ABCD. Granskning av inköpsprocessen Rapport. Sorsele kommun. Audit 12 mars 2013 Antal sidor: 13

Transkript

1 ABCD Sorsele kommun Granskning av inköpsprocessen Rapport Audit 12 mars 2013 Antal sidor: 13

2 ABCD Sorsele kommun Granskning av inköpsprocessen Rapport Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Uppdrag 3 3. Bakgrund 3 4. Syfte och avgränsning 3 5. Metod och genomförande 4 6. Tidigare granskning 4 7. Styrande dokument 4 8. Vad rör i huvudsak kommunens inköp? 5 9. Hur är kommunens upphandlingsfunktion organiserad? Avtalsdatabas Upphandlingsprocessens rutiner Kommunens inköp Finns en attestinstruktion avseende inköp? Efterlevs den? Attesteras nyupplägg och ändringar av leverantörsuppgifter? Attesteras utbetalningar till leverantörer? Överföringar 11

3 1. Sammanfattning KPMG har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sorsele kommun granskat inköpsprocessen i kommunen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Syftet med granskningen är att bedöma om inköpsprocessen fungerar tillfredsställande med avseende på intern kontroll. Nedan framgår sammanfattningsvis våra iakttagelser från granskningen samt våra rekommendationer i förbättringshänseende. Kommunfullmäktige fastställde, , en policy för upphandling för Sorsele kommun. Föreliggande dokument har inte reviderats under 2012, inför den nya kommunorganisationen som gäller från och med Vid behov deltar kommunens verksamhetsansvariga i upphandlingsutbildningar för att erhålla nödvändig kompetens och kunskap om gällande lagstiftning och regler. Det finns ingen rutin som säkerställer att kommunens handläggare får utbildning om gällande lagstiftning och regler vid inköps- och upphandlingsärenden. Vid granskningen framgår att avtalstroheten inte uppfylls fullt ut i verksamheterna. Ju längre ut i organisationen, desto mindre informerad är personalen om gällande avtal, befarar verksamhetsansvariga. Någon genomgripande kontroll har ej utförts för att styrka detta. Kommunen har inga rutiner som säkerställer att aktuella avtal finns för alla områden som kräver upphandling. Exempelvis upphandlas inte tolktjänster, som för 2012 uppgår till cirka kr. Sorsele kommun befarar att det förekommer kompletteringsinköp som ej upphandlats, men som överstiger gränsen för direktupphandling. Det finns ingen rutin upprättad kring mottagningskontroll av inköpta varor, med detta menas rutiner som säkerställer att respektive verksamhet bevakar att deras leveranser av varor och tjänster motsvarar villkoren i avtalet. Idag gör dock verksamhetsansvariga egna avstämningar av att inkomna fakturor stämmer med ingångna avtal. Vid granskningen framgår även att databasen inte är uppdaterad, då vissa av kommunens avtal endast finns i pappersform. Vidare upplevs vissa avtal otydliga med avseende på hur förlängning av dessa avtal har gjorts. En av fyra ansvariga för Inköp och faktura ser till att nya eller ändrade leverantörsuppgifter läggs upp i systemet. Vid granskningen framgår att det saknas en rutin som innebär att någon annan än personen som lägger upp leverantörerna kontrollerar uppgifterna och godkänner dem. När aktuella fakturor har attesterats av två anställda sammanställs en utanordningslista i ekonomisystemet. Två personer på ekonomiavdelningen har behörighet att skicka utanordningslistan till betalning. Detta verkställs endast av en person, då systemet inte medger att två i förening godkänner utanordningslistan. Det sker ingen ytterligare kontroll av någon annan än den som verkställt utbetalningen, att uppgifterna och beloppen är rimliga. 1(11)

4 Vi rekommenderar att kommunstyrelsen: Reviderar policy för upphandling och försäkra sig om att denna blir känd i organisationen. Säkerställer att personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden får nödvändig kompetens och kunskap om gällande lagstiftning och regler. Stärka den interna kontrollen avseende inköps- och upphandlingsprocessen genom att: o o o o o Införa en rutin som innebär att stickprovskontroller genomförs avseende avtalstroheten för befintliga inköp. Systematiskt kontrollera om totala inköpsbelopp från leverantörer överskrider gränsen för direktupphandling och därmed aktualiserar upphandlingsförfarande. Systematiskt gå igenom och attestera nyupplägg och ändringar av leverantörsuppgifter i ekonomisystemet Utbetalning till leverantörer attesteras av två i förening; dvs. utbetalningar ska gås igenom och godkännas av en annan person än den som har verkställt utbetalningen. Säkerställa att avtalsdatabasen uppdateras regelbundet. o Upprätta avtal där sådana saknas samt införa rutiner för att skriftliga förlänga aktuella avtal. 2(11)

5 2. Uppdrag De förtroendevalda revisorerna i Sorsele kommun har i revisionsplanen för år 2013 beslutat att ge KPMG i uppdrag att granska inköpsprocessen i kommunen. 3. Bakgrund I revisorernas uppdrag ingår att granska om den interna kontrollen är tillräcklig i kommunens verksamhet. Den interna kontrollen syftar till att skapa rutiner så att styrelsen kan säkerställa att verksamheten styrs mot de mål som fullmäktige har fastställt. Med intern styrning och kontroll menas en process genom vilken styrelse, nämnd och ledande personal skaffar sig rimlig säkerhet om att verksamhetens mål uppnås genom en ändamålsenlig och effektiv organisation och förvaltning av verksamheten. Intern kontroll främjas av om en befattningshavare inte ensam handlägger en transaktion genom hela behandlingskedjan. Revisionen bedömer att inköpsprocessen är en väsentlig del av intern kontroll. Kommunen gör inköp för betydande summor årligen. Det är viktigt att inköp görs inom ramen för verksamheten, att inköp beslutas av behörig instans, att inköp görs i enlighet med förekommande avtal med leverantörer, att varor mottagningskontrolleras för att säkerställa rätt vara, kvantitet och kvalitet, att rutiner för reklamationer finns samt vilken verksamhet som ska belastas av inköp och att nyupplägg eller ändringar av leverantörsuppgifter attesteras. 4. Syfte och avgränsning Syftet med granskningen är att bedöma om inköpsprocessen fungerar tillfredställande med avseende på intern kontroll. Följande frågeställningar ligger till grund för granskningen: Hur är kommunens/kommunkoncernens upphandlingsfunktion organiserad? Är upphandlingsansvaret tydligt formulerat? Samordnas upphandling inom kommunkoncernen? Vilka styrande dokument finns rörande upphandlingsprocessen? Vilka upphandlingsrutiner har kommunen? Efterlevs de? Sker mottagningskontroll av inköpta varor? Finns rutiner för reklamationer? Hur säkerställer kommunen att aktuella avtal finns för alla områden som kräver upphandling? Sker inköp i enlighet med ingångna avtal med leverantörer (köptrohet)? 3(11)

6 Förekommer det ej upphandlade varor och tjänster? 5. Metod och genomförande Projektet har genomförts genom: Upprättande av projektplan och förankring av projektet. Dokumentstudier av protokoll, direktiv, riktlinjer och anvisningar, handlingsplaner etc. samt övriga dokument som har betydelse för granskningens genomförande. Intervjuer med ansvariga tjänstemän för beskrivningar av använda rutiner och arbetssätt i planering och uppföljning, hur resultat kommuniceras och används. Intervjuer har gjorts med Jan Nilsson, inköpsansvarig, Simon Sundström, teknisk chef. Analys och bedömning av resultat av insamlade dokument och intervjuer. Jan Nilsson ekonomiansvarig och Simon Sundström, teknisk chef, har saklighetskontrollerat berörda delar i rapporten. Projektet har utförts av KPMG, Helen Sundström Hetta och Sarita Nordström. 6. Tidigare granskning Under 2011 gjordes en granskning av upphandling och inköp i Sorsele kommun. Kommunen rekommenderades göra en översyn av kommunens policy för upphandling, tydliggöra beslutsorganisationen samt upprätta riktlinjer för uppföljning och kontroll av att leveranser sker i enlighet med ingångna avtal. Utifrån rapporten upprättades en handlingsplan där kontroll och uppföljning av hur arbetet fortskridit i förvaltningar/nämnder daterades till maj Kommunchefen ansvarade för att arbetet genomfördes enligt upprättad plan. 7. Styrande dokument Kommunfullmäktige fastställde, , en policy för upphandling för Sorsele kommun. Föreliggande dokument har inte reviderats under 2012, inför den nya kommunorganisationen som gäller från och med Det framgår av kommunens nuvarande policy för upphandling, att kommunledningen har gett i uppdrag till ekonomienheten att: Vara kommunens allmänna expertfunktion på upphandling Genomföra och samordna kommungemensamma varu- och tjänsteupphandlingar 4(11)

7 Vid behov vara konsult och ge stöd vid avdelningsspecifika varu- och tjänsteupphandlingar samt vid upphandling som faller inom de gränser som gäller enligt LOU Ge information och utbildning till ansvariga inom avdelningar så att kommunen uppfyller de krav som lagen om offentlig upphandling avser Av delegationsordningar för styrelse och nämnder framgår bland annat vilka som är ansvariga för att underteckna avtal, besluta om leverantör samt teckna ramavtal. Inga riktlinjer avseende beloppsnivåer på delegation nämns i delegationsordningen för exempelvis kommunstyrelsen eller samhällsbyggnadsnämnden. Det framgår av delegationsordningarna för kommunstyrelse och nämnder att beslut om inköp görs inom ramen för respektive verksamhets budget. Inga beloppsgränser finns för vilka som är behöriga att fatta beslut om inköpet uppgår till en viss storlek. Vid behov deltar kommunens verksamhetsansvariga i upphandlingsutbildningar för att erhålla nödvändig kompetens och kunskap om gällande lagstiftning och regler. Kommentar Nuvarande policy är inaktuell avseende kommunens organisation och beloppsnivåer. Det finns ingen rutin som säkerställer att kommunens handläggare får utbildning om gällande lagstiftning och regler vid inköps- och upphandlingsärenden. Rekommendation Kommunen rekommenderas revidera policy för upphandling och försäkra sig om att denna blir känd i organisationen. Styrelser och nämnder rekommenderas säkerställa att personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden får nödvändig kompetens och kunskap om gällande lagstiftning och regler. 8. Vad rör i huvudsak kommunens inköp? Vi har granskat listor över kommunens beloppsmässigt största leverantörer för Störst belopp av inköpen görs från Länstrafiken, Lycksele kommun, Pensionsavtalet PV/KPA Pensionsservice, Prästgården och B-T Bygg AB. Största beloppen har vidare rört inköp från leverantörer som exempelvis Länstrafiken, Pensionsavtalet PV/KPA Pensionsservice, Länstrafiken, Prästgården, Lycksele kommun, NVS Installation, Arvidsjaurs kommun, B-T Bygg AB, Sigges Byggnadsfirma AB, Liljans förskola, Skellefteå kommun. 5(11)

8 9. Hur är kommunens upphandlingsfunktion organiserad? Utöver den policy som kommunfullmäktige fastställde och befintliga delegationsordningar är upphandlingsansvaret otydligt. Respektive verksamhetschef genomför själv vissa upphandlingar inom sitt verksamhetsområde och har bäst överblick om ett befintligt avtal finns för den varugrupp/tjänst som avses köpas in. Verksamhetscheferna tar i vissa fall in konsulthjälp, exempelvis inom tekniska enheten avseende upphandlingens utvärderingsprocess. Sorsele kommun samarbetar även med andra kommuner såsom Umeå, som de har haft hängavtal med. Samarbete sker också med Skellefteå, Norsjö, Malå vid upphandlingar. Kommunen har viss samordning av upphandlingar inom kommunkoncernen. Sorselebos administration sköts via kommunen som även bidrar med 0.5-tjänst arbetsledare. Kommunens HBV-avtal, som innehåller vitvaror m.m., omfattar även Sorselebo. Värmeverket genomför sina egna upphandlingar. 9.1 Avtalsdatabas Kommunens avtal ska finnas samlade i en databas, som nås via inloggning. Ur databasen framgår leverantörer, varuslag/tjänst som avtalet omfattar samt själva avtalen. En påminnelse skickas till avtalsansvariga när tidsperioden är på väg att upphöra. Alla medarbetare som vill och är i behov av avtalsdatabasen får tillgång till denna. Lösenord och användarnamn delas ut av kommunkansliets personal. Gällande avtal läggs upp i databasen av personal i kommunens nämndsadministration. 9.2 Upphandlingsprocessens rutiner Om inköparen, efter att ha kontrollerat befintliga avtal med leverantörer, inte hittar ett avtal för den aktuella vara/tjänst, ska övervägs om direktupphandling eller upphandling är aktuell. En direktupphandling är ett förfarande utan krav på anbud i viss form (2 kap. 23 LOU Lagen om Offentlig Upphandling) 1. I LOU går gränsen för direktupphandling vid ett kontraktsvärde om cirka kr och i LUF (Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster) vid ett kontraktsvärde om ca kr. Om inköpet överskrider gränsen för direktupphandling ska ett ordinärt upphandlingsförfarande aktualiseras. Kommunens avtal löper till största delen på tre år med ett optionsår (3+1). Många av de avtal som samordnades med Umeå kommuns Upphandlingsbyrå har avtalsperioder på år. Detta samarbete upphör från och med Avtal undertecknas av två i förening. Kommunens firmatecknare är kommunstyrelsens ordförande, kommunchef, ekonomiansvarig samt kommunsekreteraren. Kompletteringsinköp av vara/tjänst kan ibland vara problematiska att knyta an till tidigare inköp. Sorsele kommun befarar att det förekommer kompletteringsinköp som ej upphandlats men som överstiger gränsen för direktupphandling. 1 Konkurrensverkets hemsida, hämtat på adressen aspx 6(11)

9 Vid granskningen framgår vidare att avtalstroheten inte uppfylls fullt ut i verksamheterna. Ju längre ut i organisationen, desto mindre informerad är personalen om gällande avtal, befarar verksamhetsansvariga. Någon genomgripande kontroll har ej utförts för att styrka detta. Kommunen har inga rutiner som säkerställer att aktuella avtal finns för alla områden som kräver upphandling. Exempelvis upphandlas inte tolktjänster, som för 2012 uppgår till totalt cirka kr. Det finns ingen organiserad rutin för att ta stickprov och kontrollera att inköp görs utifrån gällande avtal. Det finns ingen rutin upprättad kring mottagningskontroll av inköpta varor, med detta menas rutiner som säkerställer att respektive verksamhet bevakar att deras leveranser av varor och tjänster motsvarar villkoren i avtalet. Idag gör dock verksamhetsansvariga egna avstämningar av att inkomna fakturor stämmer med ingångna avtal. Inga rutiner finns för reklamation, men kommunen framför vid granskningen att en liten organisation underlättar möjligheten att fånga upp felaktigheter i beställda varor. Det är däremot sällsynt att reklamationer förekommer. Kommentar Vid granskningen framkommer att databasen inte är uppdaterad, då vissa av kommunens avtal endast finns i pappersform. Kommunen saknar rutiner för att identifiera om och när kompletteringsköp sker, samt en rutin som innebär att stickprovsvis kontrollera att inköp görs utifrån gällande avtal. Det saknas även en rutin att identifiera när inköp från en leverantör som inte upphandlats, överskrider gränsen för direktupphandling. Rekommendation Totala inköpsbelopp från leverantörer kan systematiskt kontrolleras med avseende på om beloppet överskrider gränsen för direktupphandling och därmed aktualiserar upphandlingsförfarande. Kommunen rekommenderas stärka sin interna kontroll avseende inköps- och upphandlingsprocessen. Exempelvis kan en rutin införas som innebär att genomföra stickprovskontroller avseende avtalstroheten för befintliga inköp. 10. Kommunens inköp I samband med granskningen har listor efterfrågats som visar vilket belopp som har köpts in från leverantörer under Vi har stickprovsvis valt ut leverantörer där inköpen överstiger kr under den valda perioden. Detta för att kunnat kontrollera om avtal finns upprättat med leverantören, genom att göra en sökning i databasen. Vi har vidare stickprovsvis kontrollerat om pris enligt avtal går att härleda till pris enligt leverantörsfaktura. 7(11)

10 Resultat av stickproven framgår i avsnitten nedan: Leverantör Avser Fakturerat belopp inklusive moms 2012, tkr Antal fakturor Avtal i databasen? Överensstämmer avtalspris mot faktura? AB Rob Lidéns Järnhandel Barn- och utbildning Nej Av Egen Kraft AB Elektrofredrik AB Omsorg Nej Kommentar: Otydligt om senaste avtal gäller tom alt. tills vidare. Inget nytt avtal finns skrivet Fastighet Nej Kommentar: Avtalsperiod: nov 2009 till dec Avtalet har förlängts muntligt. Gustavssons Bygg & Måleri Mat till kalas Catering Tekniska och service Barn- och utbildning Nej Kommentar: Avtalsperiod nov 2009 till dec Avtalet har förlängts muntligt Nej Kommentar: Inköp har gjorts enligt ett avtal som inte har förlängts av ny upphandling. OneMed Sverige AB Servera R&S AB Omsorg Ja Ja Omsorg Ja Ja SN Pedagogik Omsorg Ja Ja Sorsele frakt AB Tekniska och service Nej Kommentar: Upphandlingsmaterial finns. Inget avtal finns upprättat 8(11)

11 SPSM Stradivarius HVB AB SV Konsult AB TM Konsult AB Umeå kommun Åbergs i Sorsele AB Barn- och utbildning Barn- och utbildning Tekniska och service Tekniska och service Barn- och utbildning Tekniska och service Nej Kommentar: Interkommunal ersättning betalas till gymnasieort. Upphandlas ej. Inga avtal skrivs. Finns ingen prislista Ja Ja Nej Ja Kommentar: Ja, men två poster i fakturan har ej gått att stämma av mot avtalet Nej Kommentar: Interkommunal ersättning betalas till gymnasieort. Upphandlas ej. Inga avtal skrivs. Fakturans pris enligt prislista Nej Kommentar Det förekommer fakturor från leverantörer som inte gått att stämma av mot avtal i kommunens databas. Vidare upplevs vissa avtal otydliga med avseende på hur förlängning av dessa avtal har gjorts. Rekommendation Sorsele kommun bör regelbundet säkerställa att avtalsdatabasen är uppdaterad. Kommunen rekommenderas också införa rutiner för att skriftligt förlänga aktuella avtal, samt upprätta avtal på områden som idag saknar sådana Finns en attestinstruktion avseende inköp? Efterlevs den? Anställda i Sorsele kommun anger en personlig ZZ-kod vid inköp. Leverantören uppger denna kod på fakturan för att fakturan ska kunna hamna i rätt brevlåda i systemet Inköp och faktura. 9(11)

12 Fyra anställda inom kommunen har full behörighet till detta system, medan övriga har begränsad behörighet. Den som köpte varan/tjänsten mottagningsattesterar sedan fakturan. Därefter signeras fakturan av beslutsattestanten, som i de flesta fall är arbetsledaren Attesteras nyupplägg och ändringar av leverantörsuppgifter? En av fyra ansvariga för Inköp och faktura ser till att nya eller ändrade leverantörsuppgifter läggs upp i systemet. Vid granskningen framgår att det saknas en rutin som innebär att någon annan än personen som lägger upp leverantörerna kontrollerar uppgifterna och godkänner dem. Kommentar Brister har noterats i intern kontroll avseende rutiner vid nyupplägg och ändringar av befintliga leverantörsuppgifter. Rekommendation Nyupplägg och ändringar av leverantörsuppgifter i ekonomisystemet bör systematiskt gås igenom och attesteras Attesteras utbetalningar till leverantörer? När aktuella fakturor har attesterats av två anställda sammanställs först en preliminär utanordningslista, sedan görs en slutlig lista. Den sistnämnda är definitiv och ändringar går inte att göra. Två personer på ekonomiavdelningen har behörighet att skicka utanordningslistan till betalning. Detta verkställs endast av en person, då systemet inte medger att två i förening godkänner utanordningslistan. Utanordningslistan sammanställs varje eftermiddag och en ersättare finns tillgänglig vid händelse av ordinarie attesterares frånvaro. Kommentar Det sker ingen ytterligare kontroll av någon annan än den som verkställt utbetalningen, att uppgifterna och beloppen är rimliga. Det innebär att uppgifter i utbetalningslistor till leverantörer skulle kunna ändras efter att de ursprungligen upprättats. Rekommendation Utbetalningen till leverantörer ska attesteras av två i förening; dvs. utbetalningar ska gås igenom och godkännas av en annan person än den som har verkställt utbetalningen. 10(11)

13 10.4 Överföringar Inom Sorsele kommun har tre anställda på ekonomikontoret möjlighet att göra överföringar mellan kommunens bankkonton. Tillämpat banksystem kräver inte att två behöriga personer enligt bankfullmakt godkänner överföringen. KPMG, dag som ovan Helen Sundström Hetta Kundansvarig Sarita Nordström Revisionskonsult 11(11)