Analys av Röda Korset. Intern styrning och kontroll

Transkript

1 Analys av Röda Korset Intern styrning och kontroll

2 Bakgrund och syfte Charity Rating arbetar med informationsspridning, analys och utvärdering av ideella organisationer. Vår målsättning är att bland givare öka engagemanget för och kunskapen om ideella organisationer. De brottsmisstankar som riktas mot Svenska Röda Korsets (RK) före detta kommunikationschef har gett upphov till frågeställningar kring organisationens interna styrning och kontroll. För att reda ut dessa frågeställningar har Charity Rating genomfört följande analys. Utredningen syftar till att ge svar på om RKs interna styrning och kontroll håller den kvalitet som man enligt Charity Rating skall förvänta sig av en ideell organisation. I fokus för utredningen ligger bl.a. att utvärdera RKs struktur, styrning, kontroll och uppföljning av upphandlingar och avrop.

3 Sammanfattning RK har till fullo besvarat Charity Ratings frågeställningar kring organisationens ledning och styrning. RKs beredning av verksamhetsplaner och budgets följer en process där ansvarig chef inom respektive avdelning/region tar fram underlag utifrån verksamhetsinriktningen, budgetdirektiv samt tilldelad budgetram. Av budgetunderlaget skall framgå vilka andra tekniska och ekonomiska alternativ som finns tillgängliga. Budgetjämförelser görs mot tidigare år och budgetförslag sammanställs av ledningen och läggs fram till styrelsen för beslut. RKs avdelning Fastigheter och Inköp ansvarar för upphandlingar, inköp, regelbunden utvärdering och uppföljning av avdelningsoch regionövergripande upphandlingar. Avdelningen Fastigheter och Inköps ansvarsområde inkluderar inte insamling, information, kommunikation, reklam och marknadsföring då dessa områden inte betecknas som avdelnings-/regionövergripande utan sköts av avdelning Kommunikation. Dessa upphandlingar följer RKs inköpshandbok och avdelningen Kommunikation tar fram egna jämförelser mellan olika alternativa tjänster, produkter och leverantörer. Inköpshandboken innehåller dock inga fastställda riktlinjer kring uppföljning och utvärdering av dessa upphandlingar och inköp. Det faktum att RKs avdelning Fastigheter och Inköp är begränsad till två personer ställer höga krav på strukturen för beredning av verksamhetsplaner, budgets samt utvärdering och uppföljning. Charity Rating anser dock att RKs process för beredning av verksamhetsplaner och budgets är väl utformad och strukturerad. RKs inköpshandbok i kombination med tekniska och ekonomiska jämförelser anses ge god säkerhet i budgetarbetet. Charity Rating anser dock att RK bör utöka avdelningen Fastigheter och Inköps ansvarsområde och inkludera avdelningen Kommunikations större upphandlingar i inköpsavdelningens ansvar. Vidare anser Charity Rating att RK bör komplettera sin inköpshandbok med en av ledningen fastställd uppföljning och utvärderingsprocess. RKs riktlinjer för kontroll av leverantörer håller en god nivå. För att öka säkerheten anser Charity Rating att detta förfarande kan kompletteras med begäran om en aktuell utskrift från leverantörens skattekonto. Teckningsrätten av RKs firma utgörs till största del av teckningsrätt två i förening alternativt med kontrasignering. Teckningsrätten gällande kapitalförvaltning ger dock Generalsekreterare, biträdande Generalsekreterare och Finanschef rätt att var och en för sig teckna firman vid attest av köp och försäljning av värdepapper. Denna teckningsrätt gäller utan tak och kan med andra ord omfatta hela RKs värdepappersportfölj. Vidare har RKs kapitalförvaltare rätt att enskilt teckna firman i samband med köp och försäljning av värdepapper. Rätten att teckna firma gäller under förutsättning att den enskilda värdepapperstransaktionen beloppsmässigt inte överstiger 30 MSEK. Charity Rating anser att teckningsrätten gällande kapitalförvaltning ger låg säkerhet. Charity Rating anser att denna teckningsrätt i så stor utsträckning som är praktiskt möjligt bör ske två i förening samt bör belopps- och tidsbegränsas till antal teckningstillfällen under en definierad tidsperiod alternativt verksamhetsår. Charity Rating ser även RKs Chefsfullmakt, om kr, som relativt hög och otydligt definierad. För att öka tydligheten anser Charity Rating att fullmakten bör tidsbegränsas till antal teckningstillfällen under en begränsad tidsperiod alternativt verksamhetsår.

4 Charity Ratings utredning För att en organisation skall fungera väl krävs en strukturerad process för intern styrning och kontroll. Utredningen syftar till att analysera hur dessa processer och system fungerar i detalj med fokus på RKs struktur, styrning, kontroll och uppföljning av upphandlingar, avrop och attest. Charity Ratings utredning fokuserar kring hur RKs struktur för upphandlingar ser ut och vilka belopps- och funktionsgränser som gäller samt vem/vilka som är ansvariga för vad. Vidare söker utredning klarhet i vilken kontroll, uppföljning och utvärdering av upphandlingar och avrop som RK har, vem/vilka som är ansvariga för denna funktion samt vilken upphandlings- och attesträtt chefer inom RK har. Beredning av verksamhetsplan och budget RKs beredning av verksamhetsplaner och budgets följer en process där ansvarig chef inom respektive avdelning/region tar fram underlag utifrån verksamhetsinriktningen, budgetdirektiv samt tilldelad budgetram. Om budgeten innehåller upphandlingar och inköp skall dessa ske enligt inköpshandboken och finnas med i avdelningens/regionens budgetförslag till ledningen. Inventarieinköp skall specificeras i separat förteckning på speciell blankett. Dataprojekt skall granskas av RKs IT-råd och övriga projekt skall genomgå en projektgranskning där beslut om vilka projekt som skall genomföras tas. Av budgetunderlaget skall framgå vilka andra tekniska och ekonomiska alternativ som finns tillgängliga. Budgetjämförelser görs mot tidigare år och därefter genomför ledningen separata budgetmöten med varje avdelningschef/regionchef och controller. När samtliga avdelningar och regioner gåtts igenom sammanställs budgetförslaget av ledningen och läggs fram till styrelsen för beslut. Charity Rating anser att RKs beredning av verksamhetsplan och budget är väl utformad och strukturerad. RKs inköpshandbok i kombination med tekniska och ekonomiska jämförelser anses ge god säkerhet i budgetarbetet. Inköp och upphandlingar RKs struktur och regler för upphandling och inköp är väl definierade i inköpshandbok samt GS:s riktlinjer för inköp. Reglerna som är tvingande vid upphandling utgör en bra struktur och styrning av upphandlingar, tecknande av avtal och genomförande av beställningar och avrop. RKs avdelning Fastigheter och Inköp omfattar två tjänstemän som ansvarar för avdelnings- och regionövergripande upphandlingar och fungerar som stöd till respektive region/avdelning som utför egna upphandlingar. Detta inkluderar upphandlingar och inköp av städtjänster, resebyråer, företagshälsovård, kontorsmaterial, telefon, försäkringar mm. Upphandlingar inom insamling, information, kommunikation, reklam och marknadsföring betecknas inte som avdelnings- /regionövergripande utan sköts av avdelning Kommunikation. Upphandlingar av exempelvis annons- och mediaupphandlingar, byte av byrå, kampanjproduktion, produktion av tryckt material och bokproduktion sker inom avdelningen Kommunikation. I dessa upphandlingar tar avdelningen fram egna jämförelser mellan olika alternativa tjänster, produkter och leverantörer. RKs riktlinjer för kontroll av leverantörer specificerar att registreringsbevis, F-skattebevis, årsredovisning, kollektivavtal, försäkringsbolag och typ av försäkring (allrisk- samt ansvarsförsäkring) alltid skall begäras in. Rks inköpshandbok specificerar att befintliga ramavtal skall nyttjas. I det fall ramavtal inte finns tillgängliga ger RKs riktlinjer möjlighet till direktupphandling vid upphandlingar som understiger 3 prisbasbelopp. I det fall upphandlingen överstiger 3 prisbasbelopp skall ett förenklat upphandlingsförfarande genomföras. Detta innebär att ett förfrågningsunderlag fastställs och skriftliga anbud tas in. RKs strävan är att ta in minst fyra anbud. Charity Rating anser att avdelningen Fastigheter och Inköps begränsade resurser ställer höga krav på strukturen för beredning av verksamhetsplaner, budgets samt utvärdering och uppföljning. Charity Rating anser vidare att RK bör inkludera avdelningen Kommunikations större upphandlingar och inköp i avdelningen Fastigheter och Inköps ansvar. RKs riktlinjer för kontroll av leverantörer håller en god nivå. För att öka säkerheten anser Charity Rating att detta förfarande kan kompletteras med begäran om en aktuell utskrift från leverantörens skattekonto.

5 Uppföljning och utvärdering Avdelning Fastigheter och Inköp ansvarar för regelbunden utvärdering och uppföljning av avdelnings- och regionövergripande upphandlingar. Detta inkluderar städtjänster, resebyråer, företagshälsovård, kontorsmaterial, telefon, försäkringar mm. Upphandlingar inom insamling, information, kommunikation, reklam och marknadsföring betecknas inte som avdelnings- /regionövergripande. Följaktligen sköts utvärdering och uppföljning av dessa upphandlingar av avdelning Kommunikation. Utvärdering och uppföljning av exempelvis annons- och mediaupphandlingar, byte av byrå, kampanjproduktion, produktion av tryckt material och bokproduktion sker därmed inom avdelningen Kommunikation. Det ligger på respektive chefs ansvar att sköta utvärdering av regionens/avdelningens verksamheter och upphandlingar. RKs inköpshandbok tar dock inte upp varken utvärdering eller uppföljning av upphandlingar och inköp. Tertialvisa uppföljningar sker i ledningsgruppen där verksamhetsplan och utfall presenteras. RKs revisorer kontrollerar genom stickprovskontroller att riktlinjer och rutiner följs. Charity Rating anser att RK bör komplettera sin inköpshandbok med en av ledningen fastställd uppföljning och utvärderingsprocess. Vidare anser Charity Rating att RK bör inkludera avdelningen Kommunikations större upphandlingar och inköp i avdelningen Fastigheter och Inköps ansvar. Firmateckning Teckningsrätten av RKs firma utgörs till största del av teckningsrätt två i förening alternativt med kontrasignering. Teckningsrätten gällande kapitalförvaltning ger dock Generalsekreterare, biträdande Generalsekreterare och Finanschef rätt att var och en för sig teckna firman vid attest av köp och försäljning av värdepapper. Denna teckningsrätt gäller utan tak och kan med andra ord omfatta hela RKs värdepappersportfölj. Vidare har RKs kapitalförvaltare rätt att enskilt teckna firman i samband med köp och försäljning av värdepapper. Rätten att teckna firma gäller under förutsättning att den enskilda värdepapperstransaktionen beloppsmässigt inte överstiger 30 MSEK. Charity Rating anser att teckningsrätten gällande kapitalförvaltning ger låg säkerhet. Charity Rating anser att denna teckningsrätt i så stor utsträckning som är praktiskt möjligt bör ske två i förening samt bör belopps- och tidsbegränsas till antal teckningstillfällen under en definierad tidsperiod alternativt verksamhetsår. Charity Rating ser även RKs Chefsfullmakt, om kr, som relativt hög och otydligt definierad. För att öka tydligheten anser Charity Rating att fullmakten bör tidsbegränsas till antal teckningstillfällen under en begränsad tidsperiod alternativt verksamhetsår.