E K O N O M I N Y T T

Transkript

1 E K O N O M I N Y T T GÖTEBORGS UNIVERSITET Information från ekonomiavdelningen Innehåll sid Kvartalsrapport Aktiviteter i samband med kvartalsbokslutet 1-3 Semesterlönekostnadsredovisning i drift 3 - Semesterlöneskuldsredovisning 3 - Löpande semesterlönekostnadsredovisning 3 - Ingångsvärde för semesterlöneskuld 4 - Balanserat kapital 4 NEKST 4-5 Övrigt - Årsredovisning för Ändrat konto 5 - Nytt konto 5 - Rapporter för projektuppföljning 5 - Attest av utlandsfakturor KVARTALSRAPPORT Utöver delårsrapport per juni och årsredovisning för helt kalenderår skall, i enlighet med universitetsstyrelsens beslut, en ekonomisk uppföljning lämnas till styrelsen kvartalsvis, alltså även per mars och september. Den förestående kvartalsrapporten är en mer översiktlig, intern uppföljning. Fakultetsnämnderna lämnar uppgifter om utfall jämfört med budget och föregående år, en prognos avseende resultatutvecklingen för fakultetsområdet för 2004 samt kommentarer till investeringsvolym m m. Ekonomiavdelningen sammanställer de inkomna uppgifterna till den 14/4. Behandling i styrelsen äger rum den 26/4. Aktiviteter i samband med kvartalsbokslutet 22/3 Såväl externa kundfakturor som internfakturor avseende försäljning av anläggningstillgångar ska vara klarkonterade senast den 22/3 för att vara med som försäljning i avskrivningskörningen för mars. 22/3 Låneansökan För anläggningar som anskaffats genom internköp, är betalade via utlandsbetalningsrutinen eller som korrigerats i redovisningen skall låneansökan vara inkommen till internbanken senast den 22/3. 29/3 Ändring av en anläggnings nyttjandekontering inför marskörningen kan göras av fakultetskansli eller institution t o m 29/3 liksom ändring av kontering avseende finansiering av amortering. 31/3 Avskrivningar, amorteringar och låneränta Avskrivningar kommer att vara bokförda t o m mars för anläggningar (med avskrivningsstart t o m mars 2005) som var klarkonterade i

2 E K O N O M I N Y T T 2 leverantörsreskontran i februari. Avskrivningar, amorteringar och låneränta kommer att vara bokade den 31/3. 5/4 Kl är deadline för att få med följande transaktionstyper i mars: 1 Uppdragsintäkter och försäljningsintäkter (OBS anläggningar enligt ovan 22/3) skall vara fakturerade och klarkonterade för att hänföras till första kvartalet. Fakturadatum skall vara senast Kassaproformor avseende inbetalningar gjorda t o m 31/3 bör så långt möjligt åtgärdas. 3 Internfakturor som ej är betalda skall klarkonteras. För kontroll av ev. obetalda internfakturor se.i21. Ej klarkonterade internfakturor kommer ej med i kvartalsbokslutet, vare sig på intäkts- eller kostnadssidan, de ligger dock kvar i systemet och behöver ej registreras om. 4 Leverantörsfakturor som ligger ej konterade skall klarkonteras. Se menyval.l42 och L62. 5 Ev korrigeringar med likviddatum i mars eller tidigare skall vara klarkonterade. För kontroll av ev. ej konterade verifikationer gå in på.i32 och kontrollera status (kolumn St): E betyder att man ej fullföljt konteringen, något som bör granskas och bedömas om det är OK eller ej. Vid menyval.i35 följer man upp interna korrigeringar. Observera att utskrift och arkivering skall göras även av de verifikationer som man inte avser att klarkontera. Kort motivering till varför de inte har fullföljts antecknas på verifikationen. 6/4 Avslut av resultaträkning Avslutskörning kommer att ske onsdagen den 6/4. Ekonomisystemet kommer att vara stängt från ca kl 14. I körningen kommer de transaktioner som vid detta tillfälle bokförs som periodavgränsningsposter på pågående projekt även att vändas. Vändningen dateras Fördelen med vändningen är att man kan följa upp projekt under året utan att periodiseringsposter från kvartalsbokslutet påverkar inkomsterna. 7/4 1 Rapporter Rapportuttag avseende första kvartalet (t o m ) kan göras fr o m den 7/4. 2 Uppföljning av utfall mot budget/prognos i Perspektiv Fr o m torsdagen den 7 april kan man i Perspektiv följa upp utfallet för det första kvartalet mot budgeten för samma period eller mot årsbudgeten. Uppföljningen syftar till att upptäcka ev väsentliga avvikelser mellan budget och utfall och vid behov göra ytterligare analyser och vidta lämpliga åtgärder. 13/4 Fakulteterna lämnar analyser och kommentarer till ekonomiavdelningen.. 14/4 Ekonomiavdelningen klar med kvartalsrapporten. 26/4 Kvartalsrapporten behandlas i universitetsstyrelsen. Förutbetalda och upplupna utgifter som är större än kr skall periodiseras i möjligaste mån. Detta gäller även inkomster. Sänd kopior på underlag till fakultetskansliet så att kansliet kan lämna en specifikation till ekonomiavdelningen senast fm den 4 april. Internfakturor som hör till kvartalet måste ställas ut i så god tid att betalande institution hinner göra sin kontering klar senast den 5/4.

3 E K O N O M I N Y T T 3 Värdering av kundfordringar Fullständig värdering av kundfordringar bedöms ej vara nödvändig vid detta uppföljningstillfälle. Kunder som ej betalat i tid bör dock kontaktas för att klarlägga orsaken till utebliven/försenad betalning. Om det råder oklarhet avseende faktura eller leverans rekommenderas att den ursprungliga fakturan krediteras och att ny faktura skickas då överenskommelse nåtts. Vid menyval.k46 kan man ställa frågor mot fakturaregistret avseende fakturastatus. Registrering av prognos i Perspektiv Registrering av prognos i Perspektiv görs enligt fakultetsnämndens anvisningar, varefter systemet stänger. SEMESTERLÖNEKOSTNADSREDOVISNING I DRIFT För allmän information om hantering av semesterkostnadsredovisning hänvisas till föregående Ekonominytt nr 57. Nedan beskrivs kompletteringar som har tillkommit, bl a avseende ny rapport och ny online-fråga för analysmöjligheter. Vecka 12 meddelas på Horisontens nyhetssida, när rapporten och online-frågan är tillgängliga. Semesterlöneskuldsredovisning Varje månad gör lönesystemet en beräkning av hur mycket de, vid månadens slut, outtagna semesterdagarna är värda med hänsyn till antällningens omfattning och månadslönen. Beloppet krediteras konto 2712, semesterskuld, på det ansvar där månadens lönekostnad är konterad och på verksamhet 70. Samtidigt backas föregående månads semesterskuld. Semesterskuldskontot får därför inte konteras/korrigeras manuellt. Månadens utgående skuld specificeras per person och ansvar i ekonomisystemets lönedetaljer, särskilt menyval on-line (.R122) och som rapport (.R2192), med uppgift om semesterdagar. Det finns fem olika semesterdagsuppgifter. Först visas det antal dagar personen har som årssemesterrätt för helt år. Denna uppgift beror i huvudsak på personens ålder. Därefter visas antal dagar sparade vid föregående årsskifte. Den tredje uppgiften innehåller intjänade dagar hittills i år. Den fjärde uppgiften visar uttagna semesterdagar under året och den femte är antalet outtagna dagar vid månadens slut och den uppgift som semesterskulden vid månaden utgång beräknas på. Uppgifternas aktualitet beror naturligtvis på hur rapporteringen av semesteruttag har hanterats. Årsrullningen av semesterdagarna sker efter mars månads lönekörning. Det betyder att uppgifter som relaterar till årsskiftet under jan-mars inte avser senaste årsskifte utan det dessförinnan. Löpande semesterlönekostnadsredovisning Från lönesystemet kommer varje månad uppgift om kostnaden för under månaden intjänade semesterdagar. I ekonomisystemets modul för lönekostnadsdetaljer visas denna kostnad med löneart KOST. När anställningens omfattning eller månadslönen ökar resulterar även detta i en kostnad eftersom de outtagna dagarna då representerar ett ökad värde, omvänt vid minskning. Denna post redovisas med löneart DIFF. När löneomkostnadspåläggen förändras får värdeförändringen löneart AVGD. Uttag av semester, som ledighet eller i pengar, får de lönearter som lönesystemet använder för dessa transaktioner och motsvarar en kostnadsminskning. Alla dessa periodiseringstransaktioner bokförs på konto 4081 på den konteringssträng, ansvar, verksamhet och ev fritt där månadens lön konterats. Skillnaden mellan föregående månads semesterskuld och innevarande månads semesterskuld motsvarar månadens bokning på konto Årets utfall på konto 4081 motsvarar kostnaden/kostnadsminskningen för förändringen av antal semesterdagar. Ingångsvärde för semesterlöneskuld Startvärde på semesterlöneskulden vid ingången av 2005 flyttas från resp. fakultetsnämnd till nämndområdets ansvarsställen maskinellt. Skulden bokförs på konto 2712 och verksamhet 70.

4 E K O N O M I N Y T T 4 Balanserat kapital Belopp motsvarande semesterlöneskulden vid ingången av 2005 flyttas som underskott i balanserat kapital från resp. fakultetsnämnd till nämndområdets ansvarsställen maskinellt. Det balanserade kapitalet bokförs på konto 2070 och de verksamheter där resp. persons lön var konterad NEKST går in i genomförandefasen Information från huvudprojektets projektledare Pia Nilsson Nekst (nytt ekonomistöd) är ett projekt som startade för ca 2,5 år sedan. Etapp 1 och 2 är nu avverkade där bl a en processkartläggning inom ekonomiområdet genomfördes. Projektet har, efter beslut i styrgruppen 9 december 2004, övergått i etapp 3 som är genomförande fasen. Inom Nekst finns sju projekt. Dessa projekt är: Pengar ut där delprojektet EFH (elektronisk fakturahantering) ingår och har till mål att införa elektronisk fakturahantering avseende såväl inhemska som utländska leverantörsfakturor samt internfakturor. Även delprojektet Inköp ingår i projektet Pengar ut och målen med Inköpsprojektet är att skapa enhetliga och effektiva rutiner för hantering av inköp inom GU. Inköp skall vara en integrerad del i processen Pengar ut. PEKUT (projektet ekonomikompetensutbildning) har till uppgift att när de nya ekonomistöden och de nya arbetsrutinerna införs skall användarna ha fått utbildning och information om detta. BES (byte av ekonomisystem) har som mål att införa valt ekonomisystem, med basfunktionalitet som huvudbok, leverantörs- och kundreskontra, integrerad lån- och anläggningsreskontra, samt att ersätta dagens integrationer. FoK (försäljning och kontanthantering) har som mål att utreda och föreslå lösningar på hur kontanthanteringen ska elimineras eller kraftigt minskas inom de tre grupperingarna (kunder, studenter och medarbetare). Dessa lösningar ska förankras i organisationen och beslut ska fattas om huruvida lösningarna skall genomföras. De beslutade lösningarna skall implementeras. Även behov av order- och faktureringssystem skall utredas. Om behov finns skall order- och faktureringssystem upphandlas och införas. HEX (hantera externa medel) har som mål att tillhandahålla möjligheten till bättre uppföljning och styrning av projekt och hanteringen av kontrakt, genom processorienterad ärendehantering, signalsystem, mallar samt anpassade rutiner. PLUPP (planering och uppföljning) projektet skall ta fram och införa enhetliga rutiner och arbetssätt för budget-, prognos- och uppföljningsarbetet. HP (huvudprojekt) uppgifter är att säkerställa att projekten inom NEKST Etapp 3 genomförs enligt uppdrag. Detta omfattar samordning och uppföljning av projekten. Dessutom ingår att säkerställa kommunikation och förankring av projektresultaten. Aktuellt Driftstart av det nya ekonomisystemet Agresso är planerad till 1 januari Utbildning av användare kommer att ske under hösten Beslut om att införa elektronisk fakturahantering är fattat och per den 1/ påbörjas utrullning av systemet och preliminärt skall samtliga leverantörsfakturor hanteras i det nya systemstödet per den 30/ Utrullningen av elektronisk fakturahantering avser såväl leverantörsfakturor som internfakturor och inkluderar även andra typer av betalningar. Tidsplanen för utrullning baseras på successiv utrullning med tre fakulteter vardera i april, maj, juni 2006 samt en större fakultet och gemensamma förvaltningen i augusti/september Slutligt val av metod för utrullning görs i samråd med leverantör och verksamheten.

5 E K O N O M I N Y T T 5 ÖVRIGT Årsredovisning för 2004 Universitetets årsredovisning för 2004, och även för ett antal år tillbaka, finns att läsa eller hämta på Publikationerna är den officiella skrift som beskriver den obligatoriska återrapportering som regeringen m fl kräver av universitetet. Här finns avsnitt om grundutbildning, forskning, forskarutbildning, kompetensförsörjning, ekonomi och finansiell redovisning samt förvaltade donationer. Ändrat konto Utbildningsbidrag har fr o m 2005 konto 4181 (tidigare 7934). Denna förändring beror på att Ekonomistyrningsverket tillsammans med Nationalräkenskaperna vid Statistiska centralbyrån beslutat att omklassificera utbildningsbidrag till forskarstuderande så att de utgör en övrig personalkostnad i myndighetens verksamhet. Ändringen föranleder ingen åtgärd för uppställningen i universitetets resultaträkning särredovisning på egen rad sker som tidigare. Nytt konto Konto Konferensutgifter externa deltagare har lagts upp. Det används vid betalning av faktura från konferensarrangör, dvs när GU genomför konferenser och anlitar Svenska Mässan och liknande stora anläggningar. Rapporter för projektuppföljning För att man skall kunna följa upp utfallet på enskilda verksamheter över flera år i en och samma rapport finns möjlighet att beställa speciella rapporter. Menyvalet är.r214 med underindelning..r2141 ger en översiktlig s k projektrapport..r2142 är en analys på kontonivå. Vecka 12 meddelas på Horisontens nyhetssida, när rapporten och online-frågan är tillgängliga. Kontering av kontantinsättningar Vid insättning av exempelvis kompendiekassor på GU:s plusgiro (f d postgiro) skall man vid kontering av kundfakturan välja ett konto som gäller utomstatlig, för att den externa motpartsavstämningen skall bli korrekt. Kompendieförsäljningen har ju studenter som motpart och konto 3174 skall då användas. Det är endast när man har betalningar till och från statliga myndigheter som man skall använda konton för inomstatlig. Attest av utlandsfakturor Observera att attest skall finnas även på fakturorna! Se Kapitel 5 Betalningar, avsnitt i Ekonomihandboken Använd den blankett för Utlandsbetalning intrastat som ligger i blankettbiblioteket för kontering och konteringsattest. Andra versioner av konterings-/intrastatblanketter gäller ej. För ekonomiavdelningen Carin Thysell