Rapport 3 Nyttoanalys och nyttorealisering

Transkript

1 earkiv Kalmar län 3 Nyttoanalys och nyttorealisering Version 1.0 Kisa Ort och datum Anki Heimonen Projektledare

2 1 Bakgrund och information om rapporten I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län har det ingått att presentera de nyttor som kommunen och dess verksamheter kan hämta hem vid införandet av en digital informationshantering och ett system för långsiktigt digitalt bevarande. I projektplanen, punkt 2.2 Projektmål, stadgas att Genom samverkan och omvärldsbevakning ska kunskaper och erfarenheter från liknande projekt och från de egna medverkande organisationerna fångas upp och delges samtliga berörda. Förbättringsförslag och förslag till åtgärder ska utarbetas och presenteras för samtliga deltagare.. Underlagsmaterialet till denna rapport är hämtat från de nyttoanalyser som genomförts inom ett antal andra projekt och förstudier under de senaste åren. en ger således inte en fullständig analys för kommunerna i Kalmar län utan har sammanställts för att spegla de nyttor som bör vara allmängiltiga för de flesta av Sveriges kommuner. Källförteckning redovisas sist i rapporten. 2 Sammanfattning E-arkivet är en applikation/tjänst som realiserar kommuners skyldighet att kunna bevara allmänna handlingar i elektronisk form och kunna göra dem åtkomliga för olika intressenter. E-arkivet ska ses som en integrerad del av en organisations hela IT- och informationssäkerhetsarkitektur och är grunden för organisationens informationshantering. Nyttoanalyser som genomförts inom andra e-arkivprojekt i Sverige har visat att det finns stora vinster med att införa ett e-arkiv både för kommunen som helhet och inte bara inom kommunarkivens verksamhet. Ett exempel är Västerås stad som beräknar att summan av nyttorna i bästa fall kan uppgå till 70 miljoner per år. De största nyttoeffekterna uppstår genom att medborgare och medarbetare enklare kan ta del av information som finns i arkiven. Man ska dock vara medveten om att nyttorna uppstår successivt efter införande och ökar i takt med att kostnaderna för införandet minskar. E-arkivet skapar en gemensam lösning för informationshantering och att mindre tid behöver läggas på att skapa arkiveringslösningar i efterhand när system ska ersättas. Informationen blir enklare att vidmakthålla över tid när standarder och teknik förändras, men för att nyttorna ska säkerställas måste ansvariga utses som tillser att nyttorna realiseras. Till hjälp i detta arbete bör en hindersanalys genomföras som belyser risker och krav inför ett genomförande.

3 3 Inledning Tanken med en nyttoanalys är att utifrån ett nuläge bedöma, identifiera och specificera de möjliga nyttor som framkommer. Nyttorealiseringsplanen ska sedan säkerställa att handlingsprogram och verksamhetsplaner realiseras. Syftet med att arbeta systematiskt med nyttorealisering är att säkerställa att intressenterna får nytta av sin arkivorganisation. 3.1 ens syfte Definiera det ramverk som kan tillämpas för att säkerställa att eftersträvade nyttor realiseras. Redovisa en möjlig plan för realiseringen av prioriterade nyttor. 3.2 Om nyttoanalyser För att kunna värdera nyttoeffekterna i mätbara termer behöver vi beskriva börläget, d v s hur arkiveringsprocessen ser ut efter införande av e-arkiv, och jämföra det med nuläget, dvs hur samma processer fungerar då e-arkivet inte finns. Därför beskrivs först nuläget och därefter kommer en beskrivning av det tänkta systemstödet e-arkiv. De förändringar som e-arkivet medför i form av effektiviseringar och förändrade arbetsprocesser beskrivs sedan i form av en nyttoanalys. Nyttoanalysen ska visa: hur stor nyttan kan bli, vad som skapar nyttan vilka hinder som kan medföra att den inte realiseras och bestämma: hur beslutsprocessen ser ut hur förändringarna ska implementeras 3.3 Metod PENG står för Prioritera Enligt NyttoGrunder. PENG:s basmodell består av tre faser och tio arbetssteg enligt följande: 1. Förberedelsefasen 2. Genomförandefasen 3. Kvalitetssäkringsfasen Syfte Insikt Objektavgränsning Objektbeskrivning Identifiering av nyttoeffekter Strukturering av nyttoeffekter Värdering av nyttoeffekterna Beräkning av kostnader för nyttan Färgklassificering och Hindersanalys Beräkning av nettonytta och fastställande av hemtagningsansvar

4 3.4 Nyttoperiod Enligt PENG-modellen finns det tre olika tidpunkter som får betydelse för nyttoanalysen. 1. Nuläge: När analysen görs. 2. Nolläge: När e-arkiv är fullt utvecklad och tillgänglig för alla användare. 3. Börläge: När den fulla nyttan är realiserad. De nyttoanalyser som genomförts pekar på att det tar minst 4 år för nya rutiner att sätta sig. Det är viktigt att poängtera att desto längre tid det tar innan beslut tas om en realisering av e-arkiv desto fler system kommer att hanteras enligt den nuvarande modellen, vilket kommer att påverka både kostnader och nyttor för det kommande e-arkivet. 3.5 Uppföljning och mätbara mål Uppföljning av e-arkivet utifrån en PENG-analys bör ske årligen för att säkerställa att nyttorna realiseras i den omfattning som analysen kommit fram till. Uppföljningen bör ske för kommunen som helhet men även specifikt i kommunarkivet. Mätbara mål för samhällsnytta/medborgarnytta bör även tas fram. Nyttan kan mätas genom enkätundersökningar eller liknande. För att få fram ökningen måste undersökningar även göras vid nolläget, dvs innan en förändring sker. De mätbara målen bör tas fram i samband med beslutet att införa e-arkiv för att säkerställa att alla är överens om målen. Ansvarig för uppföljningen bör utses. 4 Nyttoanalys för system för långsiktigt digitalt bevarande exempel Västerås stad Denna del av rapporten redovisar ett sammandrag av den nyttoanalys som genomfördes i Västerås stad Västerås stad är en kommun med cirka invånare och har ett mycket större invånarantal i förhållande till de kommuner som berörs av projekt earkiv Kalmar län. De resultat som framkommit i den nyttoanalys som Västerås genomfört bedöms ändå som relevanta då de reella nyttorna/kostnaderna för respektive kommun är desamma om dessa justeras utifrån befolkningsantal och den kommunala organisationens storlek. 4.1 Dagens hantering I dagsläget produceras allmänna handlingar på två sätt, digitalt och analogt. Den traditionella analoga hanteringen består framför allt av pappershandlingar. Idag sker dock den största delen av arkiveringen digitalt i kommunernas verksamhetssystem. Ibland förekommer det att system tankas av årligen eller när de ska avvecklas för att ge plats åt nya system. Dagens digitala arkivering är stuprörslösningar, dvs att informationen är sökbar i avgränsade delar (de tidigare systemen). Detta gör att återsökning är tidskrävande, krångligt och omöjliggör korssökningar. Detta ställer höga krav på personalens kunskap om vilka system som innehåller vilken typ av information och från vilka år eftersom återsökning bara är möjlig inom respektive stuprör. Det gör också att det är svårt, närmast omöjligt, att låta andra än registratorer och centralarkivets medarbetare söka information i arkivet.

5 Figur 1- Dagens hantering På grund av den ökade digitala hanteringen sker allt färre leveranser till kommunarkivet i pappersformat, men de kommer troligen aldrig att helt försvinna. Dessutom ska det som slutarkiveras bevaras för all framtid. Arkivlokalerna kommer således att bli kvar och även kräva större utrymme. Det kommer också krävas bättre rutiner för återsökning i det analoga materialet. På lång sikt kan det vara tänkbart att delar av arkiven digitaliseras för att skapa bättre förutsättningar för återsökning. 4.2 Det kommande e-arkivet Ett e-arkiv är ett system för bevarande av allmänna handlingar. Systemet är till för långsiktig informationsförsörjning - att samlat hantera elektronisk information med avseende på sökbarhet, bevarande över tid, säkerhet och kontroll. E-arkivet är en integrerad del av en organisations hela IT-arkitektur och är grunden för IT-infrastrukturen. Den principiella systemlösningen för e-arkiv som denna PENG-analys är baserad på är tänkt att vara applicerbar i olika typer av e-arkiv, t ex slutarkiv eller mellanarkiv. Den översiktliga bilden nedan visualiserar den tänkta lösningen som är indelad i tre huvudprocesser: Leveranser till e-arkiv Information exporteras från verksamhetssystem. Informationen valideras och kontrolleras. Informationsförsörjning Informationen tas emot och valideras. Informationen med tillhörande metadata lagras, hålls tillgänglig och sökbar. Informationen redovisas enligt de principer som följer av arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen. Sök/hämta information ur e- arkiv Informationen i e-arkivet är sökbar och tillgänglig för övrig offentlig sektor samtliga medborgare.

6 Ett mellanarkiv kan användas som en integrerad dela av e-arkivet. Handlingar förvaras där i väntan t ex på att gallring har verkställts och andra behövliga åtgärder har vidtagits. Med en mellanarkivlösning behåller verksamheten sitt ansvar för informationsinnehållet till dess att verksamhetsbehoven har avtagit. När det är dags för ett formellt överlämnande kan en överföring göras från ett gemensamt verksamhetsstöd till kommunarkivets e-arkiv som har samma standardiserade lösning. Mellanarkivet är alltså en del av helheten e-arkiv, men med andra behörigheter. Informationen i mellanarkivet är inte överlämnad till arkivmyndigheten. I både mellanarkivet och i slutarkivet, som finns hos kommunarkivet, ska handlingar kunna återsökas, tillhandahållas, administreras och återanvändas av skilda intressenter. Detta möjliggör för fler användningsområden som behörighetshantering, e-tjänster mm. 4.3 Förbättringsmål med e-arkiv Förbättringsmålen (ibland kallat effektmålen) är själva syftet med investeringen, alltså anledningen till att beställaren väljer att investera i ett nytt e-arkiv. Förbättringsmålen för e- arkiv är i huvudsak två som under nyttoanalysen har brutits ner i ett antal nyttoeffekter/delmål. Intern effektivisering genom bland annat Rationell hantering av inflödet av handlingar till arkivet Enklare tillhandahållande av handlingar Enklare vidmakthållande av information över tid Frigjord administrativ tid Högre samhälls-/medborgarnytta genom bland annat Snabbare och rationellare tillgång till handlingar/information 4.4 Målgrupper Följande målgrupper kommer att påverkas av nyttoeffekterna av ett e-arkiv: Externa intressenter som uppnår nytta Interna intressenter som uppnår nytta Medborgare Myndigheter Media Forskare (Universitet och Högskolor) Samtliga förvaltningar Kommunarkivets organisation

7 5 Nyttor Nyttor mäts ofta utifrån ökad effektivisering och medborgarnytta. För att underlätta analysen valde Västerås stad att titta på nyttor i kommunarkivet och nyttor för kommunen som helhet. Både kommunarkivet och kommunen står för inre effektivitet medan medborgarnyttan, d v s nytta direkt för medborgare eller indirekt via kommunens övriga förvaltningar, först och främst uppstår i kommunen. 5.1 Kommunens nyttor Kommunens nyttor består av intern effektivisering och kvalitetshöjning. Kommunens nyttor är också i mångt och mycket medborgarens nyttor då kommunens arbete är till för att stötta medborgarna genom service och tjänster. Den stora nyttan för kommunen är att det blir ett enklare vidmakthållande av information över tid. Effektivare leveranser till centralsarkivet Färre fel i informationen Effektivare hantering i verksamheten Effektivare utlämnande Kommunen Minskade lokalkostnader Minskade förvaltningskostnader Tydlig struktur för arkivprocessen Minskade kostnader för kontorsmaterial Minskade IT-kostnader Effetivare hantering i centralarkivet Bigitalt bevarande Figur 2 - Enkel beskrivning av kommunens nyttostruktur Idag finns det system som kommunen för att informationen uppgift att hålla gamla system levande för all framtid. Det är inte bara osäkert utan kan resultera i att tekniken blir uråldrig och oanvändbar. E-arkivet kan generera minskade IT-kostnader. Kommunens förvaltningar lägger mycket tid på arkivet. Som beskrivet tidigare, sker detta redan idag till största delen digitalt. Det finns dock stora möjligheter att ett e-arkiv skapa ännu effektivare leveranser till kommunarkivet. Det kommer att ske genom att förenkla hur arkiveringen ska gå till vilket påverkar många olika delar av verksamheten. Dels innebär det att kommunens medarbetare inte behöver lägga lika mycket tid på att ta fram krav på hur arkiveringen ska gå till. Det innebär också att kunna tanka av systemen kontinuerligt på information som ska arkiveras vilket i sin tur minimerar mängden av system måste skapas arkiveringslösningar i efterhand.

8 Besparingen är beroende av hur många system som fortfarande hålls i igång trots att de tagits ur drift eftersom informationen som finns kvar i systemen behövs. E-arkivet gör det möjligt att skapa effektivitet och besparingar genom färre system i kommunen då det går att flytta handlingar till gemensamt system som är anpassat för bevarande över tid. Genom att införa e-arkivet skapas även en enhetlig process för dokumenthantering/informationshantering, överlämnande och arkivering. Ett e-arkiv kommer även medföra att det blir färre fel i informationen som arkiveras. För användare i kommunen innebär det att tillförlitligheten till informationen i kommunarkivet ökar och att internkontrollen blir avsevärt mycket bättre. Den största nyttan med ett e-arkiv är att det blir enklare för kommunens medarbetare att få tillgång till arkiverat material. Genom att bidra till ett effektivare utflöde av information kan medarbetarna få tillgång till information om en tidigare upphandling, en konsultrapport som man behöver information från eller beslutsunderlag för att bättre kunna ta ställning till aktuella frågor. Dessutom kommer kommunen på ett mycket bättre sätt kunna besvara förfrågningar kring material i kommunarkivet. Det innebär att medborgare enklare kommer att kunna få ut information om vilka uppgifter kommunen har och information om ärenden som är aktuella för just den personen. Genom att e-arkivet skapar en tydlig struktur för arkivprocessen kommer det bli enklare att kommunicera lagkraven. Vid upphandling av nya systemstöd kommer det även att bli lättare att införliva krav på arkiveringsprocessen i upphandlingsunderlagen. Idag sker detta för varje systemstöd för sig. Kommunen kommer även att få nyttor genom minskade kostnader för kontorsmaterial genom att färre arkivkartonger och arkivmappar kommer att behövas då än mer av kommunens informationshantering kommer att kunna skötas digitalt. Detta innebär i sin tur att det kommer att kunna bli minskade lokalkostnader för bland annat mellanarkiv. 5.2 Kommunarkivets nyttor De nyttor som uppstår i kommunarkivet är av formen intern effektivisering och kvalitetshöjning. Men även några nyttor är av formen samhällsnyttor. Kommunarkivets nyttor beskrivs mer ingående nedan. Den digitala utvecklingen går snabbt och idag tycker vi att disketter är omoderna och dagens lösningar kommer utan tvekan att kännas förlegade och oanvändbara i framtiden. Därför krävs det att kommunerna kontinuerligt anpassar och migrerar den digitala informationen till gängse standard. Detta arbete är omfattande eftersom dagens informationsmängder finns lagrade i olika stuprörslösningar. Ett e-arkiv innebär att informationen lagras på ett likartat sätt och därmed vid behov kan migreras på ett likartat sätt. Idag finns det endast negativa konsekvenser för informationssäkerheten att avvakta med att införa ett e-arkiv. System blir snabbt omoderna och snart saknas verktygen, kunskapen och kontexten runt de äldre verksamhetssystemen.

9 Digitalt bevarande Minskade kostnader för kontorsmaterial Färre fel i informationen Centralarkivet Effektivare hantering Effektivare utlämnande Minskade lokalkostnader Tydlig struktur för arkivprocessen Minskade förvaltningskostnader Minslade IT-kostnader Figur 3 - Enkel beskrivning av Kommunarkivets nyttostruktur E-arkivet medför en större digital hantering av de ärenden som inkommer från medborgare, forskare och medarbetare i kommunen. Det innebär minskade kostnader för kontorsmaterial då information kan beställas och skickas via e-post eller via e-tjänst direkt kopplad till e- arkivet. Kostnadsbesparingar kan ske genom att mer information kan hämtas direkt av berörd personal i kommunen. Tid är pengar och genom en effektivare arkivprocess och utflöde av information minskas eftersökningstider, vilket kan leda till minskat behov av personal. Behovet av framtida lokalökningar kan också minskas. Kostnaderna för att migrera informationen till e-arkivet blir lägre ju snabbare detta arbete påbörjas. E-arkivet bidrar till ett effektivare inflöde av information till kommunarkivet genom att kravställningen blir enklare för hur informationen ska se ut när den kommer till kommunarkivet. Idag lägger kommunarkivets personal mycket tid på att förklara hur informationen ska vara strukturerad, vilken information som ska arkiveras och vilken information som kan gallras bort samt föra dialog med konsulter som ska genomföra informationsöverföringen. E-arkivet kommer att medföra stor nytta genom att det blir färre fel i informationen som arkiveras. För kommunarkivet innebär detta att man kan lägga mindre tid på att felsöka och försöka återskapa information som har blivit felaktig. Det innebär också att man inte behöver genomföra de stickprov som görs idag utan att man i större utsträckning kan hantera felsökning maskinellt i det nya e-arkivet och då på ett tidigt stadium upptäcka felaktigheter. Genom att e-arkivet skapar en tydlig struktur för arkivprocessen kommer det bli enklare att förmedla lagkraven intern i kommunen. Det kommer även att bli mindre arbete för

10 kommunarkivet då e-arkivet kommer att tydliggöra kraven på ett enklare och mer standardiserat sätt vid upphandling av nya systemstöd. En stor del av kommunarkivets arbete är att hantera de ärenden som uppkommer då olika typer av intressenter efterfrågar allmänna handlingar som är arkiverade. Detta tar idag lång tid eftersom informationen är lagrad i olika stuprörslösningar som gör man måste veta exakt i vilken informationsmängd man ska söka. Ett e-arkiv skulle göra det möjligt att söka tvärs genom informationsmängderna vilket i sin tur medföra ett effektivare utflöde av information. Eftersom informationen blir enklare åtkomlig gör e-arkivet det möjligt att börja utveckla olika typer av e-tjänster vilket skulle kunna medföra än större effektiviseringsmöjligheter eftersom arkivets personal då inte behöver göra hela jobbet. Den största nyttan uppstår dock hos medborgarna på ett enklare sätt kommer att kunna ta del av de allmänna handlingar som finns i arkivet. På lång sikt kommer e-arkivet också bidra till ett minskat behov av personalökningar när informationshanteringen inte kommer att öka exponentiellt som fallet är idag. Samtidigt bidrar e-arkivet till ett minskat behov av lokalökningar då mer information kommer att digitaliseras och andelen pappershandlingar kommer att minska ytterligare. 5.3 Kostnader för nyttan Kostnaderna för att åstadkomma den beräknade nyttan har varit svåra att beräkna då det är avhängigt hur e-arkivorganisationen kommer att se ut, t ex genom olika former av samarbete och lösning/leverantör. De kostnadsposter som vanligen brukar beskrivas är: Inköp av system/tjänst Licenser Anpassningar/vidareutveckling Konsulttjänster vidareutveckling Utbildning Nedlagd tid för utveckling och införande Utbildning i extern regi Integration Drift och support årligen Tid för förvaltning Ökad tid för personalen Kostnader för att åtgärda hinder (se hindersanalys) Nyttostapeln i figur 4 visar den totala bruttonyttan under nyttoperioden fördelad på grön, gul och röd.

11 Visualisering av nyttor och kostnader för e-arkiv i Västerås Nytta Kostnad Direkt nytta Indirekt nytta Svårvårderad nytta Figur 4 - Visualisering av nyttor och kostnader för e-arkiv i Västerås Kostnaderna har inte preciseras inom ramen för den PENG-analys som genomförts. Därför råder osäkerhet om hur stor kostnaden är, varför det står ett stort frågetecken på den stapeln. När kostnaden har tydliggjorts kan en jämförelse mellan nyttan och kostnaden göras och då kan Figur 4 ovan kompletteras med denna information Nyttor per år 0 År 1 År 2 År 3 År 4 Svårvärderad nytta Indirekt nytta Direkt nytta Figur 5 - Nyttor fördelade över en 4-års period Det är ovanligt att samtliga nyttor infaller direkt i samband med att ett system implementeras. Oftast sker en successiv ökning och den totala nyttan per år kan realiseras först ett antal år efter att investeringen har genomförts. För att förtydliga detta har nyttorna fördelats enligt standardutfall i Figur 5. Det är viktigt att inse att kostnaderna fördelas tvärt emot nyttorna. De stora kostnaderna uppstår i början när ett inköp eller utveckling av ett system genomförs. Implementeringen och införandet av nya verksamhetsprocesser är något som tar tid och som kräver kunnig personal.

12 5.4 Avgränsning Västerås stads förberedelsefas genomfördes i sin helhet under perioden oktober februari På grund av att det, när analysen genomfördes, inte fanns något beslut om införande av e-arkiv fanns det inte heller underlag för att ta fram vissa delar av PENG-analysen, men de delar av analysen som genomförts redovisas övergripande nedan. De delar som inte har genomförts eller har genomförts i en avgränsad form på grund av för stora osäkerheter i informationen är: Kostnader Hindersanalys Beräkning av nettonytta Hemtagningsansvar Dessa delar beskrivs ändå översiktligt i rapporten då de är avgörande för att verkligen säkerställa att nyttorna infaller. 6 Om nyttorealisering Varje arkivmyndighet måste inför ett sådant här arbete fastställa ett handlingsprogram och en verksamhetsplan för sin arkivverksamhet. Handlingsprogrammet ska övergripande beskriva de strategiska målen för verksamheten. I verksamhetsplanen för ett digitalt arkiv fastställs vilka verksamhetssystem som ska prioriteras för avställning och hur arkivering av verksamheternas handlingar och dokument ska hanteras under perioden. Förslag upprättas i samverkan med berörda verksamheter. Verksamhetsplanen fastställs av arkivmyndigheten efter beslut om budget och handlingsprogram. Uppföljning redovisas i årsredogörelsen. Verksamhetsplaneringen ska ske i takt med utvecklingen och på effektivast möjliga nivå och uppföljning ska ske fortlöpande. Nyttorealiseringsplanen gör det möjligt att följa upp så att kvalitativa och ekonomiska nyttor realiseras och har därigenom ett samband med budgetarbete och verksamhetsplanering. Som stöd för arbetet med nyttorealiseringen kan man använda e-delegationens Vägledning i nyttorealisering. Nyttorealiseringsplanen tas fram under den tredje fasen i nyttorealiseringsprocessen (planera) vilket illustreras i flödet nedan: Identifiera Specificera Planera Realisera Följa upp Uppföljning ska rapporteras till arkivmyndigheten då det bär det yttersta ansvaret för den kommunala arkivhanteringen. Planen bör revideras och kompletteras minst en gång om året i samband med verksamhetsplanering. 6.1 Organisation för nyttorealisering Nyttorealiseringsansvarig ansvarar för att realisera planerade nyttor i aktuell verksamhet. Ansvarig chef för arkivfunktionen ansvarar för att utveckla, förankra och driva arkivets frågor, samt för att leda och samordna verksamheten utifrån arkivmyndighetens anvisningar,

13 verkställande av beslut samt att utveckla samarbetet mellan arkivfunktion och verksamheterna. Ansvarig chef för arkivfunktionen har också ansvar för ekonomiska förvaltningen, det vill säga verksamhetsplan, löpande redovisning, budget och årsredovisning. Ansvarig chef för arkivfunktionen ansvarar även för omvärldsbevakning, kartläggning och behovsanalyser samt information och kommunikation och är vanligtvis länken mellan projektledare och styrgrupper för att genomföra och utveckla arkivinsatserna. Tillsynsarkivarien ansvarar för att genomföra och följa upp arkivinspektioner, planera och leda arbetet med att ta fram dokumenthanteringsplaner och genomföra utbildningar samt ge råd och stöd i arkivfrågor. Tillsynsarkivarien har befogenhet att rekommendera gallringsfrister/fatta gallringsbeslut, att rapportera åtgärdsförslag till arkivmyndigheten och aktuell myndighet samt att pröva utlämnande av allmänna handlingar som överlämnats till arkivmyndigheten. Förvaltningsledare för arkivsystem ansvarar för att införa, förvalta och utveckla de system som används i arkivets verksamhet samt att hålla sig uppdaterad om den tekniska utvecklingen och säkerställa tillgång till teknisk beställarkompetens. Förvaltningsledare ansvarar för strategiska beslut gällande förvaltning och utveckling. Förvaltningsledaren har befogenhet att fatta strategiska beslut om förvaltning och utveckling. Förvaltningsledaren har också befogenhet att fatta beslut om driftsättning, underhåll, uppgradering och avveckling av system. 6.2 Hemtagningsansvar För varje viktigare identifierad och värderad nyttoeffekt ska funktion/namngiven person utses med uppgift att ansvara för hemtagningen av nyttan. Om inte detta görs aktivt finns risken att nyttan helt uteblir. Om exempelvis ett nytt system ersätter ett gammalt men det gamla inte läggs ner ökar ju egentligen kostnaden. Hemtagningsansvarig person ska - så långt det är möjligt säkerställa att identifierade och värderade nyttoeffekter (förbättringsmål) inkasseras. I detta läge är det för tidigt med att öronmärka hemtagningsansvar men precis som med hindersanalys måste detta analyseras längre fram i tiden. 7 Nyttorealiseringsplan Syftet med nyttorealiseringsplanen är att redovisa en sammanställd plan som visar på när, var, hur och av vem nyttor kopplade till en specifik satsning kommer att realiseras. Nyttorealiseringsplanen redovisar de utvecklingsinsatser och förändringar som behöver genomföras för att realisera planerade nyttor, liksom hur de ska mätas och följas upp. Hur arbetet kommer att bedriva beskrivs i verksamhetsplan och projektplan för respektive projekt som genomförs. Nyttorealiseringsplanen baseras på de prioriterade nyttor som specificeras i verksamhetsbeskrivningen och beskriver den arkivorganisation som krävs för att hantera e- arkiv och arkivmyndighetsfunktioner. För att underlätta överskådligheten har de prioriterade nyttorna delats upp i mindre delar som redovisas i form av specifika nyttoprofiler.

14 7.1 Övergripande nyttorealiseringsplan Syftet med den övergripande nyttorealiseringsplanen är att tillhandahålla en överblicksbild på aktuella möjliggörare, prioriterade nyttor och identifierade beroenden. Viktiga möjliggörare som har identifierats: 1. Mandat och investeringsbeslut (beslut om budget och verksamhetsplan) 2. Gemensamma specifikationer (kravspecifikationer, leveransspecifikationer etc.) 3. Instruktioner för informationssäkerhet (underlag för säkerhetsklassning och behörighetssystem) Vissa nyttor tar längre tid att realisera vilket illustreras av den övergripande nyttorealiseringplanen nedan. Notera att det kommer att se olika ut hos kommuner när de olika nyttorna realiseras då grundförutsättningarna skiljer sig mycket åt mellan de olika kommunerna i länet. År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 År 7 År 8 År 9 År 10 Råd och stöd Tillgänglighet och sökbarhet Ordning och reda Kunnig personal Kvalitetssäkrad informationsförvaltning Enkelt att hitta arkiverad information 1 Digitalt flöde Öppenhet och standardisering Långsiktigt hållbar informationsförvaltning 2 Förbättrad informationsarkitektur Arkivera och avveckla system 3

15 7.2 Förklaring till innehållet i nyttoprofilerna Syftet med nyttoprofilen är att detaljerat och konkret beskriva hur den aktuella nyttan ska realiseras, vem som är ansvarig, tid till nytta, identifierade beroenden och hinder, hur nyttan ska mätas och följas upp samt vilka resurser som behövs för realiseringen. Namn ID Kategori Nyttorealiseringsansvarig Nödvändiga förändringar Nyttorealiseringsperiod Exempel Nyttoprofil Nyttans namn Nyttans ID-nummer av nyttan och vart den uppkommer Ekonomisk eller kvalitativ? Bestående/ökande/enstaka tillfälle: Bestående nytta: En nytta som uppnås tidigt och fortsätter, t.ex. licenskostnad för mjukvara som inte längre behövs Ökad nytta: En nytta som ökar över tiden, t.ex. kunders användande av nya e- tjänster Enstaka tillfälle: En förmån som bara inträffar en gång, t.ex. en kostnadsbesparing Ange vem som är ansvarig för att realisera nyttan Beskriv nödvändiga aktiviteter för att nyttan ska kunna realiseras Ange tidsperiod tills nytta ska vara fullt realiserad Nyttoprofilerna nedan är på intet sätt kompletta utan behöver anpassas utifrån varje kommuns förutsättningar. De kan ses som förslag inför ett kommande arbete.

16 7.3 Ordning och reda på allmän information Nyttoprofil #1 Namn Ordning och reda på allmän information ID 101 Nyttan av ordning och reda på allmän information är att myndigheten vet vilken information som hanteras och hur informationen ska hanteras när det avser gallring, bevarande och överlämnande till arkivmyndighet. Allmänheten kan skaffa sig kännedom om vilka handlingar som är möjliga att begära ut. Vid begäran kan myndigheten snabbt hitta och hämta fram information. Registratorer och handläggare vet vilka handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras (förstöras). Kvalitativ Kategori Ökad nytta Ansvarig Ansvarig chef för arkivfunktionen/tillsynsarkivarie Kunskap om nuläge och behov Mall för dokumenthanteringsplan Nödvändiga Verktyg för dokumentplanering förändringar Uppdaterade dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut Systematisk informationskartläggning Nyttorealiseringsperiod med gallringsbeslut som uppdateras Hela den kommunala organisationen ska ha aktuella dokumenthanteringsplaner löpande Beroenden Beroende Upphandling verktyg för dokumentplanering För att underlätta planering och samarbete Gallringsråd Tas fram av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor Klassificeringsschema För en enhetlig struktur för planerna Hinder Hinder Åtgärd Ansvarig Klart till Mätning av Baslinje Målvärde 1:a mätning Intervaller Mätansvarig nyckeltal Antal myndigheter Engångs Tillsynsarkivarie som har planer Verksamhetsbaserade Årligen Tillsynsarkivarie planer/område Nöjdhet arkivombud, Vartannat år Tillsynsarkivarie enkät (1-5) Statistik uppdaterade Årligen Tillsynsarkivarie Resurser Namn Omfattning (%) Tidsperiod Tillsynsarkivarie Objektspecialist Verksamhetskunniga

17 7.4 Kunnigare personal Nyttoprofil #2 Namn Kunnigare personal ID 102 Genom kompetensutveckling av medlemsorganisationernas personal när det gäller informationsförvaltning skapas förutsättningar för att hantera informationsförvaltning i den löpande varsamheten i enlighet med dokumenthanteringsplaner. Kvalitativ Kategori Bestående nytta Ansvarig Ansvarig chef för arkivfunktionen/tillsynsarkivarie Ta fram utbildningsmaterial Nödvändiga Verktyg för utvärdering förändringar Administrera utbildningar Nyttorealiseringsperiod utbildning om Målsättningen att samtliga verksamheter har erbjudits grundläggande och löpande dokumenthantering. Beroende Planerad dokumenthantering Kontinuerliga arkivinspektioner Ärendehanteringssystem Projektwebb, enkätverktyg Beroenden Det behövs dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut för att utbildningarna ska kunna få effekt. Hinder Hinder Åtgärd Ansvarig Klart till Mätning av Baslinje Målvärde 1:a mätning Intervaller Mätansvarig nyckeltal Resultat av kursutvärderingar - Årligen Kursledare (1-5) Statistik deltagare - Årligen Kursledare Resurser Namn (roll eller funktion) Omfattning (%) Tidsperiod Tillsynsarkivarie Administratör Förvaltningsledare Utbildningar

18 1.1 Kvalitetssäkrad informationsförvaltning Nyttoprofil #3 Namn Kvalitetssäkrad informationsförvaltning ID 103 Nyttan av att kvalitetssäkra informationshanteringen är att arkivansvariga (nämnd, styrelse och ansvarig chef) kan förvissa sig om att nämnder och bolag sköter sin dokumenthantering i enlighet med lagar och föreskrifter. Det är också en förutsättning för att säkerställa att information som bevaras i det gemensamma e- arkivet är äkta och oförändrad. För allmänheten innebär det en ökad rättssäkerhet och säkerställer att information bevaras och gallras i enlighet med dokumenthanteringsplanerna. För objektspecialister och arkivombud är arkivinspektionerna ett kvitto på att information hanteras rätt och en hjälp för att identifiera möjliga förbättringar. Kvalitativ Kategori Ökad nytta Ansvarig Ansvarig chef för arkivfunktionen/tillsynsarkivarie Kunskap om nuläget hos förbundsmedlemmarna Nödvändiga Gemensamma riktlinjer och rutiner förändringar System för dokumentation och uppföljning Arkivinspektioner beräknas kunna genomföras hos samtliga kommuner innan år 4 Nyttorealiseringsperiod och av de flesta verksamhetsområden inom den 10-åriga utvecklingsperiod som beskrivits. Beroende Planerad dokumenthantering Ärendehanteringssystem Beroenden Dokumenthanteringsplaner och andra styrdokument För hantering av inspektioner och dokument Hinder Hinder Åtgärd Ansvarig Klart till Mätning av Baslinje Målvärde 1:a mätning Intervaller Mätansvarig nyckeltal Antal genomförda - Årligen Tillsynsarkivarie arkivinspektioner Tid för att - Årligen Tillsynsarkivarie genomföra arkivinspektion Statistik - Årligen Tillsynsarkivarie anmärkningar Resurser Namn (roll eller funktion) Omfattning (%) Tidsperiod Tillsynsarkivarie Objektspecialist, arkivansvarig och arkivombud aktuell kommun och verksamhet

19 7.5 Enkelt att hitta arkiverad information Nyttoprofil #4 Namn Enkelt att hitta arkiverad information/samsöka arkiverad information ID 104 Digitaliserade arkivförteckningar gör det möjligt att lokalisera både information i pappersarkiv (hos respektive medlemsorganisation) och överlämnade elektroniska arkiv. Det är till nytta för allmänheten, verksamheterna och andra myndigheter som letar efter information. Nyttan är tidsbesparing samt mer nöjda medarbetare och användare. Kvalitativ Kategori Bestående nytta Ansvarig Ansvarig chef för arkivfunktionen/arkivarie Gemensamt klassificeringsschema Inventering oförtecknade arkiv Nödvändiga Arkivförteckningssystem med möjlighet till webbpublicering och koppling förändringar till nationella arkivdatabasen (NAD) Ordna och förteckna arkiv Alla befintliga arkiv som överlämnats till slutarkiv (pappersarkiv hos respektive Nyttorealiseringsperiod förtecknade under år 3-4. Datoriserade förteckningar ska finnas tillgängliga för organisation och/eller ett eventuellt gemensamma/enskilda e-arkiv) ska vara sökning i gemensam databas år 4. Beroende Gemensamt arkivsystem Nationell arkivdatabas (NAD) Lokala förteckningssystem Beroenden Hinder Hinder Åtgärd Ansvarig Klart till Saknas resurser för att genomföra Förteckna arkiv Arkivarie/arkivchef förteckningsarbete på hemmaplan Behandling av personuppgifter Granska förteckningar före publicering Objektspecialist Publicering Mätning av Baslinje Målvärde 1:a mätning Intervaller Mätansvarig nyckeltal Förtecknade arkiv Årligen Ansvarig chef för arkivfunktionen/arkivarie Publicerade förteckningar Årligen Ansvarig chef för arkivfunktionen/arkivarie. Tid användarfall Statistik sökningar Årligen Ansvarig chef för arkivfunktionen/arkivarie Kundnöjdhet, enkät Årligen Ansvarig chef för arkivfunktionen/arkivarie Resurser Namn (roll eller funktion) Omfattning (%) Tidsperiod Tillsynsarkivarie Förvaltningsledare arkivsystem Objektspecialist aktuell medlemsorganisation IT-arkivarie

20 7.6 Öppen och standardiserad informationshantering Nyttoprofil #5 Namn Öppen och standardiserad informationshantering ID 105 Genom att förbättra kravställningen av system med inriktning mot en mer standardiserad hantering av information och öppen arkitektur skapas förutsättningar för enklare och mer kostnadseffektivt sätt att arkivera digitalt på sikt. Det är till nytta för förbundsmedlemmarna då kostnader i samband med systembyte och avveckling av system kan minska. Det är också till nytta för verksamheten och för dem som vill använda information genom förbättrad sökbarhet och interoperabilitet mellan system och tjänster. Kvalitativ Kategori Ökad nytta Ansvarig Ansvarig chef för arkivfunktionen/arkivarie Gemensamma rutiner vid upphandling Nya verksamhetssystem kravställs med avseende på Nödvändiga informationsförvaltning och långsiktigt bevarande förändringar Utveckling av system och tjänster Utvärdering och kontroll av upphandlade system (testleveranser) Ett verksamhetssystem har vanligtvis en livslängd på 5-10 år. Nyttorealiseringsperiod Nyttorealiseringsperioden blir därför lång. Effekter kan börja synas mot slutet av den första 10-årsperioden. Beroende Lokala upphandlingsprojekt Upphandlingssamordning Planerad dokumenthantering Leveransprojekt Gemensamt arkivsystem Beroenden Resurser och planering lokalt Om kommunerna i förekommande fall samordnar och genomför gemensamma upphandlingar Underlag för kravställning bevarande/gallring Praktisk erfarenhet som input till formulering av krav Praktisk erfarenhet som input till formulering av krav Hinder Hinder Åtgärd Ansvarig Klart till Mätning av nyckeltal Baslinje Målvärde 1:a mätning Intervaller Mätansvarig Informationstyper Användande generella krav Deltagande upphandlingsprojekt Kostnad byta/ avveckla/integrera system Resurser Namn (roll eller funktion) Omfattning (%) Tidsperiod Projektledare leveransteam IT-arkivarie Tillsynsarkivarie

21 7.7 Långsiktigt hållbar och pålitlig förvaltning av arkiverad information Nyttoprofil #6 Namn Långsiktigt hållbar och pålitlig förvaltning av arkiverad information ID 106 Nyttan är att det är möjligt att få tillgång till handlingar som är äkta och oförändrade även på lång sikt. Nyttan uppkommer när allmänheten, verksamheten eller andra myndigheter efterfrågar allmän information. Kategori Kvalitativ Ökad nytta ju mer information som samlas in och hanteras på ett enhetligt sätt Ansvarig Förvaltningsledare Bevarandeplan när det gäller funktionalitet och servicenivå Nödvändiga Dokumenterad informationsmodell förändringar Kravspecifikation arkivsystem Gemensamt arkivsystem Nyttorealiseringsperiod Grundplattform för slutarkiv införs under år1-2 för att vara i full drift under år 3-4. Beroenden Beroende Samsöka arkivinformation Arkivredovisning är en förutsättning för att kunna erbjuda en logisk sökingång till arkivet Förvaltningsgemensamma specifikationer För att inte behöva bekosta framtagande av leveransspecifikationer eller riskera inlåsning Upphandling av arkivsystem System behövs för att säkerställa bevarande och åtkomst till handlingar Leveransprojekt Anpassning av arkivsystem i takt med planerade leveranser Hinder Hinder Åtgärd Ansvarig Klart till Mätning av Baslinje Målvärde 1:a mätning Intervaller Mätansvarig nyckeltal Kundnöjdhet, enkät - Årligen It-arkivarie Statistik över användning - Årligen Förvaltningsledare Resurser Namn (roll eller funktion) Omfattning (%) Tidsperiod Förvaltningsledare arkivsystem Projektledare IT-arkivarie

22 7.8 Avveckla gamla system utan onödig informationsförlust Nyttoprofil #7 Namn Avveckla gamla system utan onödig informationsförlust ID 107 Genom att ta hand om information som ska bevaras som finns i inaktiva system kan dessa system avvecklas. Nyttan är minskade kostnader för teknisk drift och licenser för systemägaren. Nyttan är också att it-ansvariga och systemsamordnare enklare kan införa en förbättrad systemarkitektur utan gamla system i bagaget. Ekonomisk Kategori Besående nytta Ansvarig Projektledare leveransteam Utreda gallring, bevarande, licenser mm Dokumenterade leveransöverenskommelser Nödvändiga Dokumenterade leveransspecifikationer förändringar Rutiner för kontroller Verktyg/tjänster för uttag, mappning och paketering Nyttorealiseringsperiod år 3. Förberedelser för leveranser och pilotprojekt genomförs under år Arkivorganisationen förväntas kunna ta emot leveranser fortlöpande från och med 1-2. Beroenden Beroende Arkivsystem För att kunna ta hand om information som avställs Handlingsprogram Styrande dokument med bestämmelser för principer för prioritering av leveranser mm Planerad dokumenthantering Gallringsbeslut behöver vara klara innan verksamhetssystem kan avvecklas Leveranshandledning Metod för att hantera leveransprojekt Förvaltningsgemensamma specifikationer Finns det inte gemensamma specifikationer, behöver kommunen hantera institutionsspecifika specifikationer Hinder Hinder Åtgärd Ansvarig Klart till Systemdokumentation saknas Upprätta dokumentation IT-arkivarie Fasen specificera Kryptering, lösenordsskydd mm Hitta alternativa lösningar IT-arkivarie Fasen specificera Avsaknad av supportavtal eller kunskap om systemet Samarbeta med andra kommuner/myndigheter Projektledare Mätning av Baslinje Målvärde 1:a mätning Intervaller Mätansvarig nyckeltal Antal leveranser - Årligen Projektledare Antal avvecklingar - Årligen Projektledare Effektivare leveranser Besparing pengar Årligen Projektledare Resurser Namn (roll eller funktion) Omfattning (%) Tidsperiod Projektledare leveransteam IT-arkivarie Förvaltningsledare arkivsystem Objektspecialist Systemförvaltare aktuellt system IT-resurser

23 8 Krav och möjliggörare - Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er) Några av de viktigaste politiska nyttorna är; bättre rättsäkerhet och beslut som gäller medborgare, mer nöjda medborgare, och bättre möjligheter till öppna data. De identifierade organisatoriska nyttorna är minskade kostnader och arbetstid, enhetlig gemensam praxis i arkivering, kortare handläggningstider och snabbare process, och bättre arkiveringsstöd och råd för de offentliga organisationerna. De identifierade tekniska nyttorna innehåller bättre interoperabilitet mellan organisationer, helt digital arkivering/ärendehantering, inklusive sökbarhet och tillgänglighet, kompatibilitet i samband med kommande systemintegrationer och migreringar av arkivdata, minskade kostnader att genomföra leveranser till arkivet, avvecklade system, och bättre systemarkitektur. Många, men inte alla, av de identifierade nyttorna kan ju, på kort sikt, implementeras lokalt utan tillämpning av FGS:er. Men på längre sikt förväntas FGS:erna att skapa betydande kostnadsbesparingar, detta för att behålla dessa nyttor över tid mer kostnadseffektivt när system förändras och nya system och organisationer blir alltmer integrerade i elektronisk förvaltning. De politiska och många av de organisatoriska nyttorna är kvalitativa till sin natur, eller kan relateras till det faktum att offentliga verksamheter måste följa olika lagar och förordningar. Större delen av denna utveckling skulle inte vara möjligt utan elektronisk arkivering, e-diarium och generell tillgänglighet av digital information. FGS:erna kommer medföra att vårt samhälle kommer få en mer effektiv och rättssäker offentlig förvaltning. Det är också troligt att ärende- och dokumenthanteringen kommer gå fortare och smidigare, vilket sparar tid och minskar stressen bland medborgarna och bland tjänstemännen. Samhället i stort kommer att verka och utvecklas snabbare på grund av effektivare offentliga styrningsprocesser. Det är svårt att sätta en mycket detaljerad konkret prislapp på sådana organisatoriska fördelar. Det är enklare att värdesätta konkreta kostnadsbesparingar till avskaffande av papper som sådan, men sådana nyttor är sällan de största och viktigaste motivatorerna. Inom området av de tekniska nyttorna kan FGS:erna i förlängning generera betydligt lägre kostnader för att integrera verksamhetssystem och elektroniska arkiv. De ökar också interoperabiliteten mellan olika verksamhetssystem och e-arkivlösningar. Ju fler system och aktörer som samverkar, desto större blir kostnadsbesparingarna. FGS:erna kan inte ensamt skapa maximal nytta utan att det finns kompletterande aktiviteter som skanning, smarta uttags/export funktioner från verksamhetssystemen, organisatorisk samverkan m.m.

24 Ordlista Ekonomisk nytta Kvalitativ nytta Nytta Nyttorealiseringsansvarig Nyttorealiseringsplan Nytta som värderas i pengar Nytta som följs upp med hjälp av andra mätetal än pengar (förkortade ledtider, ökade volymer, färre fel, nöjdare kunder, nöjdare medarbetare) Resultat av en förändring som upplevs som positivt av dess intressenter. Chef eller medarbetare med ansvar för att realisera planerade nyttor i aktuell verksamhet Plan som syftar till att redovisa en sammanställning över när, var, hur och av vem nyttor kopplade till en specifik satsning kommer att realiseras. Nyttorealiseringsplanen redovisar de utvecklingsinsatser och förändringar som behöver genomföras för att realisera planerade nyttor samt omhänderta identifierade beroenden. Källor: Nyttorealiseringsplan Etapp 1 år , Elin Jonsson, Magdalena Nordin, , SYDARKIVERA PENG-analys e-arkiv (Slutrapport), Kristina Lundevall & Ola Wadman, , Västerås stad Slutrapport delprojekt 2, Tero Päivärinta, Göran Samuelsson, Elin Jonsson, Ewa Swensson , e-arkiv och e-diarium (eard) Dnr RA /5329 Vägledning i nyttorealisering, från E-delegationen, version 2.0, med bilagor och mallar.