En infrastruktur för administrativ informationsförsörjning IT-strategiska avdelningen

Transkript

1 UFV 2009/256 IT-strategiska avdelningen PM Beställare Per Lindgren Författare Gerolf Nauwerck En infrastruktur för administrativ informationsförsörjning Universitetets administration på alla nivåer samt universitetets externa och interna information ska utmärkas av professionalitet och effektivitet. [Strategin för att nå målet är att] "utveckla arbetssätt och tekniska system i takt med kärnverksamhetens behov samt externa krav". Mål och strategier för Uppsala universitet Sammanfattning IT-strategiska avdelningen har utrett frågan kring en portal för anställda, här definierad som en lösning för att integrera och personalisera informations- och systemresurser. IT-strategiska avdelningens slutsatser är: att en portal bör vara en komponent i universitetets administrativa informationsförsörjning att satsningen på en portal måste vägas mot satsningen på andra närliggande informations- och systemresurser att det i nuläget inte finns någon självklar ägare till en portal IT-strategiska avdelningen föreslår: att ett de organisatoriska frågorna får en lösning innan ett eventuellt beslut fattas om att etablera en portal för anställda i full skala att en plan för universitetets administrativa informationsförsörjningen formuleras att ett pilotprojekt bör genomföras för att pröva de tekniska möjligheterna att integrera ett antal befintliga tjänster i en portal Bakgrund Det första förslaget till en portal för anställda presenterades redan 1999 (till stora delar handlade det om frågor som idag hanteras med t. ex. terminalservrar) och frågan har varit föremål för diskussion ända sedan arbetet med en portal för studenter inleddes år 2000 (i form av en personaliserad webbsida för studierelaterad information). Frågan lyftes på nytt år 2006, vid ett möte mellan rektorsrådet för IT-frågor, informationschefen och chefen för IT-strategiska avdelningen. Uppdraget att utreda frågan gick till IT-strategiska avdelningen som belyst frågan i följande arbeten: Portal för anställda. Förstudierapport. Ahlstedt, Knutar och Pears, (UFV 2007/1391) Bearbetning av utredningsresultat med fokus på webbaserad information för anställda. Nygren, (UFV 2008/537) Portal för anställda. Ett diskussionsunderlag. Nauwerck,

2 2 (5) Samtidigt med förstudien pågick arbetet med informationsflödesanalysen vid vetenskapsområdet för medicin och farmaci (MEDFARM 2006/1211) samt projektet rationell webbpublicering (UFV 2006/1095). Relationen mellan dessa projekt och en portal för anställda diskuteras utförligt i Nygrens rapport. Inom ramen för respektive studie har verksamheten kunnat lämna synpunkter. Det avslutande diskussionsunderlaget har distribuerats till: IT-rådet IT-forum och dess medlemmar Webmastrar vid universitetet Informatörer vid universitetet Chefer vid förvaltningen Reaktionerna på detta tidiga stadium kan beskrivas som positivt avvaktande. Denna PM sammanfattar resultaten av ovannämnda arbeten och presenterar ITstrategiska avdelningens slutsatser och åsikter i frågan. Härmed anses uppdraget från 2006 avslutat. Begreppet portal en definition IT-strategiska avdelningen noterar att själva begreppet portal har fått många olika tolkningar genom åren. IT-strategiska avdelningen ansluter sig till Statskontorets etablerade definition: [En portal är en] integrationsplattform för att skapa enhetliga och öppna, flexibla och personligt utformade användargränssnitt till organisationens samlade informations- och systemresurser, för interna användare. (Statskontoret, 2005) Statskontoret skiljer här mellan själva portalen och de informations- och systemresurser som finns vid organisationen. Portalens uppgift rent tekniskt är att: integrera informations- och systemresurser (tjänster) möjliggöra personalisering För användaren ska portalen och de olika resurserna optimalt upplevas som en enhet (enhetliga gränssnitt) men detta är alltså inte samma sak som att portalen är en enda applikation. Ur användarperspektiv kan portalen sägas vara summan av alla resurser. Ur tekniskt och förvaltningsmässigt perspektiv är portalen bara en av alla komponenter i den administrativa informationsförsörjningen. Poängen med att skilja mellan portalen och de olika resurserna är att det tydliggör ansvars- och förvaltningsfrågor. Därmed är det förstås inte uteslutet att etableringen av vissa resurser blir en del av samma projekt som etableringen av portalen. Behovet av en portal Flera andra universitet har infört portaler för sina anställda som relativt väl svarar mot Statskontorets definition. Portaler är idag en tämligen självklar komponent i organisationers informationsförsörjning det finns sedan länge ramavtal på området. Vid Uppsala universitet finns sedan flera år en gemensam studentportal.

3 3 (5) IT-strategiska avdelningen menar att det även finns behov av en portal för anställda vid Uppsala universitet. Det huvudsakliga underlaget för detta påstående är den informationsflödesanalys som genomförts vid vetenskapsområdet för medicin och farmaci. I denna återfinns ett antal utvecklingsområden som mer specifikt pekar på behovet av en portal. Till dessa hör: bättre struktur på interninformationen begränsad öppenhet/ökad öppenhet internt personliga val/riktad information Ovanstående kan förstås lösas på flera sätt men IT-strategiska avdelningen menar att detta också väl svarar mot möjligheterna med en portal. Många av de brister som identifierats i informationsflödesanalysen handlar mer om specifika informations- eller systemresurser; till exempel: ärendehantering arbetsytor för grupper etc. kalenderlösning information av handbokskaraktär Etableringen av en portal måste därmed vägas mot och samordnas med utvecklingen och etableringen av andra stödresurser. I vissa fall har arbetet med att hantera olika delfrågor redan initierats, såsom webbpublicering ( ETT universitet på webben ), ärendehantering och kalenderlösningar. I andra fall finns redan tunga system som behöver vidareutvecklas, såsom Diva, Selma och Studentportalen. Mot bakgrund av nuläget anser IT-strategiska avdelningen att universitetet snarast behöver upprätta en övergripande plan för myndighetens administrativa informationsförsörjning. Planen är också nödvändig för såväl allmän förankring som för att skapa rätt förväntningar på de olika lösningarna. IT-strategiska avdelningen konstaterar också att en plan måste omfatta såväl befintliga system som nya utvecklingsprojekt. Det finns också anledning att föra en diskussion om den övergripande strukturen på universitetets webbplats, inte minst vad gäller relationen mellan lokala och centrala resurser. Organisation En bidragande orsak till att frågan om en portal för anställda så länge fastnat på diskussionsstadiet är att det inte finns någon självklar hemvist för systemet och därmed inte heller någon som driver frågan. För att en portal för anställda ska kunna bli en framgång krävs också en förvaltningsorganisation, med resurser för förankring, utveckling, utbildning och support. Väsentligt är avgränsningen av förvaltningsorganisationens ansvar. En portal integrerar olika tjänster som kan nås via dess gränssnitt. Utvecklingen och förvaltningen av de olika tjänsterna är inte en del av själva portalen utan fristående aktiviteter. Centralt för förvaltningen av själva portalen är däremot:

4 4 (5) Definition av målgrupper och roller Utformning av gränssnitt Integration av system- och informationsresurser Ansvar för den tekniska lösningen Support, information och utbildning. Frågan om vem som ska förvalta systemet måste vara löst innan ett eventuellt projekt kan starta. Projektägaren bör vara den framtida förvaltaren. Koncept Det konkreta målet för och den specifika utformningen av en portal för anställda liksom frågor om teknikval är något som måste bestämmas av ett framtida projekt. IT-strategiska avdelningen vill här lyfta fram en del principiella aspekter som bör påverka projektet. Mer generellt är målet med en portal en ökad effektivitet att anställda skall kunna lägga mindre tid på att hitta information och mer tid på sina egentliga arbetsuppgifter. För att kunna avgöra om portalen bidrar till detta krävs kontinuerlig uppföljning och användartester bör redan nu genomföras för att ge en utgångspunkt i det fortsatta arbetet. Även andra metoder för att följa upp användning bör användas löpande, såsom statistik och sökordsanalys. Utvecklingen av portalen måste ske i nära samarbete med användarna. Plattformen har inget egenvärde utan användarna måste kunna bekräfta att den faktiskt medför förbättringar. När det gäller integration så är utmaningen att hitta en lösning för att så långt det är möjligt integrera lösningar oberoende av: tekniska plattform (exempelvis J2EE,.NET eller php) bakgrund (egenutvecklade, öppen källkod eller proprietära) leveransmodell (driftade hos universitetet eller nätbaserade) Lösningen måste också vara flexibel då det är ett område i ständig förändring. När det gäller personalisering bör systemet utvecklas från mer övergripande till mer specifika målgrupper. Införandet av mer specifika målgrupper/kanaler kommer sannolikt att ställa krav på särskild hantering i behörighetssystemet (Akka). Något som särskilt måste beaktas i projektet är relationen till gruppverktyg/ arbetsytor (såsom Sharepoint eller Alfresco), då dessa på många punkter har en portalliknande funktionalitet. Projekt och delprojekt För att frågan ska kunna lämna diskussionsstadiet anser IT-strategiska avdelningen att det är viktigt med en iterativ process, där en första version kan etableras snabbt och sedan utvecklas vidare i fortsatt dialog med användarna enligt den övergripande planen.

5 5 (5) IT-strategiska avdelningen har betonat åtskillnaden mellan själva portalen och de ingående informations- och systemresurserna (e-post, gruppverktyg, självservice etc). Utvecklingen av olika resurser är självständiga projekt men de behöver samordnas enligt en övergripande plan. Samtidigt finns det också anledning att säkerställa att vissa kritiska resurser finns tillgänglig vid lanseringen av själva portalen. Den resurs som IT-strategiska avdelningen ser som ett nödvändigt komplement till själva portalen är en i första hand strukturell omarbetning av universitetsförvaltningens webbinformation, inklusive en ny sökfunktion. I förstudien föreslås också hantering av personuppgifter/cv som en av de första aktiviteterna. Även detta bör kunna ingå i projektet eller rent av i ett pilotprojekt. De befintliga system som ska integreras måste också få resurser för anpassning av gränssnitt i enlighet med de direktiv som utarbetas, men detta arbete bör genomföras inom ramen för respektive systems förvaltning. Slutsats IT-strategiska avdelningen anser att det finns stöd för att universitetet ska etablera en portal för anställda. Innan ett projekt kan startas måste en ägare utses. Det behövs också en övergripande plan för den administrativa informationsförsörjningen så att det går att balansera satsningen på själva portalen mot satsningen på andra system- och informationsresurser. Vissa kritiska resurser behöver utvecklas parallellt med portalen för att kunna lanseras samtidigt. En teknisk pilot bör genomföras för att pröva möjligheten att integrera ett antal befintliga tjänster i en portal.