Intäkter & kostnader. Användarhandledning. Senast ändrad

Transkript

1 Senast ändrad

2 Innehåll INLEDNING... 3 VAD INNEHÅLLER INTÄKTER & KOSTNADER?... 3 VILKA INTÄKTSPOSTER OCH KOSTNADSPOSTER LEVERERAS MED SÄLJSTÖD?... 3 Intäkter... 3 Kostnader... 4 HUR KAN MAN RÄKNA UT?... 4 INSTÄLLNINGAR... 5 HUR ANVÄNDER MAN INTÄKTER & KOSTNADER?... 6 Så här når du... 6 Fönstret Försäljningsbudget... 8 Fliken Förslag... 8 Paket... 8 Fliken Budget... 9 Fliken Utfall... 9 Skriva ut Spara försäljningsbudget FÖLJA UPP AFFÄREN I INTÄKTER & KOSTNADER STATISTIK Levererad statistik Listor LÖNEUNDERLAG NÄRMARE GENOMGÅNG AV INSTÄLLNINGARNA Förklaring till fotnoter Mata in uppgifter Skapa nya poster Paket Vitec Box 751 Svensknabbevägen Kalmar Växel Kundservice Fax

3 Inledning är en modul för att mäklaren och mäklarföretaget ska kunna skaffa sig en överblick över vilka förmedlingar som går med vinst och vilka förmedlingar som kanske inte går med vinst. Modulen kan också ge en överblick över vilka tjänster en mäklare bjuder på samt om det påverkar mäklarens lön. Vad innehåller? I kan du följa upp olika kostnader. Inför ett intag kan du skapa en försäljningsbudget som ger dig underlag för om affären ger vinst eller förlust. Försäljningsbugeten går att simulera med pris och provision, t ex Vilken provision kan jag lägst ha för att ändå göra en vinst? En annan fråga kan vara Hur mycket vinst gör jag om priset går upp från ett visst pris till ett annat? Du kan ta fram alla intäkter/kostnader i listor för att t ex se Hur stor är kostnaden för fotografering per år? Det finns också färdiga statistikrapporter. I statistikrapporten Löneunderlag går det att ta fram ett nettolöneunderlag. I en del mäklarföretag räknas löneunderlaget med avdrag för vilka tjänster mäklaren bjuder på. T ex provisionen är :- men mäklaren bjuder på en städning för 3 000:-. Då räknas mäklarens lön på :-. Löneunderlaget sammanställer mäklarnas försäljningar per månad och visar provision, vilka tjänster mäklaren bjudit på samt räknar ut ett lönenetto. Vilka intäktsposter och kostnadsposter levereras med Säljstöd? Säljstöd levereras med ett förslag på intäkts- och kostnadsposter som är generella. Dessa är tagna ur ett antal mäklarföretags balans-och resultaträkningar. Det är enkelt att anpassa posterna efter just ditt företag. Alla summor är 0:- eftersom beloppen är individuella för varje mäklarföretag. Varje mäklarföretag måste själv räkna fram sina kostnader och lägga in i systemet. Följande intäkts- och kostnadsposter levereras: Intäkter Värdering *Annan intäkt Sida 3 av 20

4 *. Exempel på vad som kan ingå är: Kickback från en bank eller besiktningsföretag. Kostnader **Diverse fasta kostnader **. Detta är en stor post med mycket innehåll. Exempel: Lokalhyra, hyra av skyltplatser, elektricitet, övriga lokalkostnader, hyra/leasing av inventarier, förbrukningsinventarier, förbrukningsmaterial, kontorsmaterial, trycksaker, datorprogram, datorkostnader, revisions- och redovisningskostnader. Objektsannons i stora tidningen Objektsannons i lilla tidningen Objektsannons i lokaltidningen Tv-reklam ***Övriga reklamkostnader ***. Exempel: Profilannonser i tidning eller tv, kampanjer på tex buss och tunnelbana. Fotograf Ritningar Förlappar Efterlappar Flyttstädning Besiktning/Försäkring Styling Visningsmaterial ****Kommunikation ****. Exempel: Telefon, porto, mobiler med abonnemang, internetuppkoppling. Serviceavgifter till HK Medlemsavgift till branchorganisation Hur kan man räkna ut? Kostnader som är objektsrelaterade är enkla att lägga in. Exempel på detta är annonsmoduler, fotograf, flyttstädning, för- och efterlappar. Dessa har oftast ett fast pris. Ibland kan priset skilja mellan t ex villa och bostadsrätt. I kapitlet om inställningar på sid Fel! Bokmärket är inte definierat. visas hur du lägger in olika för villa och bostadsrätt. Kostnader som inte är objektsrelaterade kan vara knepigare att räkna ut. Exempel är lokalhyra, hyra för inventarier, datorkostnader, förbrukningsmaterial m m. Sida 4 av 20

5 Här beskrivs ett sätt att räkna ut: I november gör mäklarföretaget sin försäljningsbudget för kommande år. Man bestämmer hur många objekt som ska säljas och mäklarna får sina personliga budgetar. Då har man också tillgång till balansoch resultaträkning för föregående månad, d v s oktober. Lägg ihop ackumulerade kostnader för alla fasta kostnader. Dela summan med 10 månader, resultatet visar vad det kostar per månad. Ta per månad gånger 12 månader, nu vet du vad det kostar per år. Dela vad det kostar per år med antalet objekt som företaget ska sälja. Nu vet du vad dina fasta kostnader kostar per objekt. Exempel: Lokalhyra, ack okt :- Leasing kopiator, ack okt :- Datakostnader, ack okt :- o s v Summa ack okt :- delas med 10 månader ger :- per månad För 12 månader blir summan :- delas med 160 objekt som ska säljas nästa år. Resultat per objekt 1 185:- Detta läggs in som summa under Diverse fasta kostander i inställningarna för. Inställningar Inställningar för gör du under Inställningar Gemensamma inställningar (eller Företagsinställningar ) Försäljningsbudget. Hur man gör kan du läsa mer om på sid 16, eller i hjälptexten om du går till Inställningar Gemensamma inställningar Försäljningsbudget i Säljstöd. Sida 5 av 20

6 Hur använder man? Så här når du Inne på objektet klickar du på + framför Provision och klickar på Intäkter/kostnader. Där har du möjlighet att nå försäljningsbudgeten från snabbmenyn. Se nedanstående bild. Ett annat sätt är att lägga till knappen Försäljningsbudget i verktygsraden på objektet. Se bild nedan. Sida 6 av 20

7 Så här gör du: Högerklicka i verktygsraden och välj Lägg till funktions-knapp. Välj sedan Försäljningsbudget. Sida 7 av 20

8 Fönstret Försäljningsbudget Inmatningen för försäljningsbudget ser ut så här: Fliken Förslag Fliken Förslag visar de intäkter, kostnader och paket som finns upplagda under Gemensamma inställningar. Du kan välja antingen enstaka intäkter eller kostnader alternativt hela paket till budgeten genom att markera och klicka på den blå pilen, eller genom dra-och-släpp på fliken Budget. Paket Paket används för att gruppera intäkter och kostnader. På så sätt kan du lägga till flera intäkter och kostnader till en försäljningsbudget på en gång. Kanske har ni ett baspaket, lyxpaket, e t c som ni erbjuder säljaren och det innebär lite olika tjänster från er sida. Du lägger upp paket under Inställningar Gemensamma inställningar. Lägg sedan till det i budgeten genom att markera paketet och därefter klicka på blå pilen. Det går även bra att använda dra-och-släpp för att lägga till paket i budgeten. Sida 8 av 20

9 Fliken Budget Fliken Budget visar de intäkter och kostnader som du har lagt till för objektet. Genom att dubbelklicka på inmatad post öppnas kortet och du kan ändra beloppet eller något annat på posten. Fliken Utfall Fliken Utfall visar summan av intäkter och kostnader samt nettot (d v s täckningsbidraget). Där kan du också ändra på de siffror som ligger till grund för beräkning av täckningsbidrag. Med täckningsgraden kan man sätta regler som t ex Vi tar inte in uppdrag om täckningsgraden är lägre än 27 %. Gör vi det så tjänar vi inte på affären. Förväntat pris visar från början det pris som har angetts på objektet, men du kan ändra priset i fältet. Förväntat pris multipliceras med provision i % och beräknar en provision (exklusive moms) i kronor. Listan i mittenfliken kommer att visa eventuellt förändrat belopp för provision. Provision % visar från början den procentsats som angetts i provisionskortet på objektet. Du kan ändra procenstsatsen i fältet för att ändra beräkningen. Omfång % visar hur mycket provisionen ska höjas respektive sänkas i de båda extra budgetförslagen som presenteras. Om t ex provisionen är 4 % och omfång är 0,5 % kommer beräkning att göras på 4,5 % i det högre förslaget och 3,5 % i det lägre. Omfång påverkar endast provisionen inte de andra intäkterna och kostnaderna. Inmatat omfång kommer inte att sparas för varje objekt utan sparas bara per användare. Det gör att den siffra som du senast använde på omfång även kommer att användas på nästa objekt. Sida 9 av 20

10 Skriva ut När du skriver ut får du en sammanställning av din försäljningsbudget. Se bilden. Spara försäljningsbudget Det du har gjort i fönstret Fösäljningsbudget kommer att sparas och bli tillgängligt för andra användare när du klickar på OK eller väljer att skriva ut. Om du inte vill spara uppgifterna klickar du på Avbryt. Sida 10 av 20

11 Följa upp affären i Under affären eller efter affären kan du följa upp kostnadsläget genom att gå in på Provision Intäkter/kostnader. Se bilden. Här ser du tex att affären har ett plus på :-. I exemplet ovan är ju kostnaderna bara budgeterade. Du kan fördjupa dig om du vill ha en mer exakt uppföljning. För varje post kan du lägga in en kostnad som är verklig. T ex när fakturan kommer från fotografen kan man byta den budgeterade kostnaden mot den verkliga. Vi hade budgeterat med en fotokostnad på 2 000:-. På fotografens faktura har vi fått rabatt och fakturan är på 1 800:-. Dubbelklicka på raden med Fotograf. Sida 11 av 20

12 Då kan du redigera posten Fotograf. Ändra beloppet till 1 800:- och markera kostnaden som Utfall. I listan kan du se vilka kostnader som är verkliga (utfall) och vilka som är budgeterade. Ju fler kostnader du sätter som utfall, desto närmare verkligheten är du. Statistik Levererad statistik Under Verktyg Statisik Statistikrapporter finns två rapporter som hör till Intäkter & kostnader. Löneunderlag Intäkter/kostnader Sida 12 av 20

13 Löneunderlag beskrivs i nästa kapitel. Rapporten Intäkter/kostnader ger en samlad bild över kostnadsläget för den period du angivit. Du kan också gruppera per mäklare eller per objektkategori. Vid Status väljer du vilka statusar du vill ha en sammanställning för. Om du exempelvis väljer status Till salu får du en forecast på vad företaget tjänar om alla objekt säljs. Listor Alla fält som ingår i går också att lägga till i listor. Ett exempel: I exemplet har vi en lista som visar kostnadsposterna, belopp och kontraktsdatum. Här kan man göra urval på posterna och t ex se att mäklarföretaget under 2009 har lagt ut 7 000:- på fotografering. Se bilden nedan. Löneunderlag I en del mäklarföretag räknas löneunderlaget med avdrag för vilka tjänster mäklaren bjuder på. Om provisionen t ex är :- men mäklaren bjuder på en städning för 3 000:-, så räknas mäklarens lön på :-. Löneunderlaget sammanställer mäklarnas försäljningar per månad och visar provision, vilka tjänster mäklaren bjudit på samt räknar ut ett lönenetto. Sida 13 av 20

14 Om en kostnad påverkar mäklarens lön markeras det som på bilden nedan. För att få ut löneunderlaget väljer du Verktyg Statistik Statistikrapporter. Sida 14 av 20

15 I fönstret Statistikrapporter väljer du Löneunderlag och anger vilken period du vill skriva ut. Du får då ut ett löneunderlag för varje mäklare som sålt något under perioden du angav. Se nedan. Sida 15 av 20

16 Närmare genomgång av inställningarna Som nämnts tidigare så finns det inställningar som du kan göra för under Inställningar Gemensamma inställningar (eller Företagsinställningar om du arbetar på ett företag med flera kontor) Försäljningsbudget. För att kunna spara ändringar här måste du ha administratörsrättigheter i Säljstöd. Vi rekommenderar att du läser igenom användarhandledningen innan du börjar med inmatningen. I handledningen får du en hel del tips. Observera att du kan skapa olika poster för olika objektkategorier, t ex Annons i lokaltidningen kan ha olika priser för villa och bostadsrätt. Vi har lagt in förslag på poster. Dessa är hämtade från ett mäklarföretags balans- och resultaträkning. Du kan själv lägga till egna poster och ta bort eller redigera poster som redan finns föreslagna. Du måste själv ange belopp på posterna. Ta hjälp av din balans- och resultaträkning. Läs mer om detta i handledningen. Förklaring till fotnoter *. Exempel på vad som kan ingå är: Kickback från en bank eller besiktningsföretag. **. Detta är en stor post med mycket innehåll. Exempel: Lokalhyra, hyra av skyltplatser, elektricitet, övriga lokalkostnader, hyra/leasing av inventarier, förbrukningsinventarier, förbrukningsmaterial, kontorsmaterial, trycksaker, datorprogram, datorkostnader, revisions- och redovisningskostnader. ***. Exempel: Profilannonser i tidning eller tv, kampanjer på t ex buss och tunnelbana. ****. Exempel: Telefon, porto, mobiler med abonnemang, internetuppkoppling. Sida 16 av 20

17 Mata in uppgifter Om du vill ändra en befintlig post markerar du posten och kan sedan ändra i uppgifterna. (Se bilden, uppgifter inom röda rektangeln kan ändras.) När du har ändrat, klicka på en annan post så sparas det du har ändrat. Sida 17 av 20

18 Skapa nya poster Börja med att klicka på Ny intäkt/kostnad. Mata sedan in uppgifterna och kryssa ur de objektkategorier som intäkten/kostnaden inte gäller för. Sida 18 av 20

19 Försäljningsbudgetens lista med intäkter och kostnader är endast till för internt bruk inom mäklarföretaget och används för att bland annat räkna ut vilket täckningsbidrag försäljningen ledde till. Alla belopp i försäljningsbudgeten räknas om så att de är exklusive moms. Här ska du ta med alla intäkter och kostnader som har med objektet att göra för att få fram en så korrekt siffra som möjligt på sista raden täckningsbidraget. Om du lägger till en tilläggstjänst i inställningen för provision på gemensam eller företagsnivå kan du behöva lägga till motsvarande i inställningen för försäljningsbudgeten. Det finns ingen automatisk överföring av inställningar från provision till försäljningsbudget eller vice versa. Paket Paket används för att gruppera intäkter och kostnader. På så sätt kan du lägga till flera intäkter och kostnader till en försäljningsbudget på en gång. Kanske har ni ett baspaket, lyxpaket, e t c som ni erbjuder säljaren och innebär lite olika tjänster från er sida. Du lägger upp paket genom att klicka på Nytt paket. Det går även bra att använda dra-och-släpp för att lägga till paket i budgeten. Sida 19 av 20

20 Kortkommandon Tryck på F1 F3 F5 F7 F8 SHIFT + F7 SHIFT + F10 CTRL + I CTRL + N CTRL + M CTRL + L CTRL + K CTRL + R CTRL + D CTRL + M CTRL + Q CTRL + C CTRL + X CTRL + V CTRL + Z DEL TAB SHIFT + TAB CTRL + HÖGERPIL CTRL + VÄNSTERPIL CTRL + HOME CTRL + END CTRL + F4 CTRL + TAB ALT + F4 ALT + TAB ALT + ESC Om du vill Visa hjälp Öppna sökrutan Uppdatera en lista Gå till föregående flik i ett registerkort Gå till nästa flik i ett registerkort Starta stavningskontrollen Visa snabbmenyn för ett markerat objekt Nå inmatningsfälten i ett registerkort Nå arbetsflödet i ett registerkort Nå snabbmenyn i en lista Nå listdelen i en lista Nå knapparna i listans verktygsrad Nå registerkortet i listan om detta är öppet Nå månadskalendern om du står i ett datumfält Räkna om månadsvärde till årsvärde Räkna om månadsvärde till kvartalsvärde Kopiera Klippa ut Klistra in Ångra Ta bort Gå till nästa fält Gå till föregående fält Flytta insättningspunkten till början av nästa ord Flytta insättningspunkten till början av föregående ord Flytta insättningspunkten till början av texten Flytta insättningspunkten till slutet av texten Stänga det aktiva fönstret Växla mellan öppna fönster Stänga eller avsluta det aktiva objektet/programmet Växla mellan program i Windows Växla mellan programmen i den ordning som de startades ALT Skriva tvåan i m² ALT Skriva trean i m³ Sida 20 av 20