Kultur- och fritidsnämnden. Föredragningslista 1(7) KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA

Transkript

1 1(7) Kultur- och fritidsnämnden Tid Torsdagen den 16 november 2017 kl. 13:00-17:00 Plats IOGT-NTO:s lokal, Trädgårdsgatan 12 Förhinder Meddelas gruppledaren och Pia Axeheim, tfn eller senast 13 november. Enligt uppdrag Pia Axeheim Föredragningslista Beslutsärenden 1 Tjänstgörande 2 Godkännande av dagordning/kallelse 3 Förra protokollet 4 Val av justerare Diskussions- och informationsärenden 5 Workshop kring vision om friluftsutveckling 6 Kulturkvarteret 7 Kulturföreningar bidrag Nykterhets- och sociala föreningar bidrag Folkets Hus och bygdegårdsföreningar bidrag Driftbidrag till föreningsägda anläggningar Ny bad- och friskvårdsanläggning 12 Investeringsbidrag till egenägda anläggningar Redovisning ISO-revision 14 Förvaltningschefen har ordet Beslutsärenden 15 Beslutsattestanter 2018 kultur- och fritidsnämnden 16 Intern kontrollplan kultur- och fritidsnämnden Extra bidrag till Kalmarbygdens Fältrittklubb 18 Kultur- och fritidsnämndens remissvar på Förslag till ny organisation inför mandatperioden Anmälningsärenden 20 Delegationsbeslut 21 Övriga frågor

2 2 (7) 15 Beslutsattestanter 2018 kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN 2017/0200 Nämnderna skall varje år utse beslutsattestanter. De ska följa de interna riktlinjer som ekonomienheten ställer upp samt följa den delegationsordning nämnden antagit. Kultur- och fritidsnämnden fastställer kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslutsattestanter för 2018 enligt bifogat förslag Beslutsattestanter kultur- och fritidsförvaltningen Bilagor 1. forteckning-beslutsattestanter.xlsx

3 3 (7) 16 Intern kontrollplan kultur- och fritidsnämnden 2018 Dnr KFN 2017/0214 Kommunfullmäktige fattade den beslut om ett nytt reglemente för intern kontroll. Varje nämnd har en skyldighet att följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde och ska varje år anta en särskild kotrollplan för uppföljning och granskning av den interna kontrollen. Resultatet ska rapporteras till Kommunstyrelsen. Riskanalys Som ett led i att ta fram en intern kontrollplan för kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområden har en riskanalys genomförts. Riskanalysen har omfattat följande riskkategorier; omvärldsrisker, verksamhetsrisker, legala risker, ITrisker samt risker i rapportering. De risker som har identifierats inom de respektive riskkategorierna har bedömts avseende hur stor sannolikheten är att skadan/påverkan inträffar samt utifrån konsekvensen om skadan/påverkan inträffar. Utifrån denna riskanalys har sedan kontroller tagits fram. Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslaget till intern kontrollplan för 2018 och överlämnar den till Kommunstyrelsen för kännedom. Bilagor 1. riskanalys-intern-kontrollplan-2018.xlsx

4 4 (7) 17 Extra bidrag till Kalmarbygdens Fältrittklubb Dnr KFN 2017/0202 Ridanläggningen på Svensknabben byggdes av Kalmar kommun Kalmarbygdens Fältrittklubb (KBF) tog över anläggningen Enligt föreningen var anläggningen vid tidpunkten i eftersatt skick. Övertagandet av ridanläggningen gav föreningen möjlighet att själva styra över sin anläggning och sin verksamhet. Föreningen har sedan mitten av 90-talet aktivt arbetat för att utveckla sin verksamhet och det har inneburit ett stort lyft vad det gäller kvalitén på föreningens verksamhet. Det har lett till dubblerat antalet elever och hästar och föreningen har idag ett mycket gott anseende i ridsportssverige vad det gäller sin undervisningsmetod. I föreningen rider sammanlagt ca 300 aktiva varav ca 250 är barn- och ungdomar. Under perioden fram till 2015 lyckades föreningen också att reducera sitt lån, som vid 1997 var kr, till noll kr. Så under denna period har föreningen haft en positiv ekonomi. Dock så hinner tiden ifatt en sliten anläggning och i början av 2010-talet så börjar renoveringsbehoven att hopa sig. Föreningen har de senaste åren behövt lägga mellan kr årligen på löpande underhåll för att hålla anläggningen i anständigt skick. Till detta har föreningen under perioden behövt genomföra investeringar i sin anläggning motsvarande ca 1,7 miljoner kr. KBF har under perioden fått stöd för investeringarna av Kalmar kommun med ca 1,05 miljoner kr i form av ridsportsatsning och investeringsbidrag. Det som satt föreningens ekonomi i ett direkt utsatt läge sker Då upptäckts det att taket på ridhuset i så dåligt skick att det var fara för elever och hästar att vistas i lokalen. Taket fick akut bytas till en kostnad om 2,1 miljoner kr. Kultur- och fritidsnämnden beviljade investeringsbidrag motsvarande kr. Föreningen tvingades låna en miljon kr för att finansiera sin del. De nya avskrivnings-, ränte- och amorteringskostnaderna ihop med en redan ansträngd ekonomi ledde till ett stort minusresultat i 2016 års bokslut. Föreningens egna kapital var vid årets utgång negativt för första gången på mycket länge. Den ekonomisk ansträngda situationen följde med in i 2017 och föreningens egen prognos för 2017 pekar på ett lika stort underskott för Föreningen har under denna period vidtagit en del åtgärder för att minska kostnaderna och försökt att öka sina intäkter. Dock kan föreningen inte ta emot fler elever då varken hästar eller anläggningen klarar av fler lektioner. Det ekonomiskt ansträngda läget ihop med att föreningen sett att vissa delar av anläggningen är i akut behov av åtgärder ledde till att föreningen innan sommaren kontaktade förvaltningen för en dialog. I dialogerna uppmanades föreningen att ta fram en underhållsplan med prioriteringar för att få en samlad överblick av behovet. Denna underhållsplan ligger till grund för den ansökan föreningen inkommit med om extra bidrag.

5 5 (7) Ansökan I KBF:s ansökan har föreningen tagit fram en underhållsplan där de listat ett flertal prioriterade investeringar. Det är främst på två delar av anläggningen som föreningen har akut behov av att åtgärda. 1. Ridhusbotten i ridhuset förstördes av maskinerna som användes under renoveringen av taket vilket innebär att ridhusbotten är skadad. Det underliggande materialet släpper på vissa ställen och det skapar ojämnheter och gropar. Det ojämna underlaget medför en uppenbar skaderisk för hästarna och ryttarna. Ridhuset utgör en central del av undervisningen under vinterhalvåret och som situationen är nu är det osäkert om det går att bedriva undervisning där i vinter. Föreningens verksamhet skulle i så fall bli betydligt inskränkt. Kostnaden för att återställa ridhusbotten uppgår till ca kr. 2. Den andra prioriterade åtgärden är stallet. Taket på stallet är i så dåligt skick att det delvis läcker in. Det ihop med att ventilationen i stallet är i mycket dåligt skick gör att luften inte cirkulerar och det blir fuktigt. Det har bildats svartmögel och den dåliga luften skapar en dålig miljö för hästarna och ryttarna. Byte av tak och ventilation är nödvändig inom snar framtid för att säkerställa miljön för hästar och ryttare. Kostnaden för dessa byten uppgår sammanlagt till ca kr. Det finns ytterligare investeringsbehov i anläggningen de närmaste åren men dessa tre är akuta. I och med att föreningen har haft underskott under flera år och därmed förbrukat sitt egna kapital samt tvingats uppta lån om en miljon kr så finns inte tillräckliga medel för de akuta åtgärderna. Föreningen har därför vänt sig till kultur- och fritidsnämnden för att ansöka om extra bidrag för att hantera dessa investeringar. KBF har även inkommit med en skrivelse, med anledning av dialogen med förvaltningen, om en förändrad prioriteringsordning för sina investeringar. Kultur- och fritidsnämnden har tidigare beviljat investeringsmedel om sammanlagt kr för ridhussarg och bevattningslösning till paddock. Eftersom dessa projekt inte är lika akuta för att bedriva verksamhet som ridhus-botten och stall så önskar föreningen får flytta de beviljade medlen till investeringar av ridhusbotten och del av stallprojektet. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att ge Kalmarbygdens Fältrittklubb ett engångs extra verksamhetsbidrag om kr för att reinvestera i anläggningen. Kultur- och fritidsnämnden beslutar vidare att godkänna att föreningen får flytta beviljade investeringsmedel för ridhussarg och bevattningslösning till paddocken, till investeringar av ridhusbotten och del av stallprojektet. Nämnden beslutar vidare att ge förvaltningen i uppdrag att ha minst två ekonomiska avstämningar under 2017 och 2018.

6 6 (7) 18 Kultur- och fritidsnämndens remissvar på Förslag till ny organisation inför mandatperioden Dnr KFN 2017/0208 Kultur- och fritidsnämnden vill framföra att den inte har några invändningar mot förslaget i stort utan ser att det är ett samlat och avvägt förslag till ny organisation. Nämnden vill dock framföra att den ser positivt på att upphandlingsenheten och IT-enheten flyttas över till kommunledningskontoret. Båda enheternas uppdrag är att stödja hela kommunens verksamhet med adekvat stöd och utveckling inom sina respektive områden. Det är således mest effektivt att lägga dessa under en central förvaltning vars uppdrag är att serva, stödja och utveckla hela kommunens administrativa processer. Kultur- och fritidsnämnden har sett en positiv effekt av servicenämndens överföring av inomhusvaktmästarorganisationen på Kalmar Sportcenter till nämnden. Det har gett flera synergieffekter som är synbara. Genom att vaktmästarorganisationen nu arbetar på direkt uppdrag av förvaltningen så styrs resurserna bättre mot föreningslivets behov. Beslutsvägarna mellan enhetschef och utförarorganisation är nu både kortare, effektivare och med mer delaktighet från vaktmästarorganisationen. Det ger goda förutsättningar för att ge ett ändamålsenligt stöd till föreningslivet när de vistas i våra anläggningar. Det har också gett ett bättre resursutnyttjande i hela förvaltningen, men har också lett till att personalen känner en starkare samhörighet än tidigare. Kultur- och fritidsnämnden ser att resultatet av ett verksamhetsnära stöd ger bäst effektivitet och ser därför att samma synergieffekter skulle kunna uppnås om servicenämnden förde över utomhusvaktmästarorganisationen på idrottsanläggningar till kultur- och fritidsnämnden. Det skulle ge bättre möjligheter till effektiviseringar och förbättringar inom en gemensam vaktmästarorganisation. Att nämnden föreslår kommunstyrelsen att föra över utomhusvaktmästarorganisationen på idrottsanläggningar från servicenämnden till kultur- och fritidsnämnden. Bilagor 1. forslag-ny-organisation-infor-mandatperiode remiss.pdf

7 7 (7) 19 Anmälningsärenden 1. Motion från Pelle Sederkvist (M) om FIFA-kvalitet på kommunens konstgräs (protokollsutdrag kommunfullmäktige , 181). 2. Motion från Max Troendlé (MP): Avskaffa tjänstemän tillsätt tjänstepersoner (protokollsutdrag , 189). 3. Zymer Kuqaj (S) avsägelse från uppdrag som ersättare i kultur- och fritidsnämnden och nämndeman i Kalmar Tingsrätt (protokollsutdrag kommunfullmäktige , 196).