Motala kommun. Övergripande granskning 2015 Kommunstyrelsen. Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG. Antal sidor: 9

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Motala kommun. Övergripande granskning 2015 Kommunstyrelsen. Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG. Antal sidor: 9"

Henrik Åkesson
för 5 år sedan
Visningar:

1 Kommunstyrelsen Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG Antal sidor: KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

2 Innehåll 1. Bakgrund 2 2. Syfte 2 3. Kommunstyrelsen Noteringar från granskningen 2 4. Hearing/dialog 9 1

3 1. Bakgrund 2. Syfte KPMG har av s förtroendevalda revisorer fått i uppdrag att dokumentera och analysera resultatet från den övergripande granskningen av nämnder och kommunstyrelsen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Enligt både kommunallagen och god revisionssed ska all verksamhet granskas årligen. Enligt god revisionssed ska en översiktlig granskning ske av den styrning som nämnder och förvaltningar utövar, för att uppfylla den uppgift och nå de mål som givits av fullmäktige. Resultatet av vår granskning kan utgöra en del av ett underlag för kommunrevisorernas prövning om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt. För att uppfylla kravet på årlig granskning av all verksamhet har de förtroendevalda revisorerna i valt att arbeta med hearings/dialog med respektive nämnd samt frågeställningar som har besvaras av nämnderna. Granskningen har utformats på så sätt att den ska kunna leda till en löpande självbedömning inom nämnden. Ett delmål i granskningen är att ha en bra kommunikation och dialog med nämnderna som både breddar och fördjupar framtida granskningar. Följande områden har behandlats i granskningen mål och strategier verksamhet effekter, måluppfyllelse styrning och kontroll Syftet med granskningen har varit att i samarbete med respektive nämnd göra en bedömning av om den styrning, uppföljning och intern kontroll som nämnden utövar är ändamålsenlig och tillräcklig. 3. Kommunstyrelsen 3.1 Noteringar från granskningen Genomförd enkätundersökning utgår från följande huvudområden: - Styrning och ledning 2

4 - Uppföljning - Intern kontroll Enkäten har tillställts ordinarie ledamöter i kommunstyrelsen. Svarsfrekvensen ligger på ca 64 % vilket är en betydande försämring i jämförelse med föregående år där svarsfrekvensen låg på 100 %. Nedan presenteras de delar av resultatet som bör uppmärksammas av kommunstyrelsen. % Styrelsen har uppföljningar av nämndernas måluppfyllelse utifrån fullmäktiges uppdrag till nämnderna 57,1 42,9 Vad avser huruvida styrelsen följer upp nämndernas måluppfyllelse instämmer en majoritet i påståendet. Dock instämmer ca 43 % endast till viss del. Kommunalrätten ger kommunstyrelsen en särställning bland nämnderna genom att styrelsen har tilldelats en ledande samt samordnande roll. Med denna särställning följer ett ansvar att införskaffa en överblick över hela kommunförvaltningen. Vidare har styrelsen en uppsiktsskyldighet enligt följande: KL, 6 kap. 1 kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Styrelsen skall också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana företag som avses i 3 kap

5 Ytterligare uppgifter inom den lagstadgade uppsiktsplikten innebär ett säkerställande av att nämnderna efterlever de kommunövergripande styrdokumenten. 10 % Styrelsen följer upp att nämnderna har system för att säkerställa kvalitet 42,9 42,9 14,3 På påståendet om huruvida kommunstyrelsen följer upp att nämnderna har system för att säkerställa kvalitet, är uppfattningarna delade, där ca 43 % anser att uppföljning sker endast till viss del. Lika stor andel anser att uppföljning sker. Ca 14 % vet ej. 10 % Styrelsen följer upp att nämnderna har system för att säkerställa kostnadseffektivitet 28,6 14,3 42,9 14,3 4

6 Påståendet om huruvida styrelsen följer upp att nämnderna har system för att säkerställa kostnadseffektivitet ger en splittrad bild, där ca 29 % instämmer i påståendet, följt av ca 43 % som instämmer endast till viss del. Ca 14 % av respondenterna svarar nej följt av lika stor andel som inte har kännedom om huruvida det sker en uppföljning. Vi bedömer att resultatet bör uppmärksammas av kommunstyrelsen i syfte att komma åt den delade bilden vad avser uppföljning av nämndernas verksamhet i sin helhet. Vi anser att resultatet signalerar om en bristande insyn i verksamheterna som i sin tur riskerar att leda till en bristfällig uppföljning. 10 % Styrelsen följer årligen upp att interna kontrollplaner upprättas av nämnderna 57,1 28,6 14,3 En majoritet uttrycker att styrelsen följer upp nämndernas årliga internkontrollplaner. Ca 29 % instämmer endast till viss del följt av ca 14 % som inte har kännedom om huruvida styrelsen genomför en uppföljning av arbetet med den interna kontrollen. Den fördjupade granskningen av styrelsens arbete med den interna kontrollen, som tidigare utförts, visar att det finns betydande brister i kommunstyrelsens uppföljning av nämndernas internkontrollarbete. Av den fördjupade granskningen framgår att kommunens reglemente för intern kontroll fastställer att kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar att tillse att det finns en god intern kontroll i kommunen. Vidare har kommunstyrelsen en uppföljningsplikt där styrelsen utifrån nämndernas uppföljningsrapporter skall utvärdera kommunens övergripande system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs besluta om sådana. Av granskningen framkommer att utvärderingar ej har genomförts. 5

7 Likaså har kommunstyrelsen ett uppföljningsansvar vad gäller de kommunala bolagens internkontrollarbete. 10 % Styrelsens internkontrollplaner baseras på en bedömning utifrån risk- och väsentlighetsanalyser 6 4 Risk- och väsentlighetsanalyser genomförs årligen 10 9 %

8 En övervägande majoritet uttrycker att styrelsens internkontrollplaner baseras på en bedömning utifrån årliga risk- och väsentlighetsanalyser samt att riskanalyser genomförs årligen. Dock påvisar den fördjupade granskningen det motsatta. Av granskningen framgår avsaknaden av dokumenterade riskbedömningar/analyser som skall ligga till grund för valen av kontrollmoment och aktiviteter. Av granskade internkontrollplaner för åren framgår återkommande kontrollmoment, där detta bottnar i avsaknaden av årliga riskbedömningar och analyser. Vidare finns endast två kontrollmål som berör verksamheten, (se revisionsrapport: Granskning av nämndernas och styrelsens arbete med den interna kontrollen, sep 2015). Det är inte tillfredställande att ledamöterna inte har kännedom om arbetet med den interna kontrollen, där styrelsen borde ha uppmärksammat avsaknaden av ett riskbedömningsarbete samt år efter år återkommande kontrollmål. Det är av stor vikt att kommunstyrelsens ledamöter är delaktiga i arbetet med den interna kontrollen då det är styrelsen som ansvarar för densamma. 4. Hearing/dialog Kommunstyrelsens presidium samt kommunchef var kallade till rubricerat möte. Vid mötet deltog kommunchef, biträdande kommunchef, ordförande och 2:e vice ordförande. Vid detta möte har följande frågeställningar diskuterats: - Intern kontroll Resultatet av den fördjupade granskningen diskuterades, där samtliga är eniga om rådande brister. Samtliga nämnders arbete med den interna kontrollen diskuterades. Utifrån genomförd granskning har kommunledningsförvaltningen tillsatt en arbetsgrupp med representanter från kommunens förvaltningar. Arbetsgruppen har i uppdrag att se över kommunens internkontrollreglemente samt det kommunövergripande arbetet med den interna kontrollen. - Under hösten kommer fokus att ligga på myndighetsutövande nämnder, där det ska ske en genomlysning och analys av deras grunduppdrag. Detta i ett kvalitetshöjande syfte. Kommunchefen och kommunstyrelsens ordförande uttrycker att säkerställandet av verksamhetskvalité är många gånger okänt för politiken och professionen. Hela kommunorganisationen ska vara genomlyst fram till maj Bekymmer med att politiker inte öppnar sin e-post. - Sjukfrånvaron Förvaltningsledningen uttrycker att medarbetarundersökningar påvisar att lokala 7

9 förutsättningar har avgörande betydelse för arbetsmiljön och medarbetarnas trivsel följt av ett tydligt ledarskap. - Måluppföljning och måluppfyllelse Av hearingen framgår att ambitionsnivån kommer att höjas avseende de mål som har uppfyllts. - Löneskillnader mellan kvinnor och män samt formuleringar i årsbokslut och verksamhetsberättelser. - Uppföljning av tidigare granskningsrapporter - Ekonomiskt resultat - Måluppfyllelse utifrån fastställda målområden - Personalförsörjning - Aktuella frågor, (ex. flyktingmottagning och ensamkommande barn/ungdomar) KPMG Viktoria Bernstam Revisor/Juridisk sakkunnig Elisabeth Carelind Kundansvarig 8

Relevanta dokument

Motala kommun. Övergripande granskning Nämnder. Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG. Antal sidor: 13

Motala kommun. Övergripande granskning Nämnder. Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG. Antal sidor: 13 Nämnder Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG Antal sidor: 13 Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Nämnderna 1 3.1 Intern kontroll, kvalitetssäkring och uppföljning 1 4. Plan- och miljönämnden 3 4.1 Noteringar