräder utbildningsnämnden såväl som huvudman som för utbildningsnämndens övergripande ansvar för all förskole- och skolverksamhet i kommunen och som finansieras av kommunen även inkluderande av kommunen finansierad förskole- och skolverksamhet utanför kommunen. Bilaga 3, kravprofil Utbildningschef. Skolprojektet Ett lärande Väsby är nu igång sedan årsskiftet, delprojekten är definierade och delprojektledare på plats. Utifrån detta behöver projektet formaliseras genom att också inrätta ett projektkontor som knyts till projektägare och projektledare. Kundvalskontorets avdelning för skola blir basen i projektkontoret tillsammans med övriga resurser, t.ex. från Stöd & Process m.fl. Ett projektkontor planeras vara på plats i augusti/september

5 Beslutet skickas till. Samtliga nämnder och kontor inom kommunen Kommunledningskontoret Björn Eklundh Kommundirektör/ kontorschef Bilagor: 1. Andel interna och externa leverantörer 2. Dokumentation från workshop 3. Kravprofil Utbildningschef 5