Aveny Ekonomi Tips & Trix

Transkript

1 Aveny Ekonomi Tips & Trix

2

3 Eniac Data AB Användarmötet Innehåll 1 Ekonomirapporter Kopiera och ändra en ekonomirapport Analysera en ekonomirapport Rensa gamla ekonomirapporter Fakturabevakning och leverantör Urval Kolumner och sortering Etiketter Kontering Kopiera in kontering från Excel Verifikationsrader Sök verifikationsrader Budgetmodulen Analysera personalbudgetrader Skapa en planbudget Kontoanalys Analysera konton Analysera konton, Hogia kyrklön... 21

4 Eniac Data AB Användarmötet Ekonomirapporter 1.1 Kopiera och ändra en ekonomirapport Rutin: Rapportdefinitioner Kopiera en ekonomirapport 1. Markera den rapport som ska kopieras. 2. Välj Kopiera (antingen via funktionsmenyn till höger, eller via högerklick på raden). Den kopierade rapporten lägger sig på raden ovanför med prefixet Kopia av. Ändra i en ekonomirapport 1. Markera den rapport som ska ändras och växla till fliken Rapportdefinition. 2. Skriv in Benämning på rapporten och eventuellt en listrubrik (listrubriken används då vid rapportutskrift, istället för benämningen). 3. Välj Kategori i rullistan eller tryck på för att registrera en ny kategori. Tänk på att undvika att registrera egna rapporter i kategorier med Standard som prefix, då standardrapporterna skrivs över i samband med uppdatering. 4. Välj Sidhuvud i rullistan eller tryck på för att registrera ett eget sidhuvud. Kopiera gärna ett standardsidhuvud och komplettera t.ex. med er lokala logotyp.

5 Eniac Data AB Användarmötet Dölj nollbelopp 1) Positionera på flik Kolumner och klicka på Ändra (eller Lägg till vid ny kolumn). 2) Klicka i rutan för Nollundertryckning. Inga nollbelopp skrivs nu ut i rapporten. Dölj nollrader 3) Positionera på flik Rader alternativt Radnivåer och klicka på Formatera. 4) Klicka i rutan för Skriv inte ut nollrader. Nu döljs rader med nollbelopp helt.

6 Eniac Data AB Användarmötet Analysera en ekonomirapport Rutin: Ekonomirapporter Analysera en löpande ekonomirapport 1. Markera den rapport som ska analyseras och fyll i Bokföringsår och Period. 2. Tryck på knappen. a. Tryck på för att se undernivåer. Flera/alla undernivåer kan också tas fram eller döljas via funktionsmenyn till höger eller via högerklick på. b. Bocka i Detaljerad rapport för att se vilka verifikationer som raderna summeras från. Genom att dubbelklicka på en verifikation öppnas rutinen Bokföringsjournaler. Därifrån kan man också klicka sig vidare till rutinen Fakturabevakning. c. Ändra sortering i rapporten genom att välja i rullistorna högst upp. d. Exportera tabellen till Excel genom att trycka på knappen alternativt högerklicka på valfri rad och klicka på Exportera till Excel. Bocka gärna ur innan export, då dessa summeringar är bättre att göra direkt i Excel. Analysera en radbaserad ekonomirapport 1. Markera den rapport som ska analyseras och fyll i Bokföringsår och eventuellt period. 2. Tryck på knappen. 3. Markera den rad som ska granskas och tryck på knappen. En löpande ekonomirapport skapas och funktionerna beskrivna under föregående rubrik kan användas för att analysera raderna.

7 Eniac Data AB Användarmötet Rensa gamla ekonomirapporter Rutin: Rapportpaket Rensa logg och sparade rapporter 1. I fliken Innehåll syns alla utdelade rapportpaket. Markera den rad som ska rensas. 2. Klicka på Rensa logg och sparade rapporter, antingen i funktionsmenyn eller via högerklick på den rad som ska rensas. 3. Fyll i datumintervallet för de loggar och fakturor som ska rensas bort. 4. Upprepa för respektive rapportpaket. Ta bort ekonomirapporter i WebAveny Respektive användare kan enkelt själv rensa bland sina rapporter i WebAveny. 1. Logga in i WebAveny 2. Klicka på Ekonomirapporter och sedan på Ta bort efter respektive rapport.

8 Eniac Data AB Användarmötet Fakturabevakning och leverantör 2.1 Urval Rutin: Flera olika rutiner Standardurval Förslag på vanliga urval visas i funktionsmenyn till höger när du har klickat på knappen. Förslagen är anpassade till den rutin du arbetar i. Favoriturval Det urval som sparats som Favoriturval, är det som förväljs när man klickar på knappen i respektive rutin. Klicka på den gula stjärnan för att spara ett urval som favorit. Bevakningar För att kontinuerligt kontrollera ett urval kan funktionen Bevaka användas. Välj och spara ett urval och klicka sedan på Bevaka. Välj om bevakningen/sökningen ska göras automatiskt vid programstart eller manuellt, och namnge bevakningen.

9 Eniac Data AB Användarmötet Kommandon i Urval Ange flera värden för ett fält med hjälp av -knappen (eller Ctrl + ) Ta bort flera värden med hjälp av -knappen (eller Ctrl - ) Har du endast ett värde och klickar på -knappen tar du bort urvalsfältet. Du behöver alltså inte gå in i "Välj urvalsfält" och avmarkera ett fält som du vill ta bort. Ändra ordningen på urvalsfälten genom att ta tag, dra och släppa benämningen för fältet. I datumfält kan man förutom att ange ett visst datum även skriva in en text för att göra lite mer avancerade urval: År Innevarande år År=x 1/1 angivet år År+x 1/1 innevarande år + x år År-x 1/1 innevarande år x år Månad Innevarande månad i år Månad=x Den 1:e angiven månad i år Månad +x Den 1:e innevarande månad + x månader Månad -x Den 1:e innevarande månad x månader Datum Innevarande dag, dvs idag Datum=x Angiven dag innevarande månad Datum +x Idag + x dagar Datum -x Idag - x dagar Vecka Innevarandevecka (veckonummer) Vecka=x Måndagen i angiven vecka (veckonummer) innevarande år Vecka=+x Måndagen i angiven vecka innevarande år + x veckor Vecka=-x Måndagen i angiven vecka innevarande år - x veckor Istället för bara +x eller -x kan man också skriva +/-x dagar/veckor/månader/år Slutligen kan man också skriva namnet på en veckodag (t.ex. tisdag) i innevarande vecka. Man kan alltså göra ett urval på t.ex. Senast ändrad, intervall måndag till söndag och får då träff på alla som ändrats denna vecka. Även här kan man addera och subtrahera, t.ex. Måndag - 7 dagar.

10 Eniac Data AB Användarmötet Kolumner och sortering Rutin: Leverantörer Visa summa fakturabelopp per leverantör 1. Klicka på Välj kolumner och sortering i funktionsmenyn. 2. Markera Summa fakturabelopp och flytta över med vänsterpilen. Klicka sedan på OK. Du kan nu se hur mycket en viss leverantör har fakturerat din församling. Vid det här kolumnvalet visas summor per leverantör för föregående år som standard, men tidsintervallet går att justera. I funktionen Ange datum för beloppssumma som du hittar i funktionsmenyn, registreras önskat datumintervall.

11 Eniac Data AB Användarmötet Etiketter Rutin: Översikt rapporter Skapa en etikettrapport 1. Klicka på Ny och skriv ett namn på rapporten. Välj om bara du ska kunna se rapporten eller om den ska vara tillgänglig för alla. Klicka sedan på Nästa. 2. Välj delprogram Leverantörsreskontra och undernivå Leverantör. Klicka i rapporttypen Word, etiketter och klicka sedan på Nästa. 3. Välj kolumnen Namn och adress (etikett) under rubriken Adress genom att antingen klicka på ikonen med vänsterpil, dubbelklicka på raden eller dra raden till vänsterkolumnen. Klicka sedan på Wordikonen längst ner. Ett Worddokument och rutan Kuvert och etiketter öppnas.

12 Eniac Data AB Användarmötet Gå till fliken Etiketter (i det fönster som öppnats i Word) och klicka på knappen för att välja typ av etiketter, baserat på tillverkare/leverantör. Klicka sedan på mall skapas då i Word. Justera eventuellt teckensnitt m.m. och minimera sedan fönstret (utan att stänga det).. En 5. Gå tillbaka till Aveny och klicka på Nästa och sedan Slutför. 6. Om du vill kan du nu göra en testutskrift via knappen Testa. Välj ett Urval och klicka sedan på Exportera. Adresserna hamnar då i Worddokumentet. 7. Stäng rutinen Översikt och rapporter för att uppdatera rapportmenyerna. Stäng också Worddokumentet. Skriv ut en etikettrapport 1. Öppna rutinen Leverantörer och klicka på Urval för att välja vilka leverantörers uppgifter som ska tas med. 2. Klicka på Rapporter och välj din rapport som nu finns sparad i kategorin Egna rapporter. Välj sedan Leverantörer enligt urval och klicka på OK. 3. Klicka på Exportera. Ett dokument med dina exporterade etiketter öppnas nu i Word och du kan därifrån skriva ut etiketterna.

13 Eniac Data AB Användarmötet Kontering 3.1 Kopiera in kontering från Excel Rutin: Ankomstregistrering (samt Definitivbokning och Verifikationsregistrering) 1. Registrera fakturan som vanligt och markera sedan de fält i Excel-filen som du vill kopiera in. Fördelning av frukten % % % % % % Fakturabelopp Högerklicka i konteringsfältet i Ankomstregistreringen och välj Lägg till konteringsförslag från urklipp. 3. Ange vad fälten i Excel innehåller och klicka sedan på.

14 Eniac Data AB Användarmötet En lista visas med dina konteringar, klicka på för att bekräfta konteringsraderna. 5. Konteringen läggs nu in i konteringsförslaget. Denna funktion fungerar även i rutinerna Definitivbokning och Verifikationsregistrering.

15 Eniac Data AB Användarmötet Verifikationsrader 4.1 Sök verifikationsrader Rutin: Verifikationsrader 1. Tryck på knappen. 2. Förutom verifikationsnummer och datum, kan även t.ex. verifikationstext eller belopp användas för att hitta verifikationsrader. Skriv in text/nummer i en eller flera fält och tryck sedan på knappen.

16 Eniac Data AB Användarmötet Budgetmodulen 5.1 Analysera personalbudgetrader Rutin: Arbetsbudget 1. Välj budgetgrupp och tryck på knappen. 2. Välj Personalbudgetrader i funktionsfältet. 3. Välj Budgetgrupp eller Visa alla budgetgrupper. 4. Högerklicka och välj Analysera data.

17 Eniac Data AB Användarmötet Välj vilka begrepp du vill summera på. 6. Högerklicka och välj Fäll ihop alla. Nu summeras begreppen och dessa kan analyseras vidare genom trädstrukturen. Siffran på respektive rad anger hur många rader som genererats under respektive rubrik. 7. För att se underliggande rader klicka på plustecknet.

18 Eniac Data AB Användarmötet Skapa en planbudget Rutin: Arbetsbudget 1. För att skapa en planbudget, klicka på i rutin Arbetsbudget. 2. Välj för vilket Budgetår planbudgeten skall gälla. 3. Välj Kategori Planbudget. Planbudgeten kopieras alltid från förgående års värde. 4. Nu visas ett fönster med vilka anställda som kommer att ingå i planbudgeten. Om någon anställd inte ska vara med, klicka ur bocken. Tryck på knappen Nästa.

19 Eniac Data AB Användarmötet Ett meddelande visas för de inställningar som behöver göras. 6. Inställningar för vilket lönepåslag som skall gälla för 2015 samt lönerevisiondatum för 2016 görs under Funktionsmenyn och funktionen Inställningar. 7. Gör inställningar för Lönepåslag budgetår (%) samt Datum för lönerevision budgetår.

20 Eniac Data AB Användarmötet Kontoanalys 6.1 Analysera konton Rutin: Kontoanalys Visa ej bokförda journaler 1. Välj datumintervall och eventuellt ytterligare urvalsfunktioner. 2. Högerklicka i tabellen och ta bort bocken för Enbart huvudboken. Nu kan du även se de verifikationer med som finns på bokföringsjournaler som ännu inte är definitivbokförda. Samtliga verifikationer i kontoanalysen blir nu gula. Det går även att finna samma val via funktionsfältet. Summering per anställningsnummer För de användare som använder rutin arbetsbudget finns det möjlighet att summera kontoanalysen per anställningsnummer. 1. Välj datumintervall och eventuellt ytterligare val. 2. I fält summering per kan du välja sortering per anställningsnummer. 3. Tryck på för att hämta nya värden. Utfallet på samtliga lönekonton blir nu sorterade per anställningsnummer.

21 Eniac Data AB Användarmötet Analysera konton, Hogia kyrklön Rutin: Lönetransaktioner Hogia kyrklön 1. Välj datumintervall och eventuellt ytterligare urval. 2. Tryck på för att hämta nya värden. Förutom urval kan även upp till sex olika summeringsbegrepp anges. Exemplet är sorterat i första hand på Anställd (Anställningsnummer) och i andra hand på Baskonto.

22 Mer information hittar du i Avenys Hjälp och support som du kommer åt via Avenyloggan högst upp till vänster, alternativt via tangenten F1.

23

24