Yttrande över övergripande granskning av socialnämnden 2011

Transkript

1 Allmänna utskottet Socialnämnden Dnr 2011/ Yttrande över övergripande granskning av socialnämnden 2011 Bilagor: Övergripande granskning av socialnämnden 2011 Tjänsteutlåtande över Övergripande granskning av socialnämnden 2011 Kommunstyrelsens kontrollmoment för år 2012 Socialnämndens tillägg till kommunstyrelsens interkontrollplan 2012 Ärendebeskrivning För att ge underlag för kommunfullmäktiges ansvarsprövning granskar revisorerna årligen all verksamhet som bedrivs inom nämnders verksamhetsområden. Syftet med granskningen är att i enlighet med KL 9 kap 9 ge underlag till fullmäktiges prövning om: verksamheten sköts ändamålsenligt. verksamheten ur ekonomisk synvinkel sköts tillfredsställande räkenskaperna är rättvisande den interna kontrollen är tillräcklig. I den årliga granskningen ingår att ta del av grundläggande dokument och det löpande flödet av ärenden och beslut. Revisorerna träffar också nämndens ledamöter för att diskutera nämndens arbete med styrning, uppföljning och kontroll. Delårsrapporter och årsredovisningen granskas för att bedöma hur resultaten förhåller sig till fullmäktiges mål för den ekonomiska hushållningen. För år 2011 har en fördjupad granskning gjorts på styrning och ledning, uppföljning samt intern kontroll. De förtroendevalda revisorerna och KPMG gavs möjlighet att träffa socialnämnden för att övergripande diskutera nämndens arbete med utgångspunkt från ett antal frågeställningar som skickats ut i förväg. Låg närvaro från nämndens ledamöter gav dock inte den respons som revisorerna förväntat sig. Revisorerna riktade därför en vädjan till nämndens ledamöter att delta vid mötet för den övergripande granskningen, för att få en så allsidig bild som möjligt av nämndens arbete.

2 Allmänna utskottet Socialnämnden Socialförvaltningens yttrande Socialförvaltningen tar i yttrandet fasta på till de gemensamma frågorna som revisorerna ställt till samtliga styrelser och nämnden, övriga specifika frågor ställda till socialnämnden, samt till de rekommendationer och förbättringsområden som revisorerna lyfter fram i granskningen. Gemensamma frågor till samtliga nämnder och styrelser Verksamhet styrning och uppföljning Granskningen visar att nämnden är delaktig i verksamheternas styrning och uppföljning där verksamhetsplan och styrkortet är centralt. Dessa följs upp i delårsuppföljning och bokslut. Styrkortsarbetet har vidareutvecklats inför 2013 då nämnden tagit fram tydligare och mätbara mål. Avseende verksamhetsstyrningen så ges nämnden möjlighet att arbeta både långsiktigt och kortsiktigt långsiktigt utifrån vision 2050 och kortsiktigt i verksamhetsplaner med planering tre år framåt i tiden. Ekonomi styrning och uppföljning Nämnden framför synpunkter över att perspektivet Ekonomi tilldelas för lite tid. Här vill socialförvaltningen framhålla att ekonomifrågorna redovisas och diskuteras i form av månadsrapporter vid varje nämndssammanträde. Nämnden får en nulägesbeskrivning, analys och åtgärdsförslag från förvaltningsledningen för att uppnå en budget i balans. Delårsrapporterna ger en mer fördjupad redovisning av verksamheternas ekonomi. Beträffande fördelningen av resurser mellan olika verksamheter, så lyfts detta i verksamhetsplanarbetet, delårsrapporter och månadsrapporter. När behov finns omfördelas resurser mellan verksamheterna och nämnden fattar beslut. Internkontroll Beträffande internkontrollen uppmärksammas att socialnämnden inte haft internkontrollplanen för beslut. Socialnämnden har dock fått en redovisning av kommunstyrelsens plan som gäller alla nämnder samt uppföljning i samband med delårsuppföljningen och då haft möjlighet att lägga till kontrollområden. Socialförvaltningen har för 2012 en internkontrollplan som nämnden tagit beslut om. Planen innehåller ett flertal kontrollområden utöver KS obligatoriska.

3 Allmänna utskottet Socialnämnden Övriga frågor 2011 Hur arbetar socialnämnden och barn och utbildningsnämnden för att minimera risker för glapp mellan skola och socialtjänst Granskningen visar att en omfattande samverkan sker kring barn och unga mellan skola och socialtjänst. Detta har fördjupats än mer då nämnderna fastställt gemensamma styrkortsmål, som ska verka för att barn och ungas hälsa och livsvillkor ligger i fokus hos de båda nämnderna. Hur får nämnden rapportering av lex Sarah/Lex Maria ärenden? Vilka slutsatser drar nämnden? Granskningen visar att avvikelsehanteringen stramats upp och att personal utbildas kontinuerligt om rutiner kring anmälan. Avvikelser redovisas regelbundet varje gång som enskilda utskottet sammanträder och även i den årliga MAS rapporten. I de fall dessa ärenden gått vidare till Socialstyrelsen redovisas Socialstyrelsens synpunkter till både utskott och socialnämnd. Socialnämnden har idag god återkoppling gällande de avvikelser som förekommer i nämndens verksamhet. De flesta avvikelser gäller uteblivna medicindoser. Hur tillgodoses den juridiska kompetensen vid ärenden i rättsinstans? Granskningen visar att den juridiska kompetensen är förstärkt genom en ny tjänst som kommunjurist, vilken delfinansieras av socialförvaltningen. Kommunjuristen går in vid de ärenden som är mest komplicerade. I huvudsak klarar verksamhetschef, sektionschefer och gruppledare juridiken då de har god och mångårig kunskap om den juridik som rör socialtjänsten. Nämndens introduktion Nämnden är nöjd med introduktionen. Enskilda utskottet Beträffande synpunkten att de ledamöter som inte sitter med i EU inte har samma delaktighet och insyn, har att göra med att EU behandlar känsliga ärenden med stark sekretess och att det är otympligt att många involveras i dessa ärenden. Ledamöter har dock möjlighet att anmäla insynsplats i EU, för att bilda sig en uppfattning om ärendenas innehåll och dignitet. Nämnden kan själv bestämma om stickprov av ärenden för redovisning i delegationsärenden. Till Socialnämndens arbetsutskott och

4 Allmänna utskottet Socialnämnden socialnämnden rapporteras kontinuerligt meddelanden som listas. Socialnämnden har även tillgång till den sk kronologiska pärmen som redovisar anmälningar som inte leder till utredningar liksom samtliga delegationsbeslut och kan med detta som underlag bestämma om stickprov av ärenden för redovisning. Kommunikatör Förvaltningsledningen har, i enlighet med beslut i förvaltnings chefsgruppen, liksom övriga kommunala förvaltningar utarbetat och fastställt en kommunikationsplan. I anslutning till detta har förvaltningsledningen genomgått kommunikationsutbildning, vilken innefattat mediaträning. Förbättringsområden 2011 Årets granskning lyfter fram följande förbättringsområden: Socialnämnden bör anta internkontrollplanen i enlighet med kommunens reglemente för internkontroll. Uppmaning till nämnden är att använda internkontrollplanen som ett verktyg, för att kontrollera och följa upp områden, där nämnden bedömer att det finns risker och/eller där nämnden önskar en särskild redovisning av genomförda kontroller. Socialnämnden har fattat beslut om internkontrollplan som redovisas i bilaga, Revisorerna rekommenderar att nämnden tar ställning till att sticksprovsmässigt begära redovisning av delegerade ärenden. Det står nämnden fritt att begära sticksprovsmässiga redovisningar av delegerade ärenden. Nämnden lyfter själv upp arbetet att mäta egna trender och göra jämförelser med andra kommuner är ett förbättringsområde. Nämnden får via omvärldsbevakningen, som sammanställs två gånger per år, och genom redovisningar vid nämndssammanträden bl.a. om pågående statliga utredningar, som kan komma att påverka nämndens ansvarsområden, en god inblick

5 Allmänna utskottet Socialnämnden rörande nationella trender. Jämförelser av olika kvalitetsindikatorer med dem i andra kommuner erhålls vid de presentationer som görs av Öppna jämförelser, Äldreguiden och Måttbandet. Dessutom diskuteras förbättringsområden vid de samverkansmöten som Luleå kommun har i Norrskensnätverket med Sundsvalls, Umeå och Skellefteå kommuner. Kostnad Per Brukare är ett annat nätverk som socialförvaltningen deltar i där jämförelser årligen redovisas avseende äldreomsorg och funktionsnedsatta. Jämförelserna omfattar ca 80 kommuner som är spridda över hela Sverige. Socialförvaltningens förslag Socialförvaltningen föreslår socialnämnden besluta - lämna föreliggande yttrande rörande övergripande granskning av socialnämnden Allmänna utskottets förslag Socialnämndens allmänna utskott föreslår socialnämnden besluta i enlighet med socialförvaltningens förslag till beslut. Socialnämndens beslut Socialnämnden beslutar - lämna föreliggande yttrande rörande övergripande granskning av socialnämnden Beslutsexpediering Kommunrevisionen

6 Allmänna utskottet Socialnämnden