1 (8) Processens syfte är att. deras ansvar. Processen ska också bidra till bättre underlag inför beslut om investering i lokaler.

Transkript

1 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Kommunchef Roland Karlsson Dokumentansvarig Förvaltningschef Annette Andersson Datum (8) Lösa verksamhetens behov av lokaler - process Syfte Processens syfte är att vägleda de företrädare för verksamheten som har i uppdrag att lösa behovet avv lokaler, samt klargöra de olika rollerna och deras ansvar. Processen ska också bidra till bättre underlag inför beslut om investering i lokaler. Mätning Processens syfte utvärderas muntligen i förvaltningschefsgruppen vid den årliga bedömningen av processens aktualitet. Serviceförvaltningenn gör utvärdering efter byggnation/investering per objekt. I denna utvärdering ställs också fråga om processen fyller sitt syfte.

2 Processen att lösa verksamhetens behov av lokaler ur nyttjaren/hyresgästens synvinkel. Del 1. Underlag och beslut om investering i lokaler Kommunstyrelse/ kommunfullmäktige 11 Ks/kf antar budget Förvaltningschefsgruppen 10 Föreslår prioritering Nämnd Förvaltning 2 Presenterar behov av lokaler 5 Hyra eller bygga nytt Om- eller nybyggnation 9 Godkänner kalkyl och prel. avtal Nyttjare/ hyresgäst Även direkta önskemål från förvaltning eller nyttjare 4 Utreder, godkänner Hyra internt/ externt Godkänner kalkyl och prel. avtal Fastighets -förvaltare (Serviceförvaltn.) 1 Bjuder in förv. om lokalbehov 3 Undersöker om lediga lokaler Utreder lösning Tar fram hyreskontrakt 6 Beställer utredning 8 Tar fram hyreskalkyl/ prel. avtal Fastighets avd./projektledare (Serviceförvaltn.) Beslutsunderlag, blankett Investering, bygga nytt/bygga om 7 Utreder, kostnadsberäknar Beslutsunderlag, blankett Investering, bygga nytt/bygga om Samhällsbyggnadskontoret Andra intressenter Fastighetsavdelningen deltar i plan- och exploateringsberedningen och bevakar där behov av detaljplan, markfrågor, m.m. Utredning av lokalbehov i sep-dec, prioriteringsförslag i feb, kf beslut i juni Ofta 2 3 år från kontakt om lokalbehov till byggstart.

3

4 4 (8) Processen lösa verksamhetens behov av lokaler (Verksamhetens medverkan i processen) Del 1. Underlag och beslut om investering i lokaler Processen är lång, det kan ofta gå två till tre år från första kontakt om lokalbehov till dess att bygget startar. 1. I september varje år bjuder serviceförvaltningens fastighetsförvaltare in förvaltningarna för diskussion om deras lokalbehov. Nyttjare eller ansvarig förvaltning kan också vända sig direkt till fastighetsförvaltare när behov uppstår. 2. Förvaltningarna presenterar vid septembermötet sina behov i både kort och långt perspektiv. Det är viktigt att förvaltningen tidigt formulerar sina krav på tillgänglighet av lokalerna. 3. Fastighetsförvaltaren samordnar lokalbehov från olika verksamheter. Syftet är att kunna erbjuda alternativa lediga lokaler så att vi effektivt utnyttjar kommunala lokaler. Fastighetsförvaltaren ska även undersöka och erbjuda alternativ med externt hyrda lokaler främst som alternativ till egen byggnation. Fastighetsförvaltaren ska tillsammans med ansvarig förvaltning dokumentera alla erbjudanden om lediga lokaler och svar på dessa erbjudanden. Dokumentation av erbjudande om lediga lokaler ska göras på blanketten Investering lokaler, bygga nytt/bygga om. Blanketten ska senare ingå i beslutsunderlag till kommunfullmäktige. 4. Förvaltning/nyttjare och fastighetsförvaltare utreder lösningar och sammanställer i ett lokalprogram behov av ytor samt beskriver vilken verksamhet som ska nyttja ytorna. Som underlag ligger gällande lokalnormer. För närvarande har vi lokalnormer för kontor, förskola och skola (t.ex. kvadratmeter/elev). Avstämning mellan fastighetsförvaltare, nyttjare och ansvarig förvaltning görs löpande. För behoven inom barn- och ungdomsförvaltningen ansvarar fastighetsförvaltarna för att varje år göra en lokalöversyn inom förskolor och grundskolor. Denna lokalöversyn utgör ett hjälpmedel för planering av lokalbehov vid förändrat antal barn/elever. Barn- och ungdomsförvaltningen levererar i januari varje år, ett underlag till lokalprogram och behovet beräknas efter en lokalnorm. 5. I dialog med fastighetsförvaltaren tar ansvarig förvaltning ställning till om att hyra kommunala lokaler, hyra externt eller om-/nybyggnation är att föredra. Om extern hyra av lokaler ska ske så ligger ansvaret för förhandling och kontraktskrivande på serviceförvaltningens fastighetssamordnare. Dokumentation av förvaltningens beslut ska göras på blanketten Investering lokaler, bygga nytt/bygga om. Alternativ till investering och vad ett utökat åtagande ger för konsekvenser i kronor för verksamheten ska dokumenteras av förvaltningen. Blanketten ska senare ingå i beslutsunderlag till

5 5 (8) kommunfullmäktige. 6. Vid alternativet bygga om- eller nybyggnation så beställer fastighetsförvaltaren utredning om byggkostnader, m.m. av fastighetsavdelningen. 7. Första kostnadsbedömningen är en kalkyl bl.a. baserad på antalet kvm i behovet. Kalkylmodellen ska ta hänsyn till oförutsedda kostnader och en nivå för prisökning innan projektet genomförs. Avdelningschefen för serviceförvaltningens fastighetsavdelning är medlem i plan- och exploateringsberedningen och bevakar där frågor om detaljplan, mark, krav på gestaltning, m.m. och andra frågor som kan påverka kalkylen. Tidigt samråd med samhällsbyggnadskontoret om vilka beslut och tillstånd som kan bli aktuella kan förenkla senare skeden i processen. I detta skede finns också behov att samordna med Kalmar Vatten, Kalmar Energi, m.fl. Fastighetsavdelningen gör också en första tidsplan som visar när projektering måste starta för att klara tidpunkten när byggnaden ska stå färdig. Som ett resultat visas också när ev. detaljplan, nybyggnadskarta, bygglov m.m. måste vara färdiga. 8. Baserat på kostnadsbedömningen gör fastighetsförvaltaren en hyreskalkyl och presenterar ett preliminärt hyresavtal. Till hyresavtalet upprättas också en ansvarsfördelning som visar vem som bekostar inventarier, m.m. Hyresavtalet justeras när slutredovisningen av entreprenaden är gjord (ofta ca ett år efter inflyttning). Dokumentation av kalkylerna ska göras på blanketten Investering lokaler, bygga nytt/bygga om. Blanketten ska senare ingå i beslutsunderlag till kommunfullmäktige. 9. Kostnadsbedömningen och hyresavtalet godkänns av den ansvariga förvaltningen. 10. I februari inför budgetarbetet, lämnar förvaltningschefsgruppen tillsamman med sina ekonomiansvariga ett gemensamt samlat förslag på investeringar till majoriteten. Serviceförvaltningens förvaltningschef ansvarar för att samla in beslutsunderlag och sammanställa förslagen av investeringar i lokaler och infrastruktur. Kommunchefen presenterar förslaget för majoriteten. Majoriteten behandlar förslaget och sätter i sitt förslag de slutliga nivåerna inom investeringsramen. Demografiska förändringar är en del av prioriteringen. 11. Kommunfullmäktige beslutar i juni om drift- och investeringsbudget och tilldelar investeringsanslagen för byggnation och infrastruktur till servicenämnden samt täckning för hyreskostnad till respektive nämnds driftbudget. I budgeten under rubriken Principer för ekonomistyrning skrivs att servicenämnden ges rätt att inom sin tilldelade investeringsram hantera ökade kostnader upp till 10 % för ett investeringsprojekt. Kostnadsökningarna ska dokumenteras. Uppstår ökade driftkostnader till följd av ökade investeringskostnader så ska servicenämnden få godkännande av ansvarig nämnd. I budgeten skrivs också in att alla driftkostnader utöver vad som

6 6 (8) tilldelats i budget för respektive investeringsprojekt ska bäras av ansvarig nämnd. För en smidig hantering föreslås att ansvariga nämnder respektive servicenämnden delegerar denna hantering till förvaltningscheferna. Del 2. Genomförande av byggnation Projektledare utses när kommunfullmäktige beslutat om investeringen. Projekteringen startas normalt inte direkt efter kommunfullmäktiges beslut utan först när tiden är inne enligt tidsplan. Projektledaren startar projekteringsprocessen med att upphandla konsulter för projektering, kallar till och leder samtliga projekteringsmöten förutom nyttjarens information till den egna verksamheten. Projektledaren ansvarar för att representanter för berörda verksamheter som barn- och ungdom, omsorg, miljö, kultur- och fritid, trafik, energi och va, tillgänglighet, barnperspektiv, drift och service, städ, fack, skyddsombud, arbetsmiljö, m.m. i tidigt skede kallas för deltagande eller samråd i projekteringen. Städavdelningens krav/synpunkter bevakas av projektledaren via en intern checklista. Projekteringshandlingarna remitteras till miljöenheten (samhällsbyggnadskontoret) främst när det gäller livsmedelsanläggning (kök) och till kommunledningskontorets utvecklingsenhet för bevakande av barnperspektivet. Miljöenheten, representant för barnperspektivet och handläggaren av tillgänglighetsfrågor kan även medverka på projekteringsmötena. Projektledaren samarbetar med kultur- och fritidsförvaltningen angående konstnärlig utsmyckning (1 % av byggkostnaden). Fortsatt handläggning av utsmyckning sker mellan projektledaren, nyttjaren och kultur- och fritidsförvaltningen. Vid eventuellt gestaltningsprogram även med samhällsbyggnadskontoret. Under projekteringsfasen justeras tidsplanen med tidsplan för detaljplanearbetet för att klara projekteringsstarten. I de fall när arbetet med detaljplan och projektering av byggnation måste ske parallellt är samarbetet mellan planförfattaren och projektledaren särskilt viktigt. 12. Servicenämnden hanterar investeringsbudgeten och övriga nämnder hanterar sina internbudgetar. 13. Projektledaren upphandlar konsulter när tiden är inne enligt preliminär tidsplan. 14. Fastighetsavdelningen projekterar fast inredning kopplad till byggnaden. Denna inredning är med i byggkostnaden. Den ansvariga nämnden bekostar övrig inredning. Projektledaren kan i entreprenaden ta in och upphandla vissa delar av övrig inredning. Kostnaderna regleras i ansvarsfördelning som följer med hyresavtalet. 15. Nyttjaren deltar i projekteringsmöten och utser representanter till projekteringsmötena. Medverkande kan vara enhetschef, rektor, vaktmästare, barn och föräldrar, m.fl. Facken kallas till särskilt möte. Projektledaren kallar till mötena. Till startmötet kallas också av den lokala skyddskommittén utsedd person.

7 7 (8) 16. Ansvarig nämnd (förvaltningschef på delegation) beslutar om eventuella tillkommande behov och önskemål samt hur ökade driftkostnader ska finansieras. Projektledaren lämnar uppgifter om kostnader på blanketten Investering lokaler, tillkommande kostnader. Servicenämnden (förvaltningschefen på delegation) kan besluta om kostnadsökningar upp till 10 % för ett projekt inom servicenämndens investeringsram. Har förutsättningarna för investering förändrats mer så krävs ett nytt beslut av kommunfullmäktige om utökad investering. Alternativet att lägga ner projektet finns naturligtvis också. 17. Nyttjaren ansvarar för information till sin verksamhet under hela processen, projektledaren kallar till övriga möten. 18. När projekteringen är färdig kallar projektledaren till ett protokollfört möte med skyddsombuden om handlingarna. Upphandling av entreprenad samt byggnation Projektledaren upphandlar entreprenaden, ansvarar för ansökningar om bygglov och andra nödvändiga tillstånd, gör bygganmälan inför byggsamråd, besiktning, garantiarbeten, m.m. 19. Om kostnaden i anbuden överstiger kalkylerna så krävs godkännande av den ökade kostnaden. Ansvarig nämnd (förvaltningschef på delegation) beslutar om ökningen av driftkostnader samt hur de ska finansieras. Servicenämnden (förvaltningschef på delegation) kan besluta om kostnadsökningar upp till 10 % inom servicenämndens investeringsram. Besluten dokumenteras på blanketten Investering lokaler, tillkommande kostnader. Har förutsättningarna för investering förändrats mer så krävs ett nytt beslut av kommunfullmäktige om utökad investering. Alternativet att lägga ner projektet finns också. 20. Servicenämnden beslutar om anbud över 100 prisbasbelopp och förvaltningschefen på serviceförvaltningen kan på delegation anta anbud under detta belopp. 21. I byggmöten under byggfasen deltar enhetschef/rektor och vaktmästare/fastighetsskötare. Nyttjarens övertagande I aktiviteten överlämnande av entreprenad ingår samordnad provning och slutbesiktning. Här deltar oftast vaktmästaren/fastighetsskötaren hos nyttjaren för att lära mer om driften av huset. Utvändigt sköts oftast marken av entreprenören under garantitiden (två år). Etableringsbesiktning sker gällande marken, tidpunkten kan variera. Projektledaren vet vad som gäller. 22. Nyttjaren deltar i besiktning med övertagande av drift (vaktmästaren/fastighetsskötaren). 23. Godkänner slutlig justering av hyran när entreprenaden slutredovisats.

8 24. Slutredovisning av investeringsobjektet med redovisning av utfall och kostnader ska göras av serviceförvaltningens fastighetsavdelning till ansvarig nämnd och till kommunstyrelsens arbetsutskott. Denna slutredovisning är oftast inte möjlig förrän efter mer än ett år. 8 (8)