Styrelsen för Intendenturen på Blåsenhus

Transkript

1 PROTOKOLL NR 1/2010 Styrelsen för Intendenturen på Blåsenhus Tid: Kl Plats: Rum 14:360, von Kraemer Allé 1 Närvarande ledamöter: Lennart Wikander Jonas Almqvist Finn Calander Örjan Frans Hans Nytell Lars Svedberg (till 9) Åsa Adebäck Lowén Margit Martens Övriga närvarande: Anders Jansson Annika Fridén (från 4) 1 Mötets öppnande, val av ordförande för mötet Lennart Wikander förklarar sammanträdet öppnat. Till ordförande för dagens sammanträde valdes Lennart Wikander. 2 Justeringsperson Styrelsen beslutar utse Hans Nytell att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 3 Adjungering av företrädare för enheter verksamma inom Blåsenhus Att till dagens sammanträde adjungera föreståndare/chefer för Peki, UUE och PU till intendentursstyrelsen. 1

2 4 Föregående protokoll Protokoll från är justerat och tillgängliggjort. Protokollet läggs till handlingarna tillsammans med insänd kommentar från Erik Börjesson. 5 Dagordning Dagordningen godkändes med följande justeringar: - Punkt 12 på dagordningen tidigareläggs, Ny punkt angående föreståndare för intendenturen samt ny punkt Lilla matsalen läggs till. 6 Föreståndare för Intendenturen i Blåsenhus På grund av prefektskifte vid Pedagogiska institutionen väcktes frågan om föreståndare för Intendenturen. Dekan för ansvarig fakultet utser föreståndare, intendenturstyrelsen framlägger förslag. Att föreslå prefekt för Institutionen för psykologi Örjan Frans som föreståndare för Intendenturen. En reservation kring detta beslut framfördes av Finn Calander, se bilaga 1. 7 Vårens mötestider Intendenturstyrelsens sammanträdestider för våren 2010: 5/ / / Meddelanden från intendenturen a) Anders Jansson rapporterar - Fastighet. Kvarstående arbete intrimning av ventilation, problem med dörrar, nödutgångsförseglingar återstår. Sprickor i fönsterglas rapporterade. - inredning, 14:340: fronter, gardiner, matta. 21:137 möbler, Pausrum soffgrupp. Förslag på placering av Hemligheten till korridor hus 11 plan 1. Skyltning är på gång och arbetet beräknas inledas nästa vecka. Digitala anslagstavlor under upphandling. - status teknik, av- försenat, flesta salar ok men datorer trasiga och en del programmering av styrsystem återstår. Pedagogiska torget skall 2

3 vara klart 8/2. Telefoner problem med gamla växeln, initiala problem i Blåsenhus åtgärdade. Data väntar fortfarande på åtgärder från IT centralt. Kopiering fungerar, men total övergång till Korint beräknas slutföras när datorsystem är avklarat. - tillträde till lokaler, lås, korridorer, gemensamma korridorer. Justeringar behöver göras, en del byggrelaterade problem återstår. Tillträdesfrågor hanteras fortsatt i dialog med institutioner/enheter. Korridorer utrymme plan 3 utanför trapphus 11, FBA men även andra institutioner/enheter kan utnyttja detta. Förslag på placering av staty i korridor hus 11 plan 1. Tidningar finns i Pausrum genom intendenturens försorg. - inflyttning enligt plan, avslutas vecka 8. - parkering dialog förs med Q-park angående permanent förhyrning av 5 platser som debiteras respektive förhyrare. b) Lennart Wikander informerade om att arbetet med konst och utsmyckning. Blåsenhus konstgrupp har uppdraget att komma med förslag och innan dess undanbedes alla egna initiativ för inte störa helheten. Intendenturens primära arbete är att få igång alla tekniska funktioner. 8 Ekonomi a. Annika Fridén redogjorde för det pågående arbetet och underlag i form av nyckeltal presenterades (bilaga 2). Förslag till budget för intendenturen arbetas fram för att presenteras vid nästa intendenturstyrelse. b. Enligt tidigare redovisning baserades debitering för datasalar helt utifrån bokning. Detta medförde ett högt timpris på salarna. Samtidigt finns ett behov av att tillgängliggöra salar för studenter. Genom att fördela kostnaden på salarna dels på bokning, dels utifrån kursers tillträde till salar kan timkostnaden sänkas. I kostnaden för datasalar ingår förutom lokalkostnad: datorer, programvara och del av teknikertjänst. Till nästa styrelse presenteras förslag till bokningsprinciper med konsekvensbeskrivning av institutionernas kostnad för datasalar. 3

4 9 Intendenturtjänster a. Reception Receptionen är öppen dagtid. Avlösning sker med personal från Intendenturen och från Peki. Huvudsaklig arbetsuppgift är att samordna externa bokningar med lokalbokning och kontakt med resturang och intendentur. Därutöver ges service till personal och besökare. I intensiva perioder förstärks receptionen för kortudelning etc. b. Kopiering Kopiering sker normalt via Korint. Större kopieringsarbeten sker genom Intendenturens försorg i Repro. Beställning av dessa arbeten e-postas till intendenturen eller lämnas till receptionen i god tid. c. Posthantering Normal servicenivå är att posten bärs ut av Intendenturen till respektive enhet/institutions postfacksrum. Internpost hanteras på två nivåer, dels inom universitetet, dels inom Blåsenhus. Möjlighet för studenter att lämna internpost utanför arbetstid diskuterades. d. Förråd De institutioner/enheter som önskar närförråd kan få material placerat i postfacksrum eller i annat utvisat utrymme. Specialmaterial hanteras genom receptionen. e. Flyttning av rum Efter att nuvarande inflyttning är avklarad kommer behov av skifte av rum att uppstå. Intendenturen svarar för denna tjänst, men för att reglera belastningen på intendenturen föreslås en timdebitering. -Nyttjande av receptionen för Institutions/enhetsspecifika uppdrag ersätts av uppdragslämnaren. -Intendenturen tar fram en prislista för kopiering i repro. -Intendenturen får till uppgift att hantera internpost inom Blåsenhus en gång per dag. -Intendenturen får till uppgift att hantera paketförsändelser och se över hanteringen av internpost utanför kontorstid. -De enheter/institutionen som önskar närförråd har en dialog med intendenturen kring vad som skall finnas i närförråd och metod för debitering -Material som hämtas via receptionen debiteras respektive enhet/institution. -Intendenturen tar fram ersättningsprincip för flyttjänster. 4

5 10 Tillgänglighet/nyttjande a. Bemanning Husets öppettider är må-to , fr samt lö Intendenturen är bemannad vardagar Tillgång till datateknisk support diskuterades. b. Korridorer/utrymmen i korridorer Korridorer skall normalt vara fria från möbler och annat hinder för att möjliggöra utrymning. Avsatser i korridorer kan nyttjas efter överenskommelse med Intendenten. Anslagstavlor avsedda för studenter finns i plan 0, för officiella anslag från universitetet i entréhall. Besökare som är anmälda till receptionen kan där låna passerkort för dagen. - Intendenten tar i samverkan med respektive enhetschef/prefekt fram förslag på utrymmen för enhets/institutionsvisa anslagstavlor och utrymme för utdelning av material till studenter/besökare. - Intendenten presenterar på nästa styrelsemöte förslag till bemanning vid intendenturen samt lösning för datasupport vid schemalagda aktiviteter utanför kontorstid. - Utrymmet utanför personalrum (korridor 14:331) är tillgängligt för FBAs representation och öppet även för andra enheter/institutioner att utnyttja. - förtäring är förbjuden i hörsalar och lärosalar (vatten undantaget). Förtäring undanbedes i sammanträdesrum. Intendenturen skyltar detta och om rökförbud i samband med entréer. 11 Lilla matsalen Rum 21:137 har fått nytt golv och möbler är beställda. Officiellt benämning på detta rum är Lilla matsalen 12 Övriga frågor Önskemål om att ha Arbetsmiljöfrågor som stående punkt på dagordningen. 5

6 13 Avslutning Ordföranden avslutade mötet Vid protokollet Signerat Anders Jansson Justeras Signerat Lennart Wikander Signerat Hans Nytell 6