PostNord lyfter sin projekt- och portföljhantering med Antura Projects. Sid 1

Transkript

1 PostNord lyfter sin projekt- och portföljhantering med Antura Projects Sid 1

2 Mission och vision Mission Med PostNord når man den man vill, i rätt tid, säkert och effektivt Vision PostNord levererar kommunikationsoch logistiklösningar i världsklass till nöjda kunder PostNord utvecklar genom ägarskap, partner-skap och samarbete starka och lönsamma internationella logistik- och informationslogistikverksamheter PostNord är en attraktiv och utvecklande arbetsplats med engagerade och motiverade medarbetare PostNord är ett miljöriktigt val för kunderna Sid 2

3 Det här är PostNord Ledande aktör inom affärskommunikation i Norden Hela Danmarks och hela Sveriges post En av de största aktörerna på mediemarknaden i Norden Den starkaste affärspartnern för e-handel i Norden Ledande aktör inom logistiktjänster till, från och inom Norden Sid 3

4 Varumärken i koncernen Sverige Danmark Norge Finland Övriga Sid 4

5 PostNord i siffror 40% av aktierna ägs av den danska staten, 60% av den svenska. Rösterna delas 50/50 42 mdr SEK i nettoomsättning Drygt medarbetare 29 miljoner försändelser och paket hanteras varje dygn Verksamhet i 12 länder i norra Europa Sid 5

6 Här hittar du PostNord brevbärare i Sverige och i Danmark paketutlämningsställen med generösa öppettider i Sverige, Danmark, Finland och Norge PostNord har cirka postombud i Sverige och cirka 820 Posthuse, Postbutikker och butiker med postfunktion i Danmark Sid 6

7 Våra affärsområden Breve Danmark Erbjuder fysiska och digitala brev-, direktreklam- och tidningstjänster, facility management-tjänster samt in- och utlämning av paket för den danska privatmarknaden. Meddelande Sverige Erbjuder fysiska och digitala brev-, direktreklam- och tidningstjänster samt in- och utlämning av paket för den svenska privatmarknaden. Informationslogistik Informationslogistik, med Strålfors, utvecklar, producerar och levererar system, tjänster och produkter för effektiv affärskommunikation. Logistik Erbjuder tjänster inom paket, pall och styckegods samt inom bud, express, tredjepartslogistik, systemtransporter och partifrakt, med unik täckning genom sitt distributionsnät i hela regionen. Sid 7

8 Marknader Kommunikationsmarknaden Hög förändringstakt och konkurrens Vikande volymer för traditionell post Nya lösningar kombinerar digitalt och fysiskt Logistikmarknaden Väntas växa de närmaste åren Stark konkurrens och hård prispress Konkurrenskraftigt erbjudande till, från och inom Norden E-handeln Spirande marknad i Norden Väntas växa snabbare än traditionell handel Brett utbud inom till exempel distribution, marknadskommunikation och intern logistik Sid 8

9 Implementering av Antura Projects, PRINCE2 och en ny Governancestruktur på PostNord Sid 9

10 PostNords utvecklingsresa Q Q Q Q Q Q Q Ny Governance-struktur Projekt- och Portföljhanteringsverktyg 1 Utvärdering och offertupphandling Projektstyrningsmetod 1 Utvärdering och offertupphandling Sid 10

11 Bakgrund och behov Projekt- och Portföljhanteringsverktyg 1 PostNord har idag en för marknaden välutvecklad och framsynt effektuppföljning men saknar väl fungerande projekt- och portföljhanteringsverktyg till stöd för uppföljning, rapportering och prioritering av projekt och aktiviteter 2 Koncernens mer komplexa struktur och det ökade antalet projekt och aktiviteter gör det omöjligt att fortsätta den manuella hanteringen av rapporteringen och prognosarbetet 3 Analyser av portföljen för att undvika överlappningar och effektivisera resursanvändning är inte möjligt med befintliga metoder Sid 11

12 Bakgrund och behov - Projektstyrningsmetod PostNord ska trots geografiskt och organisatorisk spridning verka som en koncern och behöver en gemensam projektstyrningsmetod till stöd för detta Användningen av en utvecklingsmetod skild från projektstyrningsmetoden upplevs som alltför komplext, i den nya metoden integreras dessa Användningen av en känd och erkänd extern metod minskar utvecklings- och förvaltningskostnader och underlättar för konsulter och partners att snabbt komma igång med projektarbete Ett färdigt utbildningsprogram med certifieringsmöjligheter minskar behovet av interna resurser för utveckling och genomförande av projektutbildning 5 Verksamheterna utanför Norden behöver mallar och riktlinjer på engelska Sid 12

13 Projektmål 1 Upphandling och implementering av Projektstyrningsmetod och Projekt- och Portföljhanteringsverktyg 2 En för PostNord gemensam Projektstyrningsmetod och till den knuten utbildning ska vara tillgänglig Q Projektet ska under Q tillgängliggöra ett Projekt- och Portföljhanteringsverktyg som kan användas till affärsplaneringen 4 En förvaltningsorganisation för Projekt- och Portföljhanteringsverktyg samt Projektstyrningsmetod ska finnas på plats Q Sid 13

14 Utvärdering och offertupphandling Sammanställning av PostNords behov gällande Projektstyrningsmetod respektive Projekt- och Portföljhanteringsverktyg Kriterier för kvalificering och utvärdering med tillhörande vikter Från long list till short list via benchmark och bedömning av känd marknadsinformation, rapporter från erkända analysföretag (inkl Gartner Group, Forrester Research och PA Consulting Group) samt projektdeltagarnas egna erfarenheter av verktyg och leverantörer. Leverantörer bjöds in att lämna anbud. Leverantörernas svar på PostNords kravspecifikation sammanställdes till ett samlat värde på Kravuppfyllnad Efter varje leverantörspresentation, gjorde projektgruppens medlemmar en individuell, strukturerad, utvärdering av respektive leverantör och verktyg. Dessa utvärderingar sammanställdes till ett samlat värde på Projektgruppens bedömning Projektgruppens föreslog att gå vidare med PRINCE2 och leverantören Metier respektive Antura Projects och leverantören Antura Styrgruppen beslutar att gå vidare med PRINCE2 och Antura Projects och uppdrar åt projektet att förhandla med leverantörna Metier och Antura Sid 14

15 I slutändan stod valet mellan några leverantörer och avgörande blev då användarvänlighet, lättarbetet gränssnitt och hur Antura i samråd med kunderna utvecklar verktyget. Vi blir en aktiv del i deras utveckling Mattias Slotte, Head of Programme Management Office

16 PostNords utvecklingsresa Q Q Q Q Q Q Q Ny Governance-struktur 1 Ny Governancestruktur Projekt- och Portföljhanteringsverktyg 1 2 Utvärdering och Implementeringsprojekt offertupphandling Projektstyrningsmetod 1 Utvärdering och offertupphandling 2 Implementeringsprojekt Sid 16

17 Första steget fokuserar på att införa en koncernövergripande nivå av portföljstyrning med fokus på beslutspunkterna BP1 och BP4 i PUM PUM Need-to-have criteria in the various project phases - examples Bereda idé Förstudie Lösning & Implementation Göra rätt saker Säkerställa att initiativet är strategiskt värdeskapande, har en affärspotential och har förutsättningar för snabb förstudie (3 mån) avseende tillgänglig kapacitet och kompetens. PostNord Portfolio Management Governance Board Göra saker rätt Säkerställa att projektet fortfarande är strategisk värdeskapande, har affärspotential via Business Case, att det finns kvalitet på lösning/funktion och att verksamheten och IT har kapacitet och kompetens för att skapa och implementera lösningen. PostNord Portfolio Management Governance Board Sid 17

18 Projekt Portfölj Berednings- och beslutsprocess Governance Board Koncernens investeringsråd Prioritera och besluta Governance Board Vice VD CFO CIO Utvärdera och rekommendera Koncern PMO BIS PSO Definiera och prioritera Affärsområde / Koncernfunktion - Lokalt projektkontor Sid 18

19 Implementeringsprojekt Antura Följande leveranser ingår 1 Produkterna Antura Projects och Antura Projects for SharePoint 2 Implementeringsstöd och införande 2 Ett till PostNord-koncernen anpassat utbildningsprogram till stöd för implementeringen av projektverktyget Sid 19

20 Implementeringsprojekt Metier Följande leveranser ingår 1 Implementeringsstöd och införande av en för PostNordkoncernen skräddarsydd projektstyrningsmodell baserad på PRINCE2 2 En för PostNord-koncernen skräddarsydd metodportal för projekt 3 Ett till PostNord-koncernen anpassat utbildningsprogram och utbildningsportal till stöd för implementeringen av projektstyrningsmodellen Sid 20

21 PostNords utvecklingsresa Q Q Q Q Q Q Q Ny Governance-struktur 1 2 Ny Governancestruktur Implementering av koncerngemensam portföljprocess Projekt- och Portföljhanteringsverktyg Utvärdering och Implementeringsprojekt offertupphandling Utbildning i organisationen Utrullning Fortsatt utveckling Koncerngemensamt Projektoch Portföljhanteringsverktyg Projektstyrningsmetod Utvärdering och Implementeringsprojekt offertupphandling Utbildning i organisationen Pilotprojekt Koncerngemensam Projektstyrningsmetod Sid 21

22 Implementering av koncerngemensam portföljprocess genomförs under hösten 2012 Resource Management Management Control Plan Understand Balance Definition Cycle (kvartalsvis + vid behov) Prioritize Categorize Organizational Governance Stakeholder Engagement Delivery Cycle (månadsvis + vid behov) Risk Management Benefit & Financial Management Sid 22

23 Portföljhantering - struktur Sid 23

24 Portföljhantering tidplaner och status Sid 24

25 Portföljhantering - ekonomi Sid 25

26 Portföljhantering - dashboards Sid 26

27 Fortsatt utveckling tillsammans med Antura Dansk version av Antura Projects genomförs juni 2012 Business Case rapport genomförs juni 2012 Antura Projects for SharePoint införs sommaren 2012 Utveckla resursdimensioneringen i verktyget genomförs hösten 2012 Specialanpassade rapporter som bygger på PRINCE2 metodiken (ex Highlight report) samt PostNord krav genomförs hösten 2012 Integration mellan SAP och Antura genomförs höst/vinter 2012/2013

28 Tack! Mattias Slotte, Head of Programme Management Office Tel: Mob: