Motala kommun. Övergripande granskning Nämnder. Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG. Antal sidor: 13

Transkript

1 Nämnder Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG Antal sidor: 13

2 Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Nämnderna Intern kontroll, kvalitetssäkring och uppföljning 1 4. Plan- och miljönämnden Noteringar från granskningen Hearing/dialog 3 5. Socialnämnden Noteringar från granskningen Hearing/dialog 7 6. Bildningsnämnden Noteringar från granskningen Hearing/dialog 8 7. Personalnämnden Noteringar från granskningen Hearing/dialog 9 8. Tekniska nämnden Noteringar från granskningen Hearing/dialog Vatten- och avfallsnämnden Hearing/dialog 11

3 1. Bakgrund KPMG har av s förtroendevalda revisorer fått i uppdrag att dokumentera och analysera resultatet från den övergripande granskningen av nämnder och kommunstyrelsen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Enligt både kommunallagen och god revisionssed ska all verksamhet granskas årligen. Enligt god revisionssed ska en översiktlig granskning ske av den styrning som nämnder och förvaltningar utövar, för att uppfylla den uppgift och nå de mål som givits av fullmäktige. Resultatet av vår granskning kan utgöra en del av ett underlag för kommunrevisorernas prövning om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt. 2. Syfte För att uppfylla kravet på årlig granskning av all verksamhet har de förtroendevalda revisorerna i valt att arbeta med hearings/dialog med respektive nämnd samt frågeställningar som har besvaras av nämnderna. Granskningen har utformats på så sätt att den ska kunna leda till en löpande självbedömning inom nämnden. Ett delmål i granskningen är att ha en bra kommunikation och dialog med nämnderna som både breddar och fördjupar framtida granskningar. Följande områden har behandlats i granskningen mål och strategier verksamhet effekter, måluppfyllelse styrning och kontroll Syftet med granskningen har varit att i samarbete med respektive nämnd göra en bedömning av om den styrning, uppföljning och intern kontroll som nämnden utövar är ändamålsenlig och tillräcklig. 3. Nämnderna 3.1 Intern kontroll, kvalitetssäkring och uppföljning Ansvaret för den interna kontrollen av kommunala verksamheter framgår av kommunallagen, (KL, 6 kap, 7 ), 1

4 Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Lag (1999:621). Den interna kontrollen stödjer nämnderna i arbetet med att uppnå uppsatta mål, säkerställa kvaliteten i verksamheten, efterleva lagar och förordningar samt undvika förtroendeskador genom att signalera om eventuella fel, brister och oegentligheter. En nämnd är ytterst ansvarig för verksamheten och kvalitetssäkring av densamma. Därmed bedömer vi det som viktigt att nämndens ledamöter och ersättare är insatta samt delaktiga i arbetet med den interna styrningen och kontrollen. En viktig förutsättning för en god intern kontroll är årliga samt underbyggda riskbedömningar. Utgångspunkten för politikens delaktighet bör vara genomförande av risk- och väsentlighetsbedömningar, där nämnderna årligen bör värdera samt bedöma befintliga samt sannolika risker inom de olika verksamhetsområdena. Riskvärderingen ska i sin tur ligga till grund för val av de kontrollmoment som följs upp i en särskild upprättad internkontrollplan. Resultatet av genomförda kontroller och vidtagna åtgärder ska kontinuerligt rapporteras till respektive nämnd då det är som tidigare nämnts nämnden som ytterst ansvarar för verksamheten. Vi bedömer att kvalitativa ekonomiska underlag utgör ett viktigt styrinstrument för samtliga verksamheter, där behovsanalyser och underbyggda prognoser utgör en viktig grund för att kunna fastställa en rättvisande verksamhetsbudget samt kunna möta och hantera förändringar. 2

5 4. Plan- och miljönämnden 4.1 Noteringar från granskningen Enkäten har tillställts samtliga ledamöter i plan- och miljönämnden. Endast en ledamot har svarat på enkäten. Detta är inte acceptabelt och bör uppmärksammas av plan- och miljönämnden. Likaså var föregående års svarsfrekvens alldeles för låg för att kunna ligga till grund för bedömning. 4.2 Hearing/dialog Plan- och miljönämndens presidium samt förvaltningschef var kallade till rubricerat möte. Vid mötet deltog plan- och miljöchef samt ordförande. Vad gäller den låga svarsfrekvensen uttrycker de närvarande att förvaltningen har ett bekymmer med att nämndspolitiker inte öppnar sin e-post. Idag sker en övervägande del av kommunikationen via e-post. Att ha uppsikt över sin e-post är därmed en självklarhet i syfte att kunna sköta sitt politiska förtroendeuppdrag. Detta bör uppmärksammas snarast av plan- och miljönämnden. Följande frågeställningar diskuterades vid mötet: - Budgetresultatet - Intern kontroll Resultatet från den fördjupade granskningen diskuteras. Av dialogen framgår att de politisk utsedda internkontrollrepresentanterna har under våren deltagit i en internkontrollutbildning. Dock upplevdes den som svår. Utifrån genomförd granskning kommer förvaltningen att arbeta fram nämndspecifika anvisningar för arbetet med den interna kontrollen. - Rekrytering till deltidstjänster inom räddningstjänsten idag uppfylls inte den av fullmäktige beslutade beredskapsnivån. Under hösten 2014 genomfördes en utredning i syfte att sondera möjligheterna till att kunna upprätthålla en tillfredställande räddningstjänstberedskap. Slutrapporten som presenterades under våren 2015 redogör för en del förslag som rör utveckling av nuvarande rekryteringsprocesser. - Sjukfrånvaro och sjuknärvaro - Bostadsanpassning fr.o.m. årsbokslutet för 2015 kommer kostnader för bostadsanpassning att särredovisas mot bakgrund av ökade kostnader. - Måluppföljning och måluppfyllelse 3

6 5. Socialnämnden 5.1 Noteringar från granskningen Enkäten har tillställts ordinarie ledamöter i socialnämnden. Svarsfrekvensen ligger på ca 78 %. Nedan presenteras de delar av resultatet som bör uppmärksammas av socialnämnden. 10 % Målen står i överensstämmelse med tilldelade ekonomiska resurser 28,6 57,1 14,3 Ja Nej Delvis Vet ej På påståendet huruvida målen står i överensstämmelse med tilldelade ekonomiska resurser, svarar en majoritet nej. Här bör en diskussion lyftas om nämndens ambitionsnivåer i förhållande till tilldelade ekonomiska ramar. Vi bedömer att kvalitativa ekonomiska underlag följt av ekonomistöd ut till enheterna utgör ett viktigt styrinstrument för samtliga verksamheter. Vidare utgör ett underbyggt prognosarbete en viktig grund för att kunna fastställa en rättvisande verksamhetsbudget samt kunna möta och hantera förändringar. Vi anser att det finns ett behov av ett förbättringsarbete med sikte på kvalitetssäkring, samt utveckling av ekonomiska underlag och uppföljningar till enheterna samt till socialnämnden. Likaså bör prognosarbetet utvecklas. Budgetuppföljningar bör redogöra för samtliga verksamheter inom socialnämndens ansvarsområde, på en detaljerad nivå. 4

7 Vidare bör uppföljningarna redogöra för ett historiskt perspektiv med sikte på antal brukare följt av kostnader inom olika verksamhetsområden. Vi bedömer att detta bidrar till ett förstärkt prognosarbete. 10 % Orsaker till avvikelser analyseras och åtgärder vidtas för att undvika underskott 57,1 42,9 Ja Nej Delvis Vet ej 10 % Nämnden har regelbundna uppföljningar av fastställda verksamhetsmål 57,1 42,9 Ja Nej Delvis Vet ej Vad avser analys av avvikelser samt regelbundna uppföljningar av verksamhetsmål instämmer ca 43 % endast delvis. 5

8 10 % Nämnden har fastställt hur den interna kontrollen av verksamheten ska säkerställas 85,7 14,3 Ja Nej Delvis Vet ej % Nämndens internkontrollplan baseras på en bedömning utifrån årliga risk och väsentlighetsanalyser 71,4 14,3 14,3 Ja Nej Delvis Vet ej En övervägande majoritet uttrycker att nämnden har fastställt hur den interna kontrollen ska säkerställas samt att internkontrollplaner baseras på en bedömning utifrån årliga riskoch väsentlighetsanalyser. Dock påvisar den fördjupade granskningen, som tidigare utförts, av arbetet med intern styrning och kontroll, det motsatta. Av granskade internkontrollplaner för åren framgår återkommande kontrollmoment, där detta bottnar i avsaknaden av årliga riskbedömningar och analyser. Vidare finns inte något kontrollmål som berör socialtjänstens verksamhet, vilket är en brist. Angivna återkommande kontrollmål berör ekonomiadministration, personal- och IT-området. (se 6

9 revisionsrapport: Granskning av nämndernass och styrelsens arbete med den interna kontrollen, sep 2015). Inom ramen för enkäten finns möjligheten att lämna kommentarer. Ett urval av inkomna kommentarer anges nedan: - Det är oklart om nämnden har ett kvalitetssystem som syftar till att säkerställa kvalitén i verksamheten. - Det vore önskvärt med omvärldsanalyser och behovsanalyser som underlag till budgetarbetet. - Det är oklart om huruvida det finns fastställda verksamhetsmål. - Det finns en osäkerhet och tveksamhet om huruvida det sker regelbundna verksamhetsuppföljningar. 5.2 Hearing/dialog Socialnämndens presidium samt förvaltningschef var kallade till detta möte. Vid mötet deltog t.f. socialdirektör, ordförande och 2:e vice ordförande. Följande frågeställningar diskuterades - Enkätresultatet - Socialnämndens underskott prognosen pekar på ett underskott på ca 25 mnkr. - Sjukfrånvaro och sjuknärvaro. Av delårsrapporten framgår att sjukfrånvaron inom socialnämndens verksamhetsområden har ökat från 8,1 %, till 9,1 %, Följande bakomliggande orsaker anges: - Stress - Ej fungerande ledning/ledarskap - Hög arbetsbelastning - Trivsel - Arbetsmiljö - Intern kontroll Genomgång av den fördjupade granskningen. Det finns en missuppfattning inom presidiet att BBIC-licensen säkerställer den interna kontrollen. Förslag till åtgärder och förbättringar diskuterades. 7

10 - Måluppföljning och måluppfyllelse Vid jämförelse av 2013 samt 2014 års måluppfyllelse framkommer att vissa resultatmål som inte har uppfyllts har tagits bort/ersatts i 2014 årsbokslut. Vidare har ambitionsnivåerna sänkts gällande vissa resultatmål trots att målen har uppfyllts i enlighet med 2013 årsbokslut. - Personalförsörjning Det finns idag svårigheter med att rekrytera personal med rätt kompetens samt behålla nuvarande personal. - Ensamkommande barn och ungdomar - Flyktingmottagning 6. Bildningsnämnden 6.1 Noteringar från granskningen Enkäten har tillställts samtliga ledamöter i bildningsnämnden. Svarsfrekvensen ligger på ca 33 %. Svarsfrekvensen är inte tillfredställande och bör uppmärksammas av bildningsnämnden. Härigenom är svarsunderlaget för tunt för generella bedömningar. 6.2 Hearing/dialog Bildningsnämndens presidium samt förvaltningschef var kallade till rubricerat möte. Vid mötet deltog t.f. bildningschef, controller, ordförande samt 2:e vice ordförande. Följande frågeställningar diskuterades vid mötet: - Enkätresultatet Den låga svarsfrekvensen diskuteras. Förvaltningschefen informerar att nämndssekreteraren har försökt att kontakta ledamöterna per telefon, dock utan framgång. - Budgetresultatet - Sjukfrånvaro och sjuknärvaro. Av delårsrapporten framgår att sjukfrånvaron inom bildningsnämndens verksamhetsområden har ökat från 5,2 %, till 5,8 %, Prognosarbetet 8

11 - Måluppföljning och måluppfyllelse Revisorerna har uppmärksammat att det inte finns några resultatmål med sikte på barnomsorgen. Ett mål kan vara uppföljning av resultatet av föräldraenkäter. - Personalförsörjning Det finns ett orosmoln avseende nuvarande och framtida personalrekryteringar, där det har varit svårt att rekrytera personal med rätt kompetens. Förvaltningsledningen uttrycker vidare att det finns svårigheter med chefsrekryteringar där responsen på utannonseringar är låg. - Ordförande lyfter en aktuell risk segregerade skolor, samt vilka åtgärder som behöver sättas in i syfte att minska segregering inom skolans verksamhetsområden. - Lokalförsörjning Förvaltningsledningen uttrycker att det finns ett behov av ett långsiktigt tänkande följt av en god planering vad avser lokalförsörjningen. - Intern kontroll Resultatet av den fördjupade granskningen diskuterades. Bildningsnämnden bör framförallt utöka antalet kontrollmål i de årliga internkontrollplanerna. I dagsläget är antalet kontrollmål för få i förhållande till verksamhetens omfattning. 7. Personalnämnden 7.1 Noteringar från granskningen Enkäten har tillställts samtliga ledamöter i personalnämnden. Endast en ledamot har svarat på enkäten. Detta är inte acceptabelt och bör uppmärksammas av personalnämnden. 7.2 Hearing/dialog Personalnämndens presidium samt personalchef var kallade till rubricerat möte. Vid mötet deltog personalchef och ordförande. Följande frågeställningar diskuterades vid mötet: - Sjukfrånvaro Den ökade sjukfrånvaron diskuteras, där det framgår att det handlar framförallt om resursfördelning, förutsättningar och strukturer. Det uttrycks att mans- och kvinnodominerade yrken har olika förutsättningar inom kommunen. Detta har lyfts på politisk nivå av personalnämnden. Vi anser att ovannämnda punkter som lyfts av personalenheten och personalnämnden bör uppmärksammas av kommunstyrelsen samt analyseras på kommunövergripande nivå i syfte att komma åt de underliggande orsakerna vad avser den ökade sjukfrånvaron. 9

12 Personalnämnden har för avsikt att träffa samtliga nämndspresidier för en diskussion om personalpolitiska frågor. - Kommunens arbetsgivarroll - Lönekartläggning och jämställda löner Vi anser att det inte ska finnas några värderingar i verksamhetsberättelser vad avser lönedifferenser. - Ledarskaps-/chefsprogram Det framgår att kommunens chefsprogram inte är obligatoriska för nytillträdda chefer. Personalchefen samt personalnämndens ordförande uttrycker att det vore önskvärt att chefer genomgick en ledarskapsutbildning i ett tidigt skede. Vi anser att kommunens chefsprogram bör vara av obligatorisk karaktär i syfte att fylla sin funktion. - Rutiner och riktlinjer för chefsrekrytering De närvarande uttrycker att personalenheten oftast kommer in i ett sent skede vad avser rekrytering av chefer och ledande befattningar. 8. Tekniska nämnden 8.1 Noteringar från granskningen Enkäten har tillställts samtliga ledamöter i tekniska nämnden. Svarsfrekvensen ligger på ca 43 %. Svarsfrekvensen är inte tillfredställande och bör uppmärksammas av bildningsnämnden. Härigenom är svarsunderlaget för tunt för generella bedömningar. 8.2 Hearing/dialog Tekniska nämndens presidium samt teknisk chef var kallade till rubricerat möte. Vid mötet deltog samtliga kallade. Följande frågeställningar diskuterades vid mötet: - Enkätresultatet Förvaltningsledningen uttrycker att det finns ett bekymmer med att politiker inte öppnar sin e-post. Att ha uppsikt över sin e-post är en självklarhet i syfte att kunna sköta sitt politiska förtroendeuppdrag. Detta bör uppmärksammas snarast av tekniska nämnden. De inkomna enkätsvaren återger en varierad bild av nämndens arbete, där uppfattningarna är delade. - Budgetuppföljning 10

13 - Intern kontroll Resultatet från den fördjupade granskningen diskuterades ingående. Förslag till åtgärder och förbättringar diskuterades. - Kommunikationen mellan nämnden och förvaltningen Av hearingen framgår att kommunikationen mellan politik och professionen har blivit bättre. Av tidigare granskningar framgick en bristande kommunikation samt att professionen upplevde nämnden som passiv. Nämnden upplevs ha ett bättre engagemang idag. - Måluppföljning och måluppfyllelse 9. Vatten- och avfallsnämnden 9.1 Hearing/dialog Vatten- och avfallsnämndens ordförande, 2:e vice ordförande samt teknisk chef var kallade till rubricerat möte. Vid mötet deltog t.f. teknisk chef samt ordförande. Följande frågeställningar diskuterades vid mötet: - Intern kontroll Av hearingen framgick att utsedda politikerrepresentanter inte känner sig involverade i internkontrollarbetet. Metoder och tillvägagångsätt diskuterades. - Budgetuppföljning - Måluppföljning och måluppfyllelse - Återvinning och avfall Av årsbokslutet för 2014 framgår att avfallsmängden har ökat från 516 kg till 533 kg per person. Rikssnittet ligger på 461 kg/person. Nämnden har nu öronmärkt 1 mnkr till informationsinsatser riktade till kommuninvånarna. KPMG Viktoria Bernstam Revisor/Juridisk sakkunnig Elisabeth Carelind Kundansvarig 11