Processen för att ta fram syfte och mål vid regionala samverkansövningar

Transkript

1 MSB-51.1 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap PM 1 (5) SÖ-UÖVR Thomas Bengtsson thomas.bengtsson@msb.se Processen för att ta fram syfte och mål vid regionala samverkansövningar Inledning Detta PM syftar till att beskriva en bra och fungerande process för att ta fram syfte och mål vid en regional samverkansövning (RÖ). Processen arbetades fram i samarbete mellan MSB och Länsstyrelsen Kalmar län under RÖ Henning Processen har därefter använts och utvecklats i samarbete mellan MSB och Länsstyrelsen Västerbotten under RÖ AC Steg 1 Övergripande syfte Ett syfte ska svara på frågan varför, det vill säga anledningen eller orsaken till att övningen genomförs. Välformulerade syften är den bästa marknadsföringen för att sälja in övningen hos aktörerna. Ett syfte innehåller ett verb, vilket går att sätta att framför, och kläs sedan på med vad. Formulera bra syften för övningen. Det är bra att varje aktör funderar på orsaken till att de deltar så att de inte bara deltar för att man ska delta. Exempel på övergripande syfte i en RÖ: Det övergripande syftet med övningen är att ge aktörerna tillfälle att: Pröva larmplan och bekräfta dess funktionalitet, pröva indikeringsplanen och skapa underlag för vidare utveckling. Öka länets förmåga att skapa gemensam lägesbild och samordna kommunikationen med allmänhet och media. Pröva länets struktur för samverkan (i begränsad utsträckning). Steg 2 Bestäm en modell för målformulering Det finns olika modeller för att formulera mål men grunden i en RÖ är att det finns övergripande mål för hela övningen och utifrån dessa kan aktörerna formulera egna delmål. Bestäm vilken modell som ska användas för målformulering i övningen. I detta PM har modellen som återges nedan använts både för övergripande mål och för aktörernas delmål.

2 samhällsskydd och beredskap PM 2 (5) Individnivå Organisationsnivå Teoretiska Kunskaper Praktisk Färdighet Förmåga Mycket goda kunskaper Mycket god färdighet Mycket god förmåga Goda kunskaper God färdighet God förmåga Grundläggande kunskaper Grundläggande färdighet Grundläggande förmåga Bristande kunskaper Bristande färdighet Bristande förmåga Steg 3 Ta fram övningens övergripande mål Ett mål ska svara på frågan vad ska uppnås med övningen. Målen används dels för att övningsdeltagarna ska veta vad som förväntas av dem och dels för att kunna utvärdera övningens resultat. Ett felaktigt formulerat mål är svårt att utvärdera. Om målet är att öva samverkan med andra aktörer, räcker det med att aktören deltar i övningen för att målet ska vara uppfyllt. Målet öka vår förmåga att hantera en kris är också svårt att utvärdera då det kräver att man känner till förmågan innan övningen startar för att sedan kunna mäta den efter övningen. Dessa två exempel passar bättre som syfte i en övning. Formulera övningens övergripande mål. Målen kan vara riktade till samtliga aktörer, men möjlighet finns även att formulera ett eller flera övergripande mål riktade mot en större organisatorisk del i övningen (till exempel indikeringsorganisationen). Övergripande mål som enbart är riktade mot en aktör bör inte formuleras utan får anses som ett delmål för en aktör. Arbetet kan göras av Länsstyrelsen men kan gå på remiss till övningens aktörer innan planeringskonferensen då arbetet med indikatorerna äger rum. Samtliga övergripande mål bör ha en koppling mot något av övningens övergripande syfte. Exempel på övergripande mål i en RÖ: Det övergripande målet för övningen är att: Aktörerna ska ha mycket god förmåga att ta emot larm samt initiera arbete enligt respektive aktörs plan. Indikeringsorganisationen ska ha en god förmåga att indikera och rapportera mätvärden. Aktörerna ska ha grundläggande förmågan att skapa och förmedla en gemensam lägesbild för händelsen. Aktörerna ska ha grundläggande förmåga att samordna kommunikation med allmänhet och media. Steg 4 Ta fram indikatorer till ett övergripande mål För att underlätta värderingen om ett mål är uppfyllt eller inte bör det kompletteras med indikatorer som beskriver vad som ska vara uppfyllt för att målet ska vara uppfyllt. Indikatorerna kan med fördel arbetas fram i den funktion som målet avser som en del i förankringsarbetet

3 samhällsskydd och beredskap PM 3 (5) Arbeta fram indikatorer för ett av övningens övergripande mål. Syftet med detta är att kunna visa ett exempel på den planeringskonferens där aktörerna tillsammans ska arbeta med indikatorer till övningens övergripande mål. Exempel på indikatorer till ett övergripande mål i en RÖ: Aktörerna ska ha mycket god förmåga att ta emot larm samt initiera arbete enligt respektive aktörs plan. Utlarmning av larmplan genomförs på 30 minuter (SOS). Aktörerna tar emot, och kvitterar larm inom 10 minuter. Initialt samverkansmöte ska hållas enligt larmplan. Aktörerna initierar krisledande funktion inom 60 minuter. Steg 5 Ta fram syfte för Länsstyrelsens deltagande i övningen Att ta fram syfte för Länsstyrelsen skiljer sig inte från vad alla övriga aktörer som deltar i övningen ska göra. Syftet med att ta fram dessa tidigt i processen är att de ska fungera som exempel när aktörerna ska formulera sina syften. Exempel på syfte för en Länsstyrelsen i en RÖ: Länsstyrelsens syfte med övningen är att: Pröva larmplan och bekräfta dess funktionalitet, pröva indikeringsplanen och skapa underlag för vidare utveckling. Pröva och utveckla krisorganisationens stabsarbete. Pröva och utveckla förmågan att skapa och förmedla en gemensam lägesbild. Pröva och utveckla förmågan att samordna kommunikationen med allmänhet och media samt arbeta med sociala medier. Pröva struktur för samverkan (i begränsad utsträckning). Steg 6 Ta fram ett delmål med indikatorer för Länsstyrelsen Att ta fram ett delmål för Länsstyrelsen skiljer sig inte från vad alla övriga aktörer som deltar i övningen ska göra. Syftet med att ta fram dessa tidigt i processen är att de ska fungera som exempel när aktörerna ska formulera sina delmål. I ett senare skede bör Länsstyrelsen arbeta med sina delmål på samma sätt som övriga aktörer, vilket beskrivs nedan. Exempel på ett delmål med tillhörande indikatorer för en Länsstyrelsen i en RÖ: Länsstyrelsen ska ha mycket god förmåga att ta emot larm och initiera arbetet enligt plan. Motringa och bekräfta larm inom 10 minuter. TIB ska ha öppnat och initierat arbetet i Valborg inom 1 timme.

4 samhällsskydd och beredskap PM 4 (5) TIB ska delta i initialt samverkansmöte 1 timme efter larm. Första stabsorienteringen hålls senast 1,5 timmar efter larm. Första lägesbilden sammanställs inom 2 timmar. Första lägesbilden ska vara förmedlad till övande aktörer i Henning inom 2,5 timmar. Steg 7 Arbeta med målformulering och indikatorer på en planeringskonferens Den första planeringskonferensen i en RÖ bör till huvuddel omfatta arbetet med övningens övergripande syfte och mål. Arbetet kan inledas med en teoretisk inramning av målformuleringsprocessen som även innefattar de exempel som Länsstyrelsen har förberett (se ovan) Nästa steg är att arbeta med indikatorer till övningens övergripande mål. Arbetet kan med fördel utföras som grupparbete. Antalet grupper och antalet mål per grupp beror på deltagarantalet. Om det finns personer som deltagit i Länsstyrelsens förberedelsearbete kan dessa fördelas ut i de olika grupperna och fungera som ett stöd i diskussionerna. Nedan följer exempel på indikatorer del övriga tre mål som presenterats tidigare. Indikeringsorganisationen ska ha en god förmåga att indikera och rapportera mätvärden. Initierar arbetet enligt indikeringsplan. Rapportering av mätvärden görs enligt indikeringsplanen. Arbetsmiljöregler följs och rapportering av personliga doser görs enligt indikeringsplan. De beslut som indikeringsledaren fattar ska förmedlas till fältorganisationen OCH få önskad effekt. Den aktuella lägesbilden skall vara känd i hela organisationen. Organisationen kan använda tekniska hjälpmedel enligt indikeringsplan. Kontinuerlig kontakt sker mellan indikeringsledare, mätledare räddningstjänststaber och mätpatruller. Nationella mätresurser tas tillvara i indikeringsorganisationen. Aktörerna ska ha grundläggande förmåga att tillsammans skapa och förmedla en gemensam lägesbild för händelsen. Rapporteringsvägarna för underlag är tydliga och kända bland samtliga aktörer. Aktörerna har initiativförmåga för att upprätta fungerande sambandsvägar. Lägesbilden ska vara känd hos alla aktörer. Samtliga som tar del av lägesbilden ska förstå den. Aktörerna ska i tid sprida information som kan påverka andra aktörer.

5 samhällsskydd och beredskap PM 5 (5) Samtliga aktörer ska vara förberedda inför möten då gemensam lägesbild skapas. Lägesbilden uppdateras och vidareförmedlas regelbundet. Aktörerna ska ha grundläggande förmåga att samordna kommunikation med allmänhet och media. Lägesbilden är känd för dem som arbetar med samordning av kommunikation. Varje aktör identifierar sitt eget kommunikationsbehov. Samtliga aktörer ska vara förberedda inför regionala kommunikations-samordningsmöten. Aktörerna ska i tid delge information som kan påverka andra aktörers kommunikation. Budskap till allmänhet och media ska vara tydliga och korrekta, och får inte vara motstridiga. Aktörerna använder sig av för övningen möjliga kanaler för kommunikation. Aktörerna lyssnar enskilt och gemensamt av och beaktar allmänhetens reaktioner. Aktörerna beslutar sig för gemensamma budskap. Steg 8 Aktörernas arbete med egna delmål I detta steg ska aktörerna, genom sin lokala övningsledare (LÖL), själva arbeta med att ta fram syfte och delmål med tillhörande indikatorer. Tanken är att LÖL ska kunna använda sig av samma metodik som de själva har deltagit i när indikatorerna för övergripande mål togs fram. Som en del i förankringsprocessen kan arbetet med fördel utföras med företrädare från de funktioner som senare ska delta i övningen. Länsstyrelsen bör vara tydlig med att sätta upp hålltider för när arbetet ska vara klart och inrapporterat. Samtliga syfte och mål bör vara fastställda innan arbetet med att bygga upp övningens scenario påbörjas. Indikatorerna kan vara föremål för en längre process då dessa inte påverkar scenarioarbetet på samma sätt. Steg 9 Dokumentation När arbetet är färdigt publiceras övergripande syfte och mål samt aktörernas syfte och delmål i Övningsbestämmelser. Indikatorerna publiceras i Övningsledningsbestämmelser, främst för att dessa inte ska fungera som en checklista för de övade. Viktigt är också att indikatorerna kommuniceras med lokala utvärderare, lämpligtvis genom utvärderingsledaren färdigställer ett specifikt utvärderingsprotokoll för varje aktör.