Granskning av intern kontroll

Transkript

1 Revisionsrapport* Granskning av intern kontroll Hotell och Restaurangprogrammet, Carlsund Motala kommun Lars Edgren Stefan Knutsson *connectedthinking

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Uppdrag Allmänt om intern kontroll Allmänt Ansvar för intern kontroll Syfte och metod Bakgrund Verksamhet Mål och riktlinjer Intern kontroll Dokumenterade anvisningar och rutiner Rutin för avstämning av dagskassor, Blåklinten Uppföljning av intäkter och kostnader Förädlingsvärde/täckningsbidrag (TB) Blåklinten Attest av leverantörsfakturor Allmänt Serveringstillstånd Allmänt Säkerhet Avtal...15

3 1 Sammanfattning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Motalakommun granskat den interna kontrollen vid hotell- och restaurangprogrammet inom Carlsund. Bildningsnämnden är närmast ansvarig politisk instans. Sammanfattningsvis kan konstateras att den interna kontrollen inom skolans HR-program fungerar på avsett sätt men att delar kan förbättras och utvecklas. Revisorerna vill i detta sammanhang lyfta fram följande: Mot bakgrund av beslutet om god ekonomisk hushållning i kommuner bör Bildningsnämnden verka för framtagandet av ekonomiska och andra övergripande mål inom enheten Nämnden bör även upprätta detaljerade mål och mot bakgrund av den utåtriktade verksamheten eventuellt även någon form av policy för verksamheten inom hotelloch restaurangprogrammet. Här kan nämnas prissättning av måltider, förekomst, omfattning och utformning och av kvällsaktiviteter, catering, vinprovning, elevers och personals bisysslor, APU-platser mm Den löpande uppföljningen av verksamheten bör förbättras och särskild uppmärksamhet bör ägnas åt bruttovinstens (TB) utveckling. Det är också lämpligt att fastställa ekonomiska mål för verksamheten, till exempel bruttovinstens nivå Efter genomgång av tillämpade rutiner är vår bedömning att rutinerna är bristfälligt dokumenterade. Det är viktigt att samtliga rutiner dokumenteras och regelbundet ses över samtidigt som tillämpningen löpande kontrolleras De rutiner och avstämningar som omger hotell- och restaurangprogrammets kassaredovisning är inte tillfyllest ur en intern kontrollaspekt. I detta sammanhang kan även göras den noteringen att kommunen saknar en övergripande dokumenteradkassaredovisnings/avstämningsrutin Här bör tillskapas av en rutin som garanterar att samtliga intäkter blir inbetalda och redovisade på kommunens konto samtidigt som beloppen också intäktsmässigt kan stämmas av. Här anser vi anser att varje dags kassaremsa, utvisande varje enskild transaktion, tillsammans med dags- och periodutslag och eventuella korrigeringsnotor skall sparas och tillsammans upprättad kassarapport stämmas av mot gjorda kontantinsättningar. Rutinen bör dokumenteras 3

4 För hotell- och restaurangprogrammets kassahantering kan även noteras att försäljningsintäkterna påverkas av kostnader. Programansvariga gör direktinköp av varor som kostnadsregleras tillsammans med intäkterna. Förfaringssättet ger upphov till nettoredovisning, vilket inte kan rekommenderas. Momsens redovisning blir också felaktig Det bör klarläggas om Blåklintens kassaregister medger momsredovisning med reduceringsregel. 4

5 2 Uppdrag Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Motala kommun granskat den interna kontrollen inom restaurangprogrammet vid Carlsund. Syftet med granskningen är att bedöma den interna kontrollen i väsentliga rutiner. Mot bakgrund av väsentlighet och risk har ett antal kontrollmål selekterats ut. 3 Avgränsning Granskningen omfattar enbart hotell- och restaurangprogrammets verksamhet och i första hand Blåklinten. I vissa fall finns dock verksamheten i skolans restaurang medtagen i jämförelser eller beskrivningar. Detta beror på att produktion och försäljning av kost inom och mellan hotelloch restaurangprogrammet och skolans restaurang på många sätt är samordnad vilket ger mindre möjligheter till specifik redovisning av enskild verksamhet. Samordningen av verksamheterna ger påverka även den interna kontrollen och möjlighet till granskning av den interna kontrollen. 4 Allmänt om intern kontroll 4.1 Allmänt Intern kontroll är ett ledningsverktyg med väsentlig betydelse för både den politiska ledningen och förvaltningarna. Kontrollsystemen bidrar till att uppnå effektivitet och säkerhet i organisationen. Den interna kontrollen består dels av redovisningskontroller dels av administrativa kontroller. Redovisningskontroller syftar till säkerhet i system och rutiner (dvs trygga tillgångar och förhindra att förluster uppstår) och rättvisande räkenskaper (dvs säkerställa en riktig och fullständig redovisning). Syftet med administrativa kontroller är att befrämja effektiviteten och tillse att resurserna disponeras för uppställda mål och i enlighet med fattade beslut. Vidare syftar de till att säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs. Administrativa kontroller kan delas in i organisatoriska kontroller (skapas genom att organisationen utformas på 5

6 ett ändamålsenligt sätt) och förvaltningskontroller (skapas genom att styr- och rapporteringssystem utformas på ett ändamålsenligt sätt). 4.2 Ansvar för intern kontroll Bildningsnämnden är ansvarig politisk instans för den interna kontrollen inom skolans verksamhetsområde. Nämnden ska således upprätta anvisningar för organisation, utformning och funktion av den egna interna kontrollen. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att främja och bevaka den interna kontrollen genom sitt tillsynsansvar. Viktigt är att den interna kontrollen utformas utifrån ett för alla nämnder gemensamt synsätt. Motala kommun har för sin interna kontroll fastställt ett intern kontrollreglemente med tillämpningsanvisningar (KF , 178). Interkontrollplanen förutsätter att verksamheten har en intern kontrollplan för sin verksamhet (eget kontrollansvar) och att genomförda kontrollåtgärder dokumenteras i rapport. Enligt planen skall en enhet per år granskas avseende ekonomiska rutiner. För 2006 beslutades att Carlsund utbildningscentrum skulle granskas. Vid granskningen har fokus, utöver ren stickprovsgranskningen, lagts på kontanthantering, faktureringsrutiner och ekonomisk registrering. Av intern kontrollrapporten för 2006 framkommer att restaurangprogrammet har ett nära samarbete med restaurangverksamheten och att kontanthanteringen inklusive fakturering är relativt omfattande. Transaktioner registreras i kassaregister och avstämningsrutiner såväl dagligen som månatligen finns. Momsregistreringen sker med två olika momssatser. Kontanter bankas med viss regelbundenhet. Förvaring av dagskassor sker i kassaskåp. 5 Syfte och metod Syftet med granskningen har varit att bedöma nämndens kontrollsystem och den interna kontrollen av väsentliga rutiner vid skolans hotell- och restaurangprogram. Innan granskningen påbörjades har utifrån ett väsentlighets- och riskperspektivet ett antal kontrollmål valts ut och följande rutiner/verksamheter/områden var då aktuella: - Nämndens mål och dokumenterade rutiner för verksamheten - Budget och redovisning - Förekomst av kvällsaktiviteter, catering mm - Hur är rutinen för avstämning av dagskassor 6

7 - Hur ofta görs insättning av kontanta medel och hur sker förvaring av dagskassor - Förvaltningens/ekonomikontorets avstämning av insatta medel - Rutin vid beställning, mottagning och leverans av varor - Attester - Vilken kontroll sker av förädlingsvärde/täckningsbidrag. - Omfattning av svinn - Hur sker uppföljning av intäkter och kostnader - Inventeringar - Vilka stora leverantörer av livsmedel finns - Köptrohet mot avtal - Inköp och servering av vin/öl/sprit? - Säkerhetsfrågor För ovanstående rutiner har det skett en bedömning av dels befintliga regler och rutiner, dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Bedömningen har gjorts utifrån genomgång av olika dokument, ekonomirapporter och intervjuer. 6 Bakgrund 6.1 Verksamhet Initialt kan noteras att Carlsunds hotell- och restaurangprogram, till skillnad från många andra skolor, har en verksamhet som är samordnad med annan icke pedagogisk verksamhet som också bedrivs inom skolan. Upplägget får till resultat att såväl den verksamhetsmässiga som den ekonomiska uppföljningen försvåras, speciellt på detaljnivå. Verksamhetsföreträdare menar att valet av samordnad verksamhetsform ger en rationellare hantering och troligtvis även lägre kostnader. På minussidan kan otydlighet i gränsdragning mellan verksamheterna menligt påverka det utbildningsmässiga resultatet. Inom skolan pågår en diskussion om hotell- och restaurangprogrammets verksamhet i framtiden, på samma sätt som tidigare, ska vara samordnad med restaurangen eller om verksamheterna, på ett tydligare sätt, ska delas upp. Undervisningen inom hotell- och restaurangprogrammet på Carlsund omfattar tre årskullar. Varje år sker intagning av 35 elever. F n uppgår det samlade antalet elever till ca 80 stycken. Budgetansvaret för skolans samlade verksamhet (hela skolan) har enhetschefen (rektor). Vidare finns en rektor med ansvar för hotell- och restaurangprogrammet, restaurangen och handelsprogrammet (HP). Skolan har en ekonomiassistent med ansvar för löpande redo- 7

8 visning. Bildningsnämnden har en ekonom med övergripande redovisnings- och uppföljningsansvar. För den operativa verksamheten inom hotell- och restaurangprogrammet finns åtta lärare. Två av dessa svarar för undervisning i kärnämnen och sex med ansvar för servering, varm/kallkök, metodkök och storkök. Matproduktion bedrivs i tre olika kök/köksdelar, dels är det fråga om storkök/restaurangkök och den del av restaurangköket som tillagar mat till Blåklinten (hotell- och restaurangprogrammet) dels metodkök (undervisningskök). Produktionen i köken tillfredställer de behov av lagad mat som Blåklinten och restaurangverksamheten behöver. Enligt uppgift är den samlade matproduktionen anpassad till behoven på ett sådant sätt så att det mesta möjliga ska kunna tas tillvara/säljas. Blåklinten har enbart lunchservering. Catering eller specialarrangemang förekommer inte. Däremot serveras julbord men bara på lunchtid. Beställningsbok för verksamheten finns. Betalning sker såväl kontant, med kort som genom fakturering. Prisnivån vid lunchservering för dagens är 55 kronor och 130 kronor vid trerätters (förrätt, fisk/kött samt dessert). Enligt uppgift uppgår antalet ätande varje dag till mellan personer. I något enstaka fall är det fråga om hämtmat. Hotell och restaurangprogrammet har en specificerad budget på kontonivå. Den samlade intäktsbudgeten varierar stort mellan åren. Belopp tkr Samlad intäktsbudget 371,0 0,0 55,2 52,8 Av budget och utfall (Blåklinten) avseende intäkter av försäljning av läromedel (lunchservering) för åren framkommer följande: Budget/utfall tkr Budget 0,0 0,0 0,0 0,0 Utfall 0,0 94,3 120,0 47, redovisades utfallet för intäkter läromedel och försäljning av läromedel tillsammans under intäkter läromedel, därav utfallet. 8

9 Verksamheten i Blåklinten är integrerad med verksamheten i restaurangen, bl a svarar restaurangen för i stort sett alla beställningar av livsmedel som skolan gör. Skafferi och kylutrymmen är gemensamma osv. Kostnaderna fördelas sedan ut på hotell- och restaurangprogrammet med 12:e delar baserat på schabloner för livsmedel och dryck. Fördelningsschablon livsmedel och dryck (tkr) Livsmedel Dryck (öl) Vin Sprit 360,0 24,0 24,0 12,0 Kostnader för klart avskiljbara beställningar attesteras och kostnadskonteras direkt på Blåklinten. Kommentar: Hotell- och restaurangprogrammet är väl integrerat med restaurangens verksamhet. Diskussion pågår om en tydligare uppdelning mellan verksamheterna. Intäkter för försäljning av mat bör i möjligaste mån budgeteras separat. 6.2 Mål och riktlinjer Verksamhetsområde Bildning redovisar i kvalitetsredovisning för 2006, resultat och måluppfyllelse i förhållande till nationella mål och bildningsnämndens prioriterade områden. Under kvalitetsredovisning för gymnasiet redovisas dels nämndens prioriterade mål och dels skolans egna mål. Nedbrutet på en mer operativ nivå har Bildningsnämnden inte lämnat några mer detaljerade mål/riktlinjer eller anvisningar för undervisningen vid skolans hotell- och restaurangprogram. I detta sammanhang kan noteras att nämnden har att bevaka att enheten lever upp till god ekonomisk hushållning (förändringar som avser kommunallag och lag om kommunal redovisning beslutade av riksdagen i november 2004 och som gäller fr o m ). Förändringarna innebär bl a att kommuner i sin budget ska ta fram särskilda mål och riktlinjer för en god ekonomisk hushållning. Förvaltningsberättelsen ska fortsättningsvis innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. Av förarbetena framgår att mål och utvärdering ska omfatta såväl det finansiella som det verksamhetsmässiga perspektivet. Av propositionen och beslut framgår att ekonomi och verksamhet är viktiga medel i strävan att uppnå en god ekonomisk hushållning. I detta sammanhang är även delårsrapporten ett viktigt uppföljningsinstrument. 9

10 Kommentar: Vi anser att nämnden bör utveckla rutiner för formulering av mer konkreta mål, målbeskrivningar och uppföljning. Vi anser även att det är lämpligt att nämnden redovisar någon form av policy för undervisningen främst när det gäller den utåtriktade verksamheten inom hotell- och restaurangprogrammet. I detta sammanhang avses prissättning av måltider, förekomst, omfattning och utformning av eventuella kvällsaktiviteter, gästantal, catering, alkoholservering, vinprovning, elevers och personalens bisysslor, APU-platser mm. 7 Intern kontroll 7.1 Dokumenterade anvisningar och rutiner Carlsund saknar i stort dokumenterade detaljerade rutinbeskrivningar för den interna kontrollen inom hotell- och restaurangprogrammet. Attestrutin (besluts- och mottagningsattest) finns dock för beställningar som görs direkt till hotell- och restaurangverksamheten. I sammanhanget kan även noteras kommunens generella rutinbeskrivning vid fakturering. Sent under 2006 genomförde nämnden en IK-översyn (se avsnitt 3.2 ansvar för intern kontroll) Kommentar: Anvisningar bör upprättas för betalning med kontanter, betalkort och ev kuponger, extern och intern fakturering (underlag, kontakter mot faktureringsansvarig och intäktsuppföljning), avstämning av dagskassor (vem/vilka sammanställer rapport och räknar kontanter), kvittohantering (dagsutslag (Z1), periodutslag (Z2), lucköppningsutslag (X) och rulle), korrigeringar (vid felslag), moms, ekonomisk uppföljning (kostnader inköp och intäkter sålda varor mm). Inventeringar (livsmedel och alkohol) och inköps- och mottagningsrutiner svarar restaurangen för. 7.2 Rutin för avstämning av dagskassor, Blåklinten Tjänstgörande lärare är ansvarig för dagskassan. Efter lunch görs dagsutslag (Z1) inklusive utslag per transaktion. Avstämning sker mot kontanter, kortbetalningar (slipar). Tjänstgörande lärare i Blåklinten räknar kassabehållningen. Kontanter placeras i värdefack i låst utrymme. Skolpersonal (vaktm) hämtar kontanter en gång per månad. 10

11 Periodutslag, det s k Z2-kvittot, sker inte systematiskt. Någon kontroll av att summan av de dagliga avstämningarna, Z1-kvittona, är lika med Z2-kvittot görs inte. Manuell kassarapport upprättas en gång i veckan med dagsutslagen som grund. Rapporten inklusive dags- och periodutslag förvaras hos ekonomiassistenten. Kassaavstämning 1 görs av kommunens centrala ekonomiavdelning. I dagsläget erhåller ekonomiavdelningen bankens insättningsbesked samt kopia på underlaget (uppgift om antalet sedlar och valörer samt totalsumma) som följer värdepåsen vid hämtning. Underlag i form av kassarapport med utslagsunderlag (Z1 och Z2) förvaras på skolans ekonomifunktion vilket förhindrar en ändamålsenlig avstämning. Stickprov har tagits i kassamaterialet. I något fall stämde inte kassarapportens uppgift med dagsutslaget (Z1). Uppgifterna på kassarapporterna var lämnade av olika personer. Attest eller signatur saknades. På kassarapporten förs även in kostnader för direktinköp utanför de vanliga avrop restaurangen gör från de leverantörer kommunen har ramavtal med. Förfaringssättet får till resultat att intäkter och kostnader blandas på ett ur en redovisningsaspekt felaktigt sätt (nettoredovisning). Även momsens redovisning blir felaktig då den utgående skatten redovisas med full moms samtidigt som den ingående skatten på livsmedel redovisas efter reduceringsregel (12%). Varken intäkter eller kostnader blir föremål för attester. I de fall hämtmat tillhandahålls i Blåklinten ska även den utgående momsen redovisas efter reduceringsregel. Om kassaregistret medger detta var inte klarlagt vid granskningstillfället. Kassaapparaten har ett separat träningsregister (s k träningsläger) och detta används flitigt av eleverna. Det förekommer, när eleverna använder kassaregistret skarpt, att felslag görs. Enligt uppgift medger inte kassaregistret, efter dagsutslag, korrigeringar av felslag. Ändringar förs i sådana fall in på dagsutslaget (kvittot) för hand. Ändringarna signeras inte. En av lärarna har till uppgift att upprätta faktureringsunderlag. Faktureringsunderlag tillställs kommunen centralt som ombesörjer fakturering. Underlaget omfattar s k faktureringsblankett samt två ex av underlaget (notan). Originalunderlaget följer fakturan och 1 Kommunen saknar övergripande instruktion för redovisning och avstämning av intäkter i kassahantering. Ansvariga inom Bildningsnämnden har aktualiserat frågan. 11

12 kopia förvaras hos debiteringsenheten. Rutinen följer av kommunen upprättad beskrivning. Inom skolan går faktureringsunderlaget från ansvarig lärare i Blåklinten till ansvarig för faktureringen. Enligt uppgift tillställs inte faktureringsunderlagen debiteringsenheten med exakt regelbundenhet. Viss eftersläpning förekommer. Skolans interna rutin behöver dokumenteras. Kommentar: Själva redovisningen av restaurangens dagskassa (avstämning av dagsutslag mot kontanter/underlag) fungerar på ett acceptabelt sätt. Däremot saknas en heltäckande avstämning av att samtliga dagskassor redovisas och inbetalas på kommunens konto. Vi anser att varje dags kassaremsa, utvisande varje enskild transaktion, tillsammans med Z1 och Z2-kvittona och eventuella korrigeringsnotor skall sparas och stämmas av mot gjorda kontantinsättningar. Utslagkvittona bör följa attesterad kassarapport. Förvaring av kassarapport, insättningsuppgift, registerutslag (Z1 och Z2) inklusive eventuella korrigeringsnotor bör ske centralt. På kassarapporten får inte föras in avgående kostnader i form av kontantinköp vilket ger upphov till nettoredovisning. Momsens redovisning, måste då det är fråga om olika skattesatser, separeras i ingående och utgående del. Moms på hämtmat skall redovisas med reducerad moms. Korrigeringar bör i möjligaste mån göras innan dagsutslag sker. Vid eventuella korrigeringar på utslagskvitto skall de vara signerade. 8 Uppföljning av intäkter och kostnader 8.1 Förädlingsvärde/täckningsbidrag (TB) Blåklinten Försäljning, livsmedelsförbrukning och TB följs inte löpande. Måltal för försäljning, livsmedelsinköp eller TB finns inte. Kontroll av konteringsinstruktioner visar att samma kodsträng används när det gäller ansvar, verksamhet och konto, däremot går faktureringsintäkterna in på aktivitet för försäljning läromedel till skillnad från kontanter och kortintäkter som redovisas på aktivitet för förbrukningsmaterial läromedel. 12

13 Påförda kostnader enligt schablon, tillsammans ca 420 tkr i relation till försäljningsintäkterna för 2006, ca 120 tkr ger ett negativt TB/förädlingsvärde på 300 tkr eller 350%. Vid granskningar av andra hotell- och restaurangprogram runt om i landet har inte kunnat påvisas ett negativt TB/förädlingsvärde överstigande 100 %. Att uppvisa positiva TB för en restaurangverksamhet tillskapad av undervisningsskäl kan vara förenat med viss svårighet. Ändå ligger ett antal av programmen, enskilda år, runt 0 % i TB eller strax under. I jämförelse med andra hotell- och restaurangprogram kan även göras den noteringen att redovisade intäkter är låga. Restaurangens läge i förhållande till Blåklinten har gjort att utåtriktad verksamhet (kvällsaktiviteter, catering och specialarrangemang) i första hand genomförs av restaurangen. Blåklintens läge, långt från centrum, med få företag inom närområdet har även haft påverkan på valet av utförare av utåtriktad verksamhet. Kommentar: Frågan om inte schablonen för fördelning av kostnader från restaurangverksamheten på hotell- och restaurangprogrammet Blåklinten, är tilltagen i överkant såväl när det gäller livsmedel som dryck. Försäljning, livsmedelsförbrukning och TB bör följas löpande. Måltal för TB bör finnas och följas löpande. Upprättandet av måltal för TB mm kan medföra att såväl verksamhet som redovisning måste separeras mellan de organisatoriska enheterna hotell- och restaurangprogram och restaurang. Exakt samma kodsträng bör användas för all intäktsredovisning från Blåklinten oavsett om det är fråga om kontanter, kort eller fakturering. 9 Attest av leverantörsfakturor 9.1 Allmänt Beställning av varor, främst livsmedel, görs av ansvarig i restaurangen. Ankommande varor tas emot av lärare. Uppackning sker ofta av såväl lärare som elever. Följesedel skickas till ansvarig inom restaurangen. Följesedeln sparar tills ankommande gods avprickats. Gransknings- och beslutsattest följer gällande attestordning. I de fall gods skall beställas direkt till Blåklinten skall besluts- och mottagningsattest ske av lärare inom hotell- och restaurangprogrammet. Stickprov visar att det i de flesta fall 13

14 fungerar på avsett sätt. I något fall är dock attesterna utförda av attestansvariga för restaurangen. Attestförfarandet är elektroniskt och attesten möjliggörs genom ett lösenord i samband med inloggning i systemet. Attesten tecknas med ett lösenord för varje faktura. Attesten utgörs av bokstavskombination mot bakgrund av personernas organisatoriska hemvist samt namn. Kommentar: Vi har genom stickprov gått igenom ett antal fakturor. I något fall var attesten utförd av ansvariga inom restaurangen. Eftersom verksamheterna inom restaurang och Blåklinten är samordnade styrs attesteringen ibland av praktiska omständigheter. Normalt sett bör dock all fakturering som avser hotell- och restaurangprogrammet attesteras enligt beslutat attestordning. I de fall fakturan inte innehåller samma information om levererad mängd och omfattning som följesedeln bör följesedeln fogas till verifikationsmaterialet och sparas som redovisningsmaterial. 10 Serveringstillstånd 10.1 Allmänt Att inneha ett serveringstillstånd innebär att restaurangen har rätt att köpa alkohol från grossist, rätt att sälja alkohol, att bokföringen ska skötas, att ändamålsenlig kassaapparat ska finnas mm. Inköpen skall göras av den som har serveringstillståndet eller av någon som den ansvarige utser. Serveringstillståndet avser slutna sällskap och omfattar båda matsalarna och skolans entrehall. Tillståndsmyndigeten har givit skolan ett utökat tillstånd för servering vid ett speciellt tillfälle per år. Tillståndsmyndigheten ser hela skolan som innehavare av serveringstillståndet även om det är givet till en enhet/person. Varje år lämnar restaurangen in en s k restaurangrapport till socialförvaltningen över omsättningen för starksprit, vin och öl. I de fall hotell- och restaurangprogrammet förbrukar någon form av alkohol sker uttag ur restaurangens förråd alternativt införskaffas separat. Skolans (restaurangens) beställningar av alkohol sker normalt via upphandlad ramavtalsleverantör för livsmedel. 14

15 Kommentar Blåklintens alkoholhantering inskränker sig i stort sett till det som förbrukas i samband med matlagning (flambering, såser och efterrätter). Restaurangen upprättar varje år en förbrukningsredovisning (restaurangrapport). Eftersom ansvaret för alkoholhanteringen åvilar restaurangen har den inte varit föremål för granskning. 11 Säkerhet Vi har bedömt säkerheten när det gäller förvaring av kontanter i Blåklinten. Kontanter förvaras antingen i kassaregister, kassaskåp eller värdeskåp mellan hämtningarna. Kommentar: Vi bedömer att förvaringen av kontanter mellan hämtningarna är ändamålsenlig. 12 Avtal Kommunens upphandlingsavdelning ramupphandlar regelbundet leverantörer för livsmedel. Skolans redovisning för 2007 har ställts i relation till gällande ramavtalsförteckning på livsmedelsområdet. Av granskningen framkommer att livsmedelsinköp gjorda av ansvarig vid restaurangen vid Carlsund i stort sett följer tecknade ramavtal. Granskningen omfattar total anskaffningsvolym per leverantör för perioden, årets tre första kvartal. Leverantör Belopp Ramavtal Servera AB ,00 x Östgöta Trädgårdshall ,91 x Krönleins Bryggeri ,63 X Arla foods AB ,44 X Vallins Bageri och Cafe ,49 Lilla Hembageriet i Motala AB ,78 Delicato bakverk AB ,11 Axfood Närlivs AB ,56 X 15

16 GB Glace ,76 X Br Hansson i Göteborg export 9 951,05 X Maxi Stormarknad 1 036,53 X Hotell- och restaurangprogrammet påförs kostnader enligt schablon. Carlsund (restaurangen) har köpt konditorivaror för ca 100 tkr under perioden. I hela kommunen är beloppet betydligt mer omfattande. Tidigare har det gjorts försök att upphandla ramavtal för produktområdet utan att lyckas (inga anbud). Enligt inköpsansvarig i kommunen kommer kommunen att försöka göra en ny ramupphandling för produktområde konditorivaror. Kommentar Rekommenderas att ny upphandling för produktområde konditorivaror genomförs. 16