Revisionsrapport. Operationslokaler. Landstinget Gävleborg. David Boman Leif Karlsson

Transkript

1 Revisionsrapport Operationslokaler Landstinget Gävleborg David Boman Leif Karlsson September 2013

2 Operationslokaler Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund och syfte Revisionsfråga Metod och avgränsning Hudiksvall Finns fastställda planeringsförutsättningar för nya kortvårdskirurgin, inklusive kostnadsberäkningar? Finns en tydlig projektorganisation för ombyggnationen? Gävle Har byggnationerna kunnat genomföras enligt plan? Finns en tydlig plan för driftstagande för det nya operationsblocket? Har byggnationen påverkat verksamheterna under tiden? Håller de ekonomiska kalkylerna? Sammanfattande kommentarer och revisonell bedömning... 8 Landstinget Gävleborg

3 1. Inledning 1.1 Bakgrund och syfte Landstingsfullmäktige beslutade 3-4/ att bygga nytt operationsblock vid Gävle sjukhus. Investeringsramen uppgick ursprungligen till 224 mnkr exklusive 34 mnkr vikta för inventarier. Nuvarande operationsblock byggdes 1974 och lokalerna är slitna och otidsenliga. Medicinsk utveckling och förändrade arbetssätt inom operationsverksamheten ställer krav på nya lokaler. Efter en nybyggnation har det beräknats att produktionsvolymen kan öka med bibehållandet av nuvarande personalresurser. Inom landstinget planeras även för en ombyggnation av lokaler för kortvårdskirurgi i Hudiksvall vilket även förväntas resultera i att produktionsvolymen ökar där. Under sommaren 2010 genomförde landstingets revisorer en granskning av projektet för det nya operationsblocket i Gävle. Det framkom förbättringsområden framförallt gällande återrapportering till landstingsstyrelse och landstingsfullmäktige. Landstingsstyrelsen lämnade ett svar på revisionsrapporten under februari Svaret angav att åtgärder hade vidtagits för att ge landstingsstyrelsen ett bättre underlag om projektets fortsatta arbete. Efter granskningen 2010 har en återrapportering skett till landstingsfullmäktige (juni 2011) av projektet Nytt operationshus i Gävle vilket är positivt. Efter återrapporteringen utökades även den ekonomiska ramen från 224 mnkr till 290 mnkr. Landstinget Gävleborgs revisorer har beslutat ge i uppdrag att granska huruvida det finns en ändamålsenlig planering, struktur och uppföljning av de pågående och planerade investeringarna i operationslokaler inom landstinget Gävleborg. Landstinget Gävleborg 1 av 8

4 1.2 Revisionsfråga Säkerställer landstingsstyrelsen att det finns en ändamålsenlig planering, struktur och uppföljning av pågående och planerade investeringarna i operationslokaler inom landstinget Gävleborg? Revisionskriterier Hudiksvall Gävle Finns fastställda planeringsförutsättningar för nya kortvårdskirurgin, inklusive kostnadsberäkningar? Finns en tydlig projektorganisation för ombyggnationen? Har byggnationerna kunnat genomföras enligt plan? Finns en tydlig plan för driftstagande för det nya operationsblocket? Har byggnationen påverkat verksamheterna under tiden? Håller de ekonomiska kalkylerna? 1.3 Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom intervjuer med lokalstrateg, chef för FMavdelningen, chef för lokalförsörjning inom FM-avdelningen (facility managementavdelningen 1 ), projektcontroller inom FM-avdelningen, byggprojektledare inom FM-avdelningen, aktuella projektledare inom hälso- och sjukvårdsverksamheten, divisionschef för operation, ledamot i fastighets- och teknikutskottet. Genomgång har skett av lokalförsörjningsplan samt aktuella projektdokument så som ritningar och så vidare. 1 Facility management är styrning av resurser och tjänster som behövs för effektivt nyttjande av fastigheter. Landstinget Gävleborg 2 av 8

5 2. Hudiksvall 2.1 Finns fastställda planeringsförutsättningar för nya kortvårdskirurgin, inklusive kostnadsberäkningar? Landstingsfullmäktige beslutade i november 2010 om utveckling av kortvårdskirurgi i Hudiksvall. Utvecklingen skulle ske i tre etapper etapp 1 sterilgodshantering och separat dagkirurgisk enhet, etapp 2 preoperativt torg och etapp 3 patienthotell. Etapp 1 skulle vara färdigställt sommaren 2012 och etapp 2 hösten Ombyggnationerna för kortvårdskirurgi berörde hus 08 vid Hudiksvall sjukhus. Det preoperativa torget planerades till hus 07. Budgeten för dessa ombyggnationer beräknades enligt fullmäktiges beslut till 3o miljoner exklusive inventarier. I september 2011 beslutade fullmäktige att bygga på en våning på hus 08 för att bland annat inrymma nya lokaler för njur- och dialysenhet. Det budgeterades 45 miljoner för detta. I april 2012 återkom landstingsstyrelsen med ett nytt förslag till ombyggnationer vid Hudiksvall sjukhus. Anledningen var att i samband med lokaldisposition för sjukhuset så konstaterades att det även krävs ombyggnationer för expeditioner, jourrum och personalutrymmen. Det krävdes således ett helhetsgrepp för att klara ut lokalfrågorna för flera verksamheter. Nu blev förslaget att genomföra en på- och ombyggnad av hus 07 för flera verksamheter däribland kortvårdskirurgi. Någon tidplan presenterades inte för fullmäktige. Ombyggnationer av hus 08 var inte längre aktuellt. De nya planerna för hus 07 ansågs enligt fullmäktiges beslut innebära en utökad kostnad på 50 miljoner. Sammantaget beräknas nu 125 miljoner investeras i hus 07 då pengar som tidigare budgeterats för hus 08 förs över till hus 07. Planen var nu att placera kortvårdskirurgi (dagkirurgi), dialys, medicinmottagning samt dagvård och fotvård på det övre av de två nya våningsplanen, våningsplan 6. På våningsplan 5 skulle jourrum, expeditioner och personalrum byggas. Våningsplan 4 anpassas för att inrymma UVA, preoperativt torg samt sterilcentral. Bygget av de två nya våningsplanen påbörjades under Under byggtiden har verksamheternas disposition i hus 07 analyserats ytterligare och det framkommer att det inte är optimalt att dela den operativa verksamheten på två olika våningsplan. Den tänkta placeringen av kortvårdskirurgi/dagkirurgi på plan 06 minskar möjligheterna att samutnyttja utrymmen med centraloperation. En hygienzon över 3 plan måste skapas vilket kan försvåra patient och personalflöden. Den nya planen som det nu arbetas efter är att placera all operativ verksamhet på våningsplan 4, IVA flyttas upp till våningsplan 6 istället. Våningsplan 5 förblir som det var tänkt. Dessa förändringar innebär att fullmäktige behöver fatta nya beslut om investeringarna. Enligt de intervjuade kan förändringarna komma att innebära ökade kostnader. Enligt uppgift beräknas den mer omfattande ombyggnationen av hus 07 innebära tilläggskostnader med omkring 100 miljoner utifrån det som landstingsfullmäktige beslutade om Landstinget Gävleborg 3 av 8

6 Under sommaren och hösten 2013 arbetar verksamheterna i Hudiksvall tillsammans med FM-avdelningen med att ta fram nya underlag för den nya placeringen av IVA, så att landstingsfullmäktige kan fatta beslut om ombyggnationerna i början av år Arbetet med detta sker enligt den nya fastighetsinvesteringsprocessen där behovsanalys, avdelnings- och rumsfördelningsplaner för den nya placeringen tas fram med kostnadsberäkningar inklusive förändringar i driftkostnaderna. Underlagen ska delges landstingsdirekören och landstingets lokalstrateg i oktober Beslutsunderlag för operationslokalerna på våningsplan 4 har, enligt de intervjuade, inte tagits fram ännu (arbete pågår) och det finns idag ingen tidsplan för när de ska presenteras för fullmäktige för beslut. Arbetet pågår med att slutföra det som landstingsfullmäktige beslutade om 2010, nya lokaler för dialys, medicinsk mottagning och dagvård. Dessa inryms nu i de nya våningsplanen på hus 07. Dialysen kommer stå klar i oktober 2013 och de övriga i februari Våningsplan 5 är också medräknad här och kommer enligt de intervjuade att stå klart i februari Bedömning Det finns idag inga fastlagda planeringsförutsättningar för kortvårdskirurgin i Hudiksvall. Dock har det förhållandevis lilla projektet kring ombyggnationer för kortvårdskirurgin vuxit till att omfatta fler verksamheter och det har tagits ett större grepp om Hudiksvalls sjukhus. Det finns en plan för att bygga in all operativ verksamhet i våningsplan 4 i hus 07. Kortvårdskirurgi (dagkirurgi) och centraloperation kommer att ha olika flöden men det finns möjlighet till ett flexibelt utnyttjande av operationssalar om behoven av respektive inriktning skulle förändras. Vår bedömning är att det varit en komplicerad process för att komma fram till ett förslag på utnyttjande av lokalerna i hus 08 och 07 i Hudiksvall. Detta hade underlättats avsevärt om ett helhetsgrepp tagits vid ett tidigare skede kring landstingets verksamhetsbehov kopplat till fastigheter och lokaler. Vår rekommendation är att landstingsstyrelsen säkerställer att en uppdaterad lokaldispositionsplan för Hudiksvalls sjukhus, som utgår från landstingsövergripande behov, används som underlag vid framtida lokalinvesteringar. Den inledande investeringen som landstingsfullmäktige beslutade om 2010 är fortfarande i ett programskede. I samband med att landstingsfullmäktige beslutar om förändringar i operationslokalerna i Hudiksvall är det angeläget att en analys av det framtida behovet av operationsvolymer presenteras. Det är viktigt att operationslokalerna dimensioneras utifrån rätt underlag. Landstinget Gävleborg 4 av 8

7 2.2 Finns en tydlig projektorganisation för ombyggnationen? Enligt de intervjuade finns det en tydlig projektorganisation för ombyggnationen av hus 07 i Hudisvall. Det finns en ansvarig projektledare från FM-avdelningen på plats i Hudiksvall som har ett nära samarbete med den entreprenör som utför arbetet. Landstinget har skrivit ett så kallat partneringavtal 2 med entreprenören. Partnering är upphandlat enligt LOU men skillnaden kan förklaras att åtagande och ansvar delas lika mellan beställare och entreprenör. Motivet för avtalsformen är att projektet ska genomföras inom beslutad riktprisprognos för projektet tillsammans med uppsatt kvalitet. Båda beställare och entreprenör har ansvar för det gemensamma beslutet. Om det sker förändringar under byggtiden så kan parterna förhandla och gemensamt fatta beslut om en ny riktprisprognos. Genom ett partneringavtal ställs andra krav och innebär förändrad risk än vid upphandling i traditionell form. För att hantera och parera så kan det vara klokt att lägga fast specifika riktlinjer för partneringavtal. Avtalet har i det här fallet lett till ett bra engagemang från båda parterna där de strävar mot ett gemensamt mål. FMavdelningens chef för lokalförvaltning har ett övergripande ansvar för kontakt och avtal med entreprenören samt ett ansvar för att kontrollera att projektet löper på som det ska. Från hälso- och sjukvårdsverksamhetens sida finns en sammanhållande projektledare som ansvarar för att de berörda verksamheternas delprojektgrupper arbetar som de ska. De olika delprojektgrupperna arbetar bland annat med att ta fram de rumsfördelningsplaner och beslutsunderlag som ska till landstingsfullmäktige i februari. Det kommer hyras in konsulter som stöd i kostnadskalkylarbetet. Konsulter arbetar även på bygget i Hudiksvall med projekteringsledning och installationssamordnare. Det sker en månatlig avstämning av projektets betalplan. Avstämning sker med projektledare om projektet löper på som förväntat utifrån kostnader. Likviditetsprognoser skickas månatligen till landstingsledningen för samtliga större investeringar. Bedömning Vår bedömning är att det finns en tydlig projektorganisation kring ombyggnationen av hus 07 i Hudiksvall. Detta är landstingets första projekt med ett partneringavtal med entreprenör. Samtliga inblandade i avtalet förefaller nöjda med arbetssättet. 2 Partnering är en strukturerad samarbetsform, där byggherren, konsulterna, entreprenörerna gemensamt löser en bygguppgift med ett öppet och förtroendefullt samarbete där allas yrkeskunskaper kompletterar varandra. Landstinget Gävleborg 5 av 8

8 3. Gävle 3.1 Har byggnationerna kunnat genomföras enligt plan? Enligt de intervjuade har byggnationerna av operationshuset i Gävle genomförts enligt plan. Efter de inledande fördröjningarna, problem med byggkonstruktionen på grund av vattentäkten, med försenad byggstart som följd har arbetet gått bra. Den nuvarande tidsplanen har hållit. Överlämning av fastigheten till verksamheten ska ske vid årsskiftet 2013/2014 som planerat. Det förekommer en löpande dialog mellan FM-avdelningens representanter och hälso- och sjukvårdens ansvariga projektledare under byggtiden. Vissa mindre förändringar har genomförts på verksamhetens önskemål. De intervjuade framhåller att dialogen mellan FM-avdelningen och verksamhetens representanter varit positiv och konstruktiv. Parterna förstår varandras utgångspunkter och språk, vilket underlättar kommunikationen. Dialogen har, enligt uppgift, utvecklats under projektets gång från att vid projektets början varit mer haltande då olika språkbruk kunde leda till missförstånd som sedan behövts rättas till. Enligt de intervjuade ligger även kostnaderna för projektet inom budget. Det kan förekomma smärre skillnader men inget som uppfattas som avvikande i förhållande till budget. 3.2 Finns en tydlig plan för driftstagande för det nya operationsblocket? Enligt de intervjuade har det byggts upp en separat projektorganisation för drifttagandet av de nya lokalerna. Det finns olika projektgrupper inom verksamheten som ansvarar för flytten av sina respektive verksamheter. En inhyrd projektledare ansvarar för att se till helheten samt samordningen av de olika grupperna. Tidplanen är att bygget av huset ska vara färdigt vid årsskiftet 2013/2014. Med detta menas då våning 6, våning 5 och våning 3. Våning 4, där dagkirurgin ska inhysas, förväntas vara klart i maj Efter byggets färdigställande har FMavdelningen lokalerna i två månader under en testperiod, med syfte att testa ventilation och utrustning. Inflyttning av verksamheten kommer ske från och med 1 mars Det som, enligt uppgift, saknas nu är beslut för att starta upp bygget av etapp 3 av projektet, det vill säga ombyggnationen av lokalerna för gamla centraloperation. Verksamheten arbetar nu på ett förslag om att endoskopiverksamhet ska inrymmas där tillsammans med det preoperativa torg som ingick i de ursprungliga planerna. De olika verksamheterna arbetar nu med att ta fram rumsfördelningsplaner för sin del av lokalen. Verksamhetsföreträdare för sterilcentralen arbetar också med en rumsfördelningsplan för hur sterilcentralen ska utformas. Det finns en plan för hur arbetet med att slutföra etapp 3 av operationshusprojektet ska ske. Verksamheten arbetar för att ta fram beslutsunderlag kring detta. Underlagen ska vara färdiga i oktober Landstinget Gävleborg 6 av 8

9 3.3 Har byggnationen påverkat verksamheterna under tiden? De intervjuades samlade uppfattning är att byggnationen påverkat verksamheterna i begränsad omfattning. Under uppstartsfasen krävdes relativt mycket arbete från verksamheternas sida i att färdigställa kravspecifikationerna. Cirka 80 personer var då inblandade i olika projektgrupper. Under byggtiden förefaller inte byggnationerna stört verksamheten i någon större omfattning. Under ombyggnationerna av UVA och IVA har verksamheterna på våningsplanen under störts något av buller. De har dock varit förvarnade och det har funnits en kommunikation kring detta mellan verksamheten och byggansvariga. 3.4 Håller de ekonomiska kalkylerna? Enligt de intervjuade följer projektet sin budget inom en marginal på plus minus fem till sju procent, vilket anses vara en normal marginal för ett projekt av denna omfattning. Det som ligger utanför budgeten men som ändå är en kostnad för projektet är den provpålning som genomfördes inför gjutingen av grunden för operationshuset. Det kostade landstinget cirka 5 miljoner kronor. I en separat granskning av lokalförsörjningsplan/investeringsplan har det konstaterats att beräkningar för förändringar i hyresnivåer och driftkostnader för det nya operationshuset håller på att tas fram. Bedömning Det är positivt att byggandet av det nya operationshuset har kunnat fullföljas enligt plan efter den inledande förskjutningen i tidsplanen. Landstingsstyrelsen bör säkerställa att en slutredovisning av projektet i sin helhet utarbetas där likväl investeringskostnader som framtida driftskostnader återfinns. Landstinget Gävleborg 7 av 8

10 4. Sammanfattande kommentarer och revisonell bedömning Vår revisionella bedömning är att saknas en ändamålsenlig planering av investeringar av operationslokaler inom landstinget. Bristerna har under denna granskning varit som tydligast i Hudiksvall där den, sedan 2010, planerade ombyggnationen av operationslokler för kortvårdkirurgi (dagkirurgi) ännu är i ett programskede. Vi bedömer dock att det finns en struktur kring och en uppföljning av investeringarna som är ändamålsenlig. För att underlätta för kommande investeringar bör arbetet med en koncernövergripande lokalförsörjningsplan fortsätta. Planen bör kompletteras med en koncernövergripande långsiktig dispositionsplan för landstingets samlade fastigheter. Vår sammanfattande rekommendation är att landstingsstyrelsen bör säkerställa att framtida större fastighetsinvesteringar samordnas utifrån ett koncernnyttoperspektiv. Landstinget Gävleborg 8 av 8