Kävlinge kommun. Uppföljning av 2012 års granskningar. Eluiidibq a better worwrq worid

Transkript

1 Revisionsrapport Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2014 Kävlinge kommun Uppföljning av 2012 års granskningar Eluiidibq a better worwrq worid

2 Innehåll 1. Inledning Tinvägagångssätt Avgränsningar 2 2. Granskning av kommunens systematiska arbetsmiljöarbete Sammanfattning av 2012 års granskning Vidtagna åtgärder Bedömning Granskning av insatser för barn i behov av särskilt stöd Sammanfattning av 2012 års granskning Vidtagna åtgärder Bedömning Granskning av det kommunala informationsansvaret för ungdomar Ar Sammanfattning av 2012 års granskning Vidtagna åtgärder..., Bedömning

3 1. Inledning 1.1. Bakgrund EY har av de förtroendevalda revisorerna i Kävlinge kommun fått i uppdrag att genomföra en uppföljning av de förvaltningsrevisionella granskningar som genomfördes under Syftet är att följa upp om och på vilket sätt de kommentarer och förslag till förbättringar som finns i granskningsrapporterna har fångats av styrelse och förvaltningar/nämnder. De förvaltningsrevisionella granskningar som genomfördes under 2012 och som är föremål för denna uppföljning är följande: Granskning av kommunens systematiska arbetsmiljöarbete Granskning av insatser för barn i behov av särskilt stöd Granskning av det kommunala informationsansvaret för ungdomar år Granskning av delårs och årsbokslut följs upp i samband med den årliga granskningen och hanteras således inte inom ramarna för denna uppföljning. Vidare sker ingen uppföljning av granskningen avseende kompetensförsörjning, bemanning och utbildning/fortbildning. Detta eftersom granskningen inte föranledde några generella uppföljningsbara rekommendationer eller slutsatser Tillvägagångssätt Uppföljningen har skett genom att ett antal frågor skickats till respektive förvaltningschef. Nämndens tidigare svar på granskningarna har Oven beaktats. Inom ramen för uppföljningen har vissa parallella kontroller av lämnade uppgifter genomförts. Nedan återges en sammanfattning av de iakttagelser och utvecklingsområden som framkom i respektive granskningsrapport. Efter varje redogörelse lämnas iakttagelser och bedömningar av vad som hänt sedan granskningen Bedömningarna har sin utgångspunkt i de svar som framkommit i uppföljningen Avgränsningar Uppföljningen avser de synpunkter och iakttagelser som lämnats i nämnda granskningsrapporter. 2

4 iuddilf1 1<i!)(j ki 2. Granskning av kommunens systematiska arbetsmiljöarbete 2.1. Sammanfattning av 2012 Ars granskning Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsen bedrev ett tillfredsställande systematiskt arbetsmiljbarbete utifrån lagstiftning och kommunala mål och riktlinjer. Den sammanfattande bedömningen var att ansvars- och uppgiftsfördelningen i kommunens systematiska arbetsmiljöarbete var tydlig och att den harmoniserade med kommunstyrelsens reglemente och delegationsordning. Vidare framfördes följande förbättringsområden och rekommendationer: Kommunstyrelsen bör säkerställa att samtliga förvaltningsdelar och enheter årligen genomför och dokumenterar heltäckande riskanalyser som ligger till grund för verksamhetens systematiska arbetsmiljöarbete. Riskanalyserna bör omfatta både fysiska, psykiska och sociala arbetsmiljörisker. Rutinen för tillbud- och avvikelserapportering bör återkommande kommuniceras med medarbetarna för att i högre utsträckning säkerställa att alla tillbud och arbetsskador dokumenteras. Kommunstyrelsen bör säkerställa att rutinen efterlevs och att det finns en tydlighet kring vad som ska rapporteras och följas upp. Kommunstyrelsen bör i enlighet med arbetsmiljöpolicyn tillse att varje enhet tar fram konkreta arbetsmiljömål som är sammanlänkade till de kommunövergripande arbetsmiljömålen och enhetens identifierade risker. Kommunstyrelsen bör tillse att målen inkluderas i verksamhetsplanerna och kontinuerligt följs upp vid arbetsplatsträffar och i samverkansgrupperna på de olika nivåerna. Kommunstyrelsen bör säkerställa att samtliga chefer och skyddsombud inom kommunen har de kunskaper inom arbetsmiljöområdet som krävs för att fullgöra arbetsmiljöuppdraget. Sammantaget bör kommunstyrelsen i sin uppföljning och som huvudansvarig för det systematiska arbetsmiljöarbetet säkerställa att såväl extern lagstiftning som interna styrdokument efterföljs inom kommunens samtliga nivåer i den kommunala organisationen Vidtagna Atgärder I uppföljningen påpekas att verksamheten ständigt arbetar med att förtydliga och förbättra rutinerna kring det systematiska arbetsmiljöarbetet. Detta utvecklingsarbete systematiseras genom den dokumenterade handlingsplan som upprättas efter uppföljningen av föregående års arbetsmiljbarbete. I handlingsplanen anges förbättringsområden samt förslagen åtgärd, nuläge samt ansvarig för att föreslagen åtgärd genomförs.

5 '2,1gìr* Building a working w.!.' Riskanalyser och målstyrning I Kävlinge kommuns handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet 2013 anges att respektive chef ansvarar för att använda befintlig mall (i verksamhetsplanen) och sätta upp mål avseende arbetsmiljöarbetet. I utvärderingen som görs varje år för att följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet följs punkterna i handlingsplanen upp genom frågeställningar kring arbetsmiljömålen. Avvikelserapportering Kävlinge kommun har en rutin för rapportering av arbetsskador och tillbud. Rutinen för arbetsskador och tillbud samt vikten av att alltid anmäla detta kommuniseras enligt uppgift vid samtliga arbetsmiljöutbildningar. Respektive chef ansvarar vidare för att kommunisera rutinen för anmälan av arbetsskador och tillbud till samtliga medarbetare. Systematiskt arbetsmiljbarbete finns dessutom med som en punkt på mallen för arbetsplatsträffar vilket genomförs minst sex gånger per år. Enligt uppgift har blanketten för anmälan av tillbud nyligen förtydligats genom att det på blanketten finns en hänvisning till att rutinen för anmälan av arbetsskador och tillbud finns i Kävlinge Kommuns arbetsmiljöhandbok under personalavdelningen och arbetsmiljö. Sammanställningen av arbetsskador och tillbud görs årligen i samband med den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. I samband med den årliga uppföljningen som gjordes i början av 2013 förtydligades blanketten för den årliga sammanställningen av arbetsskador. Förtydligandet bestod av information om var blanketterna för sammanställning finns samt var dem ska skickas. Utbildning Från och med hösten 2013 har en repetitionsutbildning i arbetsmiljö återinförts för chefer och skyddsombud. Utbildningen är enligt uppgift obligatorisk för de chefer som inte gått arbetsrniljöutbildning på fyra år. För skyddsombuden är den frivillig. Repetitionsutbildningen är en halv dag och har under hösten 2013 genomförts vid tre tillfällen. En viktig del i denna utbildning uppges vara upprättandet av kontinuerliga riskbedömningar, vilket ska ske minst 1 gång/år i Kävlinge kommun. Sedan granskningen 2012 har detta förtydligats i det årshjul som finns för det systematsiska arbetsmiljöarbetet. Sedan innan finns även rutinen att samtliga chefer ska gå en grundläggande arbetsmiljöutbildning 2,5 3 dagar, där de bland annat praktiskt ska kartlägga och riskbedöma sin verksamhet. Arbetsmiljöuppgifter tilldelas enligt gällande delegationsordning för arbetsmiljöuppgifter vilket det finns mallar för. Den som tilldelar uppgifter ska tillsammans med den som tilldelas uppgifter gå igenom dokumentet i syfte att försäkra att den som tilldelas arbetsmiljöuppgifterna har tillräckliga kunskaper vid påskrift. Vid detta tillfälle sker även en genomgång av samtliga uppgifterna i mallen för att se över om det finns någon uppgift som behöver läggas till eller tas bort för att kunna anpassa/specificera föredelningen efter verksamhet och behov. Svarande: Helena Strandberg Personalchef, Pernilla Elf Personalkonsult 2.3. Bedömning Utifrån vad som angetts i uppföljningen bedömer vi att revisionens påpekanden och rekommendationer beaktats. 4

6 Arbetet med framtagandet av riskanalyser samt enhetsspecifika arbetsmiljömål har inkluderats i handlingsplanen för 2013 års arbetsmiljöarbete. Uppföljningen av 2013 års systematiska arbetsmiljbarbete var dock inte framtagen vid uppföljningstillfället och således saknas information om det faktiska utfallet. Rutinerna för avikelserapportering samt för den årliga sammanställningen av detta har förtydligats och det har införts och genomförts obligatorisk repetitionsutbildning i arbetsmiljö. Genom att göra sådan utbildning obligatorisk bedömer vi att kommunstyrelsen i större utsträckning än tidigare säkerställer att samtliga chefer och skyddsombud inom kommunen har de kunskaper inom arbetsmiljöområdet som krävs för att fullgöra arbetsmiljöuppdraget. 3. Granskning av insatser för barn i behov av särskilt stöd 3.1. Sammanfattning av 2012 Ars granskning Syftet med granskningen var att bedöma huruvida bildningsnämnden säkerställde att de elever som var i behov av särskilt stöd får de insatser som de är berättigade till. Granskningen hade avgränsats till grundskolornas arbete med barn i behov av sarskilt stöd. Den sammanfattande bedömningen utifrån de ställda revisionsfrågorna var att bildningsnämnden hade tagit fram ett system för att kartlägga och identifiera barn i behov av särskilt stöd. Vidare framfördes följande förbättringsområden och rekommendationer: För att säkerställa att det finns ett begripligt och transparent system vid fördelning av stödresurser, bör bedömningskriterier tas fram som tydliggör vilka kriterier som krävs och vilka prioriteringar som görs när stödresurserna fördelas. Dialogen kring vilka stödbehov som finns och vilka åtgärder som ska vidtas bör tydligare förankras och kommuniceras mellan elevhälsan och skolan. De uppgifter som inhämtas vid bildningsförvaltningens kartläggning kring barn/elever i behov av särskilt stöd bör vara mer vägledande vid fördelningen av resurser. Sammantaget behövs en ökad helhetssyn kring det stödbehov som finns och hur resurserna fördelas. På övergripande nivå bör åtgärdsprogrammen analyseras utifrån vilka stödinsatser som vidtagits och vilken effekt de har haft i relation till elevernas uppfyllelse av kunskapsmålen och de resurser som tilldelats. I detta avseende bör i ökad utsträckning säkerställas vilken pedagogisk matchning som görs till de stödbehov som identifieras och de åtgärder som skall vidtas. Analysen bör även omfatta i vilken utsträckning kommunen lever upp till de krav som finns i lagen och om de insatser som genomförs utifrån tillgängliga resurser kan anses vara tillräckliga. Nämndens uppföljning av arbetet med barn i behov av särskilt stöd är till stor del övergripande och tenderar att följas upp genom betygsutveckling och hur riktade stödresurser har fördelats. Nämndens uppföljning kan således förbättras för att tydliggöra i vilken utsträckning skolornas arbete med barn i behov av särskilt stöd lever upp till de krav som anges i lag och läroplan och nämndens egna mål för pedagogisk utveckling, 5

7 3.2. Vidtagna åtgärder Ny organisation Organisationsförändringen som pågick under 2012 och 2013 resulterade i följande: Personalansvaret för talpedagoger och för särskolans personal har flyttats från chef för Särskilt stöd till de olika rektorerna. Särskilt stöd förskola har blivit en egen organisation Organisationen Särskilt stöd skola har flyttats till skolchef grundskolas organisation från att tidigare ha funnits direkt under förvaltningschefen. Detta innebär att chefen för Särskilt stöd skola nu ingår i rektorsgruppen med skolchef grundskola som närmsta chef. Svenska som andraspråk har flyttats från Särskilt stöd till rektorerna. Därutöver har verksamheten Rubinen avvecklats och ersatts av ett mobilt team som ska arbeta direkt mot skolorna för att fånga upp elever med hög frånvaro. Skolan Hög som tidigare hade som huvuduppdrag att driva en särskild undervisningsgrupp har fått ett nytt huvuduppdrag. Uppgiften är att på uppdrag av rektorerna arbeta förebyggande för att hjälpa elever med omfattande behov av särskilt stöd. Tanken är att detta arbete framförallt ska äga rum på hemskolan. Möjligheten till särskild undervisningsgrupp uppges fortfarande finnas men enligt uppgift ska arbetet med dessa barn i större utsträckning vara inkluderande. Enligt uppgift har organisationsförändringen varit positiv och när det gäller det förebyggande arbetet uppges att ansvariga redan sett positiva effekter. Den viktigaste förändringen uppges vara att verksamheten Särskilt stöd nu är organisatoriskt placerad under skolchefen. Enligt uppgift har detta gjort att elevhälsans frågor fått större utrymme i rektorsgruppen. Bedömningskriterier för stödresurser I uppföljningen framförs att processen kring den behovsprövade resursfördelningen förtydligats genom organisationsförändringen eftersom verksamheten nu finns under skolchefen. Den behovsprövade resursfördelningen bygger helt på enskilda elevers behov och det som tidigare var en "gruppresurs" uppges nu fördelas individuellt. Därutöver finns en extra resurs som tilldelas skolan utifrån testresultat och socioekonomiska faktorer. Processen för fördelningen har enligt uppgift också förändrats och går nu till enligt följande: En gång per termin sker ett ansökningsförande från varje rektor via elevhälsoteamet Chef för särskilt stöd går igenom samtliga ansökningar tillsammans med elevhälsans psykologer och centrala specialpedagoger för att få en överblick över behoven i hela kommunen. Då det finns en psykolog och en central specialpedagog i samtliga skolors elevhälsoteam så finns samtliga skolor representerade vid denna genomgång. Chef för särskilt stöd fattar beslut om resursfördelningen. Kommunikationen med kommunens friskolor rörande tilläggsbelopp uppges även ha förbättrats genom att chefen för Särskilt stöd och psykologen från elevhälsan en gang om året träffar friskolornas rektorer för att gå igenom deras ansökningar om tilläggsbelopp. I uppföljningen framförs att inga klagomål inkommit från de fristående skolorna sedan organisations- och processförändringen genomfördes. 6

8 Bedömningsgrunderna utgår enligt uppgift från skollagen och skolförordningen. Vad gäller prioriteringsordningen så framförs att detta har kommunicerats till rektorer och elevhälsa. Dock ska det upprättas ett dokument för detta inför höstterminen Övergripande analys av åtgärdsprogrammen Enligt uppgift kommer den kommunövergripande blanketten för åtgärdsprogram ersättas med de blanketter som Skolverket tillhandahåller i de allmänna råden. Detta uppges dock inte innebära någon förändring i hur åtgärdsprogrammen skrivs. I november 2013 påbörjades en utvärdering av åtgärdsprogrammen i kommunen och först ut är de program som finns på högstadieskolorna. Två av elevhälsans specialpedagoger går enligt uppgift igenom samtliga åtgärdsprogram på skolorna och återkopplar därefter till mentorer och rektorer. Nämndens uppföljning Under 2014 ska det enligt uppgift genomföras en kommunövergripande kartläggning gällande elever med behov av särskilt stöd. Kartläggningen ska ge en kommunövergripande bild av antalet elever i behov av särskilt stöd per enhet samt vilka svårigheter eleverna har. I kartläggningen kommer även en jämförelse mellan pojkar och flickor att genomföras. Kartläggningen genomförs vartannat år och ger en möjlighet att jämföra situationen över en längre tidsperiod. Resultatet återrapporteras till nämnden. Svarande: Carina Serbinson Bildningschef, Jonas Melvinger Chef för särskilt stöd skola 3.3. Bedömning Utifrån vad som angetts i uppföljningen bedömer vi att revisionens påpekanden och rekommendationer i stor utsträckning beaktats. Den organisatoriska förändringen har enligt vår bedömning skapat goda förutsättningar för en övergripande helhetssyn i kommunen avseende arbetet med resursfördelningen till barn i behov av särskilt stöd. Vi vill dock påpeka vikten av att nämnden framöver aktivt efterfrågar resultatet av den utvärdering av åtgärdsprogram som påbörjats under 2013 och den kartläggning som ska genomföras under

9 - nu.1,1:.1q a better world 4. Granskning av det kommunala informationsansvaret för ungdomar Ar 4.1. Sammanfattning av 2012 Ars granskning Det övergripande syftet med granskningen var att bedöma hur bildningsnämnden styr och följde upp sitt kommunala informationsansvar samt hur socialtjänsten och skolan samverkade i frågan. I granskningen framkom att det saknades politiskt satta mål och viljeinriktningar för arbetet med det kommunala informationsansvaret. Det fanns inte någon dokumentation över arbetets omfattning, insatsernas resultat, ungdomarnas respons el. dyl. att tillgå. Vidare saknades instruktioner, rutinbeskrivningar för arbetet samt särskilt avsatta resurser. Vidare framfördes följande förbättringsområden och rekommendationer: Det är angeläget att bildningsnämnden formulerar mål och viljeinriktningar för arbetet med det kommunala informationsansvaret. I syfte att ge arbetet prioritet bör nämnden även överväga att öronmärka resurser. Bildningsnämnden bör ta fram riktlinjer och rutinbeskrivningar över förvaltningens arbete med informationsansvaret för att minska graden av personberoende. Detta gäller även arbetet med de ungdomar som inte kommer att delta i projektet Aktivitetshuset. Riktlinjerna bör inkludera krav på återrapportering till nämnden. Bildningsnämnden bör löpande informera sig om arbetet med ungdomarna. Uppföljning av hur det går för varje enskild ungdom som befinner sig i insats bör säkerställas, även i de fall inskrivning på Arbetsförmedlingen eller utbildning gjorts. Bildningsnämnden bör tillse att uppföljningen av Kävlinges gymnasieelever i andra kommuner stärks i syfte att möjliggöra direkt uppföljning och stöd vid avhopp. Kommunen bör även tydligt markera för gymnasieskolorna att anmälan om avhopp ska ske omedelbart. Det bör omgående säkerställas att dokumentation förs över arbetet i syfte att framöver möjliggöra utvärdering av insatser och arbetsmetoder. En utredning av orsakerna till att flertalet ungdomar avstår från erbjudande om stöd bör göras. Informationsinsatser bör genomföras i syfte att göra utbudet av möjliga åtgärder kända för ungdomar, föräldrar och grannkommuners skolor Vidtagna Atgärder Organisation och ansvar Verksamhetschefen för Kävlinge Lärcentrum ansvarar för rapportering till Bildningsnämnden avseende informationsansvaret. Enligt uppgift finns en 25 procentig tjänst för arbetet med informationsansvaret. Resterande 75 procent arbetar vederbörande som studie- och yrkesvägledare på en av grundskolorna i kommunen. 8

10 , 71.1' Flk::11mg i ' b e t t e r N o r Det är gymnasieadministratören som ansvarar för att brev skickas till ungdomar, som hoppat av gymnasieskolan. Vidare är det studie- och yrkesvägledaren som ansvarar för sortering av ungdomar i systemet för interkommunal ersättning samt för vägledning och coachning. Mil och viljeriktningar I granskningen 2012 konstaterades att bildningsnämnden inte hade uttalat några mål eller specifika viljeinriktningar för arbetet med det kommunala informationsansvaret. Enligt uppgift bedrevs istället detta arbete direkt utifrån lagstiftningen. Det fanns inte heller några uttryckta politiska viljeinriktningar från kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen avseende målgruppen. Däremot hade kommunfullmäktige respektive bildningsnämnden antagit ett antal indikatorer som tangerade informationsansvarets målgrupp. I denna uppföljning framförs att målen för det kommunala informationsansvaret även idag utgår från Skollagens övergripande mål samt kommunfullmäktiges inriktningsmål och bildnings nämndsmål. Vidare anges fortfarande mål för verksamheten i projektplanen för det projekt som startade på aktivitetshuset under I maj 2013 fattade bildningsnämnden beslut om, att inskrivna i Aktivitetshuset, som följer sin handlingsplan, ska få en aktivitetspeng som motsvarar CSN:s studiestöd. Effekterna av aktivitetspengen ska enligt uppgift utvärderas när Aktivitetshuset upphör Vidare uppges att planer för implementering i ordinarie verksamhet diskuteras vid styrgruppsmötena. Dokumenterade rutiner och riktlinjer En rutinbeskrivning för informationsansvaret har upprättats. I rutinen "Förväntrnngar på dig, som är studie- och yrkesvägledare" framgår vilka arbetsuppgifter som ska genomföras, vilken uppföljning som ska tillhandahållas vederbörandes chef (verksamhetschefen för Kävlinge Lärcentrum) samt hur samarbetet med Aktivitetshuset ska bedrivas. Beträffande de ungdomar som är svåra att få kontakt med framförs att de ungdomar som avstår från stödet i många fall har en komplex problematik med t.ex. flera diagnoser. Dock framhålls att Aktivitetshuset varit framgångsrikt när det gäller at få ungdomar att våga påbörja studier samt med coachning och studieteknikstöd fått ungdomar att stanna kvar i utbildning. Nämndens uppföljning Mål och resultat avseende informationsansvaret redovisas enligt uppgift i Kävlinge Lärcentrums årliga kvalitetsredovisning. Månadsvis ska ansvarig studie- och yrkesvägledare redovisa aktuell lista över de ungdomar som innefattas av informationsansvaret. I uppföljningen har vi tillhandahållits med uppföljningen som avrapporterades Av dokumentationen framgår hur målgruppen (ungdomar mellan år som inte går i någon av Skånes gymnasieskolor) är fördelade över grundskola, gymnasieskola utanför Skåne, folkhögskola eller Komvux, arbete, aktivitetshuset samt under utredning. När det gäller uppföljning av elever, som påbörjat gymnasiestudier, så underlättas detta av det interkommunala ersättningssystemet. Om en elev hoppar av skickas brev direkt med information om informationsansvaret och Aktivitetshuset till eleven. Enligt uppgift har avhoppen minskat sedan GY 11 infördes. Tolkningen uppges vara att mottagande gymnasieskolor idag tar ett större ansvar för att individanpassa utbildningen. Vidare har utbetalningen av interkommunal ersättning ändrats till att ske månadsvis och inte som innan en gång varje termin. 9

11 Svarande: Carina Serbinson Bildningschef, Inga Ka Ilin Chef för Kävlinge Lärcentrum 4.3. Bedömning Vi bedömer att revisionens påpekanden och rekommendationer i stor utsträckning beaktats i det arbete som bedrivits under 2012 och Nämnden har inte antagit några särskilda mål eller viljeriktningar i den formella styrningskedjan. Däremot finns indikatorerna som tangerar målgruppen kvar och beslut om aktivitetspeng har fattats. Det har även tagits fram en dokumenterad rutinbeskrivning för informationsansvaret vilket enligt vår bedömning skapar goda förutsättningar att minska graden av personberoende. Att utbetalning av interkommunal ersättning sker månadsvis och inte som innan en gång per termin skapar förutsättningar för att tidigare fånga upp elever som hoppat av gymnasieskolan. Avslutningsvis vill vi uppmärksamma nämnden om vikten av att kontinuerligt utvärdera insatser, arbetsmetoder och resultat. Däribland orsakerna till varför flertalet ungdomar avstår från erbjudande om stöd. Kävlinge den 17 februari 2014,ofie Bredberg Verksamhetsrevisor 10