Famnas kompetensforum i ehälsa

Transkript

1 Famnas kompetensforum i ehälsa Slutrapport IFS/CS Steg för Steg

2 IFS/CS Steg för Steg Steg för Steg är ett socialt företag som bedrivs av den ideella föreningen IFS/CS och tillhandahåller arbete, arbetsträning sysselsättning och studier samt fritidsaktiviteter för personer med schizofreni och liknande psykoser. Medarbetare som har sysselsättning/arbetsträning eller är anställda har personligt stöd av stödperson där omfattningen är baserad på medarbetarens individuella behov. Arbetsuppgifterna fördelas på en daglista med aktivitetsplanering där det tydligt framgår uppgift och tidpunkt. I kombination med daglistan finns manualer för arbetsuppgiften som i kombination med personligt stöd är ett pedagogiskt sätt att lära sig på. Steg för Stegs arbetsgrupp består av verksamhetschef, ekonom, studieadministratör och en stödperson. Medlemmar i styrelsen anlitas som volontärer och kan även arbeta extra som timvikarie vid behov. Gemensamt för dem är egen erfarenhet av schizofreni och liknande psykoser eller annan psykisk ohälsa i familjen eller av annan närstående. Alla anställda har förutom grunduppdraget stödpersonsrollen för 3 själverfarna medarbetare som har arbete genom lönebidrag, sysselsättning/arbetspraktik. Fortbildning och kunskapsutveckling pågår kontinuerligt, extern handledning 1 gång per månad i process och tillämpningsstöd. Vi har regelbundna stödpersonsmöten där vi pratar om ESL-pedagogiken, hur stödet fungerar för våra medarbetare, särskilda anpassningar kontakter med arbetsförmedling, socialtjänst och psykiatrin. uppföljning av avtal, dokumentation, anpassning och arbetsprocesser. Vi arbetar ständigt med metodutveckling bl.a. genom utveckling och tillämpning av ESL- metoden, en socialpedagogisk arbetsmodell som har ett strukturerat sätt att bemöta vardagens svårigheter, lösa problem och ge stöd åt medarbetaren i det dagliga arbetet vilket leder till en förutsägbar och stressfri arbetsmiljö. Steg för Steg ska sprida kunskap om hur insatser för personer med egen erfarenhet av psykossjukdom ska utformas. Steg för Steg ska stödja och främja deltagarens egen önskan om meningsfull sysselsättning så att verksamhetens insatser ger tillfredställelse, utveckling och känsla av att befinna sig i ett sammanhang. Steg för Steg driver Ekonomibyrån som utför ekonomiuppdrag åt socialt idéburna företag som arbetar med arbetsintegrering. Uppdragen omfattar löner bokföring skatter m.m. Inom Ekonomibyrån finns också en serviceenhet som sköter en stor del internservice, administration, uppdatering av vår hemsida samt kunduppdrag som kan vara utskick och konferensadministration. Serviceenheten innefattar receptionsarbete, lokalskötsel, mindre reparationer, inköp och kassaredovisning och övrig service. I Café Steget har Steg för Steg sysselsättning/arbetsträning, arbete för de som vill arbeta med lättare caféverksamhet. Caféverksamheten erbjuder de som vistas på Steg för Steg lättare förtäring i form av varma och kalla drycker, smörgåsar, frukt och kakor till självkostnadspris. Arbetsuppgifterna består av tillredning av smörgåsar, baka chokladbollar, brygga kaffe, koka tevatten samt inköp och städ. Café Steget är hjärtat i verksamheten och här hjälper alla medarbetare till vid behov. 2

3 Sammanfattning Steg för Steg gick med i projektet ehälsa i september Syftet var att inventera och förbättra ITkunskaperna bland medarbetarna på Steg för Steg och att förbättra den digitala hälsan. Målsättningen var att utveckla och höja IT kompetensen i befintliga program och arbetsområden. 19 personer deltog i projektet fördelat på 10 kvinnor och 9 män. I den initiala fasen analyserade vi behovet av digital hälsa i verksamheten. Vad var problemområdena? Vi gjorde detta i workshops och med hjälp av en enkät. I genomförandefasen arbetade vi i två områden: IT-utbildningar och det som kallades förbättringsarbete. Inom utbildningsområdet fick alla medarbetare ta del av IT-utbildningar på Steg för Steg. Arbetet resulterade i att alla fick bättre kunskaper i till exempel hur man använder mail, hur man gör Powerpointpresentationer och hur man använder Excel för att göra enkätsammanställningar, tabeller och liknande. Förbättringsarbetet utfördes av en grupp bestående av tre personer som kallades förbättringsteamet. Tillsammans med förbättringscoach tog de fram ett förbättringsområde att fokusera på. Det valda förbättringsområdet blev våra arbetsmanualer. Resultatet av förbättringsarbetet blev att arbetsprocessen förenklades och nöjdheten ökade med manualen som förbättrades. Steg för Steg var också i behov av att uppdatera sitt dokumentationssystem som bestod av lösa filer och accessdatabas, för att få struktur i lätthanterligt system som var rättssäkert och följde sekretessen. Detta innebar att vi köpte in ADDsystem som är vårt dokumentationssystem, kursdatabas, kvalitetssystem och intranät. Det gick hand i hand med den nya dataskyddsförordningen som trädde i kraft maj 2018 med krav på att säkerställa att personuppgifter hanteras korrekt i organisationen. I framtiden vill projektteamet att ehälsoarbetet ska finnas kvar på Steg för Steg. Vi fortsätter att utveckla ADDsystem. Projektidé och förväntade resultat Steg för Steg kom snabbt fram till att den övergripande målsättningen skulle vara kompetensutveckling i de olika dataprogrammen vi arbetar i. En styrka i projektet är att vår ekonom är väldigt kunnig i IT och kunde då använda oss av internutbildning i form av kortare lektionstillfällen. Under 2017 köpte Steg för Steg in ADD system, lednings och informations system. Det förväntade resultatet bestod av att alla medarbetare skulle behärska de grundläggande digitala verktygen som finns på Steg för Steg. Utifrån identifierade problemområden genom workshops och enkäter kom vi fram till att det största behovet låg i att hantera mejlen och få upprepade utbildningar Microsoft Office. Genom att säkerställa att medarbetarna behärskade de olika digitala områdena ökade deras kompetens och självkänsla i arbetet. En aspekt är upprepade korta utbildningar vilket är extra viktigt för inlärningsprocessen för personer med schizofreni och liknande 3

4 psykoser som till följd ofta har en bristande kognitiv förmåga. Kunskapsåterhämtning kan vara en lång process. Med rätt stöd och utbildning går det att återhämta kunskapen. Projektets resultat och mål Målsättningen med projektet var att säkra att medarbetarna hade tillräcklig kompetens att hantera dator mejl och de programmen som Steg för Steg använder sig av i arbetet. Detta gjordes genom regelbundna internutbildningar i Steg för stegs lokaler. Under projektets gång köptes ADDsystem in vilket resulterat i att medarbetare som arbetade i reception och med studieadministrationen fick ett nytt digitalt verktyg att använda och detta ledde till en kompetenshöjning och utveckling för medarbetarna. Addsystem har under projektets gång utvecklats till att bli ett intranät som alla medarbetare har tillgång till för att säkerställa att information når samtliga på Steg för Steg. Genom våra interna utbildningar som getts regelbundet med efterföljande utvärdering, skriftliga tester och gruppdiskussioner har medarbetarna på Steg för Steg utvecklat en större förståelse för sin egen kompetens, vad behöver jag lära mig och vad kan jag? Detta har varit en hjälp för ledningen och stödpersonerna på Steg för Steg i arbetet att se vad våra medarbetare behöver för utbildning, stöd, hjälpmedel för att säkerställa kompetens och utveckling. Samtidigt framkommer att gruppkänslan har ökat i arbetsgruppen. Steg för Steg har alltid arbetat med tillgänglighet, icke diskriminering och jämställdhet. Under projektets gång blev tillgänglighetsfrågan extra tydlig. Områden då det uppmärksammades var inte bara praktiska kunskaper i digitala hjälpmedel utan även språket. Med varierande utbildningsbakgrund bland våra medarbetare var det viktigt att säkerställa att alla förstod innebörden av det som lärdes ut, inte bara använda ord och termer. På våra utbildningar och i verksamheten i övrigt var vi extra tydliga med att förklara innebörden av termer och ord som kunde vara svåra att förstå. Under projektets gång genomgick verksamhetschef och ekonom kurs i GDPR nya dataskyddsförordningen. Därefter fick alla medarbetare ta del av en föreläsning som Bength vår ekonom var ansvarig för. Detta ökade delaktigheten då de fick en bild av hela processen avseende den nya dataskyddsförordningen. Alla medarbetare var delaktiga i att säkerställa sekretessen på Steg för Steg då vi fick byta ut alla skåp till låsbara brandsäkra sådana samt säkerställa att alla dokument med personuppgifter var inlåsta. E-hälsa har inneburit ökad effektivitet för Steg för Steg samt kompetensutveckling för medarbetare, vilket kan tänkas höjer statusen på det man gör och medarbetaren känner sig viktig och värdefull. Samtidigt som Steg för Steg utvecklat de digitala arbetsverktygen har det blivit mer lättarbetat för medarbetarna. Personer med kognitiv funktionsnedsättning har lättare att lära sig och utföra arbetsuppgifter som är strukturerade. Vidare har det lett till att medarbetare kunnat lära av varandra och också upptäckt nya områden inom den digitala världen. 4

5 Ord från medarbetarna i E-hälsoprojektet: Utvecklande. Lärorikt och berikande. Viktigt bidrag inom område med stor förbättringspotential Datakursen har varit något att se fram emot. Bra projekt som strävar mot större kunskaper för individen. Bidragande till gruppkänsla och samhörighetsupplevelse. Har genererat ett unikt samarbete i vår verksamhet Lett till ökad delaktighet och teamkänsla. Resultat från egna enkäten 11 deltagare svarade på första enkäten. 5 män och 6 kvinnor 5

6 12 deltagare svarade på slutenkäten. 6 män och 6 kvinnor Arbetssätt Arbetet delades upp mellan tre personer. De respektive arbetsområdena var styrning, förbättringsarbete och utbildning. Karina Axe som är verksamhetschef ansvarade för styrning. Bornita blev förbättringcoach och Bength utbildare. Förbättringsarbetet utfördes genom att vi först utsåg ett förbättringsteam. Förbättringsteamet jobbade i mötesform med olika modeller och teorier för att komma fram till ett förbättringsområde. Teamet kom fram till att förbättring av arbetsmanualer var ett lämpligt område att jobba med. Förbättringsteamet träffades ca en gång i veckan tills de tillsammans med förbättringscoach kom fram till området. Därefter påbörjades arbetet med att förbättra en manual för utskrift av broschyr. Enligt PGSA-modellen analyserade vi tillsammans med en testperson om den nya manualen verkligen var en förbättring. Vi kom fram att den nya manualen var klart bättre än den gamla eftersom det tog kortare tid att utföra arbetet, det blev mindre krångligt och testpersonen tyckte att den nya manualen fungerade bättre. Med det resultatet bestämde vi att fortsätta förbättra fler manualer enligt samma modell. Utbildningarna som Bength ledde var alla data och mobilutbildningar i allt från Microsoft Powerpoint till mobilväxel. De genomfördes i mindre grupper om 4-6 personer och två timmar långa med paus emellan. De presenterades via projektor. Vi hade även mindre utbildningar som vi kallade läxgrupp där deltagare var delaktiga och där de kunde gå igenom det som framkommit på utbildningen. All personal var mycket positiva till projektets målsättning och genomförande vilket gjorde att projektet genomfördes smidigt och med framgång. Under en konferens där de flesta av medarbetarna deltog togs bland annat GDPR upp som en utbildning. Bength ledde utbildningen. Kommunikation och spridning Genom Interna möten, Arbetsplatsmöten konferens, uppföljningar, rapporter till styrelse och arbetsutskott, handledning. Uppföljning och utvärdering Genom Självskattningsenkäter, workshops, intervjuer, kunskapstest, utvärdering av utbildningar/aktiviteter på olika sätt, dialog på APT. Användande av resultat Steg för Steg kommer fortsätta att arbeta med ehälsa. Den kommer finnas med i verksamhetsplanen för Det positiva resultatet med korta regelbundna utbildningarna och dess effekt på inlärning och kompetenshöjning för medarbetarna är något vi tagit fasta på och vill fortsätta med. 6