Granskning upphandling av utrustning och inventarier, Halmstad Arena

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning upphandling av utrustning och inventarier, Halmstad Arena Teknik- och fritidsnämnden Halmstads kommun November 2010 Leif Johansson Carl-Magnus Stensson

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte, revisionsfrågor och metod Granskningsresultat Investeringsutgift Upphandling av utrustning och inventarier Attestrutiner, leveranskontroller m m Stickprovskontroller Driftkostnad... 5

3 1. Sammanfattning Revisorerna i Halmstads kommuns har gett Komrev inom PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska upphandling av utrustning och inventarier vid Halmstad Arena. Ansvarig nämnd är Teknik- och fritidsnämnden. Syftet med granskningen har varit att bedöma ifall upphandlingen av utrustning och inventarier skett på ett ändamålsenligt sätt samt hur framtida driftkostnader är beräknade. Granskningsresultaten sammanfattas nedan: Granskningen visar att inköp av inventarier och utrustning har gjorts via Anjobygg utan att upphandling enligt LOU genomförts. Utifrån den dokumentation som vi erhållit framgår inte att det finns upphandlingsdokumentation i tillräcklig omfattning. Något förfrågningsunderlag eller upphandlingskontrakt har inte erhållits. Det finns endast ett underlag i form av Funktions- och lokal-program för arenahall m m och en avsiktsförklaring mellan Anjobygg/NCC och Halmstads kommun. För att kunna överlämna rätten att genomföra upphandlingen av utrustning och inventarier inom ramen för projektet ska detta enligt vår bedömning framgå av förfrågningsunderlaget. Förfarandet kan ha inneburit att kommunen inte kunnat säkerställa att man erhållit bästa pris, villkor, kvalitet, service m.m. Kommunen har helt förlitat sig att Anjobygg via sina leverantörer erhållit bästa pris och övriga villkor. Med tanke på de diskussioner som varit angående upphandlingsförfarandet bör kommunen om liknande projektform används i framtiden samordna upphandlingen för byggnation och utrustning och tydliggöra detta i upprättade avtal. När det gäller upphandling av utrustning/inventarier som skett via Anjobygg har samråd inte skett med kommunens centrala upphandlingsenhet. I samband med inventarieinköp till kiosker och restauranger samt inköp av möbler, stolar och bord har däremot samråd skett. Kommunfullmäktige har fastställt att direktupphandling (som inte beror på synnerliga skäl) får ske upp till 300 tkr för varor och tjänster. Vi anser att inköpen till kioskerna och restaurangen kan inrymmas under synnerliga skäl med anledning av att tidsfaktorn var begränsad. Hyreskontraktet med entreprenören är upprättat på 5 år medan avskrivningstiden är satt till 7 år. Vår bedömning är att denna typ av utrustning inte ska ha längre avskrivningstid är fem år. Tillfredställande rutiner finns kring attest och leveransgodkännande. Dock har dessa inte följts när det gäller mottagande och attest av TV-baserat informationssystem. Förvaltningen har i detta fall helt förlitat sig på leverantörens och caféentreprenörens uppgifter. Vidare kan vi konstatera att stöld av kassautrustning förekommit till ett värde av ca 80 tkr. Detta sätter fokus på vikten av ändamålsenliga säkerhetsrutiner och upprättade inventarieförteckningar. (1)

4 Vår bedömning är att upprättade drift- och hyreskalkyler är ändamålsenliga. Beräkningen av hyreskostnaden är gjord på den ursprungliga investeringskostnaden. Eventuella fördyringar medför högre hyreskostnader. Vi anser att det är väsentligt att uppföljning sker löpande av drift- och mediakostnader särskilt med tanke på att dessa uppgår till 10,5 mkr, 1/3 av hyreskostnaden. Detta för att säkerställa att budgeterade kostnader inte överskrids. 2. Inledning Revisorerna i Halmstads kommuns har gett Komrev inom PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska Teknik- och fritidsnämndens upphandling av utrustning och inventarier vid Halmstad Arena. 2.1 Bakgrund Investeringskostnaden för byggnation av Halmstad Arena beräknas uppgå till 360 mnkr. Arenan kommer att vara en komplett evenemangsarena med bland annat fyra fullstora inomhushallar, ett antal mindre specialhallar, två ishallar och simhall. Byggnationen drivs i form av ett partneringprojekt/totalentreprenad av Anjobygg på löpande räkning med budget. Från kommunens sida hanteras projektet via fastighetskontoret. Projektet är ännu ej avslutat, byggnationen pågår i ishallsdelen samt läktartak. Vissa besiktningsanmärkningar är ej åtgärdade. Därmed är utrustningsanskaffning ännu ej avslutad. Projektet är ett partneringprojekt där layout och innehåll förändrats över tiden under projektets gång och därmed även utrustningsbehovet. Utöver byggnationen tillkommer investering i utrustning och inventarier till ett beräknat värde av ca 18 mnkr. Teknik- och fritidsnämnden kommer att stå som ägare till utrustning och inventarier och även svara för den löpande driften. Anläggningen togs i bruk 15 november 2009 och blev klar för invigning under februari månad Arrangemang genomfördes redan under byggtiden i oktober Verksamhet pågick i andra delar av arenan parallellt med byggnationen. Chefen för Halmstad Arena ansvarar för arenahall, ishallar, bad samt bollplaner inom idrotts- och evenemangsområdet vid Sannarp. Följande arbetsuppgifter ingår: - Verksamhets-, ekonomi och personalansvar - Upphandlingar och avtal - Samspel med Halmstad & Co AB, föreningsliv, skolor, högskolan, idrottsförbund m. fl. - Policy-, uthyrnings- samt marknadsföringsfrågor. (2)

5 2.2 Syfte, revisionsfrågor och metod Syftet är att granska kommunens upphandling av utrustning och inventarier till Halmstad Arena. Utifrån väsentlighets- och riskperspektivet har ett antal kontrollmål valts ut. Följande revisionsfrågor är aktuella: -Upphandling av utrustning och inventarier, granskning av anbudsunderlag, inkomna anbud. Tillämpning av LOU? -Granskning av den interna kontrollen när det gäller attestrutiner, leveranskontroller, priser, garantier m m. Är rutinerna säkra och ändamålsenliga? -Framtida driftkostnader, vad ingår? -Stickprovskontroller av att beställd och fakturerad utrustning och inventarier finns på plats. Granskningen har skett utifrån en genomgång av inkomna anbud, kartläggning av rutiner för attest, leveranskontroll m.m. Rutinerna har bedömts huruvida de uppfyller kraven på god intern kontroll. Stickprovsgranskning av beställd utrustning och inventarier har genomförts. Intervjuer har skett med förvaltningschefen, arenachefen, kommunens upphandlingschef samt projektledaren för Halmstad Arena. Rapporten har sakgranskats av förvaltningens tjänstemän. 3. Granskningsresultat 3.1 Investeringsutgift Teknik- och fritidsnämnden godkände förslag till internbudget 2009, den 29 oktober I internbudgeten ingår investeringsmedel på ca 18 mkr som avser inventarier och utrustning till Arenahallen. Teknik- och fritidsnämnden beslutade att begära att få föra över investeringsmedel som var avsatta 2009 för Arenahallen till 2010 med anledning av att driftstarten av arenan senarelagts. Utifrån protokoll från byggmöte (partneringprojektet Halmstad Arena) daterat den 15 oktober 2008 diskuterades upphandling av mediakub och tillhörande teknik och att detta måste starta snarast. Enligt noteringar från mötet erhåller Anjobygg ett pålägg på 10 % på inköpspriset, i enlighet med AB (Allmänna bestämmelser för entreprenadarbeten), och fakturerar projektet Halmstad Arena som i sin tur fakturerar Teknik- och fritidsförvaltningen. (3)

6 3.1.1 Upphandling av utrustning och inventarier Merparten av utrustningen av betydande belopp köpts in via Anjobygg. Följande kan nämnas; ljudanläggning 1,6 mnkr, idrottsutrustning 0,6 mnkr, storbildsskärm 4 mnkr, låssystem 1 mnkr, elarbete 0,8 mnkr. Förvaltningen har inte tagit hjälp av centrala upphandlingsenheten för att säkerställa hur upphandlingsförfarandet ska gå till. De skäl som förvaltningen uppger till varför man valt att låta Anjobygg i flera fall sköta upphandlingen är tidsfaktorn, fastighetens garantier och upparbetad samarbetsparter (partneringavtal). Enligt uppgift har entreprenören full rådighet med ensamrätt till anläggningen under byggtiden enligt Allmänna bestämmelser (behov av synkning med bygg, undvika riva i ytskikt, utnyttja bygglogistik). Anjobygg lämnar fem års garanti på hela byggnationen inklusive den utrustning som köps in via bolaget. Till kioskerna och restaurangen som drivs i form av en tjänstekoncession (avtal tecknat ) har förvaltningen köpt in kassasystem (690 tkr), kaffemaskiner/utrustning (84 tkr) och TV-baserat informationssystem (432 tkr) totalt till en kostnad av 1,2 mnkr. Kommunen har av tids- och samordningsskäl övertagit påbörjad men ej slutförd upphandling och därmed själva inte tagit in anbud utan förlitat sig på anbudsuppgifter som restaurang- och caféoperatören begärt in. Samråd har skett med upphandlingsenheten. Utrustningen hyrs därefter ut till operatören. Hyresavtal har upprättats med en avskrivningstid på 7 år. När det gäller möbler, stolar och bord har avrop skett genom att förvaltningen har begärt in prisuppgifter från leverantörer som har/hade ramavtal med kommunen. Samråd har skett med upphandlingsenheten Attestrutiner, leveranskontroller m m Alla inventarier och utrustning levereras till arenahallen, enligt uppgifter. Vid godsets ankomst sker leveranskontroll enligt följesedel, att allt gods har ankommit och att inga yttre skador finns. I samband med fakturakontrollen sker leveransgodkännande och attest av två personer. I de fall där inventarier eller utrustningen kräver särskild installation sker betalning inte förrän den är installerad Stickprovskontroller Vi har genomfört en stickprovsvis granskning av leverantörsfakturor avseende inventarier och utrustning. Antal och pris för fakturerade inventarier och utrustning har jämförts med orderbekräftelse och avtal. Vi har även genomfört en stickprovsvis inventering av att fakturerade möbler och utrustning har levererats till arenan. Revisionell bedömning Inköp av inventarier och utrustning har gjorts via Anjobygg. Vi bedömer att summan uppgår till ca 58 % av budgeterat anslag. Utifrån den dokumentation som vi erhållit framgår inte att det finns upphandlingsdokumentation i tillräcklig omfattning. Något (4)

7 förfrågningsunderlag eller upphandlingskontrakt har inte erhållits. Det finns endast ett underlag i form av Funktions- och lokal-program för arenahall m.m. och en avsiktsförklaring mellan Anjobygg/NCC och Halmstads kommun. För att kunna överlämna rätten att genomföra upphandlingen av utrustning och inventarier inom ramen för projektet ska detta enligt vård bedömning framgå av förfrågningsunderlaget. Enligt Funktions- och lokalprogram för arenahall m.m anges att högtalare med god ljudbild ska finnas över hela hallen samt även en informationstavla med aktuell matchinfo samt med möjlighet för storbildsvisning. Vidare ska utropshögtalare i alla publika utrymme finnas. Dessa har bekostats av Teknik- och fritidsnämndens budget. Vår bedömning är att bl.a. ovanstående ska inrymmas inom byggprojektet och inte bekostas av Teknik och fritidsnämnden. Förfarandet kan ha inneburit att kommunen inte kunnat säkerställa att man erhållit bästa pris, villkor, kvalitet, service m.m. Kommunen har helt förlitat sig att Anjobygg via sina leverantörer erhållit bästa pris och övriga villkor. Delar av utrustningsbehovet förutsätter inmontage i anläggningen, d v s kan ej utföras i efterhand, vilket i sin tur förutsätter samordning med byggarbetsprocessen för att undvika dubbelarbete. Detta förfarande utesluter enligt vår mening dock inte att kommunen upphandlar utrustningen. Med tanke på de diskussioner som varit angående upphandlingsförfarandet bör kommunen om liknande projekt framtiden används samordna upphandlingen för byggnation och utrustning och tydliggöra detta i upprättade avtal. Upphandlingsenheten har inte medverkat på något sätt eller blivit tillfrågade angående upphandlingen av utrustning/inventarier via Anjobygg, något vi finner anmärkningsvärt. Kommunfullmäktige har fastställt att direktupphandling (som inte beror på synnerliga skäl) får ske upp till 300 tkr för varor och tjänster. Vi anser att inköpen till kioskerna och restaurangen kan inrymmas under synnerliga skäl detta med anledning av att tidsfaktorn var begränsad. Hyreskontraktet med entreprenören är upprättat på 5 år medan avskrivningstiden är satt till 7 år. Vår bedömning är att denna typ av utrustning inte ska ha längre avskrivningstid är fem år. Tillfredställande rutiner finns kring attest och leveransgodkännande. I samband med våra stickprovs-kontroller har vi dock noterat att dessa inte följts när det gäller mottagande och attest av TV-baserat informationssystem. Förvaltningen har i detta fall helt förlitat sig på leverantörens och caféoperatörens uppgifter. Vidare kan vi konstatera att stöld av kassautrustning förekommit till ett värde av ca 80 tkr, kommunen står för denna kostnad. Detta sätter fokus på vikten av ändamålsenliga säkerhetsrutiner och upprättade inventarieförteckningar. 3.2 Driftkostnad Från och med 2010 utökas Teknik- och fritidsnämndens driftbudget med 35 mnkr. Vidare omfördelas de 9,4 mnkr som tidigare avsåg kostnader för sporthallen och ishallen med (5)

8 anledning av den nya arenahallen. Huvuddelen av ökningen avser ökade hyreskostnader och kapitaltjänstkostnader (ca 40 mnkr). Nedan redogörs dels över tidigare kalkyl som förvaltningen tagit fram samt budget för Arenahallens budgeterade intäkter är 7,1 mnkr. Enligt uppgifter bedömer förvaltningen att intäkterna för 2010 uppgår till ca 5,1 mnkr. Intäkterna består av evenemangsintäkter, taxor, kontorshyror samt lokalhyra för restaurang/café och gym. Tkr Tidigare kalkyl Budget 2010 Differens Arenachef, marknadsförare, bokning Drift personal Städning Material och tjänster Summa verksamhetens kostnader Kapitalkostnader utrustning Internhyra, befintlig anläggning ishall och bad. (ränta+avskr+drift- och underhållsk) Internhyra, nybyggnation (ränta+avskr+drift- och underhållsk) Rationalisering Summa kostnader Intäkter Nettokostnad Fastighetskontoret har tagit fram följande beräkning för drift och underhållskostnader samt mediaförbrukning. Beräkningsgrundade ytor uppgår till m2 (läktartak, carport och garage avgår). Ytor kvm Arenahallen ekl. Piazzan Kontor/kansli Ishall Piazzan Garage 265 Carport 400 Läktartak 600 Summa För beräkningsgrundad yta avgår läktartak, carport och garage; totalt uppgår kvarvarande yta till kvm. (6)

9 Drift och underhållskostnader, uppräknade till 2009 Administration 24 kr/m2 Drift och underhållskostnader 135 kr /m2 Fastighetsskötsel 90 kr/m2 Försäkring 13 kr/m2 Summa 262 kr/m2 Mediaförbrukning bedömd Fjärrvärme/fjärrkyla 59 kr/m2 El 100 kr/m2 Vatten 11 kr/m2 Sophämtning 3 kr/m2 Summa 173 kr /m2 Totalt uppgår drift- och underhållskostnaden till 10,5 mkr ( kvm x 435:-). Enligt uppgifter är drift- och underhållskostnaderna en bedömning och först inför 2012 ska dessa bygga på data för Enligt uppgifter är drift- och underhållskostnaderna för arenahallen per kvadratmeter avsevärt dyrare än nybyggda idrottshallar i kommunen. Revisionell bedömning: Drift- och underhållskostnaderna bygger på en uppskattning per kvadratmeter och är betydligt högre än andra idrottshallar i kommunen. En översyn av detta kommer att göras inför Vi anser dock att det är väsentligt att nämnden följer upp drift- och underhållskostnader mer löpande. Särskilt med tanke på att dessa uppgår till 10,5 mkr, 1/3 av hyreskostnaden. Detta för att säkerställa att budgeterade kostnader inte överskrids. Vår bedömning är att upprättade drift- och hyreskalkyler är ändamålsenliga. Beräkningen av hyreskostnaden är gjord på den ursprungliga investeringskostnaden. Eventuella fördyringar medför högre hyreskostnader. Nämnden bedömer att intäkter för Arenan kommer att understiga fastställd budget med 2 mkr (ekonomirapport jan-mars). Detta med anledning av att evenemang som exempelvis mässor, konserter inte bedöms komma upp i den nivå som fastställdes vid ramtilldelningen. Tillsammans med Halmstad & Co har verksamheten gjort bedömningen att det behövs en inkörningsperiod under för att uppnå stipulerad intäktsnivå. (7)