Förhinder Meddelas gruppledaren och Pia Axeheim, tfn eller senast 12 november 2018.

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Kultur- och fritidsnämnden Tid Torsdagen den 15 november 2018 kl. 13:00-17:00 Plats Magistern, i huset bakom stadshuset Förhinder Meddelas gruppledaren och Pia Axeheim, tfn eller pia.axeheim@kalmar.se senast 12 november Enligt uppdrag Pia Axeheim Föredragningslista 1 Tjänstgörande 2 Godkännande av dagordning/kallelse 3 Förra protokollet 4 Val av justerare Diskussions- och informationsärenden 5 Driftbidrag till föreningsägda anläggningar Folkets Hus och bygdegårdsföreningar Kulturföreningar Sociala föreningar Investeringsbidrag Övriga bidrag 11 Redovisning extern revision 12 Kulturkvarteret 13 Bad- och friskvårdsanläggning 14 Uppdaterad dokumenthanteringsplan 15 Bidragsutredningen 16 Förvaltningschefen har ordet 17 Kultur- och fritidsnämndens riskanalys och intern kontrollplan för Delegationsbeslut 19 Övriga frågor

2 Kultur- och fritidsnämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 17 Kultur- och fritidsnämndens riskanalys och intern kontrollplan för 2019 Dnr KFN 2018/0231 Bakgrund Fullmäktige fattade den beslut om reglemente för intern kontroll. Varje nämnd har en skyldighet att följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde och ska varje år anta en särskild kontrollplan för uppföljning och granskning av den interna kontrollen. Riskanalys En riskanalys för nämndens verksamheter är framtagen enligt reglementet och dess riktlinjer för intern kontroll. Riskanalysen uppvisar risker som inte uppnår 9 i riskvärde eller högre eller har konsekvens bedömd som 4:a men som nämnden ändå anser viktiga att följa upp för att säkerställa en god inre uppföljning och styrning. Dessa är därför med i nämndens internkontrollplan för 2019 trots att de inte når upp till risknivåer som reglementet satt upp. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslaget till intern kontrollplan för 2019 och överlämnar den till kommunstyrelsen för kännedom. Bilagor 1. riskanalys-intern-kontrollplan-2019

3 Riskanalys Datum Kultur- och fritidsnämnden Internkontrollplan 2019 Framtagen av: Administrativ chef Jimmy Rudelius Beslutad av: Kultur- och fritidsnämnden den Händelse/Situation anges med utgångspunkt från riskkategorierna Omvärldsrisk Risk att nämnden kan påverkas av att förvaltningen gör fel omvärldsanalyser som leder till sämre beslutsunderlag för nämnden. Verksamhetsrisker Skada/påverkan i Sann o likhet (1-4) Konse kvens (1-4) Riskta l S x K (1-16) Beskrivning Låg kvalité eller felaktiga analyser ger sämre beslutsstöd för nämnden vilket kan göra att det tas beslut som motverkar nämndens mål och ambitioner. 2 3 Säkerställa att vi genomför omvärldsanalyser inför strategiskt viktiga beslut och att säkerställa att enhetscheferna löpande gör 6 omvärldsanalyser i sitt arbete. Åtgärd Om risktalet är större eller lika med 9 eller om konsekvensen är lika med 4 ska åtgärden alltid fyllas i Ansvarig för att åtgärden genomförs Datum när åtgärden var genomförd Datum när åtgärden ska vara genomförd Genomgång av två nämndsärenden av strategisk art. Genomgång av beslutsunderlag och se om det finns en omvärldsanalys. Målsamordnare oktober Uppföljning Önskad effekt (Ja/Nej) Rekrytering av kompetent personal samt behålla personal. Att vi ej kan utföra ett kvalitativt arbete samt att det kan leda till hög arbetsbelastning för kollegor Säkerställa att vi gör bra förarbete inför rekryteringar i form av kompetensinventering internt och externt, kompetensprofil som stämmer överens med behov, framtidsutmaningar och i relation till kollegors kompetens. Säkerställa en god arbetsmiljö med goda möjligheter till kompetensutveckling. Stickprov på en rekryteringsprocess. Gå igenom kravprofiler, motivering till behovet och jämföra med rekryterad person. Stickprov på avgångssamtal. Ta ut två avgångssamtal ur en enhet och se vilka skäl till avslut samt hur enhetenschefen arbetar med informationen. HR-specialist oktober Fastställa mål, processer och rutiner Verksamhetsplanerna ska vara byggda utifrån nämndens politiska mål som i sin tur bygger på kommunfullmäktiges mål. Risken är att det Välj ut ett nämndsmål och ett Risk att verksamhetsplanerna ej följer de politiskt uppsatta målen och att under denna nedbrytningsprocess försvinner tydlighet och möjlighet till återkoppling av målen. Det kan leda till att verksamheten inte fullmäktigemål och se i vilka verksamhetsplaner de finns med samt om de är nedbrutna till delmål i de berörda resurserna styrs fel arbetar efter den politiska visionen och målen. verksamhetsplanerna. Utredare oktober Risk att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls. Risken för att tillbud inte rapporteras bedöms vara hög. Risk att personalen inte känner till var eller hur man ska rapportera tillbud och olyckor. Risk att riskbedömningar inte görs enligt systeamtiskt arbetsmiljöarbetsrutiner Kommunen har infört ett nytt anmälningssystem för tillbud och arbetsskador, KIA. Förvaltningen var pilot i Genomföra två intervjuer med två projektet och har haft systemet igång i ca 8 månader. Vid införandet av nya rutiner och system så finns det alltid en process för medarbetare och chefer att hitta rätt. Således finns en risk att detta orsakar att tillbud inte anmäls eller att ärende blir liggande och att de inte anmäls till AFA och Försäkringskassan. medarbetare från två olika enheter om de känner till vart man rapporterar tillbud, och om de vet det, hur man gör, samt följa upp ärendetiderna på två enheter via urval. Kontrollera två enheter om de genomfört riskbedömningar enligt kommunens riktlinjer. HR-specialist oktober

4 Risk att bidragsbesluten inte är korrekta. Risk att föreningsstöd utbetalas utan att det finns erforderligt underlag eller att fel aktiviteter registrerats Alla handlingar som krävs för att bidragskriterierna ska finnas med i ansökningen för att ett beslut om utbetalning kan göras. Aktivitetsersättningen bygger på inrapporteringar från föreningarna med liten möjlighet för förvaltningen att säkerställa att de är korrekta. Inrapporteringen och kontrollen och därmed ansvaret ligger hos föreningarna. Stickprov av två beslut per bidragskategori där vi kontrollerar att alla handlingar och krav är uppfyllda. Utredare november Risk för att inköp inte sker enligt avtal och att direktupphandling inte sker. Det finns risk att inköp inte sker enligt de avtal kommunen tecknat samt att direktupphandling inte sker enligt gällande lagkrav Det finns risk att inköp inte sker enligt de avtal kommunen tecknat samt att direktupphandling inte sker enligt gällande lagkrav. Det finns också risk att avtal inte sägs upp i tid, omförhandlas eller förlängs. Stickprov av fem inköp för att se om de skett korrekt antingen via gällande avtal eller direktupphandling. Risk att beslutade uthyrnings- och fördelningsprinciper inte följs. Risk att konstregistret ej är uppdaterat Risk att fördelningen inte följer riktlinjerna Risk att nämndens ambition med beslutade styrdokument inte får bäring vid fördelning av tider i kommunala anläggningar. 2 2 eller tolkas på olika sätt av förvaltningen och föreningarna. Detta kan leda till att vissa föreningar och/eller föreningstyper får sämre 4 tider än de ska ha enligt policyn. Stickprov av fyra föreningars bokade tider. Urval av minst tre bokade tider per förening där en jämförelse med önskemål skall göras samt genomföra samtal med bokningsadministratörerna om hur de resonerat kring prioritering och jämföra med policydokumentet. Skälet kan vara att förvaltningens interna Risk att förvaltningen inte har ett uppdaterat konstregister och därmed uppföljningsrutiner inte fullt ut följs, och/eller att kontaktpersonerna på enheterna på andra Stickprov av tre enheter. Jämför ej har full koll över kommunens samlade konst. 2 3 förvaltningar ej rapporterar in korrekta 6 uppgifter. inlämnade uppgifter mot verklighet genom platsbesök. Administratör oktober juni, november Legala risker Hantering av ärende och dokument. Risk för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande arkivlag. Lagstiftningen är komplex och gråzoner finns. Osäkerhet kan finnas avseende Risk att lagstiftningen inte följs i alla avseenden. 2 3 dokumenthanteringshanteringsplaner och 6 arkivplaner. Genomföra tre stickprov i diariet för att se att ärendet registrerats i anslutning till upprättandet av handlingen. Stickprov av en enhet för att se att gallringen följer arkivlagen. Välj ut två handlingar och kontrollera att de är korrekta. Nämndsek/utredare juli Stödja och utveckla den demokratiska processen. Risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen. Kommunen har lagar och rutiner som ska följas inom den demokratiska processen och om de inte är kända eller inte följs finns risk för att fel görs. I Risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen 2 3 den demokratiska processen ingår rutiner för protokoll, motioner, interpellationer, dokumentation av beslutsunderlag, 6 medborgarförslag med mera. Intervjuer med två utvalda funktioner som har arbetsuppgifter av nämnda slag för att se hur deras kunskap är i området offentlig rätt. Administrativ chef IT-risk

5 Risk att våra verksamhetsspecifika system inte har erforderlig backup och säkerhet. Risker i rapportering Risk att systemen inte har väl utvecklade backupstrukturer på IT och på förvaltningen. 2 2 Risk att förvaltningen ej får erforderliga stöd- 4 och backup på verksamhetssystem. Urval av ett system på verksamhetsnivå. Intervju med berörd enhetschef och ITutvecklare för att se om systemet har rätt backupsstruktur och säkerhetsnivå. Målsamordnare juni Risk att nämndens beslutade kravrutin ej följs. Risk att nämndens beslutade konsekvenstrappa ej följs Risk att föreningar underlåter att betala sina fakturor under en längre eller upprepad tid utan att förvaltningen följer handlingsplanen i kravrutinen. Stickprov av två månaders skuldlistor i följd. Finns det föreningar som ej betalat i tid ska en avstämning mot upprättade mötesprotokoll, annan dokumentation och ev. handlingsplaner göras för att se om rutinerna följts. Nämndsek/utredare oktober Risk i finansiell rapportering Risk att rättelse och fel i den löpande Risk att bokföringsodrar ej har härledda redovisningen inte sköts korrekt texter. Stickprov av var tioende bokföringsorder Målsamordnare oktober iadministrationen är fullt ut centraliserad till kommunledningskontoret Risk att fakturor ej betalas i tid och att kundfakturering inte sker i rätt tid. Risk att vi ej betalar fakturor i tid. 3 3 vilket medför risk att rutiner inte satt sig. En annan risk är att ersättarkedjan inte fullt ut 9 fungerar i den nya omorganisationen. Stickprov av var 20:e faktura för att se om den betalats i tid. Kontroll av 20% kundfakturor avseende arrangemang med specialtaxa på Kalmar Sportcenters A- hall. maj, Brister i hantering av attest och firmatecknare. Risk att vi ej följer beslutade attestordningar samt att mutor och jäv kan förekomma Det finns risk att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs-, mut- och integritetsreglerna. Det finns risk att utbetalningar attesteras av fel person på grund av attestförteckningarna inte är uppdaterade och/eller kommunicerade med medarbetarna eller att man som medarbetare ser attestordningen som hindrande i ett effektivt arbetssätt. Stickprov av 10 % av alla attesteringar på fakturor och utbetalningar som överstiger kr. Kontrollera om de följer gällande reglemente och regelverk. Målsamordnare Risk att representation, kurser och resor ej är korrekta. Risk att det saknas syfte, deltagare och erforderliga dokument för att representationen eller resan ska följa kommunens regelverk Det finns risk att vi inte fullt ut följer reglerna vid resor och representation. Ansvaret ligger i slutändan på chef när hen ska attestera men det åligger medarbetaren att både känna till och följa reglerna. Stickprov av var tionde faktura kopplad till representation,kurser och resor och jämföra med kriterierna. maj, Dokumentansvarig Anna A Johansson Tillhör dokument 1 (1) Riktlinjer för intern kontroll