Granskning av kommunens avtal för företagshälsovård

Transkript

1 Granskning av kommunens avtal för företagshälsovård Rapport Antal sidor 6 Antal bilagor , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

2 Innehållsförteckning 1 Inledning/bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Revisionskriterier Ansvarig nämnd/styrelse Projektorganisation/granskningsansvarig Metod 3 2 Resultat av granskningen Kommunens avtal avseende företagshälsovård Rutin för avrop av tjänster Kvalitetsuppföljning Avstämning mot avtal 4 3 Slutsats och rekommendationer Svar på revisionsfrågorna , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated Document classification KPMG Public i

3 1 Inledning/bakgrund KPMG har på uppdrag av s revisorer översiktligt granskat kommunens avtal kring företagshälsovård och vilka kontroller som görs för att säkra en tillräcklig avtalsuppföljning. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år har ett avtal om företagshälsovård med Avonova. Företagshälsovårdens uppgift är att bistå kommunen med specialistkompetens inom arbetsmiljöområdet. Det kan t.ex. handla om anpassning av arbetsplats. De gör främst insatser på grupp och organisationsnivå. Kommunens företagshälsovård arbetar inte behandlande utan används framförallt för förebyggande arbete, grupputveckling och dylikt. Revisorerna har under året bevakat frågeställningar kopplat till kommunens företagshälsovård och vill under 2018 genomföra en granskning för att undersöka vilken avtalsuppföljning som görs i förhållande till avtalade förutsättningar och pris. 1.1 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma huruvida kommunstyrelsen har en tillräcklig styrning och avtalsuppföljning av ingånget avtal beträffande kommunens företagshälsovård. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: - Finns tillfredsställande rutiner för avtalsuppföljning av såväl pris som kvalitet och vem ansvarar för den? - Är kommunens kostnader för företagshälsovård i enlighet med gällande avtal? 1.2 Avgränsning Granskningen avgränsas till kommunens gällande avtal för företagshälsovård och omfattar perioden 2016 och Revisionskriterier - Kommunallagen 6 kap. 6 - Tillämpbara interna regelverk, policys och beslut - Kommunens gällande avtal för företagshälsovård 1.4 Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen avser kommunstyrelsen. 1.5 Projektorganisation/granskningsansvarig Granskningen är utförd av Ida Brorsson, certifierad kommunal yrkesrevisor. Frida Starbrant, verksamhetsrevisor, har biträtt i granskningen. Lars Jönsson, certifierad kommunal yrkesrevisor, har ansvarat för kvalitetssäkringen. 2018, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated 2

4 1.6 Metod Granskningen har skett genom dokumentstudier och avstämning med personalchef. Kompletterande uppgifter har inhämtats av redovisningschefen. 2 Resultat av granskningen 2.1 Kommunens avtal avseende företagshälsovård har tecknat ett avtal med Avonova Hälsa AB avseende företagshälsovård. Upphandlingsprocessen genomfördes gemensamt med Lomma kommun, men tecknade ett separat avtal med Avonova. Avtalet gäller från till med möjlighet till förlängning av avtalet med upp till ett år. Avtalet undertecknades av kommundirektören och av Avonovas VD/koncernchef. Avtalet omfattar köp av tjänster för företagshälsovård såsom företagsläkare, företagssköterska, psykolog, ergonom, arbetsmiljöingenjör och hälsoutvecklare. För ovanstående tjänster gäller en årlig volym om 900 operativa timmar, varav 100 timmar avser företagsläkare. Övriga timmar fördelas på övriga tjänster utifrån kommunens behov. För en mer detaljerad beskrivning på vilka tjänster som ingår i avtalet se bilaga 1. Utöver ovanstående basutbud kan kommunen köpa tilläggstimmar för respektive tjänst. Enligt avtalet är den årliga fasta kostnaden för volymen om 900 operativa timmar kr. Avtalet innehåller en prislista för tilläggstjänster. Samtliga priser ska vara fasta under de tre första åren i avtalsperioden. Samtliga kostnader ska vara inräknade i anbudspriset. Vid eventuell förlängning har leverantören rätt att justera i avtalet angivna priser. Enligt avtalet kan köparen under avtalstiden följa upp kvalitetsvillkoren för uppdraget. Dock framgår inte en definition av kvalitetsvillkoren i avtalet. Företagshälsovården ska kvartalsvis eller när kommunen begär det rapportera uppgifter rörande tidsförbrukning fördelat på tjänster och verksamheter. Avtalet om företagshälsovård har under 2018 förlängts med ett år t.o.m Kontraktsförlängningen undertecknades av Avonovas regionchef och av personalchefen i. Enligt uppgift har kostnaden dragits ned sedan avtalet med Avonova tecknades. I avstämning med redovisningschefen framgår att den totala kostnaden för företagshälsovården 2014 var 2028 tkr. Motsvarande kostnad för helår 2015 var 632 tkr, då kommunen bytte till Avonova Rutin för avrop av tjänster Personalchefen har tilldelats den totala budgeten för företagshälsovården, inklusive tilläggstjänsterna, och attesterar samt tar kostnaderna inom personalavdelningens ram. Personalchefens totala budget för företagshälsovård var kr för 2016 och kr för Enligt uppgift omfördelas kostnaderna för bastjänsterna ifall de överstiger avtalet med Avonova, dvs kr, till verksamheten som orsakat överskridandet. 2018, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated 3

5 Vid avrop av en tjänst som ligger utanför ramen för bastjänster begär personalavdelningen enligt uppgift in en offert innan beställning. När detta sker är det alltid personalavdelningen som hanterar frågan mot Avonova. Beträffande avrop av bastjänster görs vissa av verksamheterna medan andra går via personalavdelningen. Lagstadgade undersökningar, rådgivning och rehab är t.ex. tjänster som verksamhetscheferna vanligtvis själva beställer. 2.3 Kvalitetsuppföljning I intervju med personalchefen framgår att personalavdelningen genomför kvartalsavstämningar med Avonova. På avstämningsmötena diskuteras den verksamheten som bedrivs i dagsläget, kommande tjänsteköp, kvalitetsfrågor, utvecklingsområden samt kostnadsavstämningar. Vid behov sker avstämningarna oftare än kvartalsvis. Avstämningarna med Avonova bedöms enligt personalchefen fungera väl. Uppföljning av pris sker även i den löpande fakturahanteringen genom att en personalspecialist mottagningsattesterar fakturorna från Avonova och personalchefen sedan beslutsattesterar dem. I linje med avtalsuppföljningen reglerad i avtalet översänder Avonova kvartalsvis en rapport avseende tidsförbrukning fördelat på tjänster. Rapporten innehåller dock inte uppgifter rörande tidsförbrukning fördelat på verksamheter eftersom informationsutbyte mellan kommunens och Avonovas IT-system inte fungerar tillfredsställande i dagsläget. 2.4 Avstämning mot avtal Utifrån transaktionslistor från kommunens ekonomisystem framgår att köp av företagshälsovård från Avonova kostade kommunen totalt kr 2016 och totalt kr Av transaktionslistorna för 2016 och 2017 går det att utläsa att kommunen debiterades ,83 kr per månad, vilket på helår summeras till det enligt avtalet överenskomna fasta priset om kr. Utöver bastjänsten har kommunen köpt tilläggstjänster för kr 2016 och för kr I transaktionslistorna framgår även kostnader från andra företag som utför motsvarande tjänster (se tabell 1 nedan). I intervju med personalchefen framkommer att detta beror på att många verksamhetschefer hellre vill köpa konsulttjänster i personalärenden från ett företag som inte har något med verksamheten att göra. Dock sker denna typ av avrop via personalavdelningen. Enligt uppgift finns inget avtal med andra leverantörer än Avonova. Priset med de andra leverantörerna antogs när första uppdraget var aktuellt. Anledningen till avsaknad av avtal är att det inledningsvis har varit ett uppskattningsvis litet antal köp av denna typ av tjänster. Eftersom köp av denna typ av tjänster succesivt har ökat uppger personalchefen att kommunen överväger att göra en upphandling av denna tjänstetyp. Vid avstämning mellan fakturaunderlag för tilläggstjänsterna för och avtalets prislista för tilläggstjänster är kostnaderna inte direkt jämförbara. Enligt uppgift låg budgeten för företagshälsovård 2016 ursprungligen på 1 mkr, men efter beslut i kommunstyrelsen omdisponerades ett belopp på motsvarande 1,5 mkr från driftsbudgeten. En av posterna för denna omdisponering var 150 tkr från budgeten för företagshälsovård. Omdisponeringen är förklaringen till att budgeten överskreds 2016, se tabell 2. Detta ledde till att budgeten för 2017 höjdes. 2018, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated 4

6 Nedan följer en sammanfattande tabell över kommunens kostnader för företagshälsovård 2016 och 2017, se tabell 1. Av transaktionslistorna framgår att det genomförts en intern omfördelning av kostnader för företagshälsovård på kr för 2016 och kr 2017, se tabell 2. Av transaktionslistorna framgår även att kommunen får intäkter från försäkringskassan avseende arbetsplatsnära stöd för särskilda rehabärenden, arbetsplatskartläggningar mm. Tabell Avonova Hälsa AB bastjänst kr kr Avonova Hälsa AB tilläggstjänst kr kr Psykologhuset Skåne AB kr kr Metodicum AB kr 0 kr Summa kr kr Tabell Total kostnad företagshälsovård kr kr Intern omfördelning av kostnad kr kr Intäkt försäkringskassan kr kr Summa kr kr Budget kr kr Differens kr kr 3 Slutsats och rekommendationer Utifrån genomförd granskning gör vi bedömningen att kommunstyrelsen i allt väsentligt har en tillräcklig styrning och avtalsuppföljning av ingånget avtal beträffande kommunens företagshälsovård. Eftersom det av granskningen framgår att kommunen gör inköp av andra leverantörer avseende tjänster relaterade till företagshälsovård som är utanför gällande avtal behöver kommunstyrelsen dock säkerställa att dessa inköp föregås av en upphandling och därmed förenligt avtal. 3.1 Svar på revisionsfrågorna Finns tillfredsställande rutiner för avtalsuppföljning av såväl pris som kvalitet och vem ansvarar för den? I grundavtalet med Avonova specificeras på vilket sätt samt hur ofta avtalsuppföljning ska ske och vi gör bedömningen att personalavdelningen i dagsläget har en väl fungerande arbetsrutin avseende avtalsuppföljning. Personalchefen är ytterst ansvarig för avtalsuppföljningen. Uppföljning av kvalitet sker i kvartalsavstämningar med Avonova och uppföljning av pris sker i den löpande fakturahanteringen inom personalavdelningen. För att stärka avtalsuppföljningen bedömer vi att det i avtalet bör förtydligas vilka kvalitetsvillkor som avses. 2018, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated 5

7 Är kommunens kostnader för företagshälsovård i enlighet med gällande avtal? Av ekonomisystemet framgår att kostnaderna för företagshälsovård avseende avtalade bastjänster för 2016 och 2017 är i linje med gällande avtal. Därtill har inköp genomförts av de tilläggstjänster som specificeras i avtalet. Vi noterar även att inköp av tjänster relaterade till företagshälsovård har gjorts utöver avtalet med Avonova. Mot bakgrund av vår granskning lämnar vi följande rekommendationer: - Kommunstyrelsen bör säkerställa att inköp av tjänster relaterade till företagshälsovård, som köps in utanför avtalet med Avonova, föregås av en upphandling och därmed förenligt avtal. - För att stärka kvalitetsuppföljning bör kommunstyrelsen tillse att det i tecknade avtal framgår vilka kvalitetsvillkor som ska följas upp. Ida Brorsson Certifierad kommunal revisor Frida Starbrant Verksamhetsrevisor Detta dokument har upprättats enbart för i dokumentet angiven uppdragsgivare och är baserat på det särskilda uppdrag som är avtalat mellan och uppdragsgivaren. tar inte ansvar för om andra än uppdragsgivaren använder dokumentet och informationen i dokumentet. Informationen i dokumentet kan bara garanteras vara aktuell vid tidpunkten för publicerandet av detta dokument. Huruvida detta dokument ska anses vara allmän handling hos mottagaren regleras i offentlighets- och sekretesslagen samt i tryckfrihetsförordningen. 2018, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated 6

8 Bilaga 1 Nedan framgår de tjänster som ingår i bastjänsterna inom avtalet: - Aktivt stöd till chefer och arbetsledare i samband med genomförande av arbetslivsinriktade rehabiliteringsutredningar och rehabiliteringsinsatser inklusive arbetsförmågebedömning - Konsultation och rådgivning till chefer, arbetsledare och personalavdelning - Individärenden med tillhörande rådgivning och konsultation - Lagstadgade hälsoundersökningar - Stöd/rådgivning till enskilda och arbetsgrupper såsom stödsamtal och grupputveckling - Vid behov delta vid skyddsronder, skyddskommittéer och i central samverkansgrupp/skyddskommitté - Konsultation/rådgivning gällande systematiskt arbetsmiljöarbete - Ergonomisk genomgång på arbetsplatsen, individuellt eller i grupp - Genomgång av fysisk arbetsmiljö samt ev. åtgärdsförslag av arbetsmiljöingenjör - Utbildningsinsatser inom området för chefer och arbetsgrupper (förebyggande hälsovård, arbetsmiljö, stress, hot och våld) 2018, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated 7