Så här driver Region Östergötland byggprojekt. FM centrum.

Transkript

1 Så här driver Region Östergötland byggprojekt FM centrum

2 INLEDNING FM centrum (Facility Management) är det centrum inom Region Östergötland som har i uppdrag att ta ett regionsövergripande helhetsansvar för att regionens fastigheter och lokaler ska fungera på ett optimalt sätt. Att erbjuda servicetjänster som underlättar användandet av lokalerna är en del av detta arbete men också att arbeta för att regionens investeringar i fastigheterna behåller värde och funktion över tid. Vi beskriver här hur Region Östergötland, genom FM centrum, driver byggprojekt*, från det att verksamheten kontaktat FM centrum (via FM centrums hemsida) till dess att lokalerna står färdiga. Denna information är formulerad utifrån dej som inte har tidigare erfarenhet av att medverka i byggprojekt. Ett byggprojekt är en mångfasetterad process som involverar många olika sorters lokaler. Det finns t ex undervisningslokaler inom olika skolformer, administrativa lokaler och vårdlokaler för olika typer av verksamheter. Lokalerna har specifika krav på t ex ventilation, värme- och kylanläggningar och är många gånger installationstäta. Regionens lokaler ska vara hållbara och funktionella under många år vilket medför att de måste vara robusta samt ha en hög generalitet och flexibilitet. Förutom att utreda verksamhetens behov måste därför även de tekniska förutsättningarna utredas. Det finns ett flertal beslutstillfällen under byggprojektets process som innebär att olika underlag för dessa beslut ska tas fram. Kraven på dessa underlag är i stort sett lika, oavsett byggprojektets storlek. FM centrum vill med hjälp av en strukturerad arbetsmodell i flera steg säkerställa att verksamheten får väl fungerande och trivsamma lokaler till rätt kostnad. * Byggprojekt är ett samlingsnamn för om- och tillbyggnad samt nybyggnation. Fördjupad information om FM centrums byggprojekt och övriga stödfunktioner fi nns på FM centrums hemsida. För symbolförklaring gällande ritningar, se Locums informationsbroschyr Från ritning till verklighet. Gå till www. Locum.se. Sök sedan på broschyrens titel i sökfältet.

3 1 Vad är ett projekt? 2 Byggprojektets organisation Enligt ISO är defi nitionen av ett projekt: Unik process bestående av ett antal samordnade och styrda aktiviteter med start och sluttidpunkt, initierad för att uppnå ett mål som uppfyller specifika krav, inklusive begränsningar i tid, kostnad och resurser. Alla projekt har en projektorganisation, som är en tillfällig organisation, där vissa funktioner finns med i hela projektet medan andra specialfunktioner deltar i projektets olika delar. Projekt följer ett förbestämt grundmönster (projektmodell) med fastställda beslutspunkter där beslut måste tas för att projektet ska kunna gå vidare. Projektmodellen är ett ramverk och dess delar och beslutspunkter anpassas till det aktuella projektets karaktär och omfattning. Fastighetsförvaltare Fastighetsförvaltaren är ansvarig för den strategiska utvecklingen av Regionens fastighetsbestånd dvs att regionen över tid har rätt sorts och väl anpassade lokaler. Det är förvaltaren som tar fram beslutsunderlag för lokalanpassning till LD/RÖs styrelse och som sedan ger uppdraget till byggprojektorganisationen att genomföra beslutet. Projektledare Bygg Projektledaren från FM centrum är ansvarig för att byggprojektet genomförs enligt beslut. Att det följer beslutad budget, lagar, förordningar, tider, rutiner och riktlinjer. Detta innebär bland annat att projektledaren gör löpande uppföljningar av hur projektet förhåller sej till budget och tider. Projektledare Bygg ansvarar också för att förändringar i projektet är förankrade enligt gällande rutiner. Styrgrupp Styrgruppen är byggprojektorganisationens beslutsorgan så deltagarna i styrgruppen måste ha befogenhet att fatta beslut. I större byggprojekt består styrgruppen av chefs/ledningsrepresentanter från verksamheten och från FM centrum. I mindre byggprojekt kan styrgruppen utgå och kontakter sker direkt mellan förvaltare/projektledare och produktionsenhetschefen. Projektgrupp I byggprojektgruppen ingår personer som utför arbetsuppgifter i byggprojektet. Projektgruppens arbete leds av projektledare från FM centrum. Efter behov tar de hjälp av delprojektledare t ex funktionsplanerare och projekteringsledare, som då leder en specifik del av projektet. Projektdeltagare som arbetar i byggprojektet t ex projektörer som gör ritningar och entreprenörer som bygger, rapporterar till delprojektledare och/eller projektledare. Referensgrupp Referensgrupper kan finnas till både styrgrupp, projektgrupp och verksamhet. Den ger t ex stöd i beslutsprocessen och hjälper till med specialistkunskaper för att kvalitetssäkra projektets resultat. I större byggprojekt finns alltid referensgrupper med representanter från verksamheten och sakkunnig/specialist inom olika områden som granskar och kvalitetssäkrar projektet. Referensgrupper tillsätts bara om de behövs så i mindre byggprojekt kan kontakten ske under enklare former direkt mellan projektledaren, verksamheten och de sakkunniga. Verksamhetsutvecklare För att få fram bra underlag inför lokalplaneringen behöver berörd verksamhet göra en översyn kring framtida arbetssätt i de nya lokalerna. I samband med byggprojekt bör därför kontakt tas med centrumets/klinikens verksamhetsutvecklare som kan ge processtöd till vårdenhetschef eller annan ansvarig. I FM centrum finns verksamhetsutvecklare som arbetar med övergripande frågor. De finns även som stöd till centrumets/ klinikens verksamhetsutvecklare. även som stöd till centrumets/ klinikens verksamhetsutvecklare.

4 3 Verksamhetens projektorganisation i byggbrojektet 4 Verksamhetens möjlighet att påverka Produktionsenhetschef RÖ/Universitetsarkitekt LiU/Rektor Produktionsenhetschef RÖ/universitetsarkitekt LiU/rektor är ansvariga beslutsfattare vid några av projektets beslutspunkter och ingår vid större projekt i styrgruppen. Verksamheten ska hos dessa förankra sitt förändringsbehov innan kontakt tas med FM centrum. Verksamhetschef Verksamhetschef är ansvarig för beslut inom sin ansvarsnivå och för stöd till verksamhetens projektledare genom byggprocessen. Verksamhetschef ingår i större byggprojekt i referensgruppen tillsammans med verksamhetens projektledare. Det är i början av byggprojektet som verksamheten har störst möjlighet att påverka projektresultatet genom att ta fram så bra underlag som möjligt och genom att aktivt delta i framtagandet av projektets lokalprogram. Det är då som kostnaderna är som lägst, för att sedan stiga i takt med att verksamhetens möjlighet till påverkan avta och projektets detaljplanering (projektering) startar. Ju längre in i byggprocessen vi kommer, desto större blir kostnaderna, även mindre ändringar kan då få stora konsekvenser för både utförande och kostnad. Verksamhetens projektledare Inför ett byggprojekt ska verksamheten utse en person som aktivt deltar i byggprojektet och ansvarar för förankring och samordning samt all informationsspridning inom den egna verksamheten genom hela byggprojektet; verksamhetens projektledare. Det är önskvärt att det är en och samma person genom hela projektet. Verksamhetens projektledare är verksamhetens enda väg in i byggprojektet och byggprojektets enda väg in i verksamheten. Dvs all information går till och från verksamhetens projektledare som sedan sprider/hämtar in information i/från verksamheten. HÖG LÅG Behovsanalays/förprojektering Projektering Produktion Möjlighet att påverka Kostnad TID Verksamhetens referensgrupp Verksamheten bör, beroende på behov och projektets omfattning, tillsätta en intern referensgrupp som arbetar parallellt med byggprojektet. Referensgruppen bör representera alla ingående professioner/kunskapsområden inom verksamheten. Verksamhetens projektledare och skyddsombud ska ingå i gruppen. Där LiU har integrerad verksamhet med vården ska även de representeras i referensgruppen. Framgångsfaktorer för referensgruppen är att det finns engagemang och avsatt tid för att arbeta med byggprojektfrågorna. Verksamhetsutvecklare För att få fram bra underlag inför lokalplaneringen behöver berörd verksamhet göra en översyn kring framtida arbetssätt i de nya lokalerna. I samband med byggprojekt rekommenderas därför kontakt med centrumets/klinikens verksamhetsutvecklare som kan ge processtöd till verksamhetens projektledare eller annan ansvarig. I FM centrum finns verksamhetsutvecklare som arbetar med övergripande frågor. De finns även som stöd till centrumets/klinikens verksamhetsutvecklare.

5 5 Behovsanalys Behovsanalys handlar om att identifiera problem och behov inte lösa dem. I behovsanalysen utreds varför en förändring är nödvändig och vilka faktiska behov som finns. Vad vill man med lokalförändringen, vilka begränsningar finns och vad ska prioriteras? Hur säkerställs en väl fungerande kontinuitetshantering? Kanske finns det andra lösningsalternativ än en lokalförändring för problemet/behovet? Det är viktigt att utreda orsaker och att ta med övergripande sammanhang och omvärldsfaktorer i analysen. Här har verksamheten en helt avgörande roll då det är viktigt att alla relevanta perspektiv blir belysta. FM centrum har särskilda underlag (behovsbeskrivning del 1, del 2 och lokalbehov) framtagna för att stödja verksamheten i processen. De frågor som behöver besvaras är bland annat: Varför önskar verksamheten en förändring? Vilka nyttoeffekter vill verksamheten uppnå med förändringen? Hur ska lokalerna fungera? Är det nödvändigt att bygga om eller till? Vilka ekonomiska ramar/begränsningar finns för att genomföra förändringen? Utifrån behovsbeskrivningen fastställs verksamhetens faktiska lokalbehov.

6 6 Byggprojektets olika delar DEL 1 FÖRSTUDIE Ta fram olika lösningar I förstudien analyseras och specificeras förutsättningar och krav utifrån behovsanalys och lokalbehov. Olika lösningar på de beskrivna behoven prövas. Konsekvenserna av ett nollalternativ, dvs att ingen bygginsats görs, utreds. Verksamhetens framtida arbetssätt studeras och omsätts därefter i idéskisser, volym studier, m m, allt för att få ett så bra underlag som möjligt för att kunna välja det alternativ som bäst svarar mot verksamhetens behov och mål. I förstudien utökas organisationen att omfatta en projektgrupp och vid behov även en styrgrupp. Det kan även bli aktuellt med en referensgrupp, beroende på projektets storlek. Verksamheten har en central roll under förstudien då det är viktigt att alla relevanta perspektiv blir belysta. Förstudien resulterar i en förstudierapport som förutom förslag till lösning även innehåller verksamhetsbeskrivning, funktionssamband, teknisk redovisning, en grov kostnadskalkyl samt en uppskattad tidsåtgång för att genomföra förändringen. Förstudierapporten lämnas till fastighetsförvaltare och presenteras för produktionsenhetschef RÖ/ universitetsarkitekt LiU/ rektor. Dessa avgör, i samråd med fastighetsförvaltare, vilket förslag som ska prioriteras. Produktionsenhetschef RÖ/ universitetsarkitekt LiU/ rektor beslutar om fortsättning eller avslut av projektet. DEL 2 FÖRPROJEKTERING Planering av lokaler och teknik Under förprojekteringen arbetar byggprojektgruppen från FM centrum tillsammans med verksamheten fram en programhandling (PH) som är en mer detaljerad plan för hur lokalerna ska se ut, hur de ska vara placerade i förhållande till varandra och vad de ska innehålla utifrån gällande riktlinjer och rumsfunktioner. PH består av ritningsunderlag och rumsfunktionsprogram (RFP). RFP är en specifikation av lokalernas egenskaper/krav (t ex ljus, ljud, vatten, luft, elförsörjning) samt inredning och utrustning. PH utgår från verksamhetens behov och kommer att vara underlag till projekteringen (se del 3). Parallelt med PH görs miljötekniska undersökningar, geotekniska undersökningar, miljöprogram, kvalitetsprogram, tidplaner och projektkalkyler. Programhandlingen ska godkännas av verksamhetens produktionsenhetschef RÖ/universitetsarkitekt LiU/rektor och verksamhetens huvudskyddsombud. När programhandlingen är godkänd används den som underlag till att planera de tekniska lösningarna utifrån gällande

7 riktlinjer och med hänsyn till projektets och byggnadens förutsättningar. Detta arbete resluterar i en systemhandling (SH). Program- och systemhandlingen används sedan som underlag till att räkna fram en totalkostnad för projektet. Fastighetsförvaltaren räknar om denna kostnad till ett hyrestillägg och presenterar hyrestillägget och verksamhetens övriga kostnader för verksamhetens produktionsenhetschef RÖ/universitetsarkitekt LiU/rektor. Kostnaden relateras mot den politiskt beslutade investeingsplanen som reglerar det ekonomiska utrymmet för projektet. Produktionsenhetschef RÖ/ universitetsarkitekt LiU/ rektor beslutar om fortsättning eller avslut av projektet. Beslutet meddelas till fastighetsförvaltaren. Vid fortsättning av projektet skriver fastighetsförvaltaren fram ett investeringsärende till landstingsdirektören. Beslut om investering fattas av landstingsdirektör respektive landstingsstyrelse beroende på investeringens omfattning. Fastighetsförvaltaren informerar produktionsenhetschef RÖ/ universitetsarkitekt LiU/rektor om beslutet. Om verksamheten upptäcker nya behov av förändringar som inte finns med i den godkända programhandlingen görs inga ändringar förrän projektet är avslutat. Detta på grund av att varje förändring efter godkänd programhandling ändrar projektuppdraget, vilket kan leda till omprojektering som ofta är kostsam och som dessutom kan försenar tidplanen för hela byggprojektet. Det är verksamhetens ansvar att förankra de nya behoven hos fastighetsförvaltaren. DEL 3 PROJEKTERING OCH PRODUKTION Ta fram ritningar och bygga Under projekteringen utformas ritningar och dokument som tillsammans beskriver lokalernas utformning i detalj. Om det framkommer omständigheter som påverkar programhandlingen förankras dessa av projekteringsledningen med verksamhetens produktionsenhetschef RÖ/universitetsarkitekt LiU/rektor. Då projekteringen är avslutad upprättas granskningshandlingar som projektorganisationen sedan granskar för att säkerställa att de överensstämmer med den framtagna programhandlingen och gällande krav. Då projekteringen avslutas tar produktionen (själva byggandet) vid och resultaterar i de färdiga ny- eller ombyggda lokalerna. Byggentreprenören och verksamhetens projektledare säkerställer tillgänglighet och logistik inför byggstart och under byggtiden. Byggprojektets projektledare kallar till regelbundna byggmöten mellan entreprenör och verksamhet under produk tionstiden. Parallellt med byggprocessen pågår även ev planeringar kring möbler och inredning samt en eventuell verksamhetsflytt. Byggprocessen avslutas i och med att en slutbesiktning äger rum. Trots en godkänd slutbesiktning kan vissa mindre åtgärder kvarstå att utföra i lokalerna. Dessa åtgärder hanteras i en eventuell efterbesiktning. Efter slutbesiktning kan arbetet med att placera eventuell ny, lös inredning i lokalerna börja. DEL 4 AVSLUT Inflyttning och uppföljning Lokalerna är klara och verksamheten flyttar in. Vid större eller mer komplicerade byggprojekt sker flytten etappvis. Nu är byggprojektet avslutat och lokalerna övergår till ordinarie förvaltning. Under projektets gång kommer verksamheten ges möjlighet att lämna synpunkter på processen. Dessa synpunkter är värdefulla och viktiga för oss på FM centrum bygg, i vårt arbete med att förbättra och effektivisera våra processer. Byggprojekt FM centrum Region Östergötland 2015

8 Byrå