Revisionsrapport Uppföljning nytt operationsblock Gävle sjukhus

Transkript

1 Revisionsrapport Uppföljning nytt operationsblock Gävle sjukhus December 2011 David Emanuelsson

2 Innehåll 1. Sammanfattning Resultat av uppföljningen av 7

3 1. Sammanfattning Under sommaren 2010 genomförde landstingets revisorer en granskning av projektet för det nya operationsblocket. Det framkom förbättringsområden framförallt gällande återrapportering till landstingsstyrelse och landstingsfullmäktige. Landstingsstyrelsen lämnade ett svar på revisionsrapporten under februari Svaret angav att åtgärder hade vidtagits för att ge landstingsstyrelsen ett bättre underlag om projektets fortsatta arbete. Efter granskningen 2010 har en återrapportering skett till landstingsfullmäktige (juni 2011) av projektet Nytt operationshus i Gävle vilket är positivt. Då utökades även den ekonomiska ramen från 220 mnkr till 290 mnkr. I och med bildandet av Fastighets- och teknikutskottet har rapportering och dialog förbättrats. En lokalförsörjningsplan har tagits fram för Gävle sjukhus som nu är på väg att processas i verksamheten. I granskningen har inte ingått att stämma av om planens inriktning överstämmer med de investeringar som pågår/planeras genomföras. En investering bygger på att ett behov uppmärksammats ex att hygienkrav måste tillgodoses, att arbetsmiljön behöver förbättras, att befintliga lokaler är omoderna eller att produktionen bör kunna ökas. Därför är det olyckligt att projektet är så kraftigt försenat. Ursprungligen var byggstarten planerad till våren Bygget har ännu inte påbörjats i egentlig mening. Vi noterar att det saknas en bemanningsplan för det framtida operationshuset, det inte tagits något beslut om innehållet i ett av de planerade våningsplanen, det inte är klarlagt vilka ökade driftskostnader operationshuset medför för berörda divisioner. Sammanfattningsvis kan noteras att planering/projektering av det nya operationshuset inte genomförts optimalt utifrån ett internkontroll perspektiv. 3 av 7

4 2. Resultat av uppföljningen Den försenade byggstarten och konsekvenser av detta, exempelvis förändrad kostnadsbild, bör återrapporteras till Landstingsfullmäktige. I fullmäktiges beslut angavs att byggstart skulle ske våren 2010, byggstart för etapp 1 är nu planerad till våren En återrapportering till landstingsstyrelsen kom under maj 2011 och till landstingsfullmäktige i juni Fortsatt kommunikation och information har sedan skett främst genom det nybildade fastighets- och teknikutskottet. Ordföranden i utskottet sitter med i landstingsstyrelsen. X-fastigheter har löpande rapporterat till fastighets- och teknikutskottet under året. En ytterligare försening på sex månader har drabbat projektet under sommaren och hösten 2011 beroende på den påverkan bygget skulle ha på vattentäkten under sjukhusområdet. Det uppdagades vid marklovsansökan att vattentäkten under sjukhuset är huvudvattentäkt för Gävle stad. Detta innebär att den planlagda konstruktionen för grunden måste förändras, från pålning till grundplatta. Det förefaller varit en lång process att komma fram till detta vilket innebär en försening av byggstart på sex månader. Inflyttning är nu planerad till årsskiftet 2013/2014. Fastighets- och teknikutskottet har blivit informerat kring detta. I nuvarande planering ingår ett tomt våningsplan som sannolikt kommer att utrustas med ventilation med mera. Detta kommer troligtvis att påverka framtida driftkostnader för divisionerna. Det skulle vara värdefullt att till Landstingsfullmäktige återrapportera vad det finns för alternativa verksamheter som det tomma våningsplanet kan användas till. Eventuella förändringar i driftskostnader för divisionerna bör framgå i rapporteringen. En skrivelse har tagits fram av verksamhetschefer för Anestesi-, Kirurgi-, Kvinno-, Ortopedkliniken samt X-fastigheter med förslag på vad det i dagsläget oplanerade plan 4 bör användas till. Förslaget går ut på att flytta dagkirurgisk verksamhet från Sandviken till Gävle för att på bästa sätt utnyttja de resurser som kommer att finnas i samband att det nya operationshuset står klart. Landstingsdirektören har delgivits förslaget, det framkommer dock ingen information om förslaget nått landstingsstyrelsen. Det är, enligt de intervjuade, avgörande för det fortsatta arbetet med planeringen för verksamheten i nya operationshuset att det finns beslut om vad våning 4 ska innehålla för verksamhet. Det finns i dagsläget inga sådana beslut. Ökade driftkostnader för berörda divisioner har inte redovisats. 4 av 7

5 Mot bakgrund av bland annat verksamheternas successivt ändrade behov och att kostnaderna för lokaler väntas öka i framtiden är det väsentligt att landstingsledningen har god överblick och kontroll över lokalförsörjningen för att uppnå en effektiv styrning och resursanvändning. Lokalplaneringsprocessen bör ha sin utgångspunkt i landstingets övergripande styrning och beslutsordning då det finns fördelar med att landstingets verksamhet bedrivs med en konsekvent styrmodell. Lokalförsörjningsplaner behöver upprättas integrerat i den löpande verksamhetsplaneringen som underlag för lokalplaneringen. En lokalförsörjningsplan presenterades för Fastighets- och teknikutskottet den 16 juni Lokalförsörjningsplanen utfördes av White arkitekter. Detta material är dock inte förankrat i verksamheten utan ett förankringsarbete kommer ske under hösten 2011 för att presenteras troligtvis i november samma år. En fastighetsstrateg har tillsatts på X-fastigheter under 2011 med uppgift att se över Landstingets strategiska behov och planering vad gäller framtida fastighetsfrågor. En ökad dialog med Fastighets- och teknikutskottet i frågan sker även. Själva bygginvesteringen om 220 mnkr bör preciseras så att Landstingsfullmäktige kan skapa sig en tydligare bild över investeringskostnaden för olika delar i projektet. Det bör förtydligas om beräkningarna avser samtliga etapper samt om till exempel ombyggnationer för röntgen ingår i summan. Beräknade kostnader för inventarier och utrustning bör även uppdateras utifrån nuvarande förutsättningar. En förtydligande rapportering av projektet har presenterats för landstingsstyrelsen av X- fastigheter. Löpande kontakter har sedan hållits med Fastighets- och teknikutskottet. Landstingsfullmäktige beslutade i juni 2011 att utöka investeringsramen för det nya operationsblocket till 290 miljoner. Enligt X-fastigheter innebär den ytterligare förseningen på cirka sex månader och förändrade grundläggningen inga förändringar på husets konstruktion eller på kostnaderna för bygget. Dock bidrar förseningen till en ökad frustration hos inblandade parter då arbetet redan är försenat. 5 av 7

6 En personalkonsekvensanalys saknas i det beslutsunderlag som Landstingsstyrelsen presenterat för fullmäktige. I intervjuer och samtal framgår att inriktningen är att nuvarande bemanning skall gälla även i de nya lokalerna. Detta bör dock analyseras och dokumenteras i den process som nu pågår. Styrelsen bör snarast ta fram en bemanningsplan för det framtida operationshuset. Det framkommer i uppföljningen att en personalkonsekvensanalys inte har genomförts till dags datum. En tydlig projektorganisation har bildats och det finns en klar struktur för hur arbetet drivs framåt. Dock bör rutiner för en heltäckande uppföljning av utvecklingskostnaderna upprättas. Projektorganisationen inom verksamheten har nu skurits ner och arbetet leds nu av projektledare och styrgrupp. Detta då upphandlingen är genomförd och bygget påbörjat. Inom X-fastigheter leds arbetet av en bygg/projektledare som sköter kontakten med entreprenör. De berörda personerna har löpande kontakt med varandra och löser frågor vid behov. Inom verksamheten arbetas det nu med att planera för den postoperativa vården i anslutning till det nya operationshuset samt planerar för verksamheten som ska hållas i de nuvarande befintliga lokalerna. Projektet med det nya operationsblocket har starkt bidragit till att sätta fokus på att förändra och utveckla arbetssätt och logistik med patienten i fokus, vilket bedöms vara mycket positivt. Fortsatta studiebesök har genomförts av verksamhetens projektledare för att säkerställa ett fortsatt fokus på att hitta och arbeta efter effektiva arbetssätt och rutiner. 6 av 7

7 Det vore värdefullt om mätningar i effektivitet, produktion samt infektioner berördes i projektet. Detta för att senare kunna bedöma fördelar och vinster med det nya operationsblocket. Satsningen utgår ifrån att nya arbetssätt, logistik samt toppmodern och dyr ventilationsutrustning bland annat ska ge förbättrad effektivitet och hygien och i slutändan lägre infektionsförekomst. Det framkommer i uppföljningen att sådana mätningar inte har genomförts till dags datum. 7 av 7