Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Kultur- och fritidsnämnden Tid Torsdagen den 15 november 2018 kl. 13:00-16:00. Ajournering kl. 14:05-14:25 samt 15:15-15:50. Plats Magistern Omfattning Beslutande Marianne Dahlberg (S), ordförande Pelle Sederkvist (M), 1:e vice ordförande Ola Erlandsson (S) Susanne Lenander (S) Helena Olsson (S), Gudrun Augustsson, tjänstgörande ersättare för Helena Olsson Nikolaos Strachinis (S) Niklas Hellström (C) Robin Apelqvist (S), tjänstgörande ersättare för Bo Hellström John Wahlgren (M) Birgitta Nordlöw (L) Micael Foghagen (SD) Ersättare Fredrik Sjömar (KD) Gudrun Augustsson (C), Övriga Lolita Persson, förvaltningschef Pia Axeheim, sekreterare Jimmy Rudelius, administrativ chef Jan Botö Röjås, verksamhetsutvecklare Per-Ola Johansson, verksamhetschef idrott, bad och friluftsliv Carina Eskelin, verksamhetschef kultur och bibliotek Cecilia Alm, kulturutvecklare Lars Hammar, enhetschef kulturskolan Anslaget på kommunens anslagstavla den 29 november 2018

2 2 (9) Sekreterare Pia Axeheim Justeras Marianne Dahlberg ordförande Nikolaos Strachinis

3 3 (9) Beslutsärenden 112 Tjänstgörande Helena Olsson (S) ersätts av Gudrun Augustsson (C) under och Bo Hellström (V) ersätts av Robin Apelqvist (S). 113 Godkännande av dagordning/kallelse Kultur- och fritidsnämnden godkänner den utskickade kallelsen/dagordningen. 114 Förra protokollet Det finns inga frågor eller synpunkter på förra protokollet som läggs till handlingarna. 115 Val av justerare Nikolaos Strachinis (S) väljs till justerare.

4 4 (9) Diskussions- och informationsärenden 116 Driftbidrag till föreningsägda anläggningar 2019 Verksamhetsutvecklare Jan Botö Röjås informerar att det är 51 föreningar som äger sina egna anläggningar. Verksamhetschef Per-Ola Johansson informerar om att förvaltningen i samarbete med kommunledningskontoret och markoch planeringsenheten har i uppdrag att hitta en cricketplan till de två cricketföreningar som finns. Möre BK kan upplåta KV Borg-planen mot att de får driftbidrag. Beslut i kultur- och fritidsnämnden 13 december Folkets Hus och bygdegårdsföreningar 2019 Verksamhetschef Carina Eskelin informerar om de föreningar som finns inom norra respektive södra kommundelen. Det är sammanlagt 13 föreningar som har ansökt om bidrag. Beslut i kultur- och fritidsnämnden 13 december Kulturföreningar 2019 Kulturutvecklare Cecilia Alm informerar om att 28 föreningar har ansökt om bidrag. Det är tre nya föreningar som tidigare inte fått lokal- eller verksamhetsbidrag som har ansökt om bidrag. Det är konstnärsföreningen Skräp, Humanisterna Kalmar samt Vänskapsförbundet Sverige-Israel i Kalmar län. Beslut i kultur- och fritidsnämnden 13 december Sociala föreningar 2019 Verksamhetsutvecklare Jan Botö Röjås informerar om de fyra föreningar som har ansökt om bidrag. Beslut i kultur- och fritidsnämnden 13 december Investeringsbidrag 2019 Verksamhetsutvecklare Jan Botö Röjås informerar om att det inkommit 72 ansökningar om investeringsbidrag. Det finns ca tkr att fördela och det är samma kriterier som gällde vid beslutet i april tidigare i år. Vid kultur- och fritidsnämndens sammanträde 13 december kommer även beslut tas om reservationer om överflyttning av beviljade medel till Det har inkommit 76 reservationsansökningar. Hittills i år hat 67 investeringsprojekt avslutats.

5 5 (9) 121 Övriga bidrag Förvaltningschef Lolita Persson informerar om att förvaltningen har i uppdrag att genomlysa och komma med ett förslag gällande det totala stödet till bidragsberättigade föreningar inom kultur- och fritidsförvaltningens verksamhetsområde. Uppdraget är ett ändamålsenligt bidragssystem, där bidragen ska stödja de kultur- och fritidspolitiska målen och vi ska ha en rättssäker handläggning som är transparant och tydlig. Uppdraget är komplext och har tagit längre tid än beräknat. Till 2018 års budget tog kommunfullmäktige beslut om en förstärkning på 2 miljoner kronor till föreningsbidrag. På grund av försening av bidragsutredningen kommer inte dessa bidrag ingå i den ordinarie bidragsutdelningen. Förvaltningen föreslår följande åtgärder: Att kronor i bidrag till samtliga hembygds- folkets hus och bygdegårdsföreningar. Detta bidrag ska gå till att öka och utveckla barn och ungdomsverksamheten i föreningen. Bidrag utbetalas efter att erforderliga handlingar inkommit. Beräknad kostnad kronor. Att premiera de föreningar som är anslutna till Säker och Trygg Förening certifieringen är en kvalitetsmärkning för bättre hälsa, minskad skadefrekvens och ökad säkerhet och trygghet i föreningen. Föreningar som certifierar sig, får bidrag med kronor samt de som nycertifierar sig, med kronor årligen. Beräknad kostnad ca kronor. Att av övriga bidrag förstärka investeringsbidraget då vi ser att vi har behövliga och bra ansökningar för att bifalla dem. För att möjliggöra detta krävs en förstärkning utöver det som finns inom ramen för investeringsbidrag. Beräknad kostnad kronor. Beslut i kultur- och fritidsnämnden 13 december Redovisning extern revision Kvalitet- och milösamordnare Pia Axeheim redovisar från årets externa revision. Kalmar kommun är certifierad enligt ISO 14001:2015 (miljö) och 9001:2015 (kvalitet). Under vecka 42 blev utvalda delar av kommunens verksamheter reviderade. Syftet med revisionen är att säkerställa att ledningssystemet underhålls, uppdateras och är effektivt för att möta verksamhetens mål. Inom kultur- och fritidsförvaltningen blev följande verksamheter reviderade: ledningen, verksamhet kultur-och bibliotek samt verksamhet idrott, bad och friluftsliv. Förvaltningen fick inga avvikelser och fick god feedback på vårt arbete.

6 6 (9) 123 Kulturkvarteret Förvaltningschef Lolita Persson informerar om att arkitektritningarna för gamla Posthuset är klara och de utgör grund för den ekonomiska kalkylen som ska vara klar i januari. Rivningen inne i lokalen har påbörjats. Arbetsgrupperna håller på med inredningen i de båda huset och arbetet löper på bra. 124 Bad- och friskvårdsanläggning Förvaltningschef ger en nulägesbeskrivning vad gäller bad- och friskvårdsanläggningen. Byggstart tidigast Uppdaterad dokumenthanteringsplan Nämndsamordnare Pia Axeheim informerar om att kultur- och fritidsnämnden ansvarar för vården av förvaltningens arkiv enligt arkivlagen och arkivreglementet. Det ska finnas arkivansvariga och arkivredogörare inom varje myndighet. Det är nämndens ansvar att ordna, beskriva och vårda sina handlingar samt verkställa beslut om gallring enligt fastställd dokumenthanteringsplan. Förvaltningen håller på att uppdatera dokumenthanteringsplanen och kultur- och fritidsnämnden tar beslut 13 december Bidragsutredningen Administrativ chef Jimmy Rudelius redovisar arbetet med förvaltningens bidragsöversyn. Målet är att det totala stödet till bidragsberättigade föreningar inom kultur- och fritidsförvaltningens verksamhetsområde ska vara ett ändamålsenligt bidragssystem på det sätt nämnden avser. Bidragen ska stödja de kultur- och fritidspolitiska målen och vi ska ha en rättssäker handläggning som är transparant och tydlig. Uppdraget är att det skall tydliggöras vad respektive bidrag har för avsikt att stödja och vilken koppling det har till det kultur- och fritidspolitiska programmet. Kriterierna skall vara tydliga, ha bäring i aktuell lagstiftning och ha en klar koppling till den politiska ambitionen. En konsekvensanalys skall tas fram för respektive bidrag. Kulturenhetens utmaning är att hantera de som inte är ideella föreningar men som berikar kulturlivet. De arbetar med förslag på projektstöd för ideella föreningar och för övriga så detta tydliggörs. En fördjupad jämställdhetsanalys ska genomföras på förslagen för att se om det finns ojämnställdheter.

7 7 (9) 127 Förvaltningschefen har ordet Förvaltningschef Lolita Persson informerar om följande: 1. Ordföranden och förvaltningschefen har fått information angående Vallens Soppteater gällande 2019 års verksamhet av Jonas Hallberg, som på grund av nytt arbete inte har den tid som krävs för att upprätthålla det avtal som vi gemensamt tecknat med Kalmar Teaterförening. 2. Ernst & Young har fått i uppdrag av kommunens revisorer att göra en förstudie om säkerheten på förvaltningens anläggningar. Ett antal personer ska intervjuas och förvaltningens dokument kring säkerhet gås igenom. Efter rapporten får vi veta om det blir en fördjupad revision. 3. Arbetet med KIFAB Arena fortskrider. Golvet är gjutet och taket är nästan på plats och tidplanen håller än så länge. 4. Fritidsbanken kommer att invigas av nämndens ordförande 8 december kl. 11 i Återbrukets lokaler på Verkstadsgatan 3. Alla är välkomna. 5. Sveriges kommuner och landsting (SKL) har under en längre tid arbetat med att ta fram underlag för ett nytt boknings- och bidragssystem där nästan alla kommuner har varit med. Anbudsförfrågan har gått ut men inga giltiga anbud har inkommit. I dagsläget är det osäkert hur förvaltningen ska hantera detta faktum Kultur- och fritidsnämnden fattar inga beslut i samband med informationen som läggs till handlingarna.

8 8 (9) 128 Kultur- och fritidsnämndens riskanalys och intern kontrollplan för 2019 Dnr KFN 2018/0231 Handlingar Förvaltningschef Lolita Perssons och administrativ chef Jimmy Rudelius skrivelse 31 oktober 2018, samt dokumentet Kultur- och fritidsnämndens Riskanalys och intern kontrollplan Bakgrund Fullmäktige fattade den beslut om reglemente för intern kontroll. Varje nämnd har en skyldighet att följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde och ska varje år anta en särskild kontrollplan för uppföljning och granskning av den interna kontrollen. Riskanalys En riskanalys för nämndens verksamheter är framtagen enligt reglementet och dess riktlinjer för intern kontroll. Riskanalysen uppvisar risker som inte uppnår 9 i riskvärde eller högre eller har konsekvens bedömd som 4:a men som nämnden ändå anser viktiga att följa upp för att säkerställa en god inre uppföljning och styrning. Dessa är därför med i nämndens internkontrollplan för 2019 trots att de inte når upp till risknivåer som reglementet satt upp. Beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslaget till intern kontrollplan för 2019 och överlämnar den till kommunstyrelsen för kännedom.

9 9 (9) 129 Delegationsbeslut Följande delegationsbeslut redovisas: Personal: 1. Maria Hjelm, badvärd på Äventyrsbadet 100 %, tillsvidare. Arrangemang, projekt och utvecklingsmedel: 1. Dnr KFN 2018/0230. Ansökan från Kåremo Bygdegård om bidrag till Opera i Kåremo. Bidrag beviljas med kronor. 2. Dnr KFN 2018/0225. Ansökan från Riksteatern Södra Sverige och Riksteatern Väst om bidrag till Expo:Scenkonst. Bidrag beviljas med kronor. Ekonomi: 1. Dnr KFN 2018/0227. Kultur- och fritidsförvaltningen. Fördelning av tider på Kalmar kommuns två nya konstgräsplaner. 130 Övriga frågor Inga frågor har anmälts.