Tidiga skeden i lokalförsörjningsprojekt

Transkript

1 Tidiga skeden i lokalförsörjningsprojekt STRATEGISKT PROGRAMARBETE SKAPAR VÄRDEN FÖR VÅRDEN 2005 Locum, reviderad

2 Kontrollera inställningarna till Acrobat Reader: Ctrl-K (PC) eller Command-K (Mac) och välj Visa. Kryssa i Jämn text och Jämna konturteckningar under Utjämning. Cirklarna nedan ska nu vara kantutjämnade. Denna manual fordrar Acrobat Reader version 5 eller senare. Programmet kan laddas ner kostnadsfritt på

3 Innehåll Inledning Tänk efter före! 1 Spara pengar tjäna pengar! 2 Till vem vänder sig handboken? 2 När och hur ska handboken användas? 3 Mer information! 4 Så här arbetar vi med lokalplanering! 5 Sex länkar i kedjan! 5 Beslutsprocessen 9 Viktiga delar i ett projekt 10 Förändringens förutsättningar och krav 10 Samverkan och projektorganisation 11 Ta vara på kompetens och erfarenhet 11 Projektorganisationen 11 Upphandlingsrutiner 13 Behovsanalysen 14 Ta reda på det verkliga behovet! Vänta med lösningarna! 14 Rum, teknik och organisation 14 Förändringens förutsättningar och krav 15 Behovsanalysen i praktiken 17 Resultat 18 Förstudien 19 Fördjupning av förutsättningar och krav 19 Formulera bedömningskriterier! 24 Ta fram alternativa lösningar! 24 Produktutveckling 25 Analysera och jämför! 25 Välj ett huvudalternativ! 25 Förstudien i praktiken 26 Resultat 27 Verktyg och hjälpmedel 28 Intervjuer 28 Checklistor 28 Nyttjandeanalys 29 Sambandsanalyser 29 Grafiskt stöd 30 Scenarioanalys 30 Fotografier: Olof Holdar, sid 1, 4, 11, 17, 19, 20, 22, 24, 28, 29 Mikael Ullén, sid 1, 2, 3, 17, 18, 30 Carola Buretorp, sid 9, 16, 21, 23, 27 Håkan Lindgren, sid 11, 14 Max Plunger, sid 16, 21 Håkan Pettersson, sid 20 Stina Bengtsson, sid 25 Illustrationer: Johnny Dyrander Konstverk på sid 16: Del av utsmyckningen Haren och sköldpaddan. Grodan är utformad av konstnären Roland Haeberlein.

4 INLEDNING TIDIGA SKEDEN Inledning TÄNK EFTER FÖRE Hur kan arbetet i de tidiga skedena i lokalprojekt skapa värden för vården? I de tidiga skedena läggs grunden för ett framgångsrikt genomförande. Här skapas förutsättningarna för det som sedan ska ge en god arbetsoch patientmiljö och en kostnadseffektiv drift. Därför är det viktigt att vi tänker efter före, att vi går igenom alla faktorer som påverkar och underlättar det kommande arbetet. Noggranna förberedelser, initierade och engagerade deltagare i projekten samt kostnadsmedvetande ger mervärden för både ägare, kunder och vård. Denna handbok beskriver hur Locum tillsammans med hyresgästen startar och driver en lokalplanering som går hand i hand med kundens verksamhetsplanering. I de tidiga skedena som omfattar behovsanalys och förstudie klarlägger vi verksamhetens nuvarande och kommande behov. Det är ett strategiskt programarbete. Här fångar vi upp, tolkar, prioriterar och kommunicerar de fysiska villkoren för verksamhetens utveckling till personer som ska förverkliga dem. 1

5 INLEDNING TIDIGA SKEDEN SPARA PENGAR - TJÄNA PENGAR Ny- och ombyggnad av vårdlokaler innebär ofta stora investeringar och påverkar de kommande driftskostnaderna. De beslut som fattas i de tidiga skedena får stora konsekvenser för både vården och fastighetsförvaltningen i framtiden. Därför är förutsättningarna för att skapa lönsamma förändringar bäst i början av projektet. Kostnaderna för att analysera och tänka om är betydligt lägre i början än när vi redan har satt igång själva byggandet. Ju tidigare vi upptäcker förbättringsmöjligheter, desto bättre. Med andra ord är det lönsamt att tänka efter före. Hög Kostnad Möjlighet att påverka TILL VEM VÄNDER SIG HANDBOKEN? Denna handbok vänder sig först och främst till alla som ska delta i lokalprojekt knutna till en vårdverksamhet, till de som ska hantera beslutsprocessen och till dem som ska fatta de avgörande besluten. Vårdlokaler skiljer sig från andra lokaler genom att de är installationstäta och de ska fungera varje minut, varje dag året om utan avbrott. Detta ställer särskilt höga krav på planering och genomförande av förändringar i utformning och innehåll. Det innebär också att många människor blir inblandade vid anpassning av lokalerna, både i stort och smått. Handboken ska också bidra till att skapa förståelse för och delaktighet i alla led i kedjan från idé till drift. Låg Förstudie Program Genomförande/byggande Tid 2

6 INLEDNING TIDIGA SKEDEN NÄR OCH HUR SKA HANDBOKEN ANVÄNDAS? Handboken kan användas som uppslagsbok för att ge svar på hur Locum arbetar tillsammans med kunderna i de tidiga skedena både i det praktiska arbetet och i samband med utbildning. Ett annat syfte är att handboken ska motivera samt ge inspiration och vägledning när det gäller att förbättra möjligheterna att erbjuda lokaler som stöder och effektiviserar vården i Stockholms läns landsting. De tidiga skedena är en kreativ fas som utgör en viktig, integrerad del av den totala lokalförsörjningsprocessen. Använd därför handboken och dess innehåll som hjälpmedel för att fånga, formulera, prioritera och kommunicera det enskilda lokalprojektets mål, förutsättningar och ramar! Handboken för tidiga skeden är samordnad med processbeskrivningen för tidiga skeden, som i sin tur ingår i Locums kvalitetssystem. 3

7 INLEDNING TIDIGA SKEDEN MER INFORMATION Broschyren Från idé till verklighet att tillgodose lokalbehov för Stockholms läns landstings fastigheter är en sammanfattning som komplement till handboken. FRÅN IDÉ TILL VERKLIGHET Att tillgodose lokalbehov för Stockholms läns landstings fastigheter För ytterligare information om planering i tidiga skeden för Stockholms läns sjukvårdsområden rekommenderar vi: Planera sjukhusområden en handledning för fastighetsutvecklingsplanering. Upphandlingshandboken, som ingår i Locums kvalitetssystem och är till för alla som ska handla upp tjänster i samband med lokalförsörjningsprojekt. 4

8 SÅ HÄR ARBETAR VI MED LOKALPLANERING Så här arbetar vi med lokalplanering Locum har utvecklat en arbetsmodell, som baseras på lång erfarenhet och kunskap och som visat sig vara effektiv i alla lokalförsörjningsprojekt. Den beskriver hela processen från idé till färdigt resultat. SEX LÄNKAR I KEDJAN! Ett gemensamt, accepterat sätt att genomföra ett lokalprojekt underlättar samarbete och dialog. Alla vet hur projektet fortskrider och beslutsfattarna kan följa arbetet via standardiserade underlag. En väl beskriven och dokumenterad arbetsordning förenklar och effektiviserar uppföljningen och därmed möjligheterna att identifiera förbättringsområden. Arbetssättet är generellt och ska följas av alla oavsett projektets storlek och grad av komplexitet. Det har heller ingen betydelse om landstinget äger eller hyr de aktuella lokalerna. Modellen bygger på sex olika faser i en logisk följd. Alla deltagare i projektet ska känna till och ta hänsyn till helheten även om de bara medverkar i enskilda delar. Som vi tidigare nämnt är det bara behovsanalysen och förstudien som ingår i tidiga skeden. För att göra beskrivningen fullständig går vi här kortfattat igenom alla sex länkarna i kedjan. 5

9 SÅ HÄR ARBETAR VI MED LOKALPLANERING Steg 1, Behovsanalys Klarlägg behov! Definiera mål! Behovsanalysen svarar på frågor om vad som ska uppnås, vilka begränsningar som finns och vad som ska prioriteras. Resultatet av arbetet är ett beslutsdokument med behovsanalysrapport som ska ligga till grund för beslut om en förstudie ska inledas. Mer om behovsanalysen hittar du på sidan 14. Steg 2, Förstudie Ta fram alternativ! Välj huvudalternativ! Syftet med förstudien är att pröva olika alternativ till lösningar. Alternativen vägs mot de mål som formulerats i behovsanalysen. Ett huvudalternativ väljs och det alternativet utvecklas i nästa steg. Resultatet av arbetet är ett beslutsdokument med förstudierapport som underlag för beslut om nästa steg, programarbetet, ska inledas eller inte. Här redovisas huvudalternativet och dess fördelar framför andra lösningar samt funktionsbeskrivning och lokalsammanställning, ekonomi och teknik med mera. Mer om förstudien hittar du på sidan 19. 6

10 SÅ HÄR ARBETAR VI MED LOKALPLANERING Steg 3, Program Bestäm hur slutresultatet ska se ut! Syftet med programarbetet är att ta fram underlag för beslut om genomförande och tecknande av projekt- och hyresavtal. Resultatet redovisas i programskisser och rumsfunktionsprogram med kundens detaljerade krav på lokalerna. Här finns också ytbehov, teknisk utrustning och sambandskrav samt en miljöinventering. Skisser och funktionsprogram ska godkännas av kunden. Därefter upprättas en gränsdragningslista för att fastställa vad som ska ingå i hyran och vad hyresgästen själv ska anskaffa och betala för. Dokumenten utgör underlag för kalkyl och beslut om projektet ska fortsätta in i nästa fas. För mer information, se processen för Byggprojektledning i Locums kvalitetssystem. Steg 4, Genomförande Anskaffa, projektera, producera! Genomförandefasen inleds med projekteringen som presenterar hur kraven ska uppfyllas. Arbetet redovisas i ritningar, som bygghandlingar och systemhandlingar, samt beskrivningar. Projekteringen följs av de praktiska byggnadsarbetena - produktionen. För mer information, se processen för Byggprojektledning i Locums kvalitetssystem. 7

11 SÅ HÄR ARBETAR VI MED LOKALPLANERING Steg 5, Överlämnande Hyresgästen tar över! När byggnadsarbetena är klara sker överlämnandet, som föregås av en inflyttningsbesiktning. Samtidigt sker ett överlämnande till förvaltningen och driftorganisationen. Därefter går lokalerna över i Locums dagliga förvaltning. För mer information, se processen för Byggprojektledning i Locums kvalitetssystem. Steg 6, Utvärdering Analysera måluppfyllelse! Några månader efter överlämnandet görs en utvärdering av hela projektet och dess resultat. Det sker bland annat genom enkäter där medarbetare hos hyresgästen svarar på frågor om lokalerna och projektarbetet. Då görs också en slutlig avstämning mot budget och en analys av resultatpåverkan. Utvärderingen fångar även upp vad brukarna av lokalerna tycker och om resultatet blev det förväntade. Dessutom görs en praktisk genomgång av lokalerna tillsammans med hyresgästen och Locums förvaltare. Resultatet av utvärderingen sammanställs och läggs till grund för fortsatt utveckling av tjänster och samarbetsformer. För mer information, se processen för Sena skeden i Locums kvalitetssystem. 8

12 SÅ HÄR ARBETAR VI MED LOKALPLANERING Beslutsprocessen En tydlig beslutsprocess är ett led i att säkerställa kvaliteten i vårdens lokaler. Besluten tas i flera steg och på olika detaljeringsnivåer. Därigenom får vi bra underlag som ger väl underbyggda beslut. Samtidigt förhindrar vi att projekt, som kräver engagemang och tid från deltagarna, förbrukar onödiga kostnader och resurser. Besluten ska fattas på rätt nivå inom Locum, hos hyresgästen och i förekommande fall inom landstingets beställarorganisation. Det är viktigt att besluten är synkroniserade och att de grundar sig på samma underlag. För kontinuitetens och samordningens skull är det också viktigt att rapporterna är tydliga och fullständiga. De ska fånga upp och beskriva kritiska och dimensionerande faktorer. Rapporterna ska hjälpa dig som planerar att prioritera och dig som fattar besluten att förstå alla konsekvenser av förändringen när det gäller verksamheten och ekonomin. Beslutsprocessen har fyra steg. Programavtal Om resultatet av förstudien visar att arbetet ska leda till en lokalförändring, det vill säga bygga nytt, bygga om eller hyra in, tecknas ett programavtal mellan hyresgästen och Locum. Hyresavtal med projektavtal När programarbetet är avslutat tecknas ett hyresavtal med projektavtal innan genomförandet eller inhyrningen påbörjas. Överenskommelse om behovsanalys Beslut om att starta en behovsanalys bygger på en överenskommelse mellan hyresgästen och Locum. Analysen kan initieras av båda parter. Behovsanalysen är vanligtvis kostnadsfri för hyresgästen. Kostnader för konsulter som kan behövas om projektet är mycket omfattande eller komplicerat, faktureras dock hyresgästen direkt eller via hyran. Förstudieavtal Om resultatet av behovsanalysen pekar på att det finns skäl att gå vidare i arbetet blir nästa fas beslut om en förstudie. Då upprättas ett avtal mellan Locum och hyresgästen. 9

13 VIKTIGA DELAR I ETT PROJEKT Viktiga delar i ett projekt Hur ser vårdens behov, krav och önskemål ut? Vilka förutsättningar har projektet verksamhetsmässigt och ekonomiskt? Är förändrade lokaler lösningen på ett eventuellt problem eller finns det andra faktorer som spelar in? Här följer en checklista på viktiga frågeställningar att ta hänsyn till i en lokalförsörjningsprocess. FÖRÄNDRINGENS FÖRUTSÄTTNINGAR OCH KRAV Funktion Hur fungerar verksamheten och lokalerna idag? Hur ska de fungera i framtiden? I vilken riktning ska verksamheten utvecklas? Hur påverkar förändringen arbetsorganisationen? Finns det riktlinjer som ett eventuellt lokalprojekt ska förhålla sig till? Teknik Vad krävs av de tekniska systemen idag och i framtiden? I vilken riktning går utvecklingen? Vilken tillgänglig teknik är mest lämplig och hur påverkar den lokalernas utformning och storlek? Finns det specifika miljökrav? Finns det några specifika riktlinjer att ta hänsyn till? Gestaltning Vilka bärande idéer ska den fysiska miljön uttrycka i arkitektur och design? Finns det befintliga värden, koncept eller riktlinjer som ska tas hänsyn till i projektet? Projektets resursbehov Vilken livslängd ska projektets resultat planeras för? Vilken av följande aspekter påverkar mest? Vad ska prioriteras och i vilken ordning? Organisation, tid och ekonomi är den generella grunden i planeringsarbetet, som behöver anpassas till projektets storlek och grad av komplexitet. Beslutstillfällen och kravet på beslutsunderlag är i stort sett lika oavsett det enskilda projektets förutsättningar. Organisation Hur ska lokalförsörjningsprojektet organiseras? Vilken kunskap och kompetens behövs? Vilka ska engageras? Hur ser upphandlingsstrategin och genomförandestrategin ut? Ekonomi Hur stor är budgeten? Hur stor blir investeringen? Hur ska den finansieras? Hur ser den framtida driftekonomin ut? Får projektet konsekvenser för andra delar av vårdverksamheten? Tid När ska det vara klart? Hur lång tid tar projektet? Finns det andra tidsmässiga förutsättningar eller hinder att ta hänsyn till? Krävs det evakuering och ersättningslokaler? 10

14 SAMVERKAN OCH PROJEKTORGANISATION Samverkan och projektorganisation TA VARA PÅ KOMPETENS OCH ERFARENHET Ett lokalförsörjningsprojekt involverar många medarbetare både hos beställare och utförare. För att resultatet ska bli så bra som möjligt och skapa värden för vården gäller det att identifiera och ta vara på all tillgänglig kompetens och erfarenhet. Det handlar också om att arbeta över de formella gränserna och tillåta kreativitet och skaparglädje inom ramen för projektet. Nytänkande, fantasi och innovationskraft är viktiga egenskaper hos deltagarna, men också sans, balans och respekt för projektets förutsättningar och möjligheter. Förankring är ett nyckelord i varje förändringsprocess, inte minst när det gäller lokaler. Locums representant leder projektet och ska vara tydlig när det gäller att föra en dialog kring mål och genomförande av planeringsarbetet. Locums representant ansvarar också för att metoden för planeringen accepteras, vilka som ansvarar för vad och vilka som kommer att bli berörda i vid bemärkelse. Hit hör landstingets beställarorganisation, Locums medarbetare och hyregäster, brukare av den aktuella lokalen, konsulter, entreprenörer och övriga leverantörer. PROJEKTORGANISATIONEN En bra organisation och ett strukturerat arbetssätt i de tidiga skedena är en förutsättning för ett lyckat resultat för alla inblandade. Organisationen ska vara tydlig, förankrad, enkel och beslutsför. Val av deltagare ska utgå från kompetens och erfarenhet. Arbetet ska bygga på respekt för och tillit till varje deltagares engagemang och vilja att göra ett bra jobb. I de beslutande grupperna ska det finnas en naturlig jämvikt mellan olika intressen. Frånvaron av någon eller några intressenter i början av projektet kan leda till onödiga omtag senare. 11

15 SAMVERKAN OCH PROJEKTORGANISATION Styrgrupp - Projektets beslutande grupp Projektets beslutande grupp, styrgruppen, formulerar mål och ramar och ansvarar för att dessa följs. Gruppen bör vara liten och beslutsför. Den bör företräda samtliga intressen relevanta för resultatet med avseende på funktion, teknik, utformning och resurser. Projektets omfattning avgör vilka intressenter som ska vara representerade i styrgruppen. I mindre projekt handlar det kanske bara om representanter från hyresgästen och Locum. Vid större och mer komplexa projekt måste direktiven ges och följas upp på en högre nivå. Detta kan innebära behov av en övergripande styrning som säkerställer att kraven från beställarkontor, fastighetsägare (genom Locum), sjukhusledning och vårdproducent/hyresgäst uppfylls. Det kan också finnas tillfällen då endast styrande dokument eller skriftliga direktiv anger inriktning för projektet. Oberoende av projektets karaktär ska styrgruppsfunktionen ha tillfredsställande beslutsmandat över mål och ramar. Samtliga beslut ska dokumenteras. STYRGRUPP PROJEKTGRUPP Referensgrupp Projektgrupp - Projektets operativa grupp Projektets operativa grupp, projektgruppen, ansvarar för att projektet genomförs enligt de mål och ramar som styrgruppen formulerat. Projektgruppen tar fram beslutsunderlag till styrgruppen och kan delegera uppgifter till olika konsult- och arbetsgrupper. Projektgruppen bör bestå av representanter för samtliga intressen relevanta för resultatets kvalitet. Till sin hjälp kan den operativa gruppen ha en referensgrupp. Den kan bestå av personer med specifika intressen i projektet, personer med specialistkunskap och personer som företräder grupper som kommer att beröras av projektet. Arbetsgrupper efter behov Arbetsgrupper efter behov Arbetsgrupper efter behov 12

16 SAMVERKAN OCH PROJEKTORGANISATION UPPHANDLINGSRUTINER Som offentligt företag ska Locum AB tillämpa Lagen om offentlig upphandling, LoU vid all upphandling av varor och tjänster. Upphandling enligt LoU ska ske med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. För mer information, se processen för Upphandling i Locums kvalitetssystem. För Locum och hyresgästen är upphandlingsfrågor en väsentlig del av projektets planering. Beroende på upphandlingens värde ska olika upphandlinsformer tillämpas. De olika upphandlingsformerna kräver olika tidsåtgång och resurser vid offentliggörande, anbudstid och utvärdering. Därför är det viktigt att redan i projektets tidiga skede diskutera lämpliga upphandlings - och genomförandeformer för det aktuella uppdraget och det önskade resultatet. Korrekt upphandling avgörande Upphandling och utvärdering är en grannlaga uppgift. Det är därför viktigt att säkerställa att allt sker korrekt och enligt konstens alla regler. Det finns annars en risk att upphandlingen ifrågasätts och i värsta fall måste göras om på juridiska eller andra formella grunder. Detta kan leda till fördröjningar av projektet. För att uppnå optimal kontinuitet och kvalitet är det bra att redan i tidiga skeden ta fram en plan för hur upphandling ska hanteras genom projektets olika skeden. Locums teknikcontroller för upphandling och upphandlingsmentorer kan bidra med stöd processen. Upphandling och upphandlingsrutiner beskrivs i Locums upphandlingshandbok. Uppgiftens karaktär styr upphandlingen Valet av konsult via upphandling ska i första hand baseras på kvalitetsparametrar även om priset naturligtvis spelar in. Målet är att få rätt kvalitet till rätt pris. Offert- och förfrågningsunderlag formuleras av Locum i samråd med hyresgästen. Det är av yttersta vikt att underlagen är precisa och tydligt anger uppdragets syfte, omfattning och innehåll. Vid utvärderingen är inhämtning och bedömning av relevanta referenser ofta mycket viktigt, varför detta ska ges nödvändig tid. Idéer och problemlösning som upphandlingsform Att välja en konsult på gamla meriter och tidigare erfarenheter är inte alltid det bästa alternativet. För mer omfattande uppdrag som kräver nytänkande och förmåga att lösa komplexa problem kan man istället med fördel utlysa en formgivningstävling, något som LoU tillåter. En formgivningstävling innebär att flera arkitekter/ingenjörer/konstnärer ges möjlighet att utifrån samma underlag och samma frågeställning komma med förslag till lösning i konkurrens om ett uppdrag eller en prissumma. I tidiga skeden vet man inte alltid vilka frågeställningar som ska hanteras inom ramen för projektet. Under sådana förutsättningar kan man arbeta med s.k. parallella uppdrag för att utreda möjliga lösningar. Parallella uppdrag är en utredningsform där uppdrag ges till flera arkitekt/teknikföretag och där företagen ofta arbetar utifrån olika direktiv, givna antingen från början eller under uppdragstidens gång genom uppdragsgivarens styrning. Parallella uppdrag är inte en upphandlingsform enligt LoU. Den upphandlare som väljer parallella uppdrag, ska hantera upphandlingen som flera samtidiga upphandlingar. 13

17 BEHOVSANALYSEN Behovsanalysen Behovsanalysen är det första steget i ett lokalprojekt. Behovsanalysen utgör tillsammans med förstudien det vi kallar tidiga skeden. Syftet är att göra det enkelt att formulera mål och strategier i beslutsdokumentet. Analysen ska också göra det möjligt att svara på frågan: Ska vi gå vidare med projektet eller inte? Syftet med behovsanalysen är att fastställa det verkliga behovet, vad som behöver förändras och varför. Utifrån analysen skriver förvaltaren, i en behovsanalysrapport, en första mål- och strategibeskrivning för projektet. Behovsanalysrapporten biläggs beslutsdokumentet. TA REDA PÅ DET VERKLIGA BEHOVET! VÄNTA MED LÖSNINGARNA! Varför? Det är den viktigaste frågan i behovsanalysen. Vänta med diskussioner om lösningar innan den frågan är tillfredsställande besvarad. Låt det ta tid! Vänd på alla stenar! Var kreativ och tänk fritt! Börja inte med att rita hus! Utnyttja gruppdynamiken och ta fram olika möjligheter, även sådana som inte utgår från att det är lokalen som är den kritiska faktorn! RUM, TEKNIK OCH ORGANISATION Det finns alltid mer än en lösning på ett lokalproblem. Därför är det viktigt att alla infallsvinklar kommer upp på bordet. En verksamhet kan understödjas av i huvudsak tre komponenter, som är integrerade med varandra på olika sätt; rummet, tekniken och organisationen. Om en av komponenterna förändras, påverkar det även de andra två och slutresultatet. I den bästa av världar råder ett medvetet och effektivt samspel mellan rummets/lokalernas utformning, valet av organisation och tekniska hjälpmedel. Brister i någon av de tre komponenterna kan kompenseras genom en förändring av de två andra. För att få ut mesta möjliga av de samlade resurserna när det gäller att möta ett behov, måste behovet analyseras. Hur har det uppstått? Vilka är de bakomliggande faktorerna? Är det lokalerna som är den kritiska faktorn? Eller arbetsorganisationen? Eller kanske de tekniska hjälpmedlen? Nya lokaler ger nya möjligheter för hur arbetet kan utföras. Omvänt kan en ny arbetsorganisation och nytt arbetsinnehåll kräva förändrade lokaler. 14

18 BEHOVSANALYSEN FÖRÄNDRINGENS FÖRUTSÄTTNINGAR OCH KRAV Verksamhetsbeskrivning Verksamhetsbeskrivningen är hyresgästens presentation av den egna verksamheten. Här beskrivs historia och utveckling, organisationens uppbyggnad, vad arbetet innehåller och hur det utförs, bemanning samt idéer om framtiden. Det senare är viktigt med hänsyn till att lokalförsörjningen måste ses i ett längre perspektiv. Investeringen måste kunna göras lönsam både i ekonomiska och arbetsrelaterade termer. Krav Tänk igenom kraven på funktion, teknik, gestaltning, organisation, ekonomi/driftekonomi och tid/livslängd. Lägg ner mest kraft på kritiskt dimensionerande faktorer som har betydelse för lokalernas utformning. Gestaltning Locum är en av Sveriges största beställare av byggprojekt med speciell inriktning på vårdlokaler. Därför har vi ett stort inflytande över och ansvar för utvecklingen av den arkitektoniska kvaliteten på det som byggs. Det innebär att Locum måste vara proaktivt eftersom många människor kommer att vistas i och påverkas av de lokaler vi ansvarar för. Locums Arkitekturpolicy anger det förhållningssätt som gäller avseende arkitektur i lokalförsörjningsprojekt. För att kunna styra lokalförsörjningsprocessen och nå maximalt resultat måste några frågor tas upp redan i behovsanalysen. Finns det miljöer, kvaliteter eller andra värden som måste tas hänsyn till? På vilket sätt? Finns det dokument, som beskriver förhållningssätt eller måste sådana tas fram? Vilka intryck vill vi att lokalen ska förmedla, både med avseende på interiör och exteriör? Vilka tekniska, ekonomiska och tidsmässiga möjligheter har vi att tillgodose dessa krav? Finns det skäl till omprioriteringar? 15

19 BEHOVSANALYSEN Säker eller riskfylld investering? Investeringar i lokaler ska kunna motiveras av ekonomiska skäl. Hur säker är den ekonomiska grunden för verksamheten? Kan den bära en eventuell hyreshöjning? Vilka driftkostnader klarar den? Hur lång tid dröjer det innan nya behov ger upphov till nya investeringar? Kostnads- och nyttobedömningarna ska i detta skede bara handla om grova uppskattningar av max- och minimivärden, som indikerar projektets osäkerhet och ger en uppfattning om storleksordningen på intäkter och kostnader. Formulera mål! Målformuleringen ska beskriva nyttan med projektet och hur det påverkar verksamheten. Här klargörs projektets bärande idé, varför det påbörjas och kärnan i innehållet. Beskriv vad vi vill uppnå, vilka eventuella begränsningar som finns och vilka prioriteringar som måste göras. Formuleringen av målen ska kunna användas för en systematisk uppföljning och utvärdering av hela projektet. Vissa mål är mätbara, andra kräver subjektiva bedömningar beträffande graden av uppfyllelse. Ett mål, som inte kan formuleras helt i objektiva termer, har ändå en styrande effekt om det är tydligt formulerat och om uppföljningen görs noggrant. 16

20 BEHOVSANALYSEN BEHOVSANALYSEN I PRAKTIKEN Initiativet till en behovsanalys kan tas i en informell eller formell kontakt mellan hyresgästen och Locum. När det gäller investeringar initierade av Locum kan diskussionen givetvis starta internt. Det ska emellertid finnas en överenskommelse om behovsanalys. Behovsanalysen är vanligtvis kostnadsfri för hyresgästen. Kostnader för konsulter som kan behövas om projektet är mycket omfattande eller komplicerat, faktureras dock hyresgästen direkt eller via hyran. Projektorganisation Oftast är det förvaltaren, som först kommer i kontakt med verksamhetens behov. Därför är det i allmänhet naturligt att förvaltaren är projektledare i analysen. Förvaltaren kan också välja att utse annan projektledare, men har alltid ansvaret för att ta fram underlag till beslut. Styrgrupp - Projektets beslutande grupp I analysskedet skapas embryot till projektorganisationen. Styrgruppen ska bildas enligt de principer som vi redogjort för på sidan 12. Sammansättningen är beroende av projektets omfattning och karaktär. Återigen betonas betydelsen av jämvikt mellan olika intressen i gruppen. Förvaltaren tillsammans med eventuell projektledare är alltid föredragande i styrgruppen. Projektgrupp - Projektets operativa grupp Förvaltaren är normalt projektledare i projektgruppen under behovsanalysen. Han eller hon kan vid behov delegera ansvaret. Projektgruppens storlek varierar beroende på projektets omfattning och kan utvidgas vid behov. 17

21 BEHOVSANALYSEN RESULTAT Resultatet av arbetet i behovsanalysen är en behovsanalysrapport. Dess omfattning är beroende av projektets komplexitet och de behov som verksamheten ger uttryck för. Analysen ska peka på mål och strategier för det fortsatta arbetet. Rapporten ska, oberoende av projektets karaktär och omfattning, innehålla följande delar: Sammanfattning. Kortfattad sammanfattning av hela rapporten. Målbeskrivning. Bakgrund till förändringsbehovet. Vad ska uppnås, vilka begränsningar finns och hur ser dessa ut samt vad ska prioriteras. Förutsättningar och krav för förändringen. Funktion, teknik, gestaltning, organisation, driftekonomi, livslängd, etc. Projektets resursbehov. Kostnad, tid och organisation för förstudie och eventuell fortsättning. Rekommendation till beslut. Gå vidare eller avbryta. Beslutsdokument med förslag till beslut I beslutsdokumentet läggs förslag till beslut att gå vidare till en förstudie alternativt avbryta. Beslut Inom Locum fattas efter samråd med hyresgästen beslut att gå vidare med en förstudie eller att avsluta projektet enligt delegation. Rapporten ska befogas beslutsdokumentet. 18

22 FÖRSTUDIEN Förstudien I förstudien prövas olika alternativ till lösningar mot valda utvärderingskriterier. Ett huvudalternativ föreslås, som ska utvecklas vidare i programskedet. Förstudien kan också leda till att projektet avbryts. Förstudien bygger på den målformulering som gjordes i behovsanalysen. Den: specificerar de förutsättningar och krav som ska uppfyllas i en lösning, formulerar utvärderingskriterier för olika lösningar utifrån målbeskrivningen, tar fram alternativa lösningar, analyserar och jämför alternativen utifrån utvärderingskriterier, förespråkar ett huvudalternativ. FÖRDJUPNING AV FÖRUTSÄTTNINGAR OCH KRAV Verksamhetsbeskrivning I förstudien fördjupas verksamhetsbeskrivningen i de delar som är dimensionerande för de olika alternativen. Ta ut de viktigaste elementen och klargör syftet med verksamheten i framtiden. Ta hänsyn till vad som sägs om verksamhetens organisation och utveckling i eventuella fastighetsutvecklingsplaner (FUP). Här följer en modell för hur en verksamhetsbeskrivning kan vara uppbyggd. Beskrivning av verksamheten. Historia, framväxt, vad som görs och hur, verksamhetens beståndsdelar, sambandskrav samt dimensionerande uppgifter som antal patienter och vårdplatser. Detta är en central del i hela studien. Genom att noga uppmärksamma och analysera hur saker utförs, i vilken ordning och med vilka samband går det att identifiera källor till stress, ineffektivitet eller låg nyttjandegrad av lokaler. Beskrivning av organisationen. Ta upp nuvarande och framtida arbetsorganisation, verksamhetens fördelning på olika funktioner och dimensionerande data i form av anställda, etc. Beskrivning av lokalerna. Patientmiljö, tillgänglighet, arbetsmiljö, hygien, säkerhet och sekretessfrågor, person- och varuflöden, etc. Beskriv nuvarande lokalsituation med för- och nackdelar. Beskrivning av lokaliseringen. Betrakta verksamheten som en del av sjukhuset, vårdgallerian, samhället etc. Diskutera sambandskrav, närhet och kontaktbehov. Utgå från att långa transporter ofta minskar effektiviteten! 19

23 FÖRSTUDIEN Funktion Vilka krav ställs på lokalerna med avseende på patientmiljö, tillgänglighet, arbetsmiljö, hygien, säkerhet, sekretess, med mera. Funktionsbeskrivningen ligger till grund för arkitektens skissarbete och påverkar gestaltningen. Lokalsammanställningen i funktionsbeskrivningen ger underlag för beräkning av den erforderliga ytan. På samma sätt ligger de funktionella tekniska kraven till grund för den tekniska redovisningen. Interna sambandsoch transportkrav bör också redovisas. Lokalförteckning Nästa steg blir att göra en preliminär förteckning av ytor för olika rum, typer av lokaler eller lokalzoner med utgångspunkt från funktionsstudierna. Behov av utomhusytor ska också redovisas. Det kan avse areor för lastning och lossning, uteplatser, lekplatser, träningsplatser och parkeringar. Lokalförteckningen ska också omfatta antaganden om expansionsbehov. Efterhand som arbetet med det strategiska programmet fortskrider preciseras behoven och förteckningen revideras successivt. Lokalprogram Sammantaget innehåller ett lokalprogram specifikation av funktionskraven inklusive de verksamhetsanknutna tekniska kraven, lokalförteckningen med ytor för funktionerna samt sambands- och transportkraven. 20

24 FÖRSTUDIEN Teknik Här handlar det om att konkretisera verksamhetens behov av tekniska lösningar. Fokusera i första hand på verksamhetsanknutna tekniska programfrågor som rumstemperatur, luftbehandling, luftens renhetsgrad, gaser, elförsörjning, tele, data, etc. Beakta också krav på brandlarm, skydd mot intrång, patientsäkerhet och sabotage. Redovisa de specifika tekniska system som verksamheten behöver och bedöm vilken kapacitet samtliga system måste ha. Ta även ställning till hur de befintliga system, som den tänkta verksamheten inte kommer att använda, ska behandlas. Framtida krav ställs mot standarden i befintliga byggnader/lokaler. Analysera också vilka störningar eller andra konsekvenser som kan uppstå i verksamheter utanför det aktuella projektet och försök bedöma kostnaderna för dessa. Miljö Generellt sett bör miljöaspekterna alltid tas upp till diskussion i arbetet med förstudien. Beroende på vilka lagkrav som ställs på verksamheten eller anläggningen kan en miljökonsekvensbeskrivning (MKB) behöva tas fram. I en sådan görs miljöbedömningar av bland annat lokalisering, teknikbehov och omgivningspåverkan. Denna process startas i förstudien och fortsätter i programskedet. Locums miljösamordnare är ett stöd i arbetet. Även i projekt utan särskilda myndighetskrav bör en miljöbedömning göras. Detta är en mindre utredning där omgivningspåverkan och åtgärdsplan för aktuella miljöaspekter kort presenteras. 21

25 FÖRSTUDIEN Gestaltning Avsikten med gestaltbeskrivningen är att i förstudien ställa olika alternativ mot de bärande idéer som förmulerats i behovsanalysen. Vilka idéer ska den fysiska miljön uttrycka i arkitektur och design? Finns det befintliga värden, koncept eller riktlinjer som projektet ska förhålla sig till? Det kan till exempel gälla gestaltningens förhållande till befintlig bebyggelse. Kulturklassning och bevarandeaspekter är andra faktorer att ta hänsyn till. Påverkan på stads- och landskapsbild ska också anges liksom avsedd karaktär på bebyggelsen. Konst, som ska utgöra en integrerad del av byggnaden, så kallad fast konst, kan tas upp i förstudien i form av ett konstprogram och i diskussion med landstingets konstnämnd. De olika alternativens gestaltning kan redovisas i text, planlösningar, fasadskisser, modeller, etc. För varje alternativ görs en separat beskrivning. I studien dras slutsatser om hur gestaltningsfrågorna ska beaktas i det fortsatta arbetet. Det kan handla om att inom ramen för en fördjupad förstudie i detalj analysera till exempel byggnadsstorlek, anpassning till stads- eller landskapsbild eller de inre rumssambanden (det vill säga rummens förhållande till varandra). Det kan även handla om att formulera särskilda gestaltningsramar i programskedet för mer omfattande och komplexa projekt. 22

26 FÖRSTUDIEN Ekonomi När det gäller ekonomiska förutsättningar och krav i förstudien är det viktigt att arbeta med realistiska utgiftsspann. Samtidigt måste alla vara medvetna om att ekonomiska beräkningar i tidiga skeden rymmer många osäkerheter. För hyresgästen handlar det i huvudsak om att formulera max- och miniminivåer för vad verksamheten kan bära i form av kostnader för hyra och drift efter en eventuell förändring. Detta görs genom kostnads- och intäktsanalyser samt osäkerhetsanalys. Dessutom bör det diskuteras i vilken grad projektet får ekonomiska konsekvenser för andra delar av vårdverksamheten. Investeringskalkyler ska göras. Vid bedömningen analyseras intäkter, kostnader och resultatpåverkan till följd av investeringen. Kalkyler ska göras för samtliga alternativ som övervägs. Investeringsnivån bedöms utifrån funktions- och lokalbeskrivningarna samt med hjälp av erfarenhetsbaserade nyckeltal. Den hyra, som investeringen ger upphov till, ska ställas mot de driftekonomiska smärtgränserna. Detta för att kunna bedöma om projektet är vettigt att genomföra. 23

27 FÖRSTUDIEN FORMULERA UTVÄRDERINGSKRITERIER Utvärderingskriterierna formuleras utifrån målen i behovsanalysen samt projektets fokus och prioriteringar. Ibland har något kriterium större betydelse än andra och då bör en viktning av kriterierna övervägas. Värderingsskalan bör läggas upp så att den blir så rättvis och tydlig som möjligt. Även den oinsatte läsaren ska kunna förstå bedömningsgrunderna. Ibland är siffror en bra värdemätare, i andra fall kan det behövas mer komplexa system. Varje projekt behöver sin egen utvärderingsmodell även om det finns gott om erfarenheter från andra uppdrag. TA FRAM ALTERNATIVA LÖSNINGAR Varje problem har mer än en lösning. Använd fantasin! Det kan handla om lokalisering, om olika planlösningar, om kostnader eller om en kombination av en mängd relevanta faktorer. Använd gärna begreppen rum, teknik och organisation som sökmotorer och för att systematisera arbetet. 24

28 FÖRSTUDIEN PRODUKTUTVECKLING Förstudien kan liknas vid ett produktutvecklingsarbete och kännetecknas därför av ett sökande efter rätt alternativ. Det första förslaget är kanske inte alltid det bästa. Kontrollera hela tiden att lösningarna stämmer med förutsättningar, krav och behov. Är sammanvägningen av funktion, teknik, gestaltning/utformning, ekonomi, tid och organisation optimal? Designprocessen är cyklisk snarare än linjär. Det betyder att omtag ofta måste göras för att bearbeta lösningen, att finjustera och att kanske ta ett steg tillbaka för att kunna ta två framåt. En cyklisk arbetsmodell följer mönstret ta fram förslag, analysera, bearbeta, ta fram nytt förslag. Förstudien tar därför i allmänhet längre tid än behovsanalysen. ANALYSERA OCH JÄMFÖR Avsikten med analyserna i förstudien är att belysa konsekvenserna av olika alternativ och ställa dem mot målen i behovsanalysen. Redovisningen kan göras i form av en tabell eller matris för att öka överskådligheten. Graderingen kan göras med hjälp av siffror eller + respektive -. Det går också bra att rangordna respektive poängsätta alternativen. Det kan ibland vara motiverat att föra ett resonemang om vilket kriterium som väger tyngst i det aktuella projektet och att lägga in detta i analysen. Samtidigt är det viktigt att tabellen eller matrisen verkligen fungerar som ett stöd för valet av huvudalternativ och inte bara blir en sifferövning. Det är den sammanvägda analysen som är det konkreta resultatet av förstudien. VÄLJ ETT HUVUDALTERNATIV! Förstudien ska resultera i förslag om ett huvudalternativ. Motiveringen ska klart framgå och redovisas i rapporten. Huvudalternativet ska därefter bearbetas i ett eventuellt progamskede. 25

29 FÖRSTUDIEN FÖRSTUDIEN I PRAKTIKEN Förstudien inleds med en överenskommelse mellan hyresgästen och Locum, som leder till en beställning från hyresgästen och därefter beslut hos Locum att genomföra en förstudie. Se mall på Locums intranät. Innan arbetet påbörjas ska en uppdragsbeskrivning ha upprättats med hyresgästen. Se mall på Locums intranät. Avtalet ska reglera resurs- och arbetsinsats. Projektorganisation Projektorganisationen byggs på det embryo som skapades i behovsanalysen. Organisationen ska vara flexibel och deltagarna ska kunna medverka under hela projektet även om det drar ut på tiden. Förvaltaren är projektledare även i förstudien, men kan delegera ansvaret om så är lämpligt. Förvaltaren har emellertid alltid ansvaret för att förstudierapporten färdigställs och bifogas beslutsdokumentet. Styrgrupp - Projektets beslutande grupp För kontinuiteten är det viktigt att styrgruppen som bildades i behovsanalysstadiet består. Det kan bli aktuellt att utöka gruppen för att den ska bli beslutsför i alla stadier av studien. Förvaltaren är, tillsammans med en eventuell projektledare, föredragande i styrgruppen. Förvaltaren kan, beroende på projektets storlek och karaktär, också vara beslutsfattare. Projektgrupp - Projektets operativa grupp Den operativa gruppen, projektgruppen, tar fram underlag för styrgruppen och leds av förvaltaren eller projektledaren. Deltagarna bör representera samtliga intressen i projektet. Deras uppgift är bland annat att stämma av och förankra arbetets resultat och idéer i sina respektive organisationer. Arbetsgrupper Arbetsgrupper kan tillsättas för olika delprojekt. Här är det viktigt med en bred representation från hyresgäst och brukare. Deltagarna ska vara intresserade, kunniga och engagerade. De ska kunna förmedla information mellan linjen och projektet. Det är också av stor vikt att deltagarna kan ägna tid åt projektet och att de har sin organisations förtroende och mandat. Referensgrupp Referensgruppen är bollplank och remissinstans för projektgruppen. Den kan bestå av personer med specifika intressen i projektet, personer med specialistkunskap och personer som företräder grupper som kommer att beröras av projektet. 26

30 FÖRSTUDIEN RESULTAT Resultatet av förstudien är en förstudierapport. Dess omfattning är beroende av projektets storlek, komplexitet, omfattning och alternativa lösningar. Förstudien ska presentera de alternativa lösningarna, bedömningskriterierna, jämförelsen mellan alternativen samt rekommendation om ett huvudalternativ. Rapporten ska alltid innehålla följande delar: Sammanfattning. Kort sammanfattning av hela rapporten. Inledning och överenskommelse med hyresgäst. Förstudiens projektorganisation. Uppdrag, projektdeltagare, roller och ansvarsfördelning. Verksamhetsbeskrivning och målformulering. Fördjupning av behovsanalysens beskrivning. Programförutsättningar och kravspecifikation. Beskrivning av funktion, teknik, gestaltning, miljö, organisation, driftekonomi, livslängd, etc. Redovisning av bedömningskriterier. Beskrivning av bedömningssystemets principer. Alternativa lösningar. Beskrivning av varje enskilt alternativ. Analys och jämförelse mellan alternativen. Analys av varje enskilt alternativ enligt valt bedömningssystem samt jämförelse mellan alternativen. Val av huvudalternativ. Projektets resursbehov. Kostnad, tid och organisation för projektets programskede och eventuell fortsättning. Rekommendation till beslut. Gå vidare eller avbryta? Rapporten ska bifogas beslutsdokumentet. I beslutsdokumentet framställs förslag om att gå vidare eller avbryta. Se mall på Locums intranät. Beslut Efter samråd med hyresgästen fattar Locum beslut om att gå vidare in i programskedet eller att avsluta projektet enligt delegation. 27

31 VERKTYG OCH HJÄLPMEDEL Verktyg och hjälpmedel Det finns flera metoder för att identifiera, redovisa och analysera verksamhets- och lokalrelaterade behov. Intervjuer, checklistor, olika former av analyser är några av dem som vi kort beskriver i detta avsnitt. INTERVJUER Utgångspunkten för intervjun är att fånga upp åsikter, kunskap och idéer hos nyckelpersoner framför allt hos hyresgäster och brukare. Intervjuerna kan vara strukturerade, det vill säga följer en modell med fasta frågor och eventuellt fasta svarsalternativ. Öppna frågor ger intervjupersonerna möjlighet att tänka fritt och ge spontana svar. Samtidigt är det viktigt att påpeka att om många intervjuare är inblandade är det stor risk att tolkningen av svaren kan skilja sig åt på grund av intervjuarens egna värderingar av svaren. Att ställa rätt frågor är avgörande för värdet av intervjun. Används tekniken med ostrukturerade intervjuer bör intervjuaren vara en person med god kännedom om den aktuella verksamheten. Underlag för intervjuer kan hämtas i beskrivningarna av innehållet i behovs- och förstudierapporterna i denna handbok. CHECKLISTOR Checklistor har för- och nackdelar. De ger en god överblick och säkerställer att alla viktiga frågeställningar tas upp. Samtidigt kan de bidra till standardlösningar och hämma kreativiteten. I praktiken är checklistor mest användbara i upprepningsbara projekt där det finns god kännedom och erfarenhet beträffande verksamheten och dess utveckling och där förutsättningarna inte bedöms förändras under arbetets gång. En generell checklista kan också hjälpa till att identifiera risker. Inom Locum används checklistor för vanligt förekommande lokaltyper och funktioner. Ett råd är att alltid inledningsvis försöka anpassa generella checklistor till varje projekts specifika förutsättningar i behovsanalysen och förstudien. 28

32 VERKTYG OCH HJÄLPMEDEL NYTTJANDEANALYS När en verksamhet förändras påverkas användningen av de fysiska resurserna. Hit hör lokaler, byggnader, kulvertar, parkeringsplatser, vägar och all annan infrastruktur knuten till verksamheten. Nyttjandeanalysen är en systematisk genomgång hur de fysiska tillgångarna används idag ställt mot en väntad utveckling. Analysen ska ge svar på hur den förändrade användningen påverkar kraven. Analyserna kan baseras på intervjuer och riskerar då att bli subjektiva. En högre grad av objektivitet uppnås genom faktiska mätningar, till exempel via tidsstudier. Statistik och nyckeltal kan också utgöra bra underlag. Nyttjandeanalyser kan användas för att fastställa eller ifrågasätta ett lokalbehov. Analysen ska även ge svar på frågor som rör över- eller underutnyttjande av de redan existerande lokalerna. SAMBANDSANALYSER Närhet och logiska flöden är av stor betydelse för vårdens effektivitet. Enkla grafiska redovisningar i form av sambandsscheman eller layouter kan på ett tydligt och överskådligt sätt visa viktiga principer. 29

33 VERKTYG OCH HJÄLPMEDEL GRAFISKT STÖD Behovsanalyser och förstudier blir mer lättillgängliga om innehållet stöttas av grafiska illustrationer och flöden. Visa gärna bilder av planerad utrustning liksom förlagor från referensobjekt. En principlayout visar förenklat verksamhetens funktioner, samband och uppskattade ytbehov. Det är viktigt att redovisa om inbördes relationer och storleksförhållanden bygger på faktiska beräkningar eller uppskattningar och bedömningar. SCENARIOANALYS Scenarioanalysen är ett sätt att strukturera både hyresgästens och Locums tankar kring den framtida utvecklingen av den aktuella verksamheten och dess lokalbehov. Den syftar till att ta fram de viktigaste drivkrafterna som formar framtiden, analysera dessa, se hur de samverkar och skapa flera alternativa bilder/scenarier, av hur framtiden kommer att se ut. Resultatet av analysen blir detaljerade beskrivningar av olika scenarier. Metoden tar hänsyn till att bedömningar av framtiden alltid innehåller stora osäkerhetsmoment och syftar till att skapa ett förhållningssätt som präglas av flexibilitet och handlingsberedskap. Scenarioanalys handlar också om att öva inför framtiden genom att analysera de konsekvenser dagens beslut kan få för morgondagens verksamhet och miljöer. Genom scenarioanalysen skapas kunskap om framtiden, vilket ger goda beslutsunderlag och minskar riskerna i projektet. Detta arbete samordnas med den övergripande fysiska planeringen (FUP) inom Locum och på det kommunala planet. Scenarioanalys är ett stöd både för hyresgästens och Locums strategiarbete. Avdelning KLINIK Rehab Mottagning Operation Entré 30

34 Locum AB, Sjukhusbacken 14, Box 17201, Stockholm. Tel: Fax: E-post: Internet: 31