Åstorps kommuns revisorer

Transkript

1 Granskningsrapport Nr Åstorps kommuns revisorer Granskning av kommunala vägar Maj 2016 Granskningsrapporten är beställd av revisionen i Åstorps kommun genom: Bengt Sebring Mats Lindskog Bengt Joehns Harri Rosqvist Kristoffer Glinka KPMG AB Antal sidor: KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

2 Innehåll 1. Sammanfattning 2 2. Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Revisionskriterier Ansvarig nämnd Metod 4 3. Revisionskriterier Kommunallag Kommunala mål 4 4. Iakttagelser Ansvar och organisation Mål och styrdokument Budget Planering av underhåll och behov av insatser Uppföljning 7 5. Sammanfattande bedömning Svar på revisionsfrågorna Slutsats och rekommendationer 9 1

3 1. Sammanfattning KPMG har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Åstorps kommun granskat kommunala gator och vägar. Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen vidtar erforderliga underhållsinsatser för att säkerställa god kvalitet och säkerhet på kommunens gator och vägar. Kommunfullmäktige har i budget 2016 antagit verksamhetsmål som har bäring på trafiksäkerhet. Dock saknas ett tydliggörande kring hur målet ska mätas. I övrigt saknas dokumenterade styrprinciper vad gäller mål, strategier och nyckeltal som tydliggör ambitionsnivån och som styr hur kommunens vägunderhåll ska planeras och genomföras. Vid granskningstillfället saknas uppdaterade underhållsplaner avseende kommunens vägnät. Vi kan konstatera att arbete pågår för att upphandla systemstöd och entreprenör för asfaltinventering. Eftersläpning i uppdateringen av underhållsplanerna utgör enligt vår bedömning en risk. Utan fungerande underhållsplaner riskerar kommunen att långsiktigt bli ineffektiva i sin förvaltning av gator och vägar och underhållet riskerar att bli eftersatt. Kommunstyrelsen bör tillse att tekniska enheten utvecklar underhållsplaner för att säkerställa ett ändamålsenligt planeringsverktyg för framtida underhållsåtgärder. Enligt vår bedömning bör kommunstyrelsen även utveckla nuvarande målsättningar som tydliggör hur vägunderhållet långsiktigt ska planeras, genomföras och finansieras. Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor är att kommunstyrelsen bör stärka styrning, uppföljning och kontroll avseende kommunens underhåll av gator och vägar. Detta för att säkerställa att underhållsnivån är rimlig för att uppnå en god kvalitet och säkerhet på kommunens gator och vägar. Våra identifierade förbättringsområden/rekommendation är följande: Kommunstyrelsen bör tillse att underhållsplaner utvecklas och kontinuerligt uppdateras. Kommunstyrelsen bör tydliggöra mål, strategier och nyckeltal för vägunderhållet som tydliggör ambitionsnivån och vilka prioriteringar som bör göras framöver. Kommunstyrelsen bör stärka sin uppföljning av vägunderhållet för att förvissa sig om att underhållsnivån är rimlig. 2

4 2. Inledning 2.1 Bakgrund Åstorps kommun ansvarar för ca 16,5 mil gator och vägar inklusive gång- och cykelvägar, vilka representerar ett stort värde för kommunen och dess medborgare. För att bevara värdet och upprätthålla gatutillgångarnas förväntade livslängd är det av vikt att kontinuerliga underhållsinsatser görs. Kvaliteten på vägarna och omfattningen av underhållet är även av central betydelse för att säkerställa brukarnas säkerhet och framkomlighet på vägarna samt deras upplevelse av vägnätet. Ett eftersatt underhåll kan på sikt få allvarliga konsekvenser för ekonomi, säkerhet och kvalitet. Revisorerna har utifrån sin risk- och väsentlighetsbedömning bedömt att det finns en risk att kommunens gator och vägar inte underhålls löpande. Revisorerna vill därmed granska statusen på kommunens gator och vägar och om erforderliga insatser görs för att bevara dem i gott skick. 2.2 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen vidtar erforderliga underhållsinsatser för att säkerställa god kvalitet och säkerhet på kommunens gator och vägar. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Hur ser vägunderhållet ut? Finns underhållsplaner? Görs prioriteringar? Vilka analyser görs om behov för hålla gatorna i fullgott skick? Vilka åtgärder vidtas? Hur ser underhållet ut för genomfartsvägar (tidigare statens vägar, kommunala genomfartsvägar och vägar i bostadsområden)? Vilka resurser avsätts? 2.3 Avgränsning Granskningen har avgränsats till att enbart granska kommunala gator och vägar. Övriga vägnät som finns inom kommunen och som ägs av staten genom Trafikverket har ej ingått i granskningen. 2.4 Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallag (SFS 1991:900) Kommunala mål och riktlinjer 3

5 2.5 Ansvarig nämnd Granskningen avser kommunstyrelsen. 2.6 Metod Granskningen har genomförts med hjälp av dokumentstudier och intervjuer. Mål- och budgetdokument samt riktlinjer inom området har granskats. Intervju har genomförts med teknisk chef, Jörgen Wallin. Teknisk chef har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 3. Revisionskriterier 3.1 Kommunallag I kommunallagens 6 kap 7 regleras kommunstyrelsens ansvar för verksamheten. I paragrafen fastslås att styrelsen skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Styrelsen ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 3.2 Kommunala mål I kommunens budget 2016 med flerårsplan finns följande verksamhetsmål antagna vad gäller kommunstyrelseförvaltningen som berör området gator och vägar: Fokusområde Mål Aktivitet Beskrivning av aktivitet Utveckla attraktivt boende Kommunens invånare ska känna sig trygga i samhället. Förbättra den fysiska miljön på allmänna platser. Samhällsbyggnadsenheten 1 arbetar med att förbättra den fysiska miljön på allmänna platser. För närvarande pågår projekt centrum 2.0 där den fysiska miljön i centrum och Perslund prioriteras. Samhällsbyggnadsenheten arbetar med olika projekt för att förbättra trafiksäkerheten. och gång- och cykel-vägar skall ha en bra belysning. 1 From tillhör samhällsbyggnadsenheten organisatoriskt samhällsbyggnadsförvaltningen. 4

6 4. Iakttagelser 4.1 Ansvar och organisation Enligt kommunstyrelsens reglemente 2 ingår i kommunstyrelsens ledningsfunktion att bl.a. leda och samordna: utveckling av infrastrukturen i kommunen trafikpolitiken och verka för en tillfredsställande trafikförsörjning Kommunstyrelsens ansvar för tekniska frågor omfattar fastigheter, anläggningar, gator, grönområden, VA-verksamhet och avfalls/renhållningsfrågor. Enligt reglementet ska kommunstyrelsen med uppmärksamhet följa den kommunaltekniska servicen och verka för en god teknisk service i balans med teknik och natur/miljö. Organisatoriskt ansvarar tekniska enheten för kommunens trafiksäkerhetsarbete och underhållet av kommunens vägar och gator. Tekniska enheten ingår som en enhet under Teknik- och serviceenheten som utgör en av tre verksamheter inom kommunstyrelseförvaltningen, se organisationsskiss nedan. Organisationsförändringen trädde i kraft Tekniska enheten leds av en teknisk chef där kommunchef är övergripande ansvarig för förvaltningen. Nuvarande teknisk chef tillträdde sin tjänst i juni Beslutat av Kommunfullmäktige , senast reviderad

7 4.2 Mål och styrdokument Utöver det verksamhetsmål som fullmäktige antagit i budget 2016 (se stycke 3.2) finns inga specifika mål, strategier och nyckeltal angivna som styr hur vägunderhållet ska planeras och samordnas. Vad gäller verksamhetsmålet saknas ett tydliggörande kring hur målet ska mätas. I budget 2016 finns ingen skrivning avseende tekniska enhetens arbete med gator och vägar. Det gäller såväl inriktningar för styrelsens arbete 2016 som plan för nämndens arbete Budget Budgetframställan för underhållsåtgärder ingår som en integrerad del i kommunstyrelsens sedvanliga budgetprocess. Riktlinjer för budgetprocessen finns sammanställda i kommunövergripande budgetanvisningar som skickas ut av ekonomienheten till nämnderna varje år. I investeringsbudgeten 2016 framgår vilka resurser (tkr) som avsatts för gator och vägar: Tekniska kontoretanslagsfinansierad Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Asfalt Asfaltering av grusvägar Totalt Komplettering cykelvägar Trafiksäkerhetsåtgärder Från och med 2015 års budget har budgeterade medel för asfaltering flyttats från underhållsbudgeten till investeringsbudgeten. Detta på grund av anpassning till gällande redovisningsregler (K3) där asfalt numera tas upp som en anläggningstillgång. Mindre asfaltslagningar redovisas som underhåll. I driftsbudgeten för 2016 finns enbart 6 tkr avsatta för underhåll av mindre asfaltslagningar. I övrigt finns ingen avsatt reserv till akuta underhållsåtgärder/asfalteringar. Tekniska enheten har utarbetat en modell för komponentavskrivning som tillämpas på investeringar utförda 2015 och framåt. Modellen synliggör typ av åtgärd, komponent och beräknad avskrivningstid. Asfaltering av grusvägar avser enligt teknisk chef primärt grusvägar i närheten av villaområden. Som framgår av tabellen ovan har ökad andel resurser avsatts för 2017 och Detta mot bakgrund av ökade underhållsbehov. Åstorps kommun ansvarar för finansiering av alla underhållsinsatser som avser kommunens gator och vägar. Därtill finns möjlighet för kommunen att söka statliga bidrag från Trafikverket för underhållsåtgärder förutsatt att kommunen delfinansierar 3 Avser medel för byte av skyltar, nya skyltar, skadegörelse och nya farthinder. 6

8 investeringen med 50 %. De krav som Trafikverket ställer är att åtgärden ska vara trafikförebyggande (exempel en separat cykelväg i förhållande till väg). För 2016 har Åstorps kommun fått totalt tkr i bidrag från Trafikverket samt 800 tkr för 2017 för ombyggnad av Storgatan i Kvidinge. 4.4 Planering av underhåll och behov av insatser Enligt teknisk chef förs kontinuerligt en dialog kring vilka delar av kommunens vägnät som behöver underhållas. Prioritering sker utifrån de vägar som är mest trafikerade såsom genomfartsleder och större vägar. Vid intervju med teknisk chef framgår att det saknats ett strukturerat system för att planera och bedöma vilka underhållsinsatser som behöver göras på kommunens vägnät. Viss planering har funnits sedan tidigare genom sammanställning i en excel-fil. Enligt teknisk chef har dock sammanställningen inte varit heltäckande. Således finns det vid granskningstillfället ingen dokumentation i form av underhållsplaner eller liknande att ta del av som visar vilka behovsanalyser och prioriteringar som gjorts utifrån vägarnas nuvarande skick samt som tydliggör vilka underhållsinsatser som behöver vidtas. Utifrån nuvarande nivå bedömer teknisk chef sammantaget att vägarna i kommunen håller hyfsad god nivå men att underhållsåtgärder behöver vidtas för att minimera underhållsskulden och för att säkerställa vägarnas kvalitet och säkerhet. Enligt teknisk chef pågår upphandling av systemstöd och extern leverantör som ska ansvara för inventering av underhållsbehov av kommunens samtliga gator, vägar och gång- och cykelvägar. Vid intervjutillfället pågår upphandling, vilken förväntas vara klar i slutet av maj Avtalet kommer omfatta en avtalsperiod om 6 år. Entreprenör för genomförande av all asfaltering i kommunen är nyligen upphandlad och kommer utföras av PEAB. Enligt teknisk chef kommer en dokumenterad underhållsplan efter genomförd inventering därefter tas fram som tydliggör behov och prioritering i relation till de medel som avsatts i investeringsbudgeten. När planen är färdigställd ska planen diskuteras med politiken för att skapa dialog och samsyn kring vilka insatser som behöver göras och inom vilken tidsplan. Med stöd av underlaget är målsättningen även att öka samordningen med NSVA för att bättre synliggöra vilka insatser som ska göras och om de eventuellt kan samordnas. Vad gäller de vägar som ägs av staten saknas i dagsläget formaliserade forum för dialog med Trafikverket kring behov av eventuella samverkande åtgärder vid närliggande kommunala vägar. 4.5 Uppföljning Vid granskningstillfället saknas dokumenterad uppföljning av omfattningen av vägunderhållet i relation till identifierade behov. Enligt teknisk chef ges kontinuerligt information till kommunstyrelsen om planerade och genomförda insatser. Detta sker i samband med budgetberedningen. Inför budgetberedningen 2016 fördes en diskussion med kommunstyrelsen kring om avsatta resurser bedömdes vara tillräckliga, där medel äskades för extraordinära kostnader (exempelvis vid extremväder). Därtill sker återrapportering av enhetens mål och ekonomi i samband med delårs- och årsbokslut. 7

9 5. Sammanfattande bedömning 5.1 Svar på revisionsfrågorna Hur ser vägunderhållet ut? Finns underhållsplaner? Görs prioriteringar? Vid granskningstillfället finns inga uppdaterade underhållsplaner avseende kommunens vägnät. Kommunfullmäktige har antagit verksamhetsmål som har bäring på trafiksäkerhet. I övrigt saknas dokumenterade styrprinciper såsom mål, strategier och nyckeltal som tydliggör ambitionsnivån och som styr hur kommunens vägunderhåll ska planeras och samordnas. Eftersläpning i uppdateringen av underhållsplanerna utgör enligt vår bedömning en risk. Utan fungerande underhållsplaner riskerar kommunen att långsiktigt bli ineffektiva i sin förvaltning av gator och vägar och underhållet riskerar att bli eftersatt. Kommunstyrelsen bör därav tillse att tekniska enheten utvecklar underhållsplaner som utgör ett ändamålsenligt planeringsstöd för framtida underhållsåtgärder. Vi bedömer även att indikatorer för måluppfyllelse för trafiksäkerhet och vägunderhåll bör utvecklas och konkretiseras i nyckeltal. Vilka analyser görs om behov för hålla gatorna i fullgott skick? Vilka åtgärder vidtas? Insatser genomförs löpande utifrån den investeringsram som tilldelas tekniska enheten årligen. Dock saknas vid granskningstillfället en fördjupad analys och dokumenterat underlag som tydliggör vilka behov som finns och vilka åtgärder som krävs för att tillse att gatorna är i fullgott skick. Tekniska enhetens verksamhet och ekonomi följs kontinuerligt upp i samband med delårsoch årsredovisningar. I övrigt finns ingen rutin att systematiskt återrapportera resultatet av utförda underhållsåtgärder och kvarvarande insatser avseende vägunderhållet till kommunstyrelsen. Enligt vår bedömning bör kommunstyrelsen stärka sin uppföljning av vägunderhållet för att förvissa sig om att underhållsnivån är rimlig. En inventering bör göras kontinuerligt för att därigenom bestämma vilka underhålls- och reinvesteringsprojekt som ska göras framöver. Hur ser underhållet ut för genomfartsvägar (tidigare statens vägar, kommunala genomfartsvägar och vägar i bostadsområden)? Eftersom det saknas ett heltäckande underlag och behovsanalys som tydliggör statusen på kommunens vägar och gator, finns svårigheter att bedöma nivån på nuvarande underhåll och i vilken omfattning nuvarande resurser kan anses vara tillräckliga för att gator och vägar ska upprätthålla en acceptabel nivå och inte försämras. 8

10 Vilka resurser avsätts? Tilldelning av resurser sker i samband med kommunens ordinarie budgetprocess. Av intervjuer framkommer att nuvarande underhållsnivå inte fullt bedöms motsvara de behov som finns. Vi kan konstatera att investeringsbudgeten för 2017 och 2018 har utökats, vilket indikerar att ökade underhållsbehov finns. För att säkerställa en ändamålsenlig styrning av resurser, bör kommunstyrelsen tillse att de har tillräckliga underlag från tekniska enheten som tydliggör vilka behov som finns och vilka prioriteringar som bör göras. Ett helhetsgrepp bör tas som tydliggör hur underhållet av kommunens vägnät långsiktigt ska planeras, genomföras och finansieras. 5.2 Slutsats och rekommendationer Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor är att kommunstyrelsen bör stärka styrning, uppföljning och kontroll avseende kommunens underhåll av gator och vägar. Detta för att säkerställa att underhållsnivån är rimlig för att uppnå en god kvalitet och säkerhet på kommunens gator och vägar. Det saknas av kommunstyrelsen uttalade strategier och målsättningar för vägunderhållet som tydliggör ambitionsnivån samt uppdaterade underhållsplaner som tydliggör behov och vilka prioriteringar som bör göras framöver. Vi kan konstatera att arbete pågår för att upphandla systemstöd och entreprenör för asfaltinventering. Kommunstyrelsen bör dock följa upp hur underhåll av kommunens vägnät långsiktigt ska planeras, utföras och finansieras. Våra identifierade förbättringsområden/rekommendation är följande: Kommunstyrelsen bör tillse att underhållsplaner utvecklas och kontinuerligt uppdateras. Kommunstyrelsen bör tydliggöra mål, strategier och nyckeltal för vägunderhållet som tydliggör ambitionsnivån och vilka prioriteringar som bör göras framöver. Kommunstyrelsen bör stärka sin uppföljning av vägunderhållet för att förvissa sig om att underhållsnivån är rimlig. Åstorps kommun Ida Brorsson Certifierad kommunal yrkesrevisor 9