UPPFÖLJNING INTERNKONTROLLPLAN 2012

Transkript

1 SKARPNÄCKS STADSDELSFÖRVALTNING BILAGA 3:1 SID 1 (5) Nämnden beslöt i verksamhetsplan 2012 att två av kommunfullmäktiges indikatorer och tre av nämndens väsentliga processer ska granskas särskilt under året. Andel vuxna som har ett långvarigt beroende av ekonomiskt bistånd jämfört med samtliga vuxna invånare Risken är att den arbetssökande inte matchar lediga arbeten på arbetsmarknaden. Personer med delvis arbetshinder har svårt att få arbete. Jobbtorg har ansvaret att vägleda personer med delvis arbetshinder till lediga arbeten. Under 2011 arbetade förvaltningen med att hitta nya metoder och arbetssätt för att hjälpa individerna i denna grupp att närma sig arbetsmarknaden. Vad som stått klart är att steget till Jobbtorg resurs är för stort även om socialsekreteraren tillsammans med behandlande läkare och individen kommit fram till att det kan finnas viss arbetsförmåga. Inför 2012 gjordes ett projekt, en förstudie (Steget) där förvaltningen inför ett rehabiliteringssteg som syftar till att med en mycket individuell plan innehållande coachande samtal, en hälsodel och arbetsförberedande praktik förbereda individen för Jobbtorg resurs. Arbetssättet har varit: Noggrann kognitiv utredning av individens förutsättningar för arbetslivsinriktad rehabilitering. Trepartssamtal mellan socialsekreterare, läkare och individen för bedömning av vilka förutsättningar den enskilde har för arbetsträning/arbetsförberedelse och deltagande i en arbetslivsinriktad rehabilitering. Om förutsättningar finns erbjuda den enskilde anpassad individuell arbetslivsinriktad rehabilitering i tre månader med möjlighet till förlängning ytterligare tre månader. En arbetskonsulent inom projektet/förstudien hittar en individuellt anpassad arbetsförberedelseplats.

2 SID 2 (5) Under individens tid inom förstudien/projektet ska en personlig coach träffa individen en gång/vecka för att följa rehabiliteringen, coacha både med samtal och praktisk hjälp. Coachen har också ansvar för dokumentation och återkoppling till ansvarig socialsekreterare. Efter genomförd rehabilitering ska denna följas upp av socialsekreteraren tillsammans med individen och behandlande läkare. I december 2011 var 178 personer aktuella för försörjningsstöd med orsak sjukskrivning/0-klassing. Av dessa har 79 gått till annan försörjning, vilket motsvarar en andel om 44 procent. Målet var att 20 procent av de aktuella skulle gå till annan försörjning. Processen fungerar tillfredställande. Andel nöjda föräldrar i förskoleundersökningen avseende trygg och säker miljö Risken är att föräldrar känner sig missnöjda med trygghet och säkerhet. Detta kan bero på personalbrist, många personalbyten eller upplevelsen av att miljön på förskolan inne och ute innebär risker. En jämförelse av lokalers storlek och brukarnöjdhet avseende trygghet har gjorts. Granskningen visade ingen korrelation mellan lokalstorlek och nöjdhet. Förvaltningen bedömer att verksamhetens innehåll, personalens förmåga att strukturera arbetet, stabilitet i personalgruppen och dialogen med föräldrarna är det som avgör nöjdheten. Avtalsuppföljning Risken är att ansvariga inte följer ramavtal. Administartiva avdelningen hade en tillfällig anställd som granskade några enheters följsamhet av avtal. Avdelningschefen har informerat på enhetschefsmöte om upphandlade avtal och trohet mot dessa. Controllers får fler frågor om vilka avtal som gäller innan verksamheter gör inköp. Sammantaget är bedömningen att verksamheter är mer följsamma mot ramavtal än tidigare. Körjournaler Risken är att anställda använder bilen för egen privat körning och åsamkar verksamheten ekonomiska försluster i slitage och drivmedelsförbrukning.

3 SID 3 (5) Controllers har granskat hur rutinen följs med körjournaler. Förvaltningen leasar tio bilar på åtta enheter. För fem av tio bilar följer enheten rutinen med körjournaler. Attest av chef saknas på fem bilars körjournaler. Vilket ändamål resan har kan förbättras. En bils körjournal är inte godkänd. Löneraportering Risken är att fel lön betalas ut. Granskning visar att enheter följer rutin för att checka av personallönelistor. Följsamheten av rutinen för att checka av personalförteckning kan förbättras. Granskning utöver interkontrollplan Under året har förvaltningen granskat följande verksamheter: Kollo Ansvaret för sommarkolloinspektion har fördelats mellan handläggarna för sommarkoloniverksamhet på samtliga stadsdelsförvaltningar. För Skarpnäcks del har inspektion genomförts på kollogårdarna Granvik och Granliden som båda ligger på Barnens Ö. Förvaltningens bedömning efter inspektionsbesöken var att verksamheten är av god kvalitet. Äldreomsorg Judiska Hemmet: enskild verksamhet där uppföljningen gjorts av avtalet på uppdrag av äldreförvaltningen. Vid allvarliga brister är det Äldreförvaltningen som ansvarar för att vidta åtgärder. Granskning har skett och har redovisats till nämnden på sammanträdet i november, 18. Förvaltningen anser att Judiska Hemmet bedriver en god verksamhet för äldre personer med fysiska funktionshinder och för äldre personer med demenssjukdom. Flygarhöjden: enskild verksamhet där uppföljning gjorts av avtalet på uppdrag av äldreförvaltningen. Vid allvarliga brister är det Äldreförvaltningen som ansvarar för att vidta åtgärder. Granskning har skett och har redovisats till nämnden på sammanträdet i november, 19. Förvaltningens anser att Flygarhöjden bedriver en god verksamhet för för äldre personer med fysiska funktionshinder och för äldre personer med demenssjukdom. Nattpatrull och trygghetslarm nattetid: gemensam upphandling med Skarpnäcks, Enskede-Årsta-Vantörs och Södermalms stadsdelsförvaltningar. Entreprenör för

4 SID 4 (5) verksamheten är Omsorgshuset i Stockholm AB. Gemensam uppföljning görs årligen och bedömningen är att verksamheten bedriver en god och säker vård och omsorg. Hemmet för Gamla: boende, entreprenadavtal och verksamhetsuppföljning har gjorts i slutet av året och kommer att redovisas för nämnden under våren 2013, troligtvis på sammanträdet i mars. Äldreförvaltningen ansvarar för upphandling av privat hemtjänst enligt lagen om valfrihet (LOV). Skarpnäcks stadsdelförvaltning har uppföljningsansvar för ett antal hemtjänstenheter i privat regi. Uppföljningarna har gjorts under våren och hösten 2012 och har redovisats för nämnden på sammanträdet i december, 24. Hemtjänstenheterna följs upp enligt en uppföljningsmodell som beslutats i kommunfullmäktige 2005 för hemtjänst, ledsagning, avlösning, servicehus samt vård- och omsorgsboende. Förvaltningen bedömer att samtliga enskilda utförare följer stadens avtal och bedriver en fungerande verksamhet utifrån genomförda uppföljningar. Andelen genomförandeplaner varierar. Genomförandeplanerna är ett fortsatt utvecklingsområde som kommer att granskas vid kommande uppföljningar. Södra hemtjänstenheten som drivs i kommunal regi har granskats enligt äldreförvaltningens mall och verksamheterna sköts utan anmärkning. Granskningen har redovisats för nämnden på sammanträdet i december, 25. Stöd och service till personer med funktionsnedsättning Under november 2011 samt januari och februari 2012 genomfördes en avtalsuppföljning av samtliga gruppbostäder och daglig verksamhet. Förvaltningen redovisade till nämnden på sammanträdet i april, 15, 16 och 17. Förvaltningen anser att Attendo LSS Mellan bedriver verksamhet enligt avtal. Attendos fritidsverksamhet på gruppbostäder har följts upp i december och kommer att redovisas för nämnden under våren Individ- och familjeomsorg Omsorgshuset Stockholm AB (boendestöd) har granskats och redovisats till nämnden på sammanträdet i december, 23. Förvaltningens sammanfattande bedömning av verksamheten är att den håller den kvalitet som avtalats samt att samverkan mellan beställare och utförare fungerar bra.

5 SID 5 (5) Övriga kontroller Kontroll av rutin Verksamheter redovisar på en blankett vilka kontrollmoment som genomförts under året och hur väsentliga rutiner har hanterats. Uppföljning av budget och löneutbetalning sker regelbundet varje månad. I stort redovisar verksamheterna följsamhet i hanteringen av rutiner. First Card Enheterna har stadens betalkort, First Card. Förvaltningen tar in och förvarar alla underlag på förvaltningskontoret. Controllers granskar alla underlag. Bedömningen är att rutinerna har förbättrats. Controllers har informerat om rutiner kring kontering av vissa poster som till exempel personalvård och representation.