Plan för internkontroll med väsentlighets- och riskanalys 2018 för Exploateringsnämnden

Transkript

1 Exploateringsnämnden Sid 1 (13) Plan för intern med väsentlighets- och riskanalys 2018 för Exploateringsnämnden

2 Sid 2 (13) Innehållsförteckning Inledning... Error! Bookmark not defined. Nämndens arbete med intern...3 Nämndens internplan...4 Riskmatris... 4 Nämndens planerade uppföljning av den löpande en Stockholm är en stad med högt bostadsbyggande där alla kan bo Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Stockholm är en stad som lever upp till mänskliga rättigheter och är fritt från diskriminering Stockholm är en demokratisk stad där invånarna har inflytande Offentlig upphandling utvecklar staden i hållbar riktning Väsentlighets- och riskanalys...13

3 Sid 3 (13) Nämndens arbete med intern Nämndens internarbete ska bestå av tre delar. Nämnden ska ha fastställt ett aktuellt system för intern, årligen genomföra en väsentlighets- och riskanalys (VoR) samt utifrån denna fastställa en internplan. Systemet för intern ska ses över årligen och vid behov revideras. Väsentlighets- och riskanalysen genomförs i flera steg. Nämnden ska identifiera de viktigaste processerna/arbetssätten för att uppnå kommunfullmäktiges mål för verksamhetsområdena. Nämnden ska i arbetet beakta lagstiftning och verksamhetens uppdrag. Utifrån arbetssätten ska oönskade händelser identifieras. Dessa ska värderas (1-5) utifrån vilka konsekvenserna blir om händelsen inträffar samt hur sannolikt det är att händelserna inträffar. Utifrån riskvärdet beslutas om den oönskade händelsen/risken ska hanteras i internplanen. I internplanen planerar nämnden hur de löpande na/arbetssätten ska följas upp. Internplanen fastställs i samband med verksamhetsplanen och följs upp i samband med verksamhetsberättelsen.

4 Sannolikhet Sid 4 (13) Nämndens internplan Riskmatris 5 Kritisk Medium Låg 6 7 Sannolikhet Konsekvens Mycket sannolikt Mycket allvarlig 4 Sannolikt Allvarlig 3 Möjlig Kännbar 2 Mindre sannolikt Lindrig 1 Osannolikt Försumbar Konsekvens

5 Sid 5 (13) Process Nr Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Åtgärd Exploateringsprocessen - Planering och anläggning Exploateringsprocessen, Kommunikation Exploateringsprocessen, krishantering 1 Stadens styrdokument följs inte fullt ut 3.Möjlig 3.Kännbar 9 Utbildningsinsatser 2 Process följs ej 3.Möjlig 2.Lindrig 6 Kontroll 3 Plan har ej tagits fram och implementerats Avgäldsprocessen 4 Avgäldsprocessen följs ej fullt ut. Ekonomiadministration, Anläggningsredovisning Ekonomiadministration, bokföring Ekonomiadministration, Prognossäkerhet och budgethållning 5 Fastighetsregister kan ej kopplas/fungerar bristfälligt till exploateringsnämndens anläggningsmodul som infördes i maj Fakturahanteringen är bristfällig med ex. påminnelser, inkassokrav som följd. 7 Prognossäkerhet och budgethållning är inte bra. Flera olika processer 8 Misstanke om eller mutbrott inträffar. 3.Möjlig 3.Kännbar 9 Ta fram aktuell krishanteringsplan 3.Möjlig 3.Kännbar 9 Uppföljning i internplan. 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 Anläggningsmodul 4.Sannolikt 3.Kännbar 12 Uppföljning i internplan. 4.Sannolikt 3.Kännbar 12 Utvecklingsarbete 2.Mindre sannolikt Flera olika processer 9 Dataintrång. 2.Mindre sannolikt 5.Mycket allvarlig 10 Kontinuerlig information 3.Kännbar 6 Inventering Personalförsörjning 10 Personalomsättning alltför hög. 3.Möjlig 3.Kännbar 9 Kontinuerligt arbete med arbetsmiljön. 11 Svårigheter att behålla nyckelpersoner Arbetsmiljö 12 Diskriminering/kränkande särbehandling förekommer inom organisationen. Medborgardialog 13 Hot mot personal i samband med medborgardialog Upphandlingsprocessen 14 Kompetensbrist inom organisationen. Regler och rutiner följs inte. 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 Arbete med karriärvägar 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 Aktiva åtgärder 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 Säkerhetsbedömning 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 Utveckla uppföljning

6 Sid 6 (13) Nämndens planerade uppföljning av den löpande en 1.4 Stockholm är en stad med högt bostadsbyggande där alla kan bo Exploateringsprocessen - Planering och anläggning Arbetssätt enligt framtagen modell i genomfört kvalitetsarbete. / Uppföljning sker löpande via avstämningssamtal och medarbetarsamtal. Stadens styrdokument följs inte fullt ut Uppföljnings görs i samband med uppföljning av verksamhetsplanen. Kontroll av att dokumenthantering sker enligt rutin och att tidsplan följs. Kontrollen sker löpande i avstämnings- och medarbetarsamtal. Exploateringsprocessen, Kommunikation Kommunikationsplan / Uppföljning sker i samband med verksamhetsberättelse. Process följs ej Uppföljning sker i samband Kontroll genomförs under med verksamhetsberättelse. upprättandet av kommunikationsplanerna. Granskning av kommunikationsmaterial.

7 Sid 7 (13) Exploateringsprocessen, krishantering Krishanteringsplan / Krishanteringsplan ska tas fram under Plan har ej tagits fram och implementerats Uppföljnings sker i samband Kontroll av innehåll sker Avstämning i samband med med verksamhetsberättelse. kontinuerligt under framtagandet uppföljning av av krishanteringsplanen. verksamhetsplanen. 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Avgäldsprocessen Befintliga rutiner. / Avgäldsprocessen följs ej fullt ut. Uppföljning sker löpande och Att befintliga rutiner gällande redovisas i samband med avgäldsprocessen följs. uppföljningen av verksamhetsplan. Avstämning mellan avdelningen för projektutveckling, avdelningen för stora projekt samt avdelningen för mark och värdering.

8 Sid 8 (13) Ekonomiadministration, Anläggningsredovisning Anläggnings - och fastighetsregister. / Fastighetsregister kan ej kopplas/fungerar bristfälligt till exploateringsnämndens anläggningsmodul som infördes i maj Uppföljning sker i samband med uppföljningen av verksamhetsplan. Att arbetet med framtagande av anläggnings- och fastighetsregister fortgår. Avstämning i samband med uppföljning av verksamhetsplanen. Ekonomiadministration, bokföring Fakturahantering. / Fakturahanteringen är bristfällig med ex. påminnelser, inkassokrav som följd. Uppföljning sker löpande och att befintliga samband med uppföljning av rutiner följs. verksamhetsplanen. Stickprovs genomförs.

9 Sid 9 (13) Ekonomiadministration, Prognossäkerhet och budgethållning Sker enligt stadens budget- och upppföljningsordning. / Sker i månads- och tertialrapporter inklusive bokslut. Prognossäkerhet och budgethållning är inte bra. Uppföljning sker i månads- Kontroll gällande om prognosen Genom avstämning och och tertialrapporter inklusive skiljer sig mot utfall. analys av månadsprognoser. årsbokslut. Flera olika processer Risk för oegentligheter. / Misstanke om eller mutbrott inträffar. Uppföljning sker i samband med verksamhetsberättelse. Uppföljning gällande att samtliga Sammanställning närvaro på medarbetare har informerats om introduktionsutbildning, och att gällande rutiner. i informationen har getts via APT:n.

10 Sid 10 (13) Flera olika processer IT-säkerhet / Metod för uppföljning ska tas fram under Dataintrång. Uppföljning gällande inventeringen i samband med införandet av GDPRbestämmelserna. Uppföljningsmetod kommer tas fram under Uppföljningsmetod kommer tas fram under Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Personalförsörjning Behålla medarbetare/rekrytera nya medarbetare. / Personalomsättning alltför hög. HR- och arbetsmiljöfrågorna sker löpande. Analys av personalstatistik. Kontinuerlig avstämning av rekryteringsbehov samt årlig analys av medarbetarundersökningen. Svårigheter att behålla nyckelpersoner

11 Sid 11 (13) 4.3 Stockholm är en stad som lever upp till mänskliga rättigheter och är fritt från diskriminering Arbetsmiljö Förebyggande arbete mot diskriminering. / Uppföljning sker bland annat genom stadens årliga medarbetarenkät Diskriminering/kränkande särbehandling förekommer inom organisationen. Uppföljning gällande följsamhet av stadens personalpolicy. kontorets Metod för att säkerställa att arbetsmiljö sker i samband med stadens medarbetarpolicy följs uppföljning av tas fram under verksamhetsplanen. 4.7 Stockholm är en demokratisk stad där invånarna har inflytande Medborgardialog Sker dels övergripande, dels inom investeringsprojekten. / Hot mot personal i samband med medborgardialog Säkerställande av att arbete med utvecklad medborgardialog fortgår. Uppföljning sker i samband med uppföljning av verksamhetsplanen. Förvaltningsövergripande sammanställning av genomförda medborgardialoger.

12 Sid 12 (13) 4.8 Offentlig upphandling utvecklar staden i hållbar riktning Upphandlingsprocessen Arbetssätt enligt framtagen modell i genomfört kvalitetsarbete. / Kompetensbrist inom organisationen. Regler och rutiner följs inte. Att planer för systematisk uppföljning finns och följs. Uppföljningen sker löpande och redovisas i samband med uppföljning av verksamhetsplanen. Kontroll av att plan för systematisk uppföljning finns.

13 Sid 13 (13) Väsentlighets- och riskanalys Process Arbetssätt Riskvärde Åtgärd Exploateringsprocessen - Miljöarbetet. Exploateringsprocessen. Exploateringsprocessen. Personalrekrytering - Tillhandahålla praktikplatser Personalrekrytering - Tillhandahålla ferie-/sommarjobb Exploateringsprocessen styrning av investeringar Enligt stadens miljöprogram och nämndens miljöhandlingsprogram. Arbeta för goda förutsättningar för utveckling av högre utbildning och forskning. Arbeta för funktionsblandade stadsmiljöer. Beslut om markanvisningar för kommersiellt eller annat ändamål. Kunna erbjuda praktikplatser inom ordinarie verksamhet. Kunna erbjuda ferie-/sommarjobb. Styrning och uppföljning av investeringar. Arbetet enligt stadens miljöprogram och nämndens miljöhandlingsprogram följs inte fullt ut. Goda förutsättningar ges inte till denna typ av verksamhet. Intresse från högskolor etc. saknas för att investera i Stockholms stad. Funktionsblandade stadsmiljöer skapas inte. Inga praktikplatser kan erbjudas 6 Inga ferie-/sommarjobb kan erbjudas Processer och rutiner följs ej fullt ut. Flera olika processer Verksamhetsstöd. IT-stöd och IT-utveckling fungerar inte på ett bra sätt. Jämställdhetsintegrering av budget Verka för delaktighet för personer med funktionsnedsättning Medborgardialog Inventering av hur detta kan ske. Arbetet sker bland annat inom arbetet med Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning. Exploateringsnämnden saknar könsuppdelad statistik inom sitt verksamhetsområde. Aktiviteter genomförs inte enligt plan. Målgrupper som vanligtvis inte deltar i processen nås inte i medborgardialogen