INTERN STYRNING OCH KONTROLL. - Resultat av en webbenkät genomförd på uppdrag av kommunens revisorer

Transkript

1

2 Revisionsrapport INTERN STYRNING OCH KONTROLL Hans Axelsson Göran Persson- Lingman Juni 2016 UTBILDNINGSNÄMNDEN LIDKÖPINGS KOMMUN - Resultat av en webbenkät genomförd på uppdrag av kommunens revisorer

3 Övergripande granskning intern styrning och kontroll en Lidköping Innehåll 1. Inledning Bakgrund Syfte Kontrollmål Avgränsning och metod Resultat Bedömning... 5 Bilaga 1 och 2 Enkätresultat och lämnade kommentarer Juni av 5 Lidköpings kommun PwC

4 Övergripande granskning intern styrning och kontroll en Lidköping 1. Inledning 1.1. Bakgrund Vi har på uppdrag av Lidköpings kommuns revisorer genomfört en övergripande granskning avseende olika områden som är viktiga för en god intern styrning och kontroll inom kommunstyrelsen och nämnderna Målsättning med interna kontrollen Den interna styrningen och kontrollen (interna kontrollen) ska stödja att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt vilket omfattar att uppnå olika intressenters krav och målsättningar, t ex de krav och mål som ställs av fullmäktige att lagar och regler följs (statsmaktens krav) samt att det finns en tillfredsställande redovisning och rapportering Ovan nämnda målsättningar omfattar även att säkra/hindra att verksamhetens förtroendekapital påverkas negativt samt att verksamheten och/eller kunder drabbas på ett negativt sätt. Annat att nämna är att den interna kontrollen syftar till att skydda politiker och personal från oberättigade misstankar och att det inte sker oegentligheter. Konsekvenser Brister i den interna kontrollen kan innebära att verksamheten drabbas negativt på olika sätt, t ex att olika intressenters krav och mål inom olika verksamheter inte nås, att verksamhetens kunder drabbas oönskat, att statsmaktens lagar inte följs, att kommunen drabbas av allvarliga ekonomiska skador och/eller att förtroendet för kommunen minskar. Viktiga förutsättningar Viktig för en god intern kontroll är att det finns en tillfredsställande styr- och kontrollmiljö. Detta omfattar bl.a. gemensamma etiska värderingar, tillräckligt kompetens (kompetensförsörjning), riskmedvetenhet, tydlighet i roller och ansvar. Annat som är viktigt är att det finns en medvetenhet kring olika risker och de analyseras utifrån de olika målen med den interna kontrollen. En förutsättning är givetvis att finns effektiva och säkra arbetssätt som innehåller aktiviteter och en rollfördelning som stödjer att göra rätt och att reducera olika risker. Ett exempel är att ansvariga på olika nivåer behöver rätt information i rätt tid och att viktiga frågor kommuniceras mellan olika ansvariga. För att veta att verksamheten når de ställda olika krav och mål krävs en systematisk uppföljning (detta innefattar t ex utvärderingar och systematiskt hantering av avvikelser). Fungerar det så bra som vi tror? Vad avviker från de önskvärda arbetssätten? Vilka förbättringar ska prioriteras, vad kan vara orsaker och hur kan vi förbättra?). Den interna kontrollen ska omfatta alla verksamheter och processer. Juni av 5 Lidköpings kommun PwC

5 Övergripande granskning intern styrning och kontroll en Lidköping 1.2. Syfte Granskningen syftar till att: Ge revisorerna ett underlag för en översiktlig bedömning avseende den interna styrning och kontrollen inom styrelsen och samtliga nämnder. Granskningen ska också ge underlag för prioritering av fördjupade granskningar. Granskningsunderlaget ska också ge styrelsen ett underlag i sitt förbättringsarbete Kontrollmål Kontrollområden. Finns tydlighet i mål och en tillfredställande intern styr- och kontrollmiljö? Analyseras risker på ett tillfredställande sätt inom nämndens verksamhet? Finns tillfredställande processer och rutiner (inkluderar här kontrollaktiviteter för att reducera risker)? Information och kommunikation Sker uppföljning och övervakning? För varje kontrollområde finns en eller flera frågor vilka återfinns i bilagorna till denna rapport Avgränsning och metod Granskningen stödjer sig till stor del på det som är viktigt för en god intern styrning och kontroll enligt ramverket COSO (övergripande ramverk för det som bedöms vara viktigt för en god intern styrning och kontroll). Kommunstyrelsen och samtliga nämnder har granskats. Granskningen är översiktligt och sker utifrån frågor/påståenden som förtroendevalda och chefer samt ytterligare ett antal tjänstemän har fått besvara via en webbenkät med ett antal påståenden med svarsalternativen inte alls, delvis, i huvudsak eller helt håller med. Vet ej/ingen uppfattning kunde också väljas (markeras med grå färg i diagrammen i bilaga 1). När svarsalternativet inte alls eller delvis användes så uppmanades respondenten att lämna kommentarer. Vi ville med detta få bidrag som kunde öka förståelsen för varför man svarat som man gjort. I anslutning till att enkäten mailades ut så deltog aktuell revisorsgrupp på nämndsmöte och informerade om revisionens granskning och om enkäten som skulle komma i nära anslutning till att nämnden fick informationen. Avstämningar av resultatet har skett löpande till revisorerna och därutöver har vi tillsammans med aktuell revisorsgrupp muntligen och med hjälp av framtagen applikation redovisat resultatet för utbildningsnämnden. Juni av 5 Lidköpings kommun PwC

6 Övergripande granskning intern styrning och kontroll en Lidköping 2. Resultat Resultatet av webbenkäten för utbildningsnämnden och dess förvaltning framgår i detalj av bilagorna 1 och 2. Sammanfattningsvis indikerar svaren från 10 förtroendevalda i nämnden och 10 cheferna och några övriga tjänstemän att det finns ett visst behov av mer analys, diskussion och åtgärder som är viktiga för en god intern styrning och kontroll i utbildningsnämnden. Som den övergripande bilden nedan visar varierar behovet av analys och åtgärder mellan olika indikatorer. bra, bibehåll och fortsätt med ständiga förbättringar visst behov av mer analys/åtgärd stort behov av mer analys/åtgärd mycket stort behov av analys/åtgärd Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Områden som omfattats Risk och kvalitetsarbete Kontrollaktiviteter Kommunikation och information Uppföljning och utvärdering Kommunicerade krav,mål Analyser och hantering av risker Kontrollaktiviteter ekonomi Kommunikation Utvärderingar och avvikelser Kunskap om lagar och IT-relaterade risker Förebygga o upptäcka Extern och intern Uppföljning av rutiner regler information Värdegrunder och etiska Kvalitetsarbetet Jämförelser med andra värderingar Kompetensförsörjning Risker i omvärlden Uppföljning av kvalitetsarbetet Tydlighet i roller och Risker för oegentligheter ansvar Rapportering och uppföljning För vart och ett av ovan redovisade indikatorer finns en eller flera frågeställningar och svarsresultat. Dessa redovisas i sin helhet tillsammans med lämnade kommentarer från respondenterna i bilagorna 1 och 2. I bilaga 1 redovisas också det 7-8 starkaste resp. svagaste resultaten från förtroendevalda resp. tjänstemän. Vi ser det som naturligt att man i det fortsatta arbetet har särskilt fokus på de områden som får de svagaste omdömena från ledamöter resp. chefer Vi vill poängtera vikten av att resultatet för samtliga frågeställningar belyses då det kan finnas enskilda frågeställningar/resultat inom en indikator som avviker från ev. övriga frågeställningar inom indikatorn och som därför behöver diskuteras och analyseras även om indikatorn som helhet visar ett starkt resultat. Juni av 5 Lidköpings kommun PwC

7 Övergripande granskning intern styrning och kontroll en Lidköping 3. Bedömning ens ledamöter och förvaltningens självskattning av sin interna styrning och kontroll visar totalt sett på ett visst behov av ytterligare analys och åtgärder enligt vår bedömning. I analysen är det viktigt att fokusera extra på de indikatorer och frågeställningar som visar på ett stort behov av ytterligare analys och åtgärder. Ligger ansvaret för åtgärden hos annat organ är det viktigt att utbildningsnämnden fångar upp och vidarebefordrar signaler om hur verksamheten och dess kunder påverkas av ev. brister. Genomgång och analys av självskattningen anser vi ska ske omgående hos både politiken som förvaltningen men givetvis också gemensamt och resultera i en av nämnden beslutad handlingsplan för att förbättra den interna styrningen och kontrollen för utbildningsnämnden. Juni av 5 Lidköpings kommun PwC

8 NÄMND Mål och övergripande styr - och kontrollmiljö Översiktlig granskning/revision av den Intern styrningen och kontrollen BILAGA 1 Områden som omfattats Risk och kvalitetsarbete Kontrollaktiviteter Kommunikation och information Uppföljning och utvärdering Kommunicerade krav,mål Kunskap om lagar och regler Värdegrunder och etiska värderingar Analyser och hantering av risker Kontrollaktiviteter ekonomi Kommunikation Utvärderingar och avvikelser IT-relaterade risker Förebygga o upptäcka Extern och intern Uppföljning av rutiner information Kvalitetsarbetet Jämförelser med andra Kompetensförsörjning Risker i omvärlden Uppföljning av kvalitetsarbetet Tydlighet i roller och ansvar Risker för oegentligheter Rapportering och uppföljning Intern styrning och kontroll Självskattning December

9 Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Kommunicerade krav och mål Förtroendevald Utöver statens och kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt och bra sätt. Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda Inom min nämnd tar vi tar beslut om åtgärder när olika krav /mål inte nås. De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått) Den strategiska planen för kommunen är tillräckligt bra utformad Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt Förutom budget finns det tydliga krav/mål fastställda för min verksamhet. Enligt min uppfattning är våra styrande dokument tillräckligt kommunicerade. (Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå) De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra De fastställda verksamhetsmål, lagar etc som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år Intern styrning och kontroll Självskattning December

10 Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Kunskap om lagar och regler Förtroendevald Jag har tillräcklig information och kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom: Värdegrunder och etiska värderingar Förtroendevald Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet kommuniceras/diskuteras inom nämnden Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder","intressekonflikter", odyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom kommunen och inom den verksamhet jag arbetar inom: Intern styrning och kontroll Självskattning December

11 Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Kompetensförsörjning Förtroendevald Inom nämndens verksamhet säkrar vi att det kontinuerligt finns tillräckliga resurser med god kompetens I vår verksamhet klarar vi den dagliga "kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.: Tydlighet i roller och ansvar Tydlighet i roller och ansvar Förtroendevald Det är tydligt när beslut bör fattas av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas av tjänstemännen Ansvar och befogenheter inom nämndens verksamheter är tydliga Vi har en tydlig och väl fungerande ansvars- och arbetsfördelning inom vår förvaltning/kommun Jag "involveras" tillräckligt i frågor/processer/aktiviteter där jag anser att jag ska vara delaktig: Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken ska besluta Intern styrning och kontroll Självskattning December

12 Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Rapportering och uppföljning Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning och uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet. Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden,genomförda förbättringar) Förtroendevald Vi får en får en bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda krav och mål (ekonomi,verksamhet) Den rapportering vi får behandlar måluppfyllelse, resultat och effekter på ett tillfredställande sätt? De olika underlag vi får av tjänstemännen är korrekta och riktiga De besluts och uppföljningsunderlag som vi får kommuniceras på ett bra sätt till oss i nämnden Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra. Intern styrning och kontroll Självskattning December

13 Risk och kvalitetsarbete Analyser och hantering av risker Förtroendevald Risk- och väsentlighetsanalysen utmynnar i en av oss förtroendevalda beslutad internkontrollplan där resultatet av det som fastställts i planen rapporteras till Väsentliga brister/avvikelser inom verksamheten som bör nå oss som sitter i nämnden tror jag också når oss. Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras med regelbundenhet inom nämnden Nämnden genomför årligen en risk och väsentlighetsanalys för att identifiera olika risker och hur de ska hanteras Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden Jag är på ett tillräckligt sätt delaktig i det årliga arbetet som sker avseende nämndens/styrelsens Aanalys av IT -relaterade interna kontrollplan risker Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska reduceras/hanteras De identifierade risker vi inte själva kan åtgärda kommuniceras till ledningen för acceptans eller åtgärd Analyser av IT-relaterade risker Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i Intern styrning och kontroll Självskattning December

14 Risk och kvalitetsarbete Kvalitetsarbete och förbättringsarbete Inom min verksamhet fångar vi upp och tar om hand om externa och interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagomål/etc på ett bra sätt Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån olika intressenters krav Risker i omvärlden Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom Risker för oegentligheter Risker för oegentligheter beaktas i den riskanalysen/riskvärdering vi gör Intern styrning och kontroll Självskattning December

15 Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter att utbetalningar gjorts. Förebygga o upptäcka I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och oönskade händelser Intern styrning och kontroll Självskattning December

16 Kommunikation och information Kommunikation Förtroendevald Det är ett tillfredsställande kommunikations/diskussionsklimat i den nämnd jag tillhör Jag har har en öppen och konstruktiv dialog med min chef kring den ekonomiska såväl som den verksamhetsmässiga utvecklingen under året. Extern och intern information Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på ett bra sätt Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den verksamhetsmässiga utvecklingen så att jag kan styra min verksamhet i De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Intern styrning och kontroll Självskattning December

17 Uppföljning och utvärdering Utvärderingar och avvikelser Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar olika uppföljningsunderlag och avvikelser på ett tillräckligt sätt: Jämförelser med andra Förtroendevald Jag har kunskap om hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhetsresultat (produktion, kvalitet, effekter) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Uppföljning av kvalitetsarbetet Nämnden följer i tillräcklig utsträckning upp förvaltningens kvalitetsarbete Intern styrning och kontroll Självskattning December

18 Åtta av de starkaste visas Frågor med starkare resultat Förtroendevald De olika underlag vi får av tjänstemännen är korrekta och riktiga Vi får en får en bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda krav och mål (ekonomi,verksamhet) Ansvar och befogenheter inom nämndens verksamheter är tydliga Det är tydligt när beslut bör fattas av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas av tjänstemännen De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått) Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda Utöver statens och kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt Inom min nämnd tar vi tar beslut om åtgärder när olika krav /mål inte nås. Intern styrning och kontroll Självskattning December

19 Frågor med starkare resultat Åtta av de starkaste visas Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom: I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning Vi har en tydlig och väl fungerande ansvars- och arbetsfördelning inom vår förvaltning/kommun Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder","intressekonflikter", odyl) kommuniceras på ett Intern styrning och kontroll Självskattning December

20 Frågor med svagare resultat Åtta frågor där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del Förtroendevald Väsentliga brister/avvikelser inom verksamheten som bör nå oss som sitter i nämnden tror jag också når oss. Nämnden följer i tillräcklig utsträckning upp förvaltningens kvalitetsarbete Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet kommuniceras/diskuteras inom nämnden Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar olika uppföljningsunderlag och avvikelser på ett tillräckligt sätt: Det är ett tillfredsställande kommunikations/diskussionsklimat i den nämnd jag tillhör Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras med regelbundenhet inom nämnden Intern styrning och kontroll Självskattning December

21 Frågor med svagare resultat Den strategiska planen för kommunen är tillräckligt bra utformad Åtta frågor där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska reduceras/hanteras Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner De fastställda verksamhetsmål, lagar etc som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra. Intern styrning och kontroll Självskattning December

22 Svar som inkommit från denna nämnd/styrelse i jämförelse med alla svar Analyser och hantering av risker Kompetensförsörjning 4 IT-relaterade risker Risker för oegentligheter Rapportering och uppföljning Risker i omvärlden Förebygga o upptäcka 3,5 3 2,5 2 1,5 1 Kommunicerade krav,mål Kommunikation Kunskap om lagar och regler Kvalitetsarbetet Kontrollaktiviteter ekonomi Tydlighet i roller och ansvar Extern och intern information Värdegrunder och etiska värderingar Jämförelser med andra Uppföljning av rutiner Uppföljning av kvalitetsarbetet Utvärderingar och avvikelser Alla i kommunen Intern styrning och kontroll Självskattning December

23 Intern styrning och kontroll Självskattning December

24 Översiktlig granskning/revision av den Intern styrningen och kontrollen Bilaga 2 Observera att vi uppmanade till kommentarer då respondenten svarare inte alls eller till viss del (inte instämde) Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontrollmiljö Kommunicerade krav,mål Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR De fastställda verksamhetsmål, lagar I den verksamhet jag är förändras etc som finns för min verksamhet är förutsättningarna väldigt snabbt, liksom för möjliga att uppnå med de resurser som många andra i dagsläget. Viktigt är att vi jag disponerar i år kan vara flexibla i hur vi använder våra tilldelade resurser, vilket jag tycker att vi kan. Men visst behövs det mer resurs för att kunna göra ett bättre och mer strukturerat jobb med det våra styrdokument stipulerar. De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra Saknar ibland enhetlighet i dokumentmallar. Ha fler kommungemensamma riktlinjer då det är möjligt. Är ibland tvungen att göra en flexibel tolkning då styrdokumenten är väldigt allmänt hållna, vilket de naturligtvis måste vara. Enligt min uppfattning är våra styrande dokument tillräckligt kommunicerade. (Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå) Jag har ett naturligtvis ett egenansvar i att ta reda på vilka styrdokument vi har att rätta oss efter, intranätet är ju väldigt bra där. Men, det är definitivet svårt att veta vilka just jag ska/måste hantera. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 1

25 Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontr Kommunicerade krav,mål Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Enligt min uppfattning är våra styrande Verksamheten behöver bryta ner dokument tillräckligt kommunicerade. dokumenten på lokal nivå. (Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå) Förutom budget finns det tydliga Vi har tydliga statliga mål i "Skolans krav/mål fastställda för min verksamhet. styrdokument", dvs i speciallagstiftningen som Skollag mm. Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt Tilldelas endast en redan bestämd budget som baserar sig på inaktuella siffror. Den strategiska planen för kommunen är tillräckligt bra utformad Upplever att det inte alltid är anpassat till behovet ute i verksamheterna. Känslan är att "behovsprövningen" brister. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 2

26 Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontr Kunskap om lagar och regle Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Jag har tillräckligt god kännedom om Tid saknas i den dagliga verksamheten de lagar och regler som styr den för att vara helt uppdaterad. verksamhet jag arbetar inom: Tydlighet i roller och ansvar Rapportering och uppföljnin Kompetensförsörjning Förtroendevald Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken ska besluta Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt I vår verksamhet klarar vi den dagliga "kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.: Politiker vill i högre grad även ta beslut gällande "hur-frågor". De beslut som är rimliga att rapportera görs. Det rör ju sig om så många beslut så alla är inte möjliga att ta till sig Finns inte några behöriga lärare att få tag på, och när någon sådan "dyker upp" så vill man ha så höga löner så att vi snart kommer att få sätta alla "spelregler" ur spel för att överhuvudtaget få personal. Lärarlegitimitationskravet gör det något svårare, men vi har lyckats väl hittills. Tyvärr finns ej resurser att ha resurser att täcka upp lärares frånvaro vid frånvaro. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 3

27 Tjänstem./Förtroendev. Risker och förbättringsarbet Analyser och hantering av r Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Inom den verksamhet jag arbetar inom Lite mer av att släcka bränder än att arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och arbeta strategiskt. metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska reduceras/hanteras Förtroendevald Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras med regelbundenhet inom nämnden Det kan bli bättre Väsentliga brister/avvikelser inom verksamheten som bör nå oss som sitter i nämnden tror jag också når oss. Det känns som om vi skulle behöva mer elevperspektiv. Ev också de lärare som inte har starkt förtroende hos rektorerna IT-relaterade risker Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i Eftersom IT hanteras av extern part och den övergripande kontrollen och kontakterna kring IT ligger inte på den enskilda förvaltningen (KSV har/borde ha denna kontroll) kan jag inte uttala mig i denna fråga. Kvalitetsarbetet Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån olika intressenters krav En nystart kring detta har precis inletts. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 4

28 Tjänstem./Förtroendev. Risker och förbättringsarbete Kvalitetsarbetet Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Inom den verksamhet jag arbetar Vi håller på att införa ett nytt arbetssätt bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kring kvalitetsarbetet på förvaltningen som kvalitetsarbete som syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån olika är en klar förbättring mot tidigare. intressenters krav Vi är på gång till något riktigt bra, snart på "Instämmer helt". Kontroll aktiviteter Risker i omvärlden Kontrollaktiviteter ekonomi Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos Så långt det bara går. Jag har inget budgetansvar. Kan alltid bli bättre. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 5

29 Tjänstem./Förtroendev. Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Det är ett tillfredsställande Ibland är det svårt att få ordet. kommunikations/diskussionsklimat i den nämnd jag tillhör Information och kommunika Kommunikation Extern och intern information Förtroendevald De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Men, Hypergene är jag väldigt missnöjd med. Om det beror på systemet eller handhavandet av själva införandet vet jag inte, men bra är det definitivt inte! Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på ett bra sätt I den dagliga verksamheten ja, framöver nej. Men vem har idag koll på vad som kommer hända med vår ekonomi, dels pga samhällsutvecklingen men också pga kommunens ev kommande effektiviserings- eller sparkrav. Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning Är dock inte nöjd med hemsidan. För vår målgrupp är det ganska svårt att hitta rätt. Uppföljning Utvärderingar och avvikelse Uppföljning av kvalitetsarbetet Förtroendevald Förtroendevald Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar olika uppföljningsunderlag och avvikelser på ett tillräckligt sätt: Nämnden följer i tillräcklig utsträckning upp förvaltningens kvalitetsarbete Ibland kommer någon med bra förslag och idéer som inte fångas upp Det kan bli bättre Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 6

30 Tjänstem./Förtroendev. Uppföljning Jämförelser med andra Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger Har inga kunskaper om detta, mer än de till avseende ekonomi och verksamhet kommuner som ingår i vårt samarbete och (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till till viss del i de kommuner som ingår i motsvarande verksamheter i andra olika nätverk. kommuner Förtroendevald Jag har kunskap om hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhetsresultat (produktion, kvalitet, effekter) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Jag skulle önska mer ekonomisk jämförbarhet Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 7