EKONOMINYTT GÖTEBORGS UNIVERSITET Information från ekonomiavdelningen

Transkript

1 EKONOMINYTT GÖTEBORGS UNIVERSITET Information från ekonomiavdelningen NR 22 DATUM DELÅRSBOKSLUT PER Tidplan/checklista Inför delårsbokslutet har vi denna gång gjort tidplan och checklista i ett enda dokument. Förhoppningen är att denna förändring gör det lättare att använda informationen. Genomgång av kundfordringar I bokslut och delårsbokslut skall en värdering av externa kundfordringar ske för att kunna bokföra ev osäkra fordringar. Enligt Bokföringsförordningen, 18, tas fordringar, som är osäkra, upp till de belopp varmed de beräknas inflyta. En värdelös fordran får inte tas upp som tillgång. Vid två tillfällen före delårsbokslutet kommer vi att ta fram förteckningar över kundfordringar som förfallit till betalning. Det första avstämningstillfället blir i mitten av maj, för att man på institutionen skall uppmärksammas på ev. problem och ha möjlighet att vidta åtgärder före Det andra uppföljningstillfället är i början av juli, efter att samtliga betalningar t o m bokförts, och betalningsmarkering av kundfakturor för halvårsperioden gjorts. Utifrån detta underlag gör institutionen en bedömning av sina kundfordringar per 30 juni. Avslutsdatum på verksamhetskoder En särskild förteckning över era verksamheter bifogas via fakultetskansliet i ett ex per inst/avd för granskning och komplettering. Observera, att årtal består av 4 positioner fr o m 22 april. Kontrollera att datum för projektslut är korrekt, dvs att det avspeglar projektets status - pågående eller avslutat. Det naturliga är att slutdatum överensstämmer med uppgift om dispositionstid i kontrakt/avtal. Om ej - kommentera avvikelsen. En orsak kan t ex vara att verksamhetskoden kommer att användas för finansiering av amorteringar jämte låneränta. Dessa transaktioner bokförs t o m slutamorteringsmånad för lånet, vilken normalt är lika med anläggningens ekonomiska livslängd. Detta gäller för anskaffningar före Den förändring av lånehantering för rådsmedelsfinansierade anläggningar som kommer att tillämpas fr o m 1997 års anskaffningar innebär bl a att en verksamhet belastas med hela utgiften när lånehandling registreras, vilket betyder att man i fortsättningen inte behöver tänka på att hålla en verksamhetskod aktiv enbart p g a kommande bokning av amorteringar och räntor. Ytterligare information om denna nya hantering kommer.

2 E K O N O M I N Y T T 2 NR 22 DATUM En annan orsak att klassificera ett projekt såsom pågående kan vara att ev återbetalning till finansiären ännu ej har verkställts. Uppdragsverksamhet är ett separat verksamhetsområde för universitetet och skall därför särredovisas. Observera att listan innehåller alla verksamheter som är sex positioner långa eller mer. Detta urval har gjorts för att få med så komplett material som möjligt. Således finns även några verksamheter i grupperna 10 och 20 (som ju står för statsanslag på grund- och forskarutbildning/forskning) med. V g bortse från dessa verksamhetsgrupper, som endast får avslutas mot årets kapitalförändring. Slutdatum är ej aktuellt på dessa verksamheter. Brytpunkt vid halvårsskiftet Universitetet tillämpar matchningsprincipen för bokföring vid delårs- och årsskiften, vilket innebär att intäkter och kostnader skall hänföras till rätt period för att därmed få ett så rättvisande resultat som möjligt. Exempelvis bör en leverantörsfaktura med fakturadatum före 1/7 hänföras till juni, förutsatt att varan eller tjänsten levererats före 1 juli. Ett datum måste väljas som s k brytpunkt. Före detta datum kan transaktioner automatiskt styras till juni-perioden, efter brytdatumet kan periodisering manuellt ske av större belopp till rätt period. Brytpunkten är i sommar torsdagen den 17 juli, vilket innebär att leverantörsfakturor som inkommit och konterats klara t o m detta datum kan man få med på juni-perioden. "Kontering klar" skall göras allra senast den 17e juli före kl 16. Följande typer av transaktioner kan registreras t o m brytdagen och automatiskt hänföras till föregående månad: transaktion förutsättningar 1) leverantörsfaktura leverans och fakturadatum före 1/7 2) korrigering likviddatum före 1/7 3) betalning av internfaktura leverans och fakturadatum före 1/7 I redovisningen bokförs i fall 1) på vanligt sätt: debet kostnadskonto och kredit leverantörskulders konto i juni. Denna bokföring speglar därmed det faktiska förhållandet vid delårsbokslutet. När sedan utbetalningen verkställs på förfallodagen bortbokas leverantörskulden på institutionen och motbokas GUs centrala postgirokonto. Några tips: Gå igenom/kontrollera/åtgärda i ekonomisystemet ev leverantörsfakturor som ej är konterade (menyval.l42). Lev fakturor som är spärrade åtgärdas antingen med att spärren löses eller med att fakturan makuleras. Kontrollera under.i21 erhållna internfakturor som ej blivit konterade/betalda.

3 E K O N O M I N Y T T 3 NR 22 DATUM Periodisering av arvoden m m Utbetalningar i lönekörningen för juli, avseende tiden före 1/7 kommer att periodiseras som kostnad i juni. Kostnaden bokförs då som debet i kontoklass 4 på juni-perioden och periodiseras genom motbokning i kredit på balanskontot (upplupna löner, maskinellt). I juli-perioden nollställs periodiseringskontot vid utbetalningen. Inventering av handkassa De som är ansvariga för en handkassa på institution/motsv skall inventera den per och dokumentera innehållet på bifogade blankett. Inventeringsprotokollet skall ha inkommit till fakultetskansliet senast (eller enl ev särskilda anvisningar från resp. kansli). Specifikation Annat förskott Konto 1221 regleras löpande och skall specificeras per Bifogade blanketter fylls i av dem som har saldon per 30 juni och skall ha inkommit till fakultetskansliet senast (eller enl ev särskilda anvisningar från resp. kansli). Kompensation lönebidrag Kompensation för kostnader avseende lönebidragsanställda kommer att läggas ut för perioden Ersättningen för LOP utgår med 43% från Länsarbetsnämnden på den lön som Länsarbetsnämnden har beslutat. LAN täcker ej den retroaktiva lön som utbetalades i mars 97. Den kostnad som ej täcks av kompensation från LAN finansieras av institutionen/motsv. Vid täckning (eg. flyttning av kostnaden) används korrigeringsrutinen, (se translista med konto/n på verksamhet 6901 för tiden , dvs innan juni-lönen bokförs). Kreditera V 6901 och debitera verksamheter som börjar med 1 och/eller 2 (för UB och gemensamma verksamheter: 5 o/el 6). Ev frågor ställs till Christine Schubertsson, personalavdelningen, tel

4 E K O N O M I N Y T T 4 NR 22 DATUM ÖVRIGT Betalning av privata biljetter Det kan av praktiska skäl förekomma att man vid beställning av resebiljetter beställer även för medföljande personer, exempelvis familjemedlemmar, som ej reser för universitetets räkning. Man skall då betala den privata delen separat. Betalning sker i första hand med betalkort eller enligt överenskommelse med resebyrån vid beställningen. Med vänliga hälsningar! Carin Thysell Bilagor Tidplan/checklista för institutioner Projekt-/verksamhetsförteckning (erhålles av fakultetskansli/motsv.) Blankett: Inventering av handkassa Blankett: Specifikation Annat förskott Ev kanslispecifik information (erhålles av fakultetskansli/motsv.)

5 GÖTEBORGS UNIVERSITET Bilaga till Ekonominytt 22 Ekonomiavdelningen Tidplan/checklista för institutioner för delårsbokslut per tidplan:delårsbokslut Tid Aktivitet V maj Utsändning av Ekonominytt med tidplan/checklista samt projektförteckningar (se även 17 juni) - kontroll av projektslutdatum - motivering till ev avvikelser från kontrakts-/avtalstider Löpande t o m 17 juli Kontrollera alla verksamhetsfält: - har alla förväntade intäkter kommit in? - rekvirera/fakturera/undersök (kundfakturering senast 30/6) - är avsättning till institutionsgemensamma funktioner klar? Gå igenom alla obetalda fakturor både som leverantör och beställare, gäller både externa och interna - externa kundfordringar skall granskas med avseende på säker/osäker (se 4 juni) - kontakta andra institutioner för att klara upp gemensamma mellanhavanden, t ex påminnelser på utställda internfakturor - lönekostnader m m slutregleras internt inom institutionen Löpande t o m 11 juli Kontrollera och komplettera inrapporterade data i LADOK V maj Förteckning över externa kundfordringar distribueras via fakultetskanslierna för granskning och ev. åtgärd inför bedömning av säkerheten i resp fordran (se även 7/7) V maj*) Underlag för utbetalning med junilönen skall vara inlämnade till lönerapportören på kansliet (förordn., arvodes- o reseräkn. etc). *) eller enligt särskilda anvisningar från fakultetskansliet 30 maj Sista datum för inrapportering i LADOK av uppgifter i forskarutbildningsregistret vad avser aktivitetsgrad och försörjningstyp för vt 97 V 23 2 juni Svar inges till fakultetskansliet om de externa kundfordringarna lö 7-sö 8 juni Ekonomisystemet öppet. V juni Låneansökningar skall vara inkomna till kansliet. Gäller investeringsinköp t o m maj månad lö 14-sö 15 juni Ekonomisystemet öppet. V juni Delegationsbeslut som gäller behörighet i ekonomisystemet fr o m 1/ skall ha inkommit till ekonomiavdelningen.

6 GÖTEBORGS UNIVERSITET Bilaga till Ekonominytt 22 Ekonomiavdelningen V juni*) Projektförteckningar skall vara inkomna till resp kansli Underlag för korrigering av ägande och/eller finansiering av anläggning skall ha inkommit till resp fakultetskansli *) eller enligt särskilda anvisningar från fakultetskansliet V juni Sista ev utanordning/tömning före 30/6 från reguljärt manuella institutionsinpostgirokonton mot GU-inpostgirot 27 juni Ev restsaldo på de reguljärt manuella institutionsinpostgirokontona automattöms mot GU-inpostgirot V juni före kl Inventering av handkassor skall ske per detta datum Inventering av varulager skall ske per detta datum. Gäller Medieteknik, GD och Miljövård. Externa kundfakturor skall vara färdigkonterade (F5 kontering klar ) för att komma med i delårsbokslutet 1 juli Ev. specialbeställningar från inst på uttag ur LADOK skall vara inkomna till Lars Sannerstedt, utbildningsavdelningen Uppgift om ev större periodiseringar, dvs förutbetalda inkomster och/eller utgifter under vt 97 (före 1/7), men hänförliga till ht 97, samt upplupna kostnader och/eller intäkter, hänförliga till tiden före 1/7, skall vara inkomna till fak-kansliet 1 juli *) Underlag för utbetalning med julilönen skall vara inlämnade till lönerapportören på kansliet (förordnanden, tjänstledigheter, arvodeso reseräkn., semesteransökan etc). Underlag avseende juni och tidigare periodiseras till juni. *) eller enligt särskilda anvisningar från fakultetskansliet V 28 7 juli Förteckning över externa kundfordringar distribueras via fakultetskanslierna för granskning och bedömning av säkerheten i resp fordran. Betalningar t o m 30/6 har då bokats. 9 juli Sista dag för ändring av nyttjande-kontering i anläggningsregistret inför bokföring av avskrivningar för juni 11 juli Konteringsunderlag/specifikation för reguljärt automattömda inpostgiron skall vara ekonomiavd/kassan tillhanda Sista dag att registrera i LADOK V juli Sista dag för inlämning av underlag från inventering av varulager per Lämnas till ekonomiavdelningen. Gäller Medieteknik, GD och Miljövård. Svar inges till fakultetskansliet om de externa kundfordringarna 16 juli Distribution till inst av spec beställd LADOK-data. Avskrivningarna kan läsas i bokföringen. Amorteringar, låneränta, extra anslag för ränta och avskrivningskostnader för anläggningstillgångar kommer att vara bokade.

7 GÖTEBORGS UNIVERSITET Bilaga till Ekonominytt 22 Ekonomiavdelningen V juli före kl före kl före kl Externa leverantörsfakturor skall vara ankomstregistrerade och färdigkonterade (F5 kontering klar ) för att komma med i juni (dvs fakturor med fakturadatum före 1/7) Internfakturor skall vara färdigkonterade av beställaren för att komma med i juni. Sista dag för kontering av korrigeringar på institution för bokföring i juni. V29-31 Nämnderna utarbetar resultatrapporter, analyser och prognoser Rektorsämbetet bearbetar och sammanställer uppgifter till delårsrapporten V juli Resultaträkningen avslutas. OBS! Ekonomisystemet stängt em den 24 och ev den 25. V juli Distribution av centralt framtagna rapporter till fakultetskanslierna för vidaredistribution till inst/motsv. 28 juli*) Inventeringsdokument från inventering av handkassa skall ha inkommit till kansliet Specifikation av Annat förskott skall ha inkommit till kansliet *) eller enligt särskilda anvisningar från fakultetskansliet 2 3 aug Ekonomisystemet öppet. V aug Beslut i styrelsen. 14 aug Delårsrapport avsänds till utbildningsdepartementet och Riksrevisionsverket.

8 GÖTEBORGS UNIVERSITET... Institution INVENTERING av HANDKASSA Handläggare Datum Telefon:... Inventering av handkassa per Ansvarsställe:... Handkassans storlek:... därav i kontanter... därav i kvitton... Ansvarig för handkassan: Prefektens underskrift Handkasseansvarigs underskrift Namnförtydligande Namnförtydligande

9 GÖTEBORGS UNIVERSITET SPECIFIKATION... Institution ANNAT FÖRSKOTT... Uppgiftslämnare... Datum Telefon: Fakultetsnämnd (motsv) Specifikation av öppna poster på konto 1221 Annat förskott Ansvarsställe Saldo per : kr öre Verksamhet Ver nr Datum Belopp, kr, öre Förskottstagare Summa Underskrift av uppgiftslämnare... Namnfötydligande