Välkommen till Projektledning i praktiken Hur hanterar vi projekt?

Transkript

1 Välkommen till Projektledning i praktiken Hur hanterar vi projekt?

2 Projekt i praktiken 1. Vad är projekt? 2. Olika typer av projekt. 3. Relation mellan projekt och ordinarie verksamhet. 4. Projektets faser. 5. Intressentanalys. 6. Riskanalys. 7. Framgångsanalys. 8. Projekt och omvärld.

3

4 Projekt Projekt = plan utkast, förslag Latin: projec tum, ung kasta fram jmf projektil, projektion, projector

5 Vad är ett projekt? Engångsuppgift Tidsbegränsat Klara prestationsmål Tydlig styrning av resurser/aktiviteter

6 Varför startas projekt? Utvecklings- och förändringsbehov Att legitimera organisationen externt och ledningen internt Erhålla ökade externa resurser Att få till stånd eftertanke, reflektion och kunskapsutveckling

7 I likhet med projekt är ett isberg fascinerande och spännande! Men...

8 nästan 7/8 av isberget är under vattnet och osynligt.

9 Struktur - Process Teknologi, ekonomi rutiner, regler, formell organisation, lagar och avtal Människors kunskaper och världsbilder attityder och värderingar, känslor och upplevelser, relationer mellan människor, informella rollmönster och maktstrukturer

10 Det är skillnad på projekt och projekt Hårda projekt Mjuka projekt Förkunskaper Goda Osäkra Mål med förändringen Fastställs på förhand Finns men anpassas under genomförandet Kunskapsbildning Främst under förberedelserna Främst under genomförandet Förändringsresultat Levererad slutprodukt Levererad slutprodukt, kunskap om mål och process Rationalitet Genom kontroll av nyckelparametrar skapas effektivitet Erfarenhet ger kanske bättre framtida förutsättningar

11 Relationen projekt - ordinarie verksamhet Projekt Permanent organisation

12 Relationen projekt - ordinarie verksamhet Projekt har alltid bevisbördan! Ordinarie verksamhet har alltid tolkningsföreträde!

13 Relationen projekt - ordinarie verksamhet Det hjälper inte hur bra ett projekt är, om det inte finns några som kan, vill och är förberedda på att ta emot projektet och använda dess resultat Håll mottagarna av projektresultatet ständigt uppdaterade om hur det går.

14 Olika verksamheter som genomförs som projekt Förändring Samverkan Försök Uppdrag

15 Faktorer som underlättar implementering Prioritet och organisering, dvs. i vilken grad implementeringen har specificerats på förhand och givits företräde i ordinarie verksamhet. Attraktivitet och flexibilitet, dvs. i vilken mån erfarenheter kan anpassas till rådande omständigheter. Uppbackning och mottaglighet dvs. i vilken grad aktörer utanför projektet är mottagliga, vill och kan bidra till implementeringen. Resurser för implementering i form av pengar, tid och kompetens. Huruvida man kan fastställa, mäta och värdera att projekt varit gynnsamma för utvecklingen.

16 Krav på ett direktiv Vägledande i beslutssituation. Entydigt Realistiskt Informativt Problemorienterat

17 Motiv till skriftliga direktiv Man får en bra utgångspunkt för projektets fortsatta planering. Det föreligger en grov bedömning av projektets ekonomiska och tidsmässiga ramar. Det finns ett dokument att gå tillbaka till om oklarheter kring inriktning och avgränsning skulle uppstå. Det finns ett beslutsdokument som information till intressenter inom projektet.

18 Avsaknad av skriftligt direktiv kan bero på Uppdragsgivaren har inte riktigt klart för sig vad projektet skall arbeta med. Uppdraget är känsligt (inledningsvis) Man vill inte binda sig, utan startar projektet och ser vart det leder mot. Någon stark person lyckas driva fram en idé utan att det finns klara tankar om vad det skall uträtta.

19 Projektets faser

20 Projektets faser Idé och Definitionsfas Genomförande fas Planeringsfas Avslutningsfas L 2 AB

21 Idéfas Projektets koncept etableras Projektets idé formuleras, den styr projektet. Projektets ägare och intressenter initieras L 2 AB

22 Definitionsfas Att förstå bilden i stort Att få intressenternas godkännande Besvara frågan Varför vill de ha detta?

23 Varför vill de ha detta? Varför - syftet och motiven bakom projektet De - huvudsakligen intressenterna vem är beställaren/stödet? vad är deras intressen Detta - vad ligger i projektet och vad ligger utanför/under ytan

24 Du har inte tid att ha bråttom!

25 Planerings och resursanskaffnings fasen Bestämma hur du skall göra det du vet att du skall göra Utarbeta projektplan Taktiska förberedelseprocessen Planerings och resursanskaffnings processen fortsätter hela projektet

26 Planerad isolering

27 Genomförandefas Planen godkänd och resurserna på plats Fokus på hög prestationsnivå teknisk personlig Största delen av resurserna förbrukas Styrning och kommunikation Hålla projektet på rätt spår

28 Överlämnings och avslutnings fas Leverera resultat Avsluta projektet Mycket kontakt med intressenterna, få dem att bli nöjda Upprätthålla medarbetarnas engagemang

29 Intressentanalys

30 Intressent En intressent är en organisation, grupp eller individ utanför själva projektorganisationen som har förväntningar på projektet eller påverkar/påverkas av dess genomförande eller resultat.

31 Projektintressenter Intressenter med förväntan på projektets genomförande Projekt Intressenter med förväntan på projektets resultat Nyttjande Exempel: Myndigheter Intresseorganisationer Skolchef Rektorer Andra lärare Exempel: Elever Föräldrar Ledning Finansiärer

32 Projektintressenter Genomförandeintressenter påverkar eller påverkas av projektarbetet Resultatintressenter har förväntningar på projektets resultat

33 Intressentanalys Identifiera Beskriv förväntningar/behov Resultat/genomförande intressenter Primära/sekundära

34 Varför vill de ha detta? De vilka är intressenterna? Detta vad har intressenterna för mål? Varför vilka motiv har intressenterna för att vara med och för de mål de vill uppnå?

35 Projektintressenter Positiva Liten påverkan Stor påverkan Negativa

36 Individuell Reflektion Tänk på ett projekt som du deltagit i: Vad gick bra? Vad gick mindre bra? Hur skulle du ha gjort idag?

37 Grupp uppgift Beskriv för varandra projektet som du tänkt på och hur du ser på det idag.

38 Riskanalys hjälper oss att undvika fallgropar i projektet.

39 Riskstyrning MÅL Jobba på Riskanalys Jobba på Riskanalys Jobba på Uppföljning/åtgärder Riskanalys Planering

40 Arbetsprocessen Identifiera Kvantifiera Reagera

41 Begränsa projekttiden Osäkerhet Från projektmiljön Från projektet Tid

42 Riskanalys 1. Brainstorma fram alla händelser och situationer 2. Värdera sannolikheten 3. Värdera konsekvenserna 4. Beräkna prioritet 5. Utforma åtgärdslista/handlingsplan

43 Exempel på riskparametrar Kompetens Teknik Resurser Utrustning Ekonomi Skolledning Myndigheter Politiker Förankring Lärare Kvalitet Prioriteringar Elever Struktur Värderingar Kultur

44 Prioritera risken Beräkna risken genom att kombinera sannolikheten och konsekvensen.

45 Värdering av sannolikheter och konsekvenser Gör en värdering av sannolikheten för att de händelser som identifierats i riskanalysen skall inträffa. Använd en skala från 5 = mycket sannolikt till 1 = försumbar. Värdera konsekvenserna för projektets implementering om riskerna i analysen skulle bli verklighet. Använd en skala från 5 = katastrof till 1 = försumbar.

46 Beräkna riskvärde Beräkna ett riskvärde genom att multiplicera sannolikheten med konsekvensen. Om sannolikheten för att en störning skall inträffa bedöms som sannolik (värde 4), och konsekvensen får skattningen 2, blir alltså riskvärdet 4 x 2 = 8.

47 Riskparameterar och Riskhändelser Händelse Sannolikhet Konsekvenser Riskvärde

48 Frågor Kan vi reducera eller eliminera hoten? Kan vi minska sannolikheten? Kan vi påverka konsekvenserna? Vilka varningssignaler kan vi få? Skall vi utarbeta alternativa planer? Vem har ansvaret för att åtgärderna aktiveras? När bör de utföras? Vem kommer att påverkas om problem uppstår? Vilka beslut kan vi fatta idag för att förebygga de största riskerna? Hur skall vi informera?

49 Kan vi göra en framgångsanalys? Nyckelfaktorer för framgång Sannolikhet att de inträffar Konsekvens av att de inträffar Framgångsvärde Åtgärdsplan

50 Projekt och Omvärld

51 Ett «öppet system»- perspektiv på organisationer Sätter fokus på: Det ömsesidiga samspelet och påverkan mellan organisationer och dess omgivning Hur organisationer strategiskt anpassar sig till externa handlingsbetingelser

52 Osäkerhet Uncertainty is the difference between, on the one hand, the amount of information necessary to perform the task, and on the other hand, the amount of information at hand at a given time to solve the task. (Galbraith, 1979)

53 Centrala antaganden Varje organisation eftersträvar: a) Att vara i största utsträckning självständig, och b) Att minimera osäkerhet Genom att använda olika strategier för: a) Att minska beroende, press och kontroll från andra, och b) Att få inflytande och kontroll över förhållanden som har betydelse för dess verksamhet

54 Påverkan av teknisk och institutionell omvärld Institutionell omvärld Stark Svag Teknisk omvärld Stark Svag Banker Sjukhus Skolor Kyrkor Mindre prod. bolag Restaurang Gym

55 Strategi för att hantera osäkerhet Planera Parera

56 Bengt-Erik Larsson