Author: Revision: Status: Eleonore Lundberg 1.0 FINAL PROCESS

Transkript

1 Processbeskrivning Hantera er Innehåll Processöversikt... 2 Syfte... 2 Processägare... 2 Startpunkt... 3 Slutpunkt... 3 Resurser... 3 Processteg... 3 Processbeskrivning_Hantera_er Page 1 of 12

2 1/5-1/9 Fastställda programtillfällen 1. Tar fram och sammanställer texter till er 2. Lägger in texter i KursInfo Inlagda kurstillfällen i KursInfo 1/10 1/10 3. Genererar och skickar Planera kurstillfällen 4. Tar emot och granskar 9. Tar emot och granskar 8. Skickar samt målmatris 5. Behövs komplettering? 10. Behövs förändring? 6. Förmedlar kompletterande information 7. Lägger in kompletteringar 11. Föreslår förändring 12. Accepterar ändring? 13. Dialog 14. Behövs ändring? 15. Skickar samt målmatris 7/ Tar emot och kontrollerar 21/ Granskar 18. Sammanställer och kallar till utbildningsråd 17. Förbereder underlag för utbildningsråd 20. Behövs ändring? 23. Sammanställer och kallar till utbildningsutskott 24. Granskar 21. Är ändringen redaktionell? 22. Redigerar 27. Behövs ändring? 26. Är ändringen redaktionell? 27. Redigerar 29. Tar beslut om att fastställa 28. Förbereder beslutsunderlag Deadline 30/ Förmedlar till: - registratur - utbildningsansvarig, programansvarig & programkoordinator Utbildningsplan fastställd, diarieförd och publicerad 31. Säkerställer att publiceras Document: Processbeskrivning Hantera er Processöversikt Hantera er FRÅN Fastställda programtillfällen TILL Utbildningsplan fastställd, diarieförd och publicerad Sammanställning (maj okt) Granskning, ev. förändring och beslut (okt-nov) Förmedling, diarieföring och publicering (nov/dec) Ledningskansli Vicerektor/ Dekaner Bild: 1 Processöversikt Syfte Processen syftar till att besluta om er för befintliga program vid BTH. Beslut om er tas gemensamt av vicerektor och dekaner och detta sker i första hand vid två tillfällen per år. I oktober tas beslut för er för utbildningsprogram som startar hösten året efter. I april tas beslut för er för utbildningsprogram som startar vårterminen året efter. Även beslut om revideringar av tidigare beslutade er (pågående årskullar) sker vid dessa tillfällen. Processägare Processägaren har ett övergripande ansvar för processen i sin helhet och dess långsiktiga resultat. Processägaren har befogenhet att implementera förändringar längs hela processen vilket innebär att hen definierar vilka aktiviteter som skall ingå i processen, samt skapar en effektiv struktur för processen. Processägaren äger inte resurser utan förhandlar med resursägare och allokerar de resurser som processen behöver för att vara effektiv. Processägaren ska i samarbete med resursägarna definiera processens nuvarande och framtida behov av kompetens. Processägaren arbetar kontinuerligt med att utveckla processen för att optimera den och maximera det långsiktiga resultatet. Processen bör vara så ändamålsenlig, effektiv och flexibel som möjligt genom att bland annat formulera specifika mål för processen, samt mäta och analysera resultatet. Det är viktigt att processägaren har formell befogenhet att genomföra förändringar längs hela processen. Processägaren måste ha god förståelse för hur verksamheten fungerar i sin helhet. I processägarens roll innebär även att ställa krav på stödjande system och resurser. Processägare för att hantera er är vicerektor och dekanerna. Processbeskrivning_Hantera_er Page 2 of 12

3 Processbeskrivning Hantera er Startpunkt Beslutat utbildningsutbud för kommande årskullar. Skapade programtillfällen i KursInfo. Bemannade roller för respektive program. För att aktivitet 3 ska kunna påbörjas krävs godkända kurstillällen enl. process Planera kurstillfällen. Slutpunkt Processen är slutförd då är fastställd, diarieförd och publicerad. Resurser De resurser som behövs för processen är ett systemstöd för hantering av er samt arbetstid för ingående roller. Systemstödet som används för er är KursInfo. Ingående roller är: Ledningskansli Vicerektor Vicerektor och dekanerna gemensamt Processteg Här beskrivs de olika processtegen för att hantera er. Aktivitet Nr 1 Tar fram och sammanställer texter till Färdiga texter till tar fram och sammanställer texter till en för sitt program (se dokumentet Riktlinjer och guide för er för mer information) och skickar dessa till programkoordinator. Processbeskrivning_Hantera_er Page 3 of 12

4 Processbeskrivning Hantera er Aktivitet Nr 2 Lägger in texter i KursInfo Texter inlagda i KursInfo n lägger in de texter som förmedlats av programansvarig i KursInfo. Aktivitet Nr 3 Genererar och skickar erhåller PDF genererad När programkoordinator har lagt in alla texter samt lagt in planerad kurstillfällen (se process Planera kurstillfällen ) genererar hon/han en PDF av en ur KursInfo och skickar denna till programansvarig för kontroll. Aktivitet Nr 4 Tar emot och granskar Granskad kontrollerar mottagen så att informationen i denna stämmer överens med inskickade texter samt att rätt kurser är inlagda. Fråga Nr 5 Behövs komplettering? Behov av komplettering bedömt. bedömer om en är korrekt eller om komplettering behövs. Processbeskrivning_Hantera_er Page 4 of 12

5 Processbeskrivning Hantera er Aktivitet Nr 6 Förmedlar kompletterade information Kompletterande information till förmedlad till programkoordinator Om programansvarig anser eller får information om att en behöver kompletteras förmedlar han/hon information till programkoordinator om vad som behöver kompletteras eller justeras i en. Aktivitet Nr 7 Lägger in kompletteringar Kompletterad lägger in de kompletterande texter som programansvarig förmedlat och/eller gör de kursförändringar som behövs. Aktivitet Nr 8 Skickar samt målmatris n har mottagit från programansvarig När programansvarig anser att en är korrekt förmedlas den tillsammans med tillhörande målmatris till utbildningsledaren för godkännande. Det som skiljer sig från tidigare årskull eller det som är ändrat i en för en pågående årskull måste markeras och motiveras i en eller kommenteras i annat medföljande dokument. Processbeskrivning_Hantera_er Page 5 of 12

6 Processbeskrivning Hantera er Aktivitet Nr 9 Tar emot och granskar Granskad n granskar så att innehåll och kurser är korrekta. Fråga Nr 10 Behövs förändring? Utbildningsplan bedömd rörande om den behövs förändras. bedömer om en behöver förändras. Aktivitet Nr 11 Föreslår förändring Förlag på ändring förmedlat till programansvarig Har utbildningsledaren gjort bedömningen att en förändring bör göras i en förmedlas förslag på ändring till programansvarig. Fråga Nr 12 Accepterar ändring? accepterar eller motsätter sig föreslagen förändring. alt. utbildningsledare granskar ändringsförslagen från utbildningsledaren och bedömer om det kan accepteras eller inte. Processbeskrivning_Hantera_er Page 6 of 12

7 Processbeskrivning Hantera er Aktivitet Nr 13 Dialog och utbildningsledare Överenskommelse eller avgörande angående ändring. och utbildningsledare I de fall programansvarig inte accepterar en av utbildningsledaren föreslagen ändring påbörjas en dialog parterna emellan i syfte att nå en överenskommelse. Fråga Nr 14 Ska ändring göras? och utbildningsledare Beslut om ändring ska göras. alt. programansvarig och utbildningsledaren bedömer utifrån dialogen om förändring behövs. n avgör om enighet inte råder. Det ska dock noteras vad oenigheten består i och noteringen ska följa med en som underlag för ev diskussion i utbildningsrådet och utbildningsutskottet. Aktivitet Nr 15 Skickar samt målmatris mottagit samt målmatris. n skickar en tillsammans med tillhörande målmatris till er@bth.se senast tio arbetsdagar till före utbildningsrådets möte. Vid revidering ska utbildningsledaren även skicka med kommentarer om vad som är förändrat. Processbeskrivning_Hantera_er Page 7 of 12

8 Processbeskrivning Hantera er Aktivitet Nr 16 Tar emot och kontrollerar Mottagen och kontrollerad kontrollerar mottagen så att den är komplett och att inga uppenbara felaktighet finns. Aktivitet Nr 17 Förbereder underlag för utbildningsråd Underlag till utbildningsråd är förberett Ledningskansliet sammanställer erna till ett underlag som kan förmedlas till utbildningsrådet och skickar detta till ledningskansliet. Aktivitet Nr 18 Sammanställer och kallar till utbildningsråd Ledningskansliet Kallelse inkl. underlag till mötet skickat till utbildningsrådet Utbildningsplansunderlaget tillsammans med övrigt material sammanställs. Detta utgör kallelse till utbildningsrådet. Aktivitet Nr 19 Granskar Granskad et granskar en och bedömer om den är klar för att tas upp i utbildningsutskottet Processbeskrivning_Hantera_er Page 8 of 12

9 Processbeskrivning Hantera er Fråga Nr 20 Behövs ändring? Behov av förändring bedömt. et bedömer om ändring behövs. Fråga Nr 21 Är ändringen redaktionell? Ändringens karaktär bedömd alt. utbildningsledare et bedömer om behövs ändring är av redaktionell karaktär. Redaktionella ändringar utförs av utbildningshanläggare och övriga ändringar förmedlas till utbildningsledare som får i uppdrag att kommunicera dessa till programansvarig. Aktivitet Nr 22 Redigerar Redigerad Ledningskansliet gör de redaktionell ändringar som behövs i en. Aktivitet Nr 23 Sammanställer och kallar till utbildningsutskott Ledningskansliet Kallelse inkl. underlag till mötet skickat till utbildningsutskott Utbildningsplansunderlaget tillsammans med övrigt material sammanställs. Detta utgör kallelse till utbildningsutskottet. Processbeskrivning_Hantera_er Page 9 of 12

10 Processbeskrivning Hantera er Aktivitet Nr 24 Granskar Granskad et granskar en och bedömer om den är klar för att tas upp för beslut. Aktivitet Nr 25 Behövs ändring? Behov av förändring bedömt. et bedömer om ändring behövs. Aktivitet Nr 26 Är ändringen redaktionell? Ändringens karaktär bedömd alt. utbildningsledare et bedömer om behövs ändring är av redaktionell karaktär. Redaktionella ändringar utförs av utbildningshanläggare och övriga ändringar förmedlas till utbildningsledare som får i uppdrag att kommunicera dessa till programansvarig. Aktivitet Nr 27 Redigerar Redigerad gör de redaktionell ändringar som behövs i en. Processbeskrivning_Hantera_er Page 10 of 12

11 Processbeskrivning Hantera er Aktivitet Nr 28 Förbereder beslutsunderlag Färdigt beslutsunderlag Vicerektor och dekaner förbereder ett beslutsunderlag till vicerektor och dekanerna Aktivitet Nr 29 Tar beslut om att fastställa Vicerektor och dekaner Fastställd Vicerektor och dekaner tar ett gemensamt beslut om att fastställa en. Aktivitet Nr 30 Förmedlar till: registratur utbildningsledare programansvarig programkoordinator Fastställd förmedlad Registratur, utbildningsledare, programansvarig och programkoordinator förmedlar fastställd till registratur samt berörd utbildningsledare, programansvarig och programkoordinator. Processbeskrivning_Hantera_er Page 11 of 12

12 Processbeskrivning Hantera er Aktivitet Nr 31 Säkerställer att en publiceras Publicerad Studenter och presumtiva studenter, samt programorganisation och andra intressenter säkerställer att en blir publicerad på BTHs webb så att den blir tillgänglig för studenter och andra intressenter. Processbeskrivning_Hantera_er Page 12 of 12