Detaljredovisning Teknisk servicenämnd resultat på kommunrevisionens webbenkät Intern styrning och kontroll juni 2018 Lidköpings kommun

Transkript

1 Detaljredovisning Teknisk servicenämnd resultat på kommunrevisionens webbenkät Intern styrning och kontroll juni 2018 Lidköpings kommun Hans Axelsson Sept 2018

2 Svar från förtroendevalda i Teknisk servicenämnd 01.Jag har tillräcklig kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente. 02.De krav/mål vi har för nämndens verksamheter är möjliga för oss att följa upp på ett tillräckligt bra sätt 03.Enligt min uppfattning är min nämnd tillräckligt aktiv i styrningen av den verksamhet som bedrivs inom nämnden. 04.Det är tydligt när beslut bör fattas av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas av tjänstemännen. 05.Inom min nämnd tar vi beslut om åtgärder när olika krav /mål riskerar att inte nås. 06.Ansvar och befogenheter inom kommunen är tydliga 07.Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt 08. I nämnden diskuterar vi i tillträcklig utsträckning nuvarande och framtida kompetensbehov inom verksamheten 09.Besluts och uppföljningsunderlag kommuniceras på ett bra sätt till oss i nämnden. 10. De olika underlag vi får av tjänstemännen är korrekta. 11.Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras tillräckligt ofta inom nämnden 12.Nämnden är tillräckligt aktiv i arbetet med analyser och hanteringen av olika risker 13.Risker för "oegentligheter" beaktas i den riskanalys/riskvärdering vi gör 14 Väsentliga brister/avvikelser inom verksamheten som bör nå oss som sitter i nämnden tror jag också når oss. 15. Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden 16. Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning av verksamheten 17. Jag har kunskap om hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhetsresultat (produktion, kvalitet, effekter) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner 18.Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamheten bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden,genomförda förbättringar) 19. Nämnden får en tillräckligt bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra krav och mål för Instämmer Instämmer Instämmer Instämmer Vet ej/ inte alls viss del i huvudsak helt ingen uppfattn. 2 (6)

3 verksamheten 21.Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder", "intressekonflikter" o.dyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom vår verksamhet: 22. Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar olika uppföljningsunderlag och avvikelser på ett tillräckligt sätt Lämnad kommentar förtroendevald i Teknisk servicenämnd 08. I nämnden diskuterar vi i tillträcklig Det är inget vi diskuterar alls men vi har mycket med utsträckning nuvarande och framtida nytt sopsystem, nya reningsverket osv just nu. Jag har kompetensbehov inom verksamheten inte hört att vi förlorar mycket kompetent personal nu heller. 3 (6)

4 Svar från chefer inom Teknisk servicenämnd Instämmer Instämmer Instämmer Instämmer Vet ej/ 01.Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom 02.De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra 03.Det finns tydliga krav/mål fastställda för min verksamhet. 04.Enligt min uppfattning är styrande dokument tillräckligt kommunicerade. (Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå) 05.Jag känner till var jag återfinner styrande dokument 06.Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt 07.Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder", ;"intressekonflikter" ;o.dyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom den verksamhet jag arbetar inom 08.Ansvaret och befogenheterna är tydliga och väl fungerande inom vår kommun. 10. Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken ska besluta 11. De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är korrekta och aktuella 12. De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är enkla att förstå 13. Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den verksamhetsmässiga utvecklingen som stöd för att styra min verksamhet i förhållande till ställda krav och mål. 14. Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen som stöd för att styra verksamhet i förhållande till ställda krav och mål. 15. Jag "involveras" tillräckligt i frågor/processer/aktiviteter där jag anser att jag ska vara delaktig 16. Våra olika intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning 17. Våra arbetssätt stödjer att vi har rätt kompetens idag och i framtiden. 18. Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter att utbetalningar gjorts. inte alls viss del i huvudsak helt ingen uppfattn. 4 (6)

5 19. Inom vår verksamhet arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska reduceras/hanteras 20. I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och oönskade händelser. 21. Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos 22. Risker för oegentligheter beaktas i den riskanalys/riskvärdering vi gör 23. Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom. 24. Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i. 25. Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner 26. De identifierade risker vi inte själva kan åtgärda kommuniceras till ledningen för acceptans eller åtgärd 27. Inom min verksamhet fångar vi upp och tar hand om externa och interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagomål/etc på ett bra sätt*) 28. Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån olika intressenters krav 29. Inom min verksamhet sker det en regelbunden uppföljning/utvärdering så att processer/rutiner fungerar på ett bra sätt 30. Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra. 31. Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra 32. Jag är på ett tillräckligt sätt delaktig i det årliga arbetet som sker avseende nämndens/styrelsens interna kontrollplan (6)

6 Lämnade kommentarer chefer inom Teknisk servicenämnd 01.Jag har tillräckligt god kännedom om Jag anställdes december-17 och jag saknar introduktion i de lagar och regler som styr den bla regler för upphandling mm. verksamhet jag arbetar inom 02.De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra 04.Enligt min uppfattning är styrande dokument tillräckligt kommunicerade. (Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå) På teknisk service ok men kommunövergripande nivå bör dokument för arbetsmiljö, IT-säkerhet, personal och miljö ses över. Otydligt vad som gäller och många gånger svårt att hitta i "vårt arbetssätt" då det är gjort för att förklara helheten och inte utifrån att det ska vara lätt för medarbetarna att hitta. Det medarbetarna använder oftast ska vara så få klick bort som möjligt. Mest kommunövergripande dokument som sorterats i det nya ledningssystemet men medarbetarna ute i verksamheten använder mest det som är för deras enhet och det är inte helt integrerat. 04.Enligt min uppfattning är styrande dokument tillräckligt kommunicerade. (Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå) 05.Jag känner till var jag återfinner styrande dokument 07.Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder", ;"intressekonflikter" ;o.dyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom den verksamhet jag arbetar inom 07.Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder", ;"intressekonflikter" ;o.dyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom den verksamhet jag arbetar inom 08. I nämnden diskuterar vi i tillträcklig utsträckning nuvarande och framtida kompetensbehov inom verksamheten 17. Våra arbetssätt stödjer att vi har rätt kompetens idag och i framtiden. 17. Våra arbetssätt stödjer att vi har rätt kompetens idag och i framtiden. 25. Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Kan alltid upprepas Det finns bra hjälp på staben. Under de 6 månader jag varit anställd så har vi inte haft någon kommunikation om värdegrunder. Saknar en kommunövergripande värdegrund som lägger grunden till att vi sluta jobba i stuprör. Alla förvaltningar har egna värdegrunder. Det är inget vi diskuterar alls men vi har mycket med nytt sopsystem, nya reningsverket osv just nu. Jag har inte hört att vi förlorar mycket kompetent personal nu heller. Vi har ganska stora pensionsavgångar vilket kräver "dubbel" bemanning under vissa perioder för att täcka upp för detta. Marknadsföring av kommunen som arbetsgivare kunde vara bättre. Ibland är det svårt att få fram relevanta uppgifter då vi jobbar i en bransch där många privata aktörer opererar. I dessa kommuner vet inte ens den ansvariga från kommunen vika förhållanden som råder... 6 (6)