Från idé till verklighet. Att arbeta i ett lokalprojekt

Transkript

1 Från idé till verklighet Att arbeta i ett lokalprojekt

2 D 000 R m² korr S10D S21A RFP 017 MÖTE BIBLIOTEK 17,4 m² disp frd D -/--- S21B RFP A DISP. 114EV. FRD 7,3 m² 6 disp frd C disp frd B Innehållsförteckning 3 Inledning S20C RFP 000 KORR 13,1 m² S22B RFP 021 DISP. EV. FRD. 7,3 m² S23B RFP 018 KONFERENS 36,4 m² 4 Roller i lokalprojekt 5 Arbetsformer 6 Möjlighet att påverka 7 Kostnadsfördelning 8 Behovsanalys 9 Förstudie 10 Program 11 Genomförande 12 Överlämning 13 Utvärdering 15 Ordlista frd steril D S31B RFP A FRD. STERIL 9 6,1 m² frd steril C frd steril B frd förbr D S32B 15 A RFP FRD. 14FÖRBR. 5,5 m² frd förbr C S30B RFP 000 KORR 14,4 m² frd förbr B RFP 012 SAMTALSRUM 6,6 m² S33C RFP 012 SAMTALSRUM 6,6 m² S33D RFP 002 SEP. VÄNTR 4,3 m² S21C RFP 009 MOTTAGNING 15,5 m² S22C RFP 009 MOTTAGNING 15,6 m² S31C RFP 009 MOTTAGNING 15,6 m² S32C RFP 009 MOTTAGNING 15,6 m² 000 R ² S20D RFP 000 KORR 17,3 m² S30C RFP 000 KORR 17,3 m² HS S21D RFP 009 MOTTAGNING 16,0 m² S22D RFP 009 MOTTAGNING 16,0 m² HS HS S31D RFP 009 MOTTAGNING 16,0 m² S32D RFP 009 MOTTAGNING 16,0 m²

3 Inledning Den här broschyren beskriver hur Locum arbetar med att tillgodose lokalbehov hos vårdens aktörer. Den är främst avsedd att läsas av de personer som inte har tidigare erfarenhet av att medverka i planering och projektering av byggnadsarbete. I ett lokalprojekt medverkar många olika aktörer. Huvudgrupperna är: Hyresgästen, vilken företräder/driver den verksamhet som lokalerna anpassas för Hyresvärden, i det här fallet Locum Konsulter, byggnadsentreprenörer och övriga leverantörer Ombyggnationer inom sjukhus är ofta komplicerade. Sjukhus är installationstäta, med gasledningar, speciella typer av ventilationsanläggningar, värme- och kylanläggningar och så vidare. Detta påverkar möjligheten att förändra lokalerna. Alla tekniska aspekter måste utredas innan byggnation kan ske, både i små och stora lokalprojekt. För att nå bästa möjliga resultat är det viktigt att hyresgästen medverkar i hela lokalprojektet, framför allt i lokalprojektets tidiga skeden. Under lokalprojektets gång skapas olika grupper för att leda och genomföra arbetet. Styrgruppen är lokalprojektets beslutande organ och deltagarna har mandat att fatta beslut. Styrgruppen har ansvar för lokalprojektets övergripande inriktning, mål och förutsättningar. I gruppen ingår representanter för hyresgäst och Locum. Den senare är ordförande i egenskap av fastighetsägarens representant. Projektgruppen arbetar genom samverkan fram alternativa lösningar tillsammans med konsulter och tar fram underlag för beslut. Projektgruppens sammansättning varierar genom lokalprojektets olika skeden och anpassas med hänsyn till lokalprojektets omfattning och komplexitet. I projektgruppen ingår medarbetare från Locum och hyresgäst samt specialister, konsulter och entreprenörer. 3

4 Roller i lokalprojekt Att arbeta i ett lokalprojekt är en spännande arbetsform där goda idéer och kunskaper kan bli verklighet. Alla har ett ansvar för slutresultatet, var och en bidrar med sin kompetens i projektets olika faser. Ansvaret handlar om att synpunkter är väl grundade. Under lokalprojektets gång är många olika personer involverade i att skapa och förverkliga en gemensam målbild. Styrgruppen beslutar vid fastställda intervall om en eventuell fortsättning av projektet. Projektgruppens sammansättning varierar under projektets gång. Olika arbetsgrupper kompletterar och avlöser varandra. Hyresgästen är representerad i styrgrupp och projektgrupp. Hyresgästens företrädare i projektet förankrar frågor och beslut i den egna organisationen. I tidigt skede arbetar hyresgästens företrädare, Locum, specialister och konsulter i samverkan fram alternativa lösningar och förordar en av dessa. Styrgruppen beslutar om genomförande. Under genomförandet leder Locums projektledare arbetet med hjälp av anlitade konsulter och entreprenörer. Efter inflyttning utvärderas projektet. Uppnådde vi det vi ville? Är lokalerna ett stöd för hur vi arbetar och tänker? 4

5 Arbetsformer Ett lokalprojekt genomförs i flera faser, från behovsanalys till överlämning och utvärdering av den färdiga lokalen. Vid tre tillfällen fattas beslut om att fortsätta lokalprojektet till nästa fas eller att avbryta det. Det sker efter behovsanalys, förstudie och programskede. Vid dessa tillfällen skrivs också, som regel, avtal om lokalprojektets fortsatta arbete. BEHOVSANALYS FÖRSTUDIE PROGRAM GENOMFÖRANDE ÖVERLÄMNANDE UTVÄRDERING För att nå bästa möjliga resultat är det viktigt att hyresgästen medverkar i hela lokalprojektet, framför allt i lokalprojektets tidiga skede. De som företräder den berörda verksamheten ska ha mandat att föra verksamhetens talan och att förankra uppkomna frågeställningar och valmöjligheter i den egna organisationen. Om möjligt ska samma personer medverka i gruppens arbetsmöten. Kontinuitet och tid avsatt för uppgiften är faktorer som är viktiga för lokalprojektets framgång. Ansvaret för genomförande av lokalprojekt ligger hos Locum. Det är också Locum som upphandlar konsulter och entreprenörer. Det sker enligt lagen om offentlig upphandling, LoU. 5

6 Möjlighet att påverka Hög Kostnad Möjlighet att påverka Låg Förstudie Program Genomförande/Byggande Tid Möjligheten att påverka och förändra är störst i början av ett projekt. För att kunna beskriva de behov och förutsättningar som finns måste följande frågor besvaras i inledningen av varje lokalprojekt: Vilka övergripande mål styr verksamheten? Varför önskar verksamheten en förändring? Är det nödvändigt att bygga om eller till? Hur ska lokalerna fungera? Vilken teknik behövs? Hur kan förändringarna påverka verksamhetens budget? Hur ska projektet organiseras och finansieras? Ju tidigare dessa frågor besvaras, desto lättare är det att spara pengar i lokalprojektet och samtidigt uppnå de mål som satts upp. Ju senare en eventuell ändring görs, desto mer kostar den. Kritiska faktorer som kan påverka lokalprojektets framgång bör diskuteras och analyseras tidigt. Dessa kan exempelvis handla om tid, teknik och ekonomi. 6

7 Kostnadsfördelning Ett lokalprojekt har ungefär samma kostnadsfördelning i procent oavsett hur stort lokalprojektet är, under förutsättning att lokalprojektet innefattar en om-, till- eller nybyggnad. Diagrammet nedan visar fördelningen. 1% 3% 12% 76% 3% 5% Förstudie Program Projektering Produktion Byggherrekostnader Projektledning 7

8 Behovsanalys Syftet med en behovsanalys är att: klargöra varför en förändring behövs beskriva behovet av olika funktioner formulera mål och strategier som underlag för kommande beslut. Behovsanalysen ger svar på tre frågor: Vad ska uppnås? Vilka begränsningar och risker finns? Vad ska prioriteras? Tänk på att: fokusera på orsaker till behovet övergripande sammanhang och omvärldsfaktorer påverkar behovsanalysen ska identifiera behov och problem inte lösa dem. Arbetsfördelning Hyresgästen presenterar behovet av en lokalanpassning för Locums kundchef eller kundansvarige. Locum bistår gärna hyresgästen med att ta fram en behovsanalys. Resultat Resultatet av arbetet är en behovsanalysrapport som redovisar behov och mål, samt verksamhetens specifika krav. Beslut Om styrgruppen beslutar att lokalprojektet bör fortsätta tecknas ett förstudieavtal och en förstudie inleds. 8

9 Förstudie Syftet med en förstudie är att: specificera förutsättningar och krav utifrån behovsanalysen samt att ta fram alternativa lösningar analysera och utvärdera olika alternativ utifrån valda bedömningskriterier som exempelvis målformulering, förutsättningar och krav välja det alternativ som bäst svarar mot lokalprojektets behov och mål. Arbetsfördelning Locums kundchef eller kundansvarige ansvarar för att ta fram förstudien tillsammans med hyresgästen. Uppdraget kan delegeras till projektledare och/eller lokalutvecklare. I förstudieskedet utökas organisationen till en projektorganisation som omfattar styrgrupp och projektgrupp. I större lokalprojekt kan det bli aktuellt med konsultgrupp, referensgrupp och andra arbetsgrupper. För att lokalprojektet ska bli framgångsrikt krävs att alla för lokalprojektet relevanta perspektiv blir belysta. Hyresgästen intar en central roll i detta skede av lokalprojektet. Resultat Resultatet av arbetet är en förstudierapport som redovisar en eller flera alternativa lösningar på de behov som identifierats. Föreslagna lösningar utvärderas med avseende på exempelvis funktions- och sambandskrav, flexibilitet, arbetsmiljöaspekter, miljö- och energiaspekter, lokaleffektivitet, investering samt uppskattad tid för genomförande. En analys av de risker som finns för lokalprojektet ingår också i rapporten. Efter utvärdering väljs det förslag som bäst uppfyller målen för lokalprojektet. Beslut Om styrgruppen beslutar att lokalprojektet bör fortsätta tecknas ett programavtal och ett programarbete inleds. 9

10 Program Syftet med programarbetet är att: detaljerat beskriva hyresgästens lokalbehov skapa ett underlag för beslut och avtalstecknande Arbetsfördelning I programskedet leder Locums projektledare arbetet i samråd med hyresgästen och med hjälp av anlitade konsulter. För att det ska bli rätt från början är det viktigt att hyresgästen även i denna fas av lokalprojektet intar en aktiv roll. Det kräver tid, engagemang och mandat. Hyresgästen säkerställer sin interna kommunikation med de verksamheter och sakkunniga som har betydelse för lokalutformningen. Det kan vara medicintekniska avdelningen, IT-avdelningen, säkerhetsansvariga, ergonomer med flera. Locum upprättar en gränsdragningslista i syfte att klargöra vem som gör vad i nästa fas, samt vad som ska ingå i hyran, och vad hyresgästen ska äga och/eller införskaffa. Resultat Underlaget består bland annat av lokallista, rumsfunktionsprogram (RFP) och ritningar som hyresgästen och Locum utarbetar tillsammans. Ett RFP är en specifikation av lokalernas egenskaper (exempel ljus, ljud, vatten, luft) samt inredning och utrustning. RFP och ritningar beskriver tillsammans lokalernas utformning och samband. Under programskedet görs även tekniska program som specificerar vilken teknik och mediaförsörjning som erfordras. Beslut Om resultatet av programarbetet visar att lokalprojektet bör fortsätta, fattar styrgruppen beslut om tecknande av avtal, och genomförandet inleds. Detta kan vara projektavtal eller hyresavtal. 10

11 Genomförande I genomförandet går lokalprojektet igenom två olika skeden 1) Projektering och 2) Produktion, vilka beskrivs nedan. Syftet med genomförandet är att: i detalj beskriva lokalernas utformning skapa en kravspecifikation inför produktion genomföra om- eller nybyggnation Arbetsfördelning I genomförandeskedet leder Locums projektledare arbetet med hjälp av anlitade konsulter och entreprenörer. I projektering utformas ritningar och dokument. Dessa handlingar beskriver tillsammans lokalernas utformning i detalj. De ligger sedan till grund för den planerade om- eller nybyggnationen. Locum ansvarar för arbetet och anlitar konsulter för att utforma ovanstående handlingar. Hyresgästen deltar genom att fortsatt specificera vilken inredning och utrustning som behövs. Hyresgästen ansvarar också för att denna beställs. Kostnader för inredning och utrustning ingår inte i projektkostnaden. Lokalernas utformning anpassas efter den utrustning som hyresgästen specificerat. I produktionen anlitar Locum entreprenörer för genomförandet av om- eller nybyggnationen. Resultat Projekteringsarbetet resulterar i ett förfrågningsunderlag som ligger till grund för upphandling av den entreprenör som kommer att genomföra om- eller nybyggnationen. Resultatet av produktionen är de färdiga om- eller nybyggda lokalerna. 11

12 Överlämning När lokalprojektet är klart överlämnas lokalerna till hyresgästen. Då görs normalt en inflyttningsbesiktning och en genomgång av lokalen tillsammans med hyresgästen. Vid större eller mer komplicerade lokalprojekt kan det vara bra att tidigt i lokalprojektet planera för hur överlämningen ska ske, ibland måste den ske i flera etapper. 12

13 Utvärdering Vid större lokalprojekt utvärderas hela projektet avseende genomförandet och resultatet. En projektmätning och en lokalmätning görs normalt genom intervjuer en tid efter att lokalerna tagits i bruk. De som medverkat i eller är direkt berörda av lokalanpassningen får svara på frågor om lokalprojektets genomförande och hur de nya/ombyggda lokalerna fungerar. En utvärdering av ett projekt är även en erfarenhetsåterföring till nästa lokalprojekt. 13

14 14

15 Liten ordlista med förklaringar ur Nationalencyklopedin Entreprenör [en- eller an-] (franska entrepreneur), en person eller ett företag som genomför en entreprenad. Ett samlingsbegrepp för discipliner som byggnads-, el-, vvs-, styrentreprenör med flera. Entreprenad [en- eller an-] (bildning till entreprenera, av franska entreprendre företa sig ), åtagande av ett företag att för beställare utföra visst större arbete, särskilt avseende byggnad eller annan fast anläggning, t.ex. bro. Konsult (av latin consu ltus rättslärd, lagklok, av co nsulo rådslå, arbeta för, hjälpa, handla, rådfråga ), sakkunnig person som anlitas för vissa specialuppdrag eller som rådgivare, t.ex. inom ekonomi och teknik. Locum anlitar i lokalprojekten specialistkompetenser inom bland annat el, vvs, arkitektur. Specialist, person som är expert på visst område (som vanligen har att göra med yrket). Byggnadsprojektering, utformning, dimensionering och beskrivning av blivande byggnader. Resultatet av en byggnadsprojektering blir bl.a. arkitektritningar (utformning), konstruktions-, värme-, ventilations- och sanitets ritningar, elinstallationsritningar samt tekniska beskrivningar. Slutbesiktning, granskning av byggnadsentreprenad efter färdigställandet för att konstatera fel och brister och pröva om entreprenaden kan godkännas. Efter sådant godkännande upphör entreprenörens generella ansvar för objektet och garantitiden börjar löpa. 15

16 Locum AB är en av Sveriges större fastighetsförvaltare med ett fastighetsbestånd på ca 2,1 miljoner m² lokaler i Stockholms län. Bland hyresgästerna dominerar sjukvården i länet. Locum AB ägs av Stockholms läns landsting. Locum AB. Östgötagatan 12. Box Stockholm. Telefon: