Famnas kompetensforum i ehälsa

Transkript

1 Famnas kompetensforum i ehälsa Slutrapport Ersta Diakonisällskap

2 Sammanfattning Ersta diakoni fick i december 2015 anslag för två e-hälsocoacher under en 3-årsperiod via Famnas ESF-projekt Famnas kompetensforum i e-hälsa. En egen projektorganisation sattes upp och Ersta hade även med en representant i projektets styrgrupp på Famna. Ersta diakonis huvudmål var höjd kompetens och nyttjandegrad i användandet av Ersta äldreomsorgs IT-verktyg samt att skapa kvarstående strukturer för fortsatt kompetensutveckling. Valda mått avseende effektmål var inloggningsfrekvens i Erstas nätverk samt i dokumentationssystemet. Analysfasen i projektet gav underlag till en handlingsplan med tydliga fokusområden avseende utbildningsinsatser. Genomförandefasen bestod av utbildningsinsatser i äldreomsorgens IT-verktyg, två förbättringsarbeten samt förankring. Under genomförandefasen utvidgades målgruppen till att även inkludera Ersta hemtjänst. En superuser-organisation upprättades för att ta sig an utmaningen i kvarstående strukturer. Under genomförandefasen byttes även dokumentationssystemen ut till SafeDoc på alla äldreboenden som tidigare använt sig av Magna Cura. Ersta diakoni uppnådde cirka 90 % av utbildningstimmarna. Dessutom bidrog Ersta diakoni med ökad medfinansiering genom att inneha egna utbildare samt att inte utnyttja alla ersättningstimmar för e- hälsocoacherna. Kontinuitet var en framgångsfaktor för Ersta diakoni, då både e-hälsocoacher, projektledare samt beställare deltog aktivt under hela projektperioden. Både självskattningsenkäterna samt inloggningsfrekvens-statistiken visade tydliga positiva resultat. Framgent fokuserar Ersta äldreomsorg på att jobba vidare med superusers, utöka antalet webbutbildningar samt se över introduktion för nyanställda. E-hälsocoacherna ska med sin nya kompetens verka lokalt för att lyfta e-hälsofrågor. Projektidé och förväntade resultat Intressenter och deras behov/önskemål IT: minska enklare supportärenden som kan skötas genom kompetenshöjande insatser och därmed höja nyttjandegraden på IT-systemen. Äldreomsorg: informationsspridning, kompetenshöjande insatser som även är inräknat budget. Medarbetare: nyttja IT-system/verktyg som stöd i arbetet. Boende: god vård. Effektmål Frigöra tid för medarbetare, som känner sig tryggare i att användningen av IT-verktyg. Valda mått: Inloggningsfrekvens Erstas nätverk Inloggningsfrekvens Magna Cura respektive SafeDoc 2

3 Huvudmål/Projektmål Höjd kompetens och nyttjandegrad i användandet av äldreomsorgens IT-verktyg samt skapa kvarstående strukturer för fortsatt kompetensutveckling med fokus på: o Horisontella principer (jämställdhet, tillgänglighet, likabehandling/icke-diskriminering) o Intranät o Jetro o Våra sidor o Avvikelsehantering o Journalsystem Målgruppen utökades under projekttiden till att även innefatta Ersta hemtjänst efter Ersta diakonis övertagande av HSB Omsorg samt vissa delar av sjukhuset. 3

4 Projektets resultat och mål Nedanstående tabeller visar tydligt på en positiv förskjutning där medarbetarna är tryggare i Erstas IT-system och inte har lika stort behov av IT-utbildningsinsatser. Självskattningsfrågan avseende BPSD gäller enbart Linnégården. Utbildningsinsatserna nådde ca 650 medarbetare, varav 15 % män respektive 85 % kvinnor. Tabell 1. Självskattning innan genomförandefas. Tabell 2. Självskattning efter genomförandefas. 4

5 Bild 1: Gradering Tabell 3. Självskattning innan genomförandefas. Tabell 4. Självskattning efter genomförandefas. 5

6 Bild 2: Gradering Veckovis inloggning i Erstas nätverk har inom äldreomsorgen ökat med ca 10 % jämfört med år Tabell 5. Veckovis inloggning till Erstas nätverk innan genomförandefas. Tabell 6. Veckovis inloggning till Erstas nätverk efter genomförandefas. 6

7 Nedanstående tabell visar att ungefär lika många av tillsvidareanställda på Mariahemmet och Hannahemmet har loggat in i nya dokumentationssystemet SafeDoc efter införandet jämfört med antalet som hade loggat in i Magna Cura innan genomförandefasen. Däremot har antalet timanställda inloggade medarbetare ökat sedan Mariahemmet 2016 Mariahemmet 2018 Hannahemmet 2016 Hannahemmet 2018 Tillsvidareanställda Timanställda Inloggad Aldrig inloggad Inloggad Aldrig inloggad 92% 8% 46% 54% Tillsvidareanställda Timanställda Inloggad Aldrig inloggad Inloggad Aldrig inloggad 97% 3% 65% 35% Tillsvidareanställda Timanställda Inloggad Aldrig inloggad Inloggad Aldrig inloggad 92% 8% 43% 57% Tillsvidareanställda Timanställda Inloggad Aldrig inloggad Inloggad Aldrig inloggad 97% 3% 59% 41% Tabell 7. Statistik inloggning Magna Cura 2016 respektive inloggning SafeDoc Tabell 8. Självskattning efter genomförandefas. 7

8 Under projektet utförde e-hälsocoacherna två förbättringsarbeten: BPSD-registret På Linnégården har Ersta diakoni 60 platser för personer med demensdiagnos, ofta med svåra symptom som följd. För att ta fullständigt ansvar som vårdgivare, och samtidigt värna yrkesheder och arbetsglädje, ser vi det som en självklarhet att ständigt uppdatera oss kring all evidensbaserad forskning som bedrivs på området. Därför såg vi det som en självklarhet att ansluta oss till BPSDregistret. Efter genomförande arbetar medarbetarna på plan 4 mer personcentrerat än tidigare, vilket märks genom att våra boende mår bättre. Förbättringen märks även bland personalen: enligt enkätundersökningen vi utfört på plan 4 har arbetsmiljön förbättrats något och flera i personalgruppen har uttryckt ett samband mellan ökad arbetsglädje och att arbeta mer personcentrerat. Naturligtvis är vi glada över vad vi hittills åstadkommit, inte minst hur vi lyckats sänka BPSD-nivåerna trots de utmaningar som ofta kommer på sommaren med värme och semestrar. Likaså är det positivt att förbättringsarbetet utökats i resten av huset, hela 50 av totalt 60 boende är i dag registrerade i BPSD-registret. Samtidigt är vi ytterst medvetna om vad som krävs för att klara av att upprätthålla och också utveckla arbetet ytterligare. För att lyckas måste vi exempelvis bli ännu bättre på att utbilda och engagera fler medarbetare, samt få alla att i högre utsträckning arbeta på samma sätt. Detta är en dynamisk process, som är beroende av ett ständigt pågående förbättringsarbete. Social Dokumentation Målsättningen var att öka kvalitén på anteckningarna i Social journal. Medarbetarna på Mariahemmet fick därför fördjupad utbildning i Social Dokumentation och i dokumentationssystemet samtidigt som att superusers fick coachning. Tabell 9. Statistik på antal anteckningar i Social Journal under veckorna

9 Diagram 1. Förbättringsarbete Social dokumentation. 9

10 Arbetssätt Ersta äldreomsorg beslutade att ha en intern projektorganisation med intern projektbeställare och styrgrupp. Utbildningsinsatser gjordes i flera former med hänsyn till medarbetarnas olika möjligheter att ta till sig och tillgodogöra sig information. Utbildningsfilmer togs fram och fokus på utbildningsinsatserna var: Grundläggande datorkunskap Intranät Kvalitetsledningssystemet: Jetro Våra sidor Avvikelsehantering Dokumentationssystem Under analysfasen konstaterades att det nu fanns ett mer användarvänligt och kostnadseffektivt dokumentationssystem än Magna Cura, vilket ledde till att Ersta äldreomsorg bytte system till SafeDoc. Utbildningspotten som fanns att tillgå gick till utbildning i SafeDoc. 4R-metoden användes för att kartlägga och analysera verksamheten ur ett jämställdhetsperspektiv Vid utbildningstillfällena har flera förbättringsförslag kommit upp som har varit oerhört värdefulla för respektive stödfunktion på Ersta. Kommunikation och spridning Den interna styrgruppen har bestått av äldreomsorgschef samt verksamhetschefer, detta för att säkerställa förankring samt resursfrågan. Ersta deltog i Famnas spridningskonferens och kommer internt publicera information om projektet på intranätet samt ha en intern spridningskonferens. Projektet har löpande tagits upp på lokala APT:er. 10

11 Uppföljning och utvärdering Statistiken från valda mått för mätning av effektmål samt självskattningsenkäten har varit en utgångspunkt för IT:s verksamhetsplan 2019 samt legat som grund för dess långsiktiga strategiarbete. Resultatet och uppföljning kommer att tas upp på verksamheternas APT-möten. Användande av resultat Lärdomarna av projektet har omsatts till aktiviteter i stödfunktionernas aktivitetsplan för Framgent fokuserar Ersta äldreomsorg på att jobba vidare med superuser-organisationen som kommer att leva kvar med regelbundna forum-möten, utöka antalet webbutbildningar samt se över introduktion för nyanställda. E-hälsocoacherna ska med sin nya kompetens verka lokalt för att lyfta e- hälsofrågor. 11