Evodev AB web epost Telefon Fax

Transkript

1 EVO DEV Kassaflöde

2 Evodev AB web epost Telefon Fax

3 Innehåll Modulkrav Garp 1 Använd även kreditbetyg för Detta händer vid installationen 1 förfallodatum 15 Avinstallation 5 Visa text extern/intern 15 Uppdatera programmet 5 Visa ordertexter 15 Starta Kassaflödet 6 Leverantörsreskontra 16 Inställningar man börjar med 6 Ta med betalda men med Licensnyckel 7 Importera rapporter/dokument 7 betalningsdatum längre fram än dagens datum 16 Kontointervall för Ingående saldo 7 Visa text extern/intern 16 Hämta information 7 Kundorder 17 Klar med hämtning 8 Räkna fram datum 17 Menylist 9 Använd datum 17 Arkiv 9 Visa ordertexter 17 Redigera 9 Använd dagens datum på order med äldre Uppdatera 9 datum 17 Visa 10 Ordertyp 17 Hjälp 10 Moms tillkommer med 18 Verktygslist 10 Inköpsorder 18 Höger musknapp 10 Räkna fram datum 18 Funktioner 12 Använd datum 18 Ta bort manuella transaktioner vid start 12 Visa ordertexter 18 Varna om likviditeten går under 12 Använd dagens datum på order med äldre Starta hämtning automatiskt 13 Visa förändring av likviditet som en egen datum 18 Ordertyp 19 kolumn 13 Moms tillkommer med 19 Kom ihåg status för Ta med / Ta ej med Konto 19 transaktion 13 Ingående saldo 19 Fråga om rensa innan hämtning 13 Ta ej med konto 19 Datumintervall 14 Färger 20 Antal datum som visas 14 Excel 21 Datumtabell 14 Bibliotek 21 Kundreskontra 15 Använd formler vid beräkning av likviditeten 21

4 Garp 22 Kopplade transaktioner 43 Rapporter/dokument 22 Uppläggning 43 Skapa rapporter 22 Borttag 43 Logga in som användare 24 Vid hämtning av uppgifter 44 Licens 25 Ändring av rapport/dokument 44 Licensnyckel 25 Program 26 Diverse 26 Uppdatering 26 Sökväg temporära filer 26 Programfunktioner 28 Exportera till Excel 28 Utskrift 30 Betalningsöversikt 31 Kassaflöde grafiskt 32 Hjälp 32 Utvecklingslogg 32 Programönskemål 33 Uppdatera programmet 33 Ny version 33 Hämta 33 Hur går uppdateringen till? 33 Ta ej med / Ta med rad 34 Hämtning av uppgifter 35 Rapport/dokument 35 Processer 36 Kontroll av rapport/dokument 36 Avbryt hämtning av uppgifter 36 Expandera rader 37 Datumformat 38 Bolagsuppgifter 38 Menylist 39 Arkiv 39 Redigera 39 Manuella transaktioner 40 Uppläggning 40 Borttag 40 Årsuppläggning 41 Automatiska transaktioner 41 Uppläggning 41 Borttag 42

5 INSTALLATION Installation Vid installation av programmet kopieras två filer in till valt bibliotek. En genväg läggs upp på menyn. Inga andra filer eller några inställningar i Registret används. Modulkrav Garp För att köra programmet krävs inga moduler i Garp. Alla uppgifter hämtas via rapportgeneratorn. Om detaljer såsom orderrader och texter skall kunna visas krävs modul för Com-läsning. Programmet känner själv av om nödvändiga moduler finns, liksom att de rapporter/dokument som behövs finns och är av rätt version. Detta händer vid installationen Klicka på SetupSG.exe för att installera programmet. Klicka på Nästa för att gå vidare

6 INSTALLATION Välj var programmet skall installeras. Klicka sedan på Nästa. Om biblioteket finns fås en information om detta. Välj Ja för att gå vidare. Om programmet finns redan finns, kommer det att skrivas över. De filer som installeras är Program (cfp.exe) Hjälpfil (cfp.chm) Övriga filer skapas om de inte finns när programmet körs igång första gången

7 INSTALLATION Välj i vilken menymapp som genväg till programmet skall hamna, föreslaget är Garp. Det går att välja att ingen genväg skapas genom att klicka i Skapa ingen Startmeny-mapp Klicka på Nästa. Välj om en genväg på skrivbordet skall skapas. Klicka på Nästa - 3 -

8 INSTALLATION Information fås om vald installation. Godkänn genom att klicka Installera eller välj Tillbaka för att ändra de olika valen. När installationen är klar väljer man Slutför

9 INSTALLATION Avinstallation Ta bort alla cfp.* filer i det bibliotek som programmet har installerats. cfp.exe cfp.ini cfp.dat cfp.idx cfp.chm Ta bort eventuella genvägar som är upplagda. Ta bort de rapporter/dokument som har importerats. 25-CFP 30-CFP 35-CFP 37-CFP 41-CFP 295-CF Uppdatera programmet Uppdatering av programmet sker via Internet eller att installationsprogrammet körs på nytt och samma programbibliotek anges för programmet. För Internetuppdatering, se vidare under avsnitt Uppdatera programmet

10 ANVÄND PROGRAMMET Använd programmet Starta Kassaflödet Programmet startas genom att klicka på genvägen Kassaflöde (eller om ingen genväg har skapats, genom att klicka på cfp.exe) Första gången man startar programmet, skapas resterande filer som programmet använder. Programmet börjar med Ingående saldo och därefter dagens datum och framåt, all information visas i ett träd. Man kan klicka i trädet för att få fram underliggande information. Innan man hämtar information från Garp är det dels ett antal rapporter/dokument som skall importeras till Garps rapportgenerator och dels ett antal inställningar som skall göras. Inställningar man börjar med Vissa av inställningarna är viktigare än andra, vi börjar med att gå igenom de val som måste göras. Om inga andra inställningar görs, fås standardinställningar på de övriga inställningar

11 ANVÄND PROGRAMMET Licensnyckel Om du har fått en licensnyckel, fyll i denna under fliken Licens. Det finns två typer av licensnycklar. Dels en tidsbunden licensnyckel som gör att programmet fungerar fram till ett visst datum och dels en licensnyckel knuten till licensnumret i Garp. Utan licensnyckel eller med en för gammal tidsbunden licensnyckel visas ingen fullständig information, ungefär hälften av information från Garp som hämtas kommer att filtreras bort. Importera rapporter/dokument Då programmet hämtar alla uppgifter via Garps rapportgenerator måste de rapporter och dokument som används importeras innan man kan hämta uppgifter. Dessa finns att spara ner under fliken Garp. Där finns en knapp som heter Spara rapporter, klicka på denna och välj var rapporter/dokument skall sparas. Välj sedan att importera dessa till Garps rapportgenerator. En kontroll görs i programmet att rapport/dokument finns samt att det är rätt version av dessa. Kontointervall för Ingående saldo Under fliken Konto anger man mellan vilka kontointervall som Ingående saldo skall baseras på. Om inte alla kontot i intervallet skall plockas med får man även ange vilka konton som inte skall tas med. Hämta information När alla inställningar är gjorda är det bara att klicka på Garpsymbolen på verktygslisten eller välja Hämta information från menylisten. De olika rapporter/dokument startas och uppgifter läses in varefter de blir klara. Se vidare under avsnitt Hämtning av uppgifter för detaljerad information vad som händer

12 ANVÄND PROGRAMMET Klar med hämtning När programmet har hämtat all information från Garp visas detta i en trädliknande struktur. Man kan klicka på de olika noderna för att se underliggande information Genom att välja Ta ej med rad under höger musknapp för transaktioner av typ betalning eller order, kan man simulera den beräknade likviditeten direkt. Vidare kan man lägga in egna manuella transaktioner för skatt, moms etc. Det går också att exportera allt till Excel för att fortsätta simuleringen där

13 MENY Meny Det finns dels en menylist och dels en verktygslist. Vidare finns även en meny när man klickar med höger musknapp på programmet. Samma ikoner används i menylisten och i verktygslisten för de olika valen. Menylist Arkiv Här under finns val för att exportera till Excel samt utskrift av aktuell sida. Dessa båda val är gråmarkerade om ingen information har hämtats. Se vidare under avsnitt Programfunktioner. Redigera Här finns val för att redigera de egna transaktionerna i form av manuella, automatiska och kopplade transaktioner, samt att redigera inställningarna för programmet. Uppdatera Välj här vilken information som skall tas med vid hämtning

14 MENY Visa Här kan man välja att se Betalningsöversikt eller en Grafisk överblick samt den vanliga Kassaflödesbilden. Se vidare under avsnitt Programfunktioner. Hjälp Här under finns bl.a. val för att visa Hjälp, se logg för programmet samt uppdatering av detsamma. Se vidare under avsnitt Programfunktioner. Verktygslist Samma val finns på menylisten förutom de tre ringarna, dessa innebär att man kan expandera trädet i flera olika nivåer; en, två eller tre nivåer. För att komprimera trädet, välj detta via höger musknapp. Höger musknapp

15 MENY Här finns bl.a. val för om en transaktion skall tas med i beräkningen. Vidare finns också val för att expandera och komprimera hela trädet. Se vidare under avsnitt Ta ej med / Ta med rad för mer information om simulering av transaktioner

16 INSTÄLLNINGAR Inställningar Klicka på symbolen för Inställningar eller välj det via menylisten. Om inställningar ändras gäller dessa först när ny information har hämtats alternativt att programmet startas om. Funktioner Ta bort manuella transaktioner vid start Det går att ställa in att de manuella transaktionerna tas bort automatiskt när de blivit gamla, detta med tre olika alternativ. Ingen bekräftelse vid borttagning Bekräfta borttagning en gång för samtliga äldre transaktioner som kommer att tas bort Bekräfta varje transaktion som kommer att tas bort För uppläggning av manuella transaktioner, se under avsnitt Manuella transaktioner. Varna om likviditeten går under Det går att få en varning när den beräknade likviditeten går under ett visst belopp, antingen med en färgmarkering på hela raden eller med ett valfritt tecken/ord till höger om beloppet. Klicka på knappen Välj färg för att välja en färg

17 INSTÄLLNINGAR Starta hämtning automatiskt Programmet uppdaterar den beräknade likviditeten direkt när programmet startar. Om Garp är igång används denna Garp session, annars används de inloggningsuppgifter som angetts under fliken Garp. Visa förändring av likviditet som en egen kolumn Visar en kolumn till höger om den beräknade likviditeten som visar likviditetsskillnaden mellan de olika datumen. Kom ihåg status för Ta med / Ta ej med transaktion Om man har valt att en transaktion inte skall komma med i likviditeten kan man välja att programmet skall komma ihåg det till nästa körning. När uppgifter hämtas från Garp markeras dessa automatiskt som Ta ej med. Detta indikeras genom att transaktionen blir genomstruken. Vid hämtning av uppgifter öppnas automatiskt den nod som innehåller transaktioner av denna typ. Se vidare under avsnitt Ta ej med / Ta med rad. De transaktioner som finns i Ta ej med -tabellen tas automatiskt bort efter två månader om de inte återkommit efter denna tid. Fråga om rensa innan hämtning Om man kör med flerbolag och vill samköra likviditeten fås här en fråga om uppgifter skall rensas. En fråga om egna transaktioner såsom manuella och automatiska skall hämtas fås också. En uppgift om vilket bolag som transaktionen tillhör visas längst till höger på raden

18 INSTÄLLNINGAR Datumintervall Under detta val väljs noggrannheten på programmet, dels genom att ange hur många datum som skall presenteras och dels intervallet mellan dessa. Antal datum som visas Välj antal datum som skall visas i programmet. Datumtabell Välj med vilket intervall som den beräknade likviditeten skall presenteras. Klicka i önskad kolumn, år, månad, vecka eller dag för önskad dag och ange hur många dagar, veckor, etc. som datumet skall räknas upp med. En exempelkolumn med datum visas längst till höger

19 INSTÄLLNINGAR Kundreskontra Använd även kreditbetyg för förfallodatum Välj om datum som visas skall vara Förfallodatum eller Förfallodatum + Kreditbetyget. Visa text extern/intern Välj om text Extern och/eller text Intern skall tas med. Visa ordertexter Välj om ordertexterna Text1, Text2 och Valfri info från orderhuvudet skall tas med

20 INSTÄLLNINGAR Leverantörsreskontra Ta med betalda men med betalningsdatum längre fram än dagens datum Välj om även de redan i förtid betalda fakturorna skall plockas med, alltså de med status betald men med ett betalningsdatum längre fram än dagens datum. Visa text extern/intern Välj om text Extern och/eller text Intern skall tas med

21 INSTÄLLNINGAR Kundorder Räkna fram datum Ange om datum skall räknas fram med hjälp av Betalningsvillkor eller med hjälp av Betalningsvillkor samt Kreditbetyget. Annars används enbart det datum som valts. Använd datum Ange vilket datum som i första hand skall användas. Det går även få att transporttiden läggs på levtiden. En kontroll görs att datumet är ett giltigt datum enligt formatet ååmmdd, ååvv eller ååvv-d. Om datumet inte skulle vara giltigt tas det andra datumet. Skulle detta inte heller vara ett giltigt används datum Visa ordertexter Välj om ordertexterna Text1, Text2 och Valfri info från orderhuvudet skall tas med. Använd dagens datum på order med äldre datum På order som är äldre än dagens datum kan dagens datum användas istället för orderns datum för att få en rättvisare bild av likviditeten. Detta markeras med en * efter datumet. Ordertyp Ange from och tom ordertyp som skall tas med. Om ordertyp 0 (offert) tas med, sätts bakgrunden till grå på order med denna ordertyp

22 INSTÄLLNINGAR Moms tillkommer med För att den beräknade likviditeten skall stämma bättre med verkligheten läggs moms på orderbeloppet. Vilken momssats styrs av momskoden i orderhuvudet. Om en generell moms önskas istället anger man detta här. Om ingen moms önskas på beloppet, bocka för moms tillkommer och ange 0 i procent. Inköpsorder Räkna fram datum Ange om datum skall räknas fram med hjälp av Betalningsvillkoret eller enbart bara valt datum. Använd datum Ange vilket datum som i första hand skall användas. Det går även få att transporttiden läggs på levtiden. En kontroll görs att datumet är ett giltigt datum enligt formatet ååmmdd, ååvv eller ååvv-d. Om datumet inte skulle vara giltigt tas det andra datumet. Skulle detta inte heller vara ett giltigt används datum Visa ordertexter Välj om ordertexterna Text1, Text2 och Valfri info från orderhuvudet skall tas med. Använd dagens datum på order med äldre datum På order som är äldre än dagens datum kan dagens datum användas istället för orderns datum för att få en rättvisare bild av likviditeten. Detta markeras med en * efter datumet

23 INSTÄLLNINGAR Ordertyp Ange from och tom ordertyp som skall tas med. Moms tillkommer med För att den beräknade likviditeten skall stämma bättre med verkligheten läggs moms på orderbeloppet. Vilken momssats styrs av momskoden i orderhuvudet. Om en generell moms önskas istället anger man detta här. Konto Ingående saldo Ange from och tom kontointervall som skall tas med som Ingående saldo. Om modul för Comläsning finns får man en lista över konton när man klickar på knappen. Ta ej med konto Om det finns konton i det valda intervallet som inte skall tas med får detta anges

24 INSTÄLLNINGAR Färger Det går att ange färg, typsnitt och stil för de olika transaktionerna. Dubbelklicka på en rad för att få upp dialogruta för att välja detta. Raden måste sedan markeras med en bock för att detta skall användas

25 INSTÄLLNINGAR Excel Bibliotek Ange var Excelfilen skall sparas när man skapar en Excelfil. Filnamnet är alltid Kassaflöde åååå-mm-dd.xls. Använd formler vid beräkning av likviditeten Ange om formler skall användas i Excelarket. Om formler används kan man enklare simulera i Excel. Om detaljerad Excelfil skapas där även orderrader ingår används inte formler

26 INSTÄLLNINGAR Garp Rapporter/dokument De rapporter och dokument som används av programmet skickas med i programmet. Dessa måste dock sparas och importeras till Garp först. Detta kan man behöva upprepa vid en uppdatering då även rapporter/dokument kan ha uppdaterats. Om så är fallet nämns detta dels i loggen för programmet, dels att vid hämtning av uppgifter görs det en versionskontroll av rapporter/dokument. Skapa rapporter Klicka på knappen Skapa rapporter

27 INSTÄLLNINGAR Välj att spara rapporter/dokumenten på valfritt lämpligt ställe. Efter att de har importerats till Garp kan de tas bort. En bekräftelse fås på var de sparas samt vilka rapporter/dokument som skall importeras till Garp

28 INSTÄLLNINGAR I Garp startar du Rapportgeneratorn (under System och Verktyg), välj sedan att importera de sparade filerna. dt25cfp.lev dt30cfp.lev dt35cfp.lev dt37cfp.lev dt41cfp.lev df295cf.lev Om rapporter/dokumenten inte finns installerade kan programmet inte hämta alla uppgifter. Logga in som användare Bocka i här om en viss användare alltid skall användas, om Garp är igång används denna användare för inloggning. Om Garp inte är igång startas Garp i bakgrunden med denna användare. Om användarnamn eller lösenord inte anges eller är felaktigt fås en ruta för att ange användarnamn och lösenord för inloggning i Garp. Det går även ange att fråga om inloggning skall göras varje gång uppgifter hämtas från Garp. Detta är lämpligt om uppgifter skall hämtas från flera bolag. Om inloggning vid hämtning av uppgifter så kan man klicka på Avsluta i inloggningsrutan för att använda nuvarande inloggning

29 INSTÄLLNINGAR Licens Licensnyckel För att kunna köra programmet fullt ut, krävs att man har angett en licensnyckel. Denna är knuten till licensnumret i Garp och klarar även flerbolag. Om ingen giltig licensnyckel anges eller om fältet är blankt, körs programmet som demo. Demokörning innebär att inget fullständigt flöde kan visas, hälften av transaktionerna filtreras bort. Det finns två typer av licensnycklar, dels de som är knutna till licensnumret i Garp och dels de som är tidsbundna. De tidsbundna är satta att fungera fram till ett visst datum, dessa används för att ge möjlighet att kunna testköra programmet i egen miljö. Om en tidsbunden licens används visas detta längst ner i programmet med hur länge den fungerar

30 INSTÄLLNINGAR Program Diverse Det går att ange om kolumn och storlek på formuläret skall sparas när man avslutar programmet. Vid fokus på en rad kan antingen hela raden eller enbart första fältet markeras. Uppdatering Man kan välja om programmet vid start skall kontrollera om nyare versioner finns att hämta hem från Internet. Välj om ny version skall installeras automatiskt efter att ha kontrollerat om ny version finns. Automatisk uppdatering fungerar antingen vid programstart eller antingen menyval Uppdatera programmet. Om uppdateringen inte installeras automatiskt får man välja Hämta på informationsbilden för Uppdatera programmet. Om Proxyserver används, ange inställningar för detta. Se vidare under avsnitt Uppdatera programmet. Sökväg temporära filer De temporära filer som programmet använder lagras i samma bibliotek som programmet. Om en sökväg anges här, används denna som lagring för temporära filer istället. Om fler kör programmet och det finns centralt installerat måste denna vara ibockad. Annars finns det risk att

31 INSTÄLLNINGAR de temporära filerna tas bort av någon som kör programmet samtidigt, detta medför att felaktig information kan komma att visas

32 PROGRAMFUNKTIONER Programfunktioner Exportera till Excel Vid export till Excel fås en fråga om alla transaktioner inklusive rader skall tas med. Denna fråga är bara relevant om man har modul Com-läsning och innebär att orderrader tas med. Om dessa rader tas med, expanderar trädet automatiskt alla rader innan skrivning till Excel sker. Efter att Excelfilen har skapats i valt bibliotek, fås en fråga om man vill öppna Excelfilen nu

33 PROGRAMFUNKTIONER Excelfilen är uppbyggd med liknande utseende som programmet, dvs. med en trädstruktur som går att expandera

34 PROGRAMFUNKTIONER Utskrift En enkel utskrift av aktuell information på skärmen fås här. Innan utskrift sker fås en dialogruta för att välja skrivare. Utskriften har samma utseende som programmet, dvs. om noder har expanderats är de även expanderade på utskriften

35 PROGRAMFUNKTIONER Betalningsöversikt Betalningsöversikt ger en översikt per vecka över in- och utbetalningarna. Välj filtrera för att visa samtliga betalningar eller enbart in- eller utbetalningar. Man kan klicka på de olika noderna för att se underliggande information Egna transaktioner i form av manuella och automatiska kommer med i denna översikt

36 PROGRAMFUNKTIONER Kassaflöde grafiskt Ger grafiskt översiktsbild över den beräknade likviditeten. Hjälp Hjälp kan alltid fås i programmet för aktuellt avsnitt genom att klicka på F1. Utvecklingslogg Loggen visar per version, vilka nyheter som har tillkommit eller andra förändringar av programmet

37 PROGRAMFUNKTIONER Programönskemål Programmet utvecklas kontinuerligt och mycket av utveckling styrs från önskemål från användare. Vissa önskemål kan vara företagsunika och kan många gånger lösas genom en anpassning av rapport/dokument. Se vidare under avsnitt Vid hämtning av uppgifter. Uppdatera programmet Ny version Om man har valt att kontrollera ny version vid start, finns redan uppgifterna om ny version vid detta val. Annars får man klicka på Ny version för att en kontroll om nyare version finns skall göras. Om nyare version finns att hämta fås information om den nyare versionen. Hämta Om ny version finns att hämta, tänds knappen Hämta och man kan välja att uppdatera programmet. Om man har valt automatisk uppdatering av programmet, startar hämtningen automatiskt, Hur går uppdateringen till? Uppdateringen kan innehålla dels en programfil och dels en hjälpfil. Filen som hämtas är komprimerad och packas upp automatiskt. Först packas eventuell hjälpfil upp och sedan programfilen. Efter att filer har packats upp startas programmet om. Programmet startas om och avslutas direkt för att sedan starta igen, detta beroende på att uppdatering inte kan ske till ett program som körs. Uppdateringen skrivs istället till en temporär fil först för att efter omstart uppdatera programmet

38 PROGRAMFUNKTIONER Ta ej med / Ta med rad Det går att simulera likviditeten genom att högerklicka på en transaktion och där välja att ej ta med raden. Transaktionen blir då genomstruken och beloppet räknas bort från likviditeten. Om man har valt att en transaktion inte skall komma med i likviditeten kan man välja att programmet skall komma ihåg det till nästa körning. När uppgifter hämtas från Garp markeras dessa automatiskt som Ta ej med. Detta indikeras genom att transaktionen blir genomstruken. Vid hämtning av uppgifter öppnas automatiskt den nod som innehåller transaktioner av denna typ. De transaktioner som finns i Ta ej med -tabellen tas automatiskt bort efter två månader om de inte återkommit under denna tid

39 PROGRAMFUNKTIONER Hämtning av uppgifter När man väljer att hämta uppgifter från Garp, körs ett antal rapporter och dokument igång. Vad som hämtas bestäms av vad man valt för inställningar under menyvalet Uppdatera. Rapport/dokument Först körs rapport 35-CFP för att hämta moms och bolagsuppgifter. Därefter startas alla andra rapporter och dokument. Rapport 37-CFP för Ingående saldo startas, årsuppgift tas ifrån 35-CFP, som tar det ifrån bolagsuppgifterna. Rapport 30-CFP för Kund- och Leverantörsreskontra startas. Det är en gemensam rapport som körs och resultatfilen delas sedan upp. Rapport 25-CFP för Kundorder startas Rapport 41-CFP för Inköpsorder startas Dokument 295-CF för Kundorder levererade men ej fakturerade startas Manuella transaktioner läggs upp Automatiska transaktioner läggs upp När en rapport eller ett dokument startas skapas direkt en fil som är 0 byte stor. Programmet känner av alla förändringar av dessa filer och ändrar texten på det fönster som visas under hämtning av uppgifter från Startar rapport till Fil skapas När rapport/dokumentet är klar läses filen in i programmet, texten på fönstret ändras då också från Fil skapas till Läser fil

40 PROGRAMFUNKTIONER Processer Körning av de olika rapporter/dokument samt inläsning av dessa körs som olika processer oberoende av varandra. Detta gör att programmet blir snabbt då läsning av flera filer kan ske samtidigt. Parallellt läses de olika filerna in av programmet. Kontroll av rapport/dokument En kontroll görs alltid att det är rätt version av rapport/dokumentet. Om det inte skulle vara rätt version fås en dialogruta om detta och man kommer sedan till Inställningar och fliken Garp för att spara ned den senaste versionen av alla rapporter och dokument. Avbryt hämtning av uppgifter Om man klickar på knappen Avbryt fås en dialogruta med frågan om man vill avbryta hämtning av uppgifter. Om man väljer att avbryta hämtningen, avbryts endast programmets läsning av de filer som Garp skapar. Garp fortsätter att köra rapporter/dokument. Man bör därför byta över till Garp och avbryta de rapporter/dokument som körts igång eller vänta tills dessa är klara innan ny hämtning sker

41 PROGRAMFUNKTIONER Om man väljer att Avbryta och sedan kör igång hämtning direkt utan att ha avbrutet de rapporter/dokument som körs i Garp kan fel uppgifter hämtas. Expandera rader För att kunna se underliggande orderrader, etc. måste man ha modul för Com-läsning. Dessa rader hämtas först när man klickar för att expandera vald transaktion. Om en orderrad är dellevererad eller fullt levererad visas detta genom färgmarkering. En order som inte är fullt levererad kommer med två gånger i listan, dels med de olevererade rader och dess belopp och dels med de levererade raderna och dess belopp. En olevererad kundorder visar ordernumret och en levererad visar följesedelsnumret

42 PROGRAMFUNKTIONER Datumformat Oavsett datumformat i datorn så använder programmet alltid internt datumformatet ååmmdd. Detta innebär om man i Garp använder sig av datumformat ååvv eller ååvv-d på order så omvandlas detta till ååmmdd av programmet vid läsning. Om ååvv så tas alltid dag 1 (måndag). Om annat datumformat än svenskt så presenteras datum i trädet i detta datumformat liksom i kalendern för Manuella transaktioner. Programmet fungerar alltså på samma sätt även om engelsk version av operativsystemet. Bolagsuppgifter Alla uppgifter hämtas via rapportgeneratorn som i sin tur hämtar vissa uppgifter från bolagsuppgifterna i Garp. Räkenskapsår hämtas och används av programmet

43 EGNA TRANSAKTIONER Egna transaktioner Det finns tre olika typer av egna transaktioner som alla hamnar under transaktionen Egna transaktioner, Manuella, Automatiska och Kopplade transaktioner. Menylist Beroende på vilken flik som visas, finns det ett antal olika snabbkommandon. Om fliken inte godkänner snabbkommandot är det gråmarkerat. Arkiv Ctrl+Ins Ctrl+Home PgUp PgDn Ctrl+End Ny post Första post (gäller endast Manuella) Föregående post (gäller endast Manuella) Nästa post (gäller endast Manuella) Sista post (gäller endast Manuella) Redigera Ctrl+C Ctrl+V Ctrl+Del Kopiera (gäller endast Manuella) Klistra in (gäller endast Manuella) Ta bort

44 EGNA TRANSAKTIONER Manuella transaktioner Ett valfritt antal manuella transaktioner kan läggas upp. Uppläggning Klicka på + knappen eller använd snabbkommando för att lägga till en ny post. Ange datum, antingen genom att skriva in ett datum enligt formatet ååmmdd eller klicka på ett datum i kalendern. Ange sedan konto. Denna uppgift är valfri och behöver inte anges. Om Com-läsning finns går det att få en lista med konton. Ange ett belopp, beroende på vad för slags transaktionen, ange ett positivt eller negativt tal. Ange en förklarande text. Denna uppgift är valfri. Ange om transaktionen skall tas bort automatiskt när datum har passerats. Se vidare under avsnitt Ta bort manuella transaktioner vid start. Om en bock, tas transaktionen bort enligt de inställningar som finns när hämtning av uppgifter från Garp görs. Klicka på + knappen igen eller någon av bläddringspilarna för att bekräfta upplägget. Eventuella tomma poster tas automatiskt bort. Borttag Klicka på knappen för aktuell post. Om bock för Automatiskt borttag, tas transaktionen bort enligt de inställningar som är gjorda under avsnitt Ta bort manuella transaktioner vid start

45 EGNA TRANSAKTIONER Årsuppläggning Det går att lägga upp återkommande transaktioner för samma dag varje månad genom att manuellt ange datum enligt formatet ååmmdd. Byt ut månad mot??. Vid uppläggning fås då en transaktion för varje månad. Exempelvis 05??14 ger , , , etc Automatiska transaktioner Automatiska transaktioner kräver att modul för Com-läsning finns. Uppläggning Klicka på + knappen för att lägga till en ny tom rad Dubbelklicka på den tomma cellen i kolumn Konto för att få en lista med konton eller ange ett kontonummer manuellt. Ange i periodkolumnen hur många månader bakåt som ett snitt skall beräknas. Ange hur datum skall beräknas genom att ange ett S, D eller en fast dag. S = Snittdagar beräknas genom att ta hur många dagar det är mellan de olika transaktionerna. Om beräkningen kommer fram till att det är 36 dagar mellan transaktionerna, skapas en transaktion för varje 36:e dag från den senaste transaktionen. D = Dag fås fram genom att ta ett snitt på dag, t ex om en betalning skett den 11:e och den 13:e blir snitten 12:e och en transaktion skapas då den 12:e för varje månad framåt. Fast dag = Ange dag, t ex 13 för vilken dag som transaktionen skall skapas för varje månad framåt

46 EGNA TRANSAKTIONER Efter de egna transaktionerna står en förklaring vad det är för typ av transaktion samt hur datum har beräknats fram. Borttag Borttagning av transaktioner görs genom att klicka på knappen när man står på aktuell transaktion

47 EGNA TRANSAKTIONER Kopplade transaktioner Till en kund- eller Inköpsorder kan man koppla ett belopp eller ett procentpåslag. Uppläggning Klicka på + knappen för att lägga till en ny tom rad. Ange ordernummer Ange om Kund- eller Inköpsorder Ange om Belopp eller Procent Ange belopp eller procentsats beroende på typ. Ange positivt eller negativt tal. Borttag Borttagning av transaktioner görs genom att klicka på knappen när man står på aktuell transaktion

48 ANPASSNINGAR Anpassningar som går att göra Alla uppgifter som hämtas från Garp hämtas via rapporter och dokument. Detta innebär att det går att anpassa dessa för att bättre passa det egna företagets rutiner. Vid hämtning av uppgifter När man hämtar uppgifter från Garp sker en kontroll att det är rätt version av rapport/dokumentet. Alla fält har fasta positioner och i en av positionerna finns ett versionsnummer. Detta är inte säkert att det överensstämmer med versionen på programmet utan är vid vilken version det senast uppdaterades. Vid uppdatering av programmet kan rapporter/dokument ha uppdaterats och programmet talar då om detta. Man får då importera de nya rapporter/dokumenten på nytt och lägga på sina anpassningar på nytt. Ändring av rapport/dokument Vid ändring av en rapport/dokument så får inte fillayouten ändras. Inte heller positioner på fälten får ändras och dialogrutor som finns får inte modifieras

49 Index färgmarkering, 13, 37 företagsunika, 33 A Förfallodatum, 15 anpassning, 33 Anpassningar, 45 användare, 25 G användarnamn, 25 Garp, 23, 26, 35 Arkiv, 9 Garpsymbolen, 7 Automatiska transaktioner, 42 generell, 18 automatiskt, 12, 13, 27 genomstruken, 13, 34 Avbryt, 36 Grafisk överblick, 10 Avinstallation, 5 grafiskt, 32 B bakgrunden, 25 Hjälp, 10, 32 bekräftelse, 12 hämta, 33, 35 betalda fakturorna, 16 Hämta information, 7 betalningsdatum, 16 hämtning, 23, 36, 45 Betalningsvillkor, 17 höger musknapp, 10 Betalningsvillkoret, 18 högerklicka, 34 Betalningsöversikt, 10, 31 Bibliotek, 22 biblioteket, 2 I bolag, 13, 25 importera, 25 borttagning, 12 Importera rapporter/dokument, 7 importeras, 23 C Ingående saldo, 6, 19 Inköpsorder, 18 Com-läsning, 1, 19, 28, 37 inloggning, 25 installation, 1 installeras, 2 D Inställningar, 12 dagens datum, 6 Internet, 5 datum, 14, 17 intervall, 14 datumet, 17, 18 datumformat, 38 K Datumintervall, 14 demo, 26 komprimera, 10, 11 dialogruta, 36 Konto, 19 dokument, 23 kontointervall, 19 Kontointervall för Ingående saldo, 7 kontroll, 17, 18, 36 E Kopplade transaktioner, 44 Excel, 9, 22, 28 Kreditbetyget, 15, 17 Excelfil, 22 Kundorder, 17 Excelfilen, 28 Kundreskontra, 15 expandera, 11, 37 exportera, 9 Leverantörsreskontra, 16 F levererade, 37 filer, 27, 35 Licens, 26 flerbolag, 13, 26 licensnumret, 7, 26 formler, 22 licensnyckel, 26 Funktioner, 12 Licensnyckel, 7 färg, 21 likviditeten, 13, 34 Färger, 21 loggen, 23 Loggen, 32 H L - i -

50 lösenord, 25 M Manuella transaktioner, 41 menylisten, 9 Modulkrav, 1 moms, 18, 19 momskoden, 18, 19 momssats, 19 N noderna, 8 nyheter, 32 O offert, 18 olevererade, 37 omstart, 33 orderrader, 37 ordertexterna, 15, 17, 19 ordertyp, 18, 19 P processer, 36 Program, 27 Programfunktioner, 28 Proxyserver, 27 R rapporter, 23 rapporter/dokument, 5 Rapportgeneratorn, 25 Redigera, 9 S SetupSG, 1 Skapa rapporter, 24 skapas, 6 skrivare, 30 standardinställningar, 6 Starta, 6 startas, 33 status betald, 16 stil, 21 T Ta ej med, 13, 34 tas bort, 12 temporära, 27 tidsbunden, 7 transaktion, 34 transaktioner, 28, 31, 39 transaktionerna, 9, 12 transporttiden, 17, 18 typsnitt, 21 U Uppdatera, 9, 35 uppdatering, 23 Uppdatering, 27 Uppdatering av programmet, 5 utskrift, 9, 30 Utskrift, 30 V,W vecka, 31 Verktygslist, 10 version, 36 versioner, 27 versionskontroll, 23 Visa, 10 Ä äldre, 17 Ö önskemål, 33 öppna, 28 översikt, 31 - ii -