Åstorps kommun. Uppföljning av 2012 års granskningar

Transkript

1 Revisionsrapport 6/2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Mars 2014 Åstorps kommun Uppföljning av 2012 års granskningar Sven Ekelund, ordf Tord Sturesson, 1:e v ordf Bengt Joehns, 2:e v ordf Nils Persson Kristoffer Glinka

2 Innehåll 1. Inledning Bakgrund Tillvägagångssätt Avgränsningar Granskning av kommunens systematiska arbetsmiljöarbete Sammanfattning av 2012 års granskning Vidtagna åtgärder Bedömning Granskning av styrning och uppföljning av grundskolan Sammanfattning av 2012 års granskning Vidtagna åtgärder Bedömning Granskning av uppdatering och efterlevnad av centrala styrdokument som beslutats av kommunfullmäktige Sammanfattning av 2012 års granskning Vidtagna åtgärder Bedömning Kommunala upphandlingar i förhållande till gällande lagstiftning Sammanfattning av 2012 års granskning Vidtagna åtgärder Bedömning Inköpskort och drivmedelskort Sammanfattning av 2012 års granskning Vidtagna åtgärder Bedömning

3 1. Inledning 1.1. Bakgrund EY har av de förtroendevalda revisorerna i Åstorps kommun fått i uppdrag att genomföra en uppföljning av de förvaltningsrevisionella granskningar som genomfördes under Syftet är att följa upp om och på vilket sätt de kommentarer och förslag till förbättringar som finns i granskningsrapporterna har fångats av styrelse och förvaltningar/nämnder. De förvaltningsrevisionella granskningar som genomfördes under 2012 och som är föremål för denna uppföljning är följande: Granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Granskning av styrning och uppföljning av grundskolan Granskning av uppdatering och efterlevnad av centrala styrdokument som beslutats av kommunfullmäktige Kommunala upphandlingar i förhållande till gällande lagstiftning Inköpskort och drivmedelskort Granskning av delårs- och årsbokslut följs upp i samband med den årliga granskningen och hanteras således inte inom ramarna för denna uppföljning 1.2. Tillvägagångssätt Uppföljningen har skett genom att ett antal frågor skickats till respektive förvaltningschef. Nämndens tidigare svar på granskningarna har även beaktats. Inom ramen för uppföljningen har vissa parallella kontroller av lämnade uppgifter genomförts. Nedan återges en sammanfattning av de iakttagelser och utvecklingsområden som framkom i respektive granskningsrapport. Efter varje redogörelse lämnas iakttagelser och bedömningar av vad som hänt sedan granskningen Bedömningarna har sin utgångspunkt i de svar som framkommit i samtal med berörda personer Avgränsningar Uppföljningen avser de synpunkter och iakttagelser som lämnats i nämnda granskningsrapporter. 2

4 2. Granskning av kommunens systematiska arbetsmiljöarbete 2.1. Sammanfattning av 2012 års granskning Syftet med granskningen var att bedöma om kommunen bedriv ett tillfredsställande systematiskt arbetsmiljöarbete utifrån lagstiftning och kommunala mål och riktlinjer. Äldreomsorgsverksamheten valdes ut för en fördjupad granskning. Den sammanfattande bedömningen var att det fanns en otydlighet kring vilket ansvar och vilka uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet som åligger socialnämnden. Vidare framfördes följande bedömningar och rekommendationer: I den kommunövergripande arbetsmiljöpolicyn anges övergripande riktlinjer och rutiner samt en övergripande målsättning för det systematiska arbetsmiljöarbetet, vilket i stort sett motsvarar de lagstadgade krav som finns. Inom socialförvaltningen finns system och rutiner för att bedriva och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Dock finns behov av att ta fram mer konkreta och mätbara arbetsmiljömål samt att systematisera och dokumentera de risker som identifierats. I enlighet med arbetsmiljöpolicyn bör nämnden i högre utsträckning förvissa sig om att förvaltningschefen har de nödvändiga resurser, befogenheter och kunskaper som krävs för att kunna fullfölja arbetsmiljöuppdraget. Kommunstyrelsen bör i övergripande riktlinjer tydliggöra vem som har arbetsmiljöansvar och vilka uppgifter som åligger kommunstyrelsen respektive övriga nämnder inom det systematiska arbetsmiljöområdet. Ansvarsfördelningen bör harmoniseras med styrelsens och nämndernas reglementen och delegationsordningar samt kommunens arbetsmiljöpolicy. Kommunstyrelsen bör säkerställa att förvaltningen och enheterna årligen genomför och dokumenterar heltäckande riskanalyser som ligger till grund för verksamhetens systematiska arbetsmiljöarbete. Riskanalyserna bör omfatta både fysiska och psykosociala arbetsmiljörisker. Rutinen för tillbud- och avvikelserapportering kan förbättras för att i högre utsträckning dokumenteras samt omfatta psykosociala arbetsskador och risker som identifieras i förebyggande syfte. Socialnämnden bör säkerställa att enhetliga rutiner upprättas för att tydliggöra vad som ska rapporteras och följas upp. Kommunstyrelsen bör säkerställa att samtliga chefer och skyddsombud inom kommunen har de kunskaper inom arbetsmiljöområdet som krävs för att fullgöra arbetsmiljöuppdraget. Kommunstyrelsen som huvudansvarig för det systematiska arbetsmiljöarbetet bör i sin uppsikt säkerställa att såväl extern lagstiftning som interna styrdokument efterföljs inom kommunens samtliga nivåer i den kommunala organisationen 3

5 2.2. Vidtagna åtgärder Kommunstyrelsen Förtydligande av ansvar och arbetsuppgifter Enligt uppgift har det på övergripande nivå genomförts en analys av befintliga styrdokument. I arbetsmiljöpolicyn kvarstår skrivningen att det är nämnderna som fastställer mål för förvaltningens arbetsmiljöarbete, det är nämnderna som delegerar arbetsmiljöuppgifter, och de är nämnderna som ser till att förvaltningschefen har de förutsättningar denne behöver för att genomföra arbetsmiljöuppgifter. I kommunstyrelsens nya reglemente har systematiskt arbetsmiljöarbete fått en egen rubrik. I detta stycke står det nu: Kommunstyrelsen skall se till att det bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete i verksamheten i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön. Detta innebär att det finns en klar ordning avseende delegering av arbetsmiljöuppgifter samt att det finns kunskaper, befogenheter och kompetens ute i verksamheten för att driva arbetsmiljöarbetet samt för att följa upp detta. Enligt personalchefen framgår det tydligt i reglementet att det är kommunstyrelsen som alltid har huvudansvaret om inte kommunfullmäktige explicit gett huvudansvaret till en annan nämnd. Vidare har en ny delegationsblanket, Delegering av arbetsuppgifter med åtföljande arbetsmiljöansvar för förvaltningschefer med vidare delegering, tagits fram där nämnderna delegerar arbetsmiljöuppgifter till förvaltningscheferna och där dessa i sin tur delegerar arbetsuppgifter vidare i organisationen. Dokumenterade riskanalyser I syfte att underlätta förvaltningarnas systematiska arbetsmiljöarbete och för att säkerställa att viktiga moment i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte glöms bort har en ny rutinbeskrivning för det systematiska arbetsmiljöarbetet tagits fram. I de dokumenterade instruktionerna finns hänvisningar till bland annat de dokument som krävs vid upprättandet av riskanalyser. Utbildning Samtliga chefer och skyddsombud har enligt uppgift genomgatt en tre dagars arbetsmiljöutbildning. I samband med denna utbildning togs det fram riskanalyser för aktuella arbetsplatser. Arbetsmiljöarbetet uppges även ha prioriterats i kommunen genom att det belysts i chefsgruppen, i CESAM (facklig samverkan) samt i ett antal olika ledarforum. Uppföljning Ny delegation av arbetsmiljöansvaret har skett/sker där varje arbetsledare/chef på nytt får skriva på den nya blanketten. Vid signeringen av blanketten ska det ske en muntlig komplettering där den som får arbetsmiljöuppgifter har en chans att påpeka om något av det som begärs inte är genomförbart för denne vid denna tidpunkt. Det finns även en checklista för cheferna för denna kontroll. 4

6 Socialnämnden Tillbuds- och avvikelserapportering Arbetet med tillbud och avvikelserapportering har enligt förvaltningschefen förbättrats genom att rapporteringen nu knutits till samverkanssystemet, där det rapporteras på förvaltningsövergripande nivå, lokal nivå och på arbetsplatsträffar. Detta för att utifrån ansvarsnivå föra en dialog, lära och bedöma, samt vidta de åtgärder och förändringar som behövs. Arbetsmiljömål och handlingsplan Socialförvaltningen har tagit fram handlingsplan och övergripande mål för arbetsmiljöarbetet som bygger på framtagen riskinventering och riskanalys. Socialnämnden har enligt uppgift tagit del av dokumentationen och ställt sig bakom detta arbete. Socialförvaltningen rapporterar varje år till socialnämnden gällande arbetsmiljöarbetet så att nämnden kan säkerställa att nödvändiga resurser, befogenheter och kunskaper finns. Ny delegationsordningen Ny delegationsblankett har tagit fram som tydliggör att det är socialnämnden som delegerar arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef och att förvaltningschef i sin tur delegerar arbetsuppgifterna vidare. Detta arbete är enligt uppgift genomfört och det har återrapporterats till nämnden. Den årliga översynen av socialnämndens delegationsordning pågår för närvarande och är vid uppföljningstillfället ännu inte beslutad. Enligt förslag på ny delegationsordning kommer arbetsmiljöansvaret att tydliggöras. Utbildningsplan för chefer och skyddsombud Samtliga chefer och skyddsombud/arbetsplatsombud har under hösten 2012 samt våren 2013 genomgått en 3-dagars arbetsmiljöutbildning. Utbildningen uppges ha fungerat som grund för de förändringar som sedan gjorts i förvaltningens arbete och underlag till socialnämnden. Enligt uppgift upprättar socialförvaltningen en förvaltningsövergripande kompetensplan och en per verksamhetsområde där inventering ska göras årligen över vilka behov av kompetensutveckling som finns för förvaltningen. Svarande: Ola Falck Personalchef, Anna-Lena Sellergren - Förvaltningschef socialförvaltningen, Merih Özbalchi Jurist och huvudregistrator Bedömning Utifrån vad som framgått i uppföljningen bedömer vi att revisionens påpekanden och rekommendationer har beaktats. De mest konkreta åtgärderna är den nya rutinen för systematiskt arbetsmiljöarbete, utbildningen för chefer och skyddsombud, kommunstyrelsens nya reglemente samt den nya blanketten för delegering av arbetsmiljöuppgifter. Vi bedömer att den nya skrivningen i reglementet tydliggör arbetsmiljöansvaret även om det inte explicit står att kommunstyrelsen har arbetsmiljöansvaret. Vidare skapar den nya delegeringen en tydligare kedja avseende föredelningen av arbetsmiljöuppgifter. Socialnämnden har tagit fram handlingsplan och övergripande mål för arbetsmiljöarbetet som bygger på framtagen riskinventering och riskanalys. Vi bedömer att tillbuds- och avvikelserapporteringen stärkts genom att den knutits till samverkanssystemet. Det är dock viktigt att socialnämnden följer upp och utvärderar resultatet av denna utveckling i syfte att säkerställa en väl fungerande tillbuds- och avvikelserapportering. 5

7 3. Granskning av styrning och uppföljning av grundskolan 3.1. Sammanfattning av 2012 års granskning Det övergripande syftet med granskningen var att bedöma huruvida bildningsnämnden säkerställer en ändamålsenlig styrning och uppföljning av grundskolan. Granskningen fokuserade särskilt på samverkan mellan F-5-skolorna och högstadieskolorna. Den sammanfattande bedömningen var att bildningsnämndens styrning och uppföljning av grundskolan under senare år hade varit bristfällig. Redovisning av kunskapsresultat, analyser och förslag på åtgärder hade skett i otillräcklig utsträckning och därmed hade de politiskt ansvariga saknat välgrundade signaler om var insatser behövde göras. Vidare framfördes följande bedömningar och rekommendationer: Det är av stor vikt att bildningsnämnden säkerställer att det påbörjade systematiska kvalitetsarbetet implementeras i hela organisationen och aktivt tar del av det sammanställda materialet. Överlämningarna inom den kommunala grundskolan synes i allt väsentligt fungera. Dock saknas skriftliga rutiner för överlämning till annan kommunal skola än den som eleverna traditionellt har överlämnats till. Det är vidare av vikt att bildningsnämnden säkerställer att överlämning av elever i behov av särskilt stöd fungerar. Bildningsnämnden måste utveckla sin målstyrning. Framöver bör bildningsnämnden säkerställa sin styrning med hjälp av adekvata mätbara mål, och i sin uppföljning värdera resultaten med hjälp av målen. Bildningsmålen bör regelbundet efterfråga kvalitativa analyser av kunskapsresultat samt åtgärdsförslag för att nå en högre måluppfyllelse. Fördjupade resultatuppföljningar och analyser av måluppfyllelse är nödvändiga för att kunna bedöma verksamhetens effektivitet, det vill säga graden av måluppfyllelse i förhållande till resursanvändning, och för att kunna göra välgrundade prioriteringar. Bildningsnämnden bör säkerställa och följa upp att det nya resursfördelningssystemet är tillräckligt kompensatoriskt och får avsedda effekter Vidtagna åtgärder Styrning och systematiskt kvalitetsarbete I uppföljningen framförs att bildningsnämnden stärkt sin styrning genom att återkoppling till nämnden avseende elevernas kunskapsresultat nu sker två ggr/år i form av en statistisk redogörelse. Därtill sker det två gånger om året en redovisning av kunskapsresultaten med tillhörande utvärdering/analys och reflektion samt förbättringsåtgärder. 6

8 Handlingsplanen för systematiskt kvalitetsarbete uppges nu vara väl implementerad och inarbetad i hela organisationen. Den är åskådliggjord i en årsklocka och verksamheten lämnar enligt årsklockan in rapporter kontinuerligt till nämnden. Den systematiska kvalitetsplanen utvärderas årligen och vid behov ska enligt uppgift en revidering ske. Analys av skillnader i betyg Resultaten i de lägre skolåldrarna har enligt uppgift analyserats. Varje skola; skolledare, pedagogisk personal samt elevhälsoteam sätter in relevanta åtgärder utifrån aktuella kunskapsresultat. Detta sker både på grupp-, individ-, och skolnivå. Insatser riktade till personal i form av kollegial handledning och lektionsobservationer har även genomförts. Det har inte genomförts någon övergripande analys avseende orsakerna bakom varför så stor andel av elever folkbokförda i Åstorp tar längre än fyra år på sig att fullfölja sin gymnasieutbildning. Däremot pågår arbete med att påbörja ett forskningsprojekt i frågan tillsammans med Halmstad högskola. Projektet kommer enligt uppgift att starta upp under våren Dokumenterade rutiner En ny kommunövergripande handlingsplan för överlämnande av elever mellan skolorna har upprättats. Av rutinen framgår vilken funktion som ansvarar för vad i överlämningen. Det finns även kontrollistor för den kommunikation och dokumentation som ska ske vid olika sorters överlämningar. I rutinen påpekas särskilt att när barnets övergång till de nya verksamheterna närmar sig har förskolan den särskilda uppgiften att finna former för att avrunda och avsluta förskoleperioden. Vid övergången till nya verksamheter ska särskild uppmärksamhet ägnas de barn som behöver särskilt stöd. Utvärdering av resursfördelningsmodellen Den nya resursfördelningsmodellen har enligt uppgift utvärderats och reviderats. Förvaltningschefen framför att för att säkerställa en likvärdig utbildning för eleverna i Åstorps kommun måste det ske en kontinuerlig översyn av resurstilldelningen. Kriterierna kring Salsa samt egna kriterier som avspeglar Åstorps särprägel uppges vara styrande. Förvaltningen bedömer att systemet förfinas vid varje års budgetarbete och att de därigenom närmar sig en likvärdig resurstilldelning. Dock framförs att det kvarstår utvecklingsarbete. För detta finns en arbetsgrupp, bestående av ekonom samt skolledare, som har i uppgift att varje år ser över och revidera resurstilldelningen i förvaltningen. Svarande: Annika Hoppe Förvaltningschef för bildningsförvaltningen, Anita Sjöberg - Utvecklingsstrateg, Anna Bladh Förvaltningsekonom 3.3. Bedömning Utifrån vad som framkommit i uppföljningen bedömer vi att revisionens påpekanden och rekommendationer har beaktats. Det systematiska kvalitetsarbetet har fortlöpt och det har genomförts en analys av resultaten i de lägre skolåldrarna. Det har också tagits fram en kommunövergripande handlingsplan för överlämning av elever mellan skolorna. I denna påpekas att särskild uppmärksamhet ska ägnas de barn som behöver särskilt stöd. Vidare har den nya resursfördelningsmodellen utvärderats och reviderats. För att säkerställa en likvärdig utbildning är det av stor vikt att nämnden kontinuerligt ser över resursfördelningen i förhållande till eventuella förändringar i förutsättningar och volymer mm. 7

9 4. Granskning av uppdatering och efterlevnad av centrala styrdokument som beslutats av kommunfullmäktige 4.1. Sammanfattning av 2012 års granskning Granskningens övergripande syfte var att bedöma i vilken omfattning som kommunens styrdokument var uppdaterade och vilka rutiner som förelåg för att se till att de efterlevdes. Granskningen avgränsades till styrdokument som beslutats av kommunfullmäktige. Nedan följer en sammanfattning av de bedömningar och rekommendationer som framfördes i granskningen: Granskningen visar att det finns centrala styrdokument i kommunen som inte uppdaterats eller hanterats i nämnderna på en längre tid. I några fall har uppdatering inte skett i enlighet med lagstadgade krav. I ett par andra fall förefaller dokumenten ha fallit i glömska, vilket innebär att de uppdrag som anges i dem inte har utförts. Granskningen visar på brister i rutinerna för informationsöverföring från kommunfullmäktige till nämnderna avseende beslut kring styrdokument, i rutinerna för administration av styrdokument samt i rutinerna för uppföljning och säkerställande av styrdokumentens efterlevnad. Utifrån dessa resultat bedömer vi att det finns en risk att kommunfullmäktige genom styrdokument fattat beslut om inriktningar och ambitioner som inte beaktas i kommunens verksamheter. Vi noterar att bristerna i kommunens struktur för centrala styrdokument tidigare uppmärksammats av kommunstyrelsen, genom skrivelse från kommunsekreteraren, och ser positivt på det förbättringsarbete som bedrivits under det senaste året. Tillgängligheten till dokumenten förefaller ha förbättrats märkbart genom arbetet. Liksom vid 2007 års revision kan det konstateras att Åstorps kommun i stor utsträckning har de styrdokument som lagstiftningar och författningar kräver att kommunfullmäktige fattar beslut om. Några av dem är dock inaktuella. Vi kan konstatera att aktualiteten för översiktsplanen inklusive riktlinjerna för bostadsförsörjning inte har prövats varje mandatperiod i enlighet med lagstiftningen. Även jämställdhetsplanen bör ses över då lagstiftningen förändrats sedan den antogs. Revideringar av dessa dokument uppges vara pågående. Eftersom kommunstyrelsen enligt dess reglemente, 3, har i uppdrag att "övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs (...)" är det enligt vår bedömning angeläget att kommunstyrelsen vidtar åtgärder för att avhjälpa de identifierade bristerna. Det är av vikt att kommunfullmäktiges beslut avseende centrala styrdokument expedieras till nämnderna för beaktande och/eller hantering. Kommunstyrelsen bör säkerställa att det av varje centralt dokument framgår när och i vilket politiskt organ det är antaget. 8

10 Kommunstyrelsen bör säkerställa att centrala styrdokument återkommande följs upp och revideras i syfte att undvika att dokumenten blir inaktuella och att kommunens medarbetare ifrågasätter dess giltighet. Det är angeläget att kommunstyrelsen framöver säkerställer att kommunens styrdokument revideras i enlighet med lagkraven Vidtagna åtgärder Riktlinjer och rutiner Det antogs en ny dokumenthanteringsplan för kommunstyrelseförvaltningen den 30 maj I planen ingår för uppföljningen aktuella styrdokument. Det finns även ett dokument som benämns Övergripande styrdokument för Åstorps kommun där alla styrdokument finns samlade med information om när de antogs och vilket diarienummer de har samt ansvarig nämnd. Detta dokument ska enligt uppgift redovisas till kommunstyrelsen två gånger per år. Det finns inga särskilda riktlinjer för hur kommunikationen av policydokument ska gå till. Av kommunens grafiska profil framgår dock att det på framsidan av varje styrdokument tydligt ska framgå vilken instans som antagit dokumentet samt datum för antagandet. Vidare uppges att det styrsystem som antogs den 28 mars 2011, vid uppföljningstillfället är under omarbetning. Enligt uppgift ska beslutsnivåer för de olika sorternas dokument tydliggöras i det nya systemet. Uppföljning Kommunfullmäktige beslutade den 16 december 2013 en årsplan för 2014 där varje nämnd ska informera om hur de efterlever vissa styrdokument som kommunfullmäktiges presidium har valt ut. Årsplanen är enligt uppgift planerad att utvidgas för att under en mandatperiod följa upp samtliga styrdokument. Översiktsplan 2012 antogs av kommunfullmäktige den 29 oktober 2012 och inom ramarna för planen finns förslag till bostadsproduktion och befolkningsutveckling fram till Beträffande jämställdhetsplanen uppges vid uppföljningstillfället att denna är under omarbetning. Svarande: Merih Özbalci Jurist och huvudregistrator, Anita Månsson Utvecklingsstrateg, Jenny K Nilsson - Ekonomiassistent 4.3. Bedömning Av uppföljningen kan vi konstarera att revisionens påpekanden i stor utsträckning beaktats samt att utvecklingsarbete påbörjats. Den nya dokumenthanteringsplanen skapar enligt vår bedömning förutsättningar för en fungerande styrning och uppföljning av styrdokument beslutade av fullmäktige. Vidare bedömer vi att kraven på enhetlighet när det gäller informationen på styrdokumentens framsida kommer att generera en ökad tydlighet framöver. Uppföljningen av nämndernas efterlevnad av utvalda styrdokument kommer också sätta fokus på fullmäktiges viljeriktningar inom olika områden. Det är viktigt att påbörjat utvecklingsarbete fortlöper. 9

11 5. Kommunala upphandlingar i förhållande till gällande lagstiftning 5.1. Sammanfattning av 2012 års granskning Syftet med granskningen var att bedöma hur upphandlingar hanterades i förhållande till lagstiftning samt att avtal tecknades på ett korrekt sätt i förhållande till lag och förfrågningsunderlag. Inom ramen för granskningen gjordes följande iakttagelser och bedömningar: Kommunens upphandlingspolicy är inaktuell i förhållande till de senaste lagförändringarna och till rådande upphandlingsorganisation. Vidare saknar kommunen riktlinjer för direktupphandling. Enligt vår bedömning kan en inköpsgrupp med representanter från kommunens olika förvaltningar utgöra en viktig funktion för genomförandet av kommunens upphandlingar, särskilt vad gäller samordning av upphandlingsbehov, information om befintliga ramavtal, strukturkapital och utbildning/kompetens. De intervjuade uppger att avtalsmappen är i behov av utveckling då information kring avtalen är svårtillgänglig. Utan en uppdaterad avtalsdatabas/avtalsregister ökar risken för låg trohet mot slutna avtal, vilket kan innebära ekonomiska och förtroendemässiga risker för kommunen. Upphandlingsområdet är ett mycket lagstyrt område där lagstiftning och praxis ständigt ändras, varför vidareutbildningar inom området måste ske frekvent. Det är även viktigt att upphandlings-/avropskompetens sprids i organisationen eftersom inköp sker på verksamhetsnivå. Det kan finnas skäl att utreda huruvida tjänsten på 50 procent är tillräcklig för att säkerställa kvalitet och regelefterlevnad i upphandlingsorganisationen. Internkontrollarbetet bör utvidgas till att omfatta genomförande och dokumentation av upphandlingar, avrop och avtalshantering. De förbättringsområden och rekommendationer som framfördes var enligt följande: Uppdatera upphandlingspolicyn och upprätta riktlinjer för direktupphandling. Inrätta en inköpsgrupp och ta fram tydliga instruktioner för gruppen samt tillse att det på varje förvaltning finns en tydlig ansvarsfördelning kring inköp. Tillse att en aktuell och samlad avtalsdatabas upprättas. Säkerställ en utökad uppföljning/intern kontroll samt att kontinuerliga vidareutbildningar tillhandahålls för kommunens beställare. Det kan finnas skäl för kommunstyrelsen att utvärdera verksamheternas behov av upphandlingsstöd i förhållande till tillgängliga resurser. 10

12 5.2. Vidtagna åtgärder Ny policy och riktlinjer för direktupphandling Den 18 november 2013 antog kommunfullmäktige en ny upphandlingspolicy för kommunen. Upphandlingspolicyn innehåller även dokumenterade riktlinjer för hur direktupphandlingar ska gå till samt en blankett för genomförandet. Upphandlingsgrupp och utbildning Det har tillsatts en upphandlingsgrupp vars arbetsuppgifter framgår av den nya upphandlingspolicyn. Enligt policyn har gruppen i uppgift att verka som det organ som samordnar kommunens verksamhetsgrenar. Varje förvaltning representeras av en tjänsteman som utses av förvaltningen själv. Upphandlingsgruppen har till uppgift att bistå vid formulering av upphandlingar och ramavtal på de varor och tjänster som kommunen köper i stor omfattning. Upphandlingsgruppen skall inte alltid behöva ansvara för upphandlingarna, utan endast när det är lämpligt på grund av upphandlingens karaktär. Upphandlingsgruppen äger rätt att utse ansvarig för en upphandling. Upphandlingsgruppen har alltid en kontrollfunktion som medför att de skall se till att upphandlingen genomförts på ett korrekt sätt. Upphandlingsenheten skall alltid på uppmaning bistå upphandlingsgruppen med upprättande av underlag. Avtalshantering För att tydliggöra ansvarsfördelningen ute på förvaltningarna beträffande inköp så beslutade chefsgruppen den 9 december 2013 om nya avtalsrutiner där det tydliggörs vad en avtalstecknare får avtala om och vad en firmatecknare får avtala om. Det finns även ett beslut från kommunfullmäktige där nya firmatecknare utses och där nämnderna ges möjlighet att utse avtalstecknare inom de egna ansvarsområdena. De nya avtalsrutinerna finns tillgängliga på kommunens intranät. Det finns inte någon dokumenterad beskrivning som säkerställer avtalsdatabasens aktualitet. Istället är det den som registrerar avtalet som ska känna till systemet och de rutiner som krävs för att avtalsdatabasen hålls aktuell. Uppföljning och intern kontroll I syfte att stärka sin interna kontroll avseende upphandlingsverksamheten kommer tio stycken stickprov att kontrolleras inom ramarna för kommunstyrelsens interna kontrollplan Svarande: Merih Özbalci - Jurist och huvudregistrator, Anita Månsson - utvecklingsstrateg, Jenny K Nilsson - ekonomiassistent 5.3. Bedömning Vi bedömer att revisionens påpekanden beaktats samt att vidtagna åtgärder skapat förutsättningar för uppföljning och intern kontroll. Genom den nya upphandlingspolicyn har det skett ett förtydligande och genom kommunstyrelsens beslut att inom ramarna för den interna kontrollen 2014 undersöka upphandlingsverksamheten har området fått utökat fokus. Det är vår bedömning att hanteringen skärpts dock är det av stor vikt att kommunstyrelsen kontinuerligt följer upp och kontrollerar upphandlingsverksamheten i syfte att säkerställa en korrekt hantering. 11

13 6. Inköpskort och drivmedelskort 6.1. Sammanfattning av 2012 års granskning Syftet med granskningen var att kartlägga vilka inköpskort och drivmedelskort som fanns samt att bedöma om kommunstyrelse och nämnder följde kommunens rutiner och regler för kontokortshantering. Ett annat syfte var att granska om det fanns en ändamålsenligt intern kontroll. I granskningen framfördes följande bedömningar och rekommendationer: Ekonomihandboken markerar med tydlighet att First Card och drivmedelskort ersätter alla andra former av kort samt att det är upp till varje inköpsansvarig att se till att endast dessa kort används i verksamheten. Granskningen visar att det förekommer andra inköpskort inom kommunen, korten bör snarast ersättas med First Card i enlighet med ekonomihandboken. Riktlinjer för drivmedelskort saknas. Skillnaderna är stora mellan de olika förvaltningarna i hanteringen av korten. Inom vissa förvaltningar finns det framtagna rutiner för hantering av drivmedelskort medan det inom andra förvaltningar saknas upprättade rutiner. Den interna kontrollen över inköpskort och drivmedelskort behöver utvecklas och stärkas. Alla inköpskort knutna till olika affärskedjor måste avslutas omgående eftersom endast First Card och drivmedelskort (Shell respektive Statoil) ska användas enligt kommunens regler. Bildningsnämnden bör undersöka vad som är skälet till att ett stort antal inköpskort knutna till olika affärskedjor har tagits ut inom nämndens ansvarsområde. Förvaltningarna bör informeras om möjligheten till First Card som alternativ till rekvisitioner. Tydliga rutiner bör tas fram för beställning, användning och intern kontroll av drivmedelskort. Det behövs enhetliga regler för utfärdande och användning av drivmedelskort på samma sätt som det finns för First Card. Det behövs helhets- och samsyn på hanteringen av bilar och drivmedelskort inom kommunen. 12

14 6.2. Vidtagna åtgärder Kommunstyrelsen Det har vid uppföljningstillfället inte tagits fram några kommunövergripande riktlinjer för hanteringen av drivmedelskort. Dock uppges att arbete med att ta fram sådana riktlinjer pågår. Enligt uppgift kommer riktlinjerna innehålla information om rekvirering, hantering och uppföljning. Beträffande hanteringen av bilar och drivmedelskort så är det en person som är anställd centralt för hela kommunen som hanterar drivmedelkorten. Hanteringen av bilar sker dock hos varje förvaltning. Sedan granskningen 2012 har det genomförts en kartläggning av befintliga inköpskort som är knutna till affärskedjor. Enligt uppgift är kartläggningen slutförd och samtliga identifierade inköpskort är avslutade. Avslutningsvis ingår det i kommunstyrelsens interna kontrollplan 2014 att kontrollera hanteringen av inköpskort. Bildningsnämnden I uppföljningen anges att anledningarna till att det inom bildningsnämndens ansvarsområde fanns så många inköpskort knutna till affärskedjor var följande: Det underlättade för verksamheten att göra inköp, eftersom flera butiker inte tar emot rekvisitioner. Det fanns en låg kännedom i verksamheten kring regelverket och att det endast var tillåtet att ha Firstcard och drivmedelskort. Det fanns ingen tydlighet kring vilket inköpsställe som fick användas, dvs. var kommunen hade avtal. Det uppges ha skett en förändring sedan 2012 genom att regelverket har kommunicerats ut på kommunövergripande nivå. Verksamheten ska enligt uppgift ha avslutat samtliga inköpskort. Där behov funnits har det enligt uppgift införskaffats First Cards. Svarande: Merih Özbalci - Jurist och huvudregistrator, Anita Månsson - utvecklingsstrateg, Jenny K Nilsson ekonomiassistent, Annika Hoppe Förvaltningschef för bildningsförvaltningen 6.3. Bedömning Vi bedömer att revisionens påpekanden delvis beaktas men att utvecklingsarbete kvarstår med att på kommunövergripande nivå tydliggöra vad som gäller för inköpskort och drivmedelkort. Vidare indikerar bildningsnämndens förklaringar på ett behov av utbildning på området för samtliga förvaltningar i kommunen. Åstorp, den 18 mars 2014 Sofie Bredberg Verksamhetsrevisor EY 13