Frågor att ställa om IK

Transkript

1

2 Frågor att ställa om IK Hur fungerar den? Vad grundas svaret på? Varför fungerar den? Är kontrollen effektiv? Används kontrollresurserna rätt? Vem styr prioriteringarna? Var finns de största riskerna? Är rollerna tydliga? Vad gör man när man upptäcker brister? 2

3 Definition av intern kontroll - COSO Intern kontroll kan övergripande definieras som en process, där såväl den politiska som den professionella ledningen samt övrig personal samverkar, vilken utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: l l l Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. 3

4 Kontrollkomponenter 1. Kontrollmiljö 2. Riskanalys 3. Kontrollaktiviteter 4. Information och kommunikation 5. Uppföljning 4

5 Riskdefinition Risk är en aktivitet eller händelse som negativt påverkar en organisations förmåga att nå sina mål. (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, COSO) 5

6 Viktiga begrepp Hot (risk) Möjlig händelse som får oönskade effekter Nyckelord (avbrott, förlust, förvanskning, fördröjd, utebliven, negativ, felaktig) Sannolikhetspåverkande faktor Förutsättningar i kontrollmiljön som påverkar sannolikheten för att ett hot ska inträffa Nyckelord (bristfällig, ny, förändrad, obefintlig, inkompetent, tillfällig, provisorisk)

7 Riskhantering utifrån COSO en process som genomförs av en organisations styrelse, ledning och annan personal, och som genomförs i ett strategiskt sammanhang och över hela företaget, utformad för att identifiera potentiella händelser som kan påverka organisationen och hantera risker inom ramen för dess riskaptit och ge rimlig försäkran om att organisationens mål uppnås. 7

8 Förutsättningar för riskaptit Finansiell ställning Reservkapacitet Organisatorisk stress Förtroendekapital Typ av verksamhet

9 Riskanalysen - en förutsättning för rätt prioriteringar 9

10 Riskkategorier - exempel Omvärldsrisker Finansiella risker Legala risker Verksamhetsrisker Redovisningsrisker Bristande efterlevnad av regelverk Risker för förtroendeskada IT baserade risker 10

11 Risktyper Inbyggd risk komplext, begärligt etc Upptäcktsrisk lätt eller svårt att upptäcka 11

12 Utvecklad VOR-matris Risk Konsekvens Sannolikhet Riskvärde Status Åtgärder Ansvar Ekonomi Förtroende Planerat Utfört Köp utan upphandling 4. Allvarlig 3. Kännbar 4. Sannolik 28 Bristfälligt Missad diarieföring 1. Försumbar 2. Lindrig 4. Sannolik 12 Bristfälligt Felaktigt momsavdrag - hyrbil 2. Lindrig 3. Kännbar 2. Möjlig 12 Analyseras Bryter mot alkoholpolicy 1. Försumbar 4. Allvarlig 2. Möjlig 10 OK Röjer skyddad adress 1. Försumbar 4. Allvarlig 2. Möjlig 8 Bristfälligt 12

13 Effektiva kontroller -Risktolerans Kontrollnytta värdet av att hot inte inträffar Kontrollkostnad kostnad för kontrollåtgärder för att hot inte ska inträffa 13

14 Riskhantering Acceptera Begränsa Eliminera Dela 14

15 Kontrollmiljö Kontrollmiljön utgör grunden för de andra fyra komponenterna i den interna kontrollen. Exempel på delkomponenter i kontrollmiljön: Integritet och etik Enhetens ledningsfilosofi Policyer och riktlinjer Processer och rutiner Ledarskapsstil Organisationsstruktur Utformning av struktur för ansvar och befogenheter Personalens kompetens 15

16 Rutiner och processer Krav l dokumenterad l fastställd l känd l tillämpad l lämplig l övervakad Lämplig l tydlig l avvikelsehantering l inbyggda kontroller l kompletterande kontroller? l i enlighet med l l internt regelverk lagar och föreskrifter l spårbarhet l effektiv l praktiskt rimlig 16

17 Internkontrollplanen En del av styrningen Baseras på riskanalysen Bör innehålla Beslut om ytterligare analys Utveckling Validering Samordnas initialt med budget Uppdateras löpande 17

18 Organisation av internkontrollarbetet Ansvarsstruktur Gemensam motor Gemensamma resurser Styrning, samordning IT-stöd Kompetensförsörjning 18

19 Frågor? Kommunalekonomernas förening 19