Innehållsförteckning. 6. Hur försäljning registreras när kassan delas av flera företag Inledning Installation... 4

Transkript

1 Manual Version 3.0

2 Innehållsförteckning Inledning Installation... 4 Starta programmet i Windows Vista eller Windows Licensnummer... 4 Tillverkningsnummer... 5 Uppgradering Kassavy... 6 Menyknappar (1)... 6 Informationsruta (2)... 7 Kvittoinnehåll (3)... 7 Informationsruta (4)... 7 Snabbknappar (5)... 7 Funktionsknappar (6)... 7 Administration Kontrollpanelsvy Organisation (företag, användare och butiker) Huvudbolag Hyrföretag Användare Butikskonceptet Dagliga rutiner Registrera växelkassa Försäljning Rabatter Återköp Dagsavslut Hur försäljning registreras när kassan delas av flera företag Betalningsmetoder Kontant Kort Presentkort Externt presentkort Flera betalningsmetoder på samma kvitto Särskilt avslut Kundförlust Internförbrukning Faktura Kundregister Presentkortshantering Sälja presentkort Välj hur presentkort ska registreras Försäljning och inlösen av presentkort flera företag på samma kassa Makulera presentkort Återköp av presentkort Giltighetstid Kvittohantering Skriva ut kvittokopia Text på kvittot Visa artikelnummer på kvittot Slå samman artiklar i kvittot Parkera kvitto

3 12. Artikelhantering Artikelgrupper Artiklar Kampanjer Artikelenheter Lagerhantering In/utleveranser Inventering Rapporter Lagerstatus Internförbrukning Kundförlust Presentkort Journalminne Dagsrapport Försäljningsrapport Kvittorapport Bokföring Kontoplan Kontokopplingar SIE-export Systeminställningar Språk Skrivare Kassalåda Backup Öresavrundning Övrigt Kortintegration Payzone Point Nets Hantering av kreditkortsinformation Nätverkskassa Kontrollenhet (för SE-versioner) Webbshopsintegration Aktivering av webbshopsintegration Synkronisering av lagerstatus Använd samma artikelnummer Hämta webbordrar manuellt När en webborder makuleras

4 Inledning Denna manual beskriver programmet EasyCashiers olika funktioner. Manualen är tänkt som ett uppslagsverk som du kan använda när du stöter på problem eller undrar hur något fungerar. För att snabbt komma igång kan du använda Kom-igång-guiden som du hittar under Hjälp i programmets huvudmeny. Om du inte hittar svaret på din fråga i manualen ber vi dig att kontakta återförsäljaren där du köpt programmet. Du kan även skicka ett mejl till support@easycashier.se om du undrar över något. 1. Installation Se Kom-igång-guiden för en enkel vägledning i att göra de vanligaste inställningarna. Starta programmet i Windows Vista eller Windows 7 Om du använder Windows Vista eller Windows 7 behöver du högerklicka på ikonen för EasyCashier och välja Kör som administratör för att programmet ska fungera i sin helhet. Det går att ställa in Windows Vista och Windows 7 så att EasyCashier alltid körs som administratör. Det gör du genom att högerklicka på ikonen, välja Egenskaper och sedan Kompabilitet. Klicka sedan i rutan Kör det här programmet som en administratör. Licensnummer Första gången du installerar EasyCashier kommer du till ett licensfönster. Där finns tre olika val. 1. Ange licensinformation. Här skriver du in det licensnummer du fått från din återförsäljare eller via mejl. 2. Administrationsläge. I detta läge kan du använda samtliga funktioner i kassan förutom att skapa nya kvitton. Detta läge används till exempel om du vill ansluta ytterligare en dator till kassasystemet en dator som enbart används för att hantera lager, skriva ut rapporter etc. Om du väljer alternativ 2 skapas automatiskt ett testföretag och du kan prova funktionerna i programmet. När du sedan får ditt licensnummer skriver du in det under Hjälp Licensinformation. Då ändras företagsnamnet och organisationsnumret i programmet så att uppgifterna stämmer överens med det som gäller för det företag som köpt licensen. Då 4

5 kan du också börja skapa nya kvitton. Varje kassa som ska skapa kvitton kräver en separat licens. Tillverkningsnummer När du har angett ditt licensnummer får ditt program ett tillverkningsnummer. Det ska du ange när du anmäler ditt kassaregister till Skatteverket. Tillverkningsnumret står längst upp i programmets fönster, i titelraden. Det återfinns även under Hjälp Om EasyCashier. Uppgradering Vi rekommenderar att ni uppdaterar programmet med jämna mellanrum för att alltid ha den senaste versionen. Gör så här: 1. Stäng av kassaprogrammet. 2. Ladda ner den senaste versionen från hemsidan. 3. Kör installationsprogrammet. 4. Klicka på Ja om installationsguiden frågar om du vill installera programmet i en folder som redan existerar. All information kommer att finnas kvar efter att du gjort en uppdatering. 5

6 2. Kassavy I Kassavyn arbetar du huvudsakligen med försäljning och dagliga rutiner. Nedan beskrivs de olika delarnas namn och funktion eller ges en hänvisning till var du kan läsa mer om dem. Menyknappar (1) Minimera Minimerar fönstret. Kontrollpanelen Öppnar kontrollpanelen. Hjälp Visar bland annat hjälpavsnittet samt annan information om programmet. 6

7 Logga ut Loggar ut den aktuella användaren. Informationsruta (2) Här visas information så som vem som är inloggad, kassanummer samt datum och tid. Kvittoinnehåll (3) Visar innehållet i det aktuella kvittot. Informationsruta (4) Första ikonen visar ifall kassalådan är öppen eller stängd. Följt av vald kund och information gällande kortterminalen. Om kassan använder sig av integrerad kortbetalning så kommer detta fält att visa samma information som kunden ser i kortterminalen. Denna information visas för att kassören ska kunna hjälpa kunden med olika val under kortbetalningsprocessen. Snabbknappar (5) Här visas knappar för de artiklar och grupper som gäller för denna kassa. Funktionsknappar (6) Nytt kvitto Tar bort alla inmatningar och återställer programmet för att påbörja ett nytt kvitto. Sök Öppnar ett nytt fönster där du kan söka efter artiklar som ska läggas in i kvittot. Se även Försäljning. Administration Visar alternativt för olika åtgärder som är aktuella i kassaläget som t ex dagsavslut och växelkassa. Betala Öppnar ett nytt fönster där du väljer hur kvittot ska betalas. 7

8 Administration Under administration finns möjlighet att utföra diverse åtgärder gällande daglig rutiner. Kvittotext Lägg till text på kvittot. Presentkort Öppnar ett fönster där du kan skapa presentkort samt leta upp information om ett visst kort. Se även Presentkortshantering. Välj kund Öppnar ett fönster där du kan välja kund för det aktuella kvittot. Rensa kundval Rensar kundval på aktuellt kvitto ifall en kund har blivit vald sen tidigare Kvittoadministration/återköp Öppnar ett nytt fönster där du kan söka efter kvitton utifrån kvittonummer eller datum samt visa information om valt kvitto. När du hittat rätt kvitto kan du se information om kvittot samt göra ett återköp på hela eller delar av kvittot. Se även Kvittohantering. Fakturaunderlag Här kan du söka efter samt titta på alla fakturaunderlag som skapats. Se Faktura för mer information. Rabatt Välj en rabattsats som kommer gälla för hela kvittot. Se Rabatter. Gör dagsavslut Öppnar ett fönster i vilket du kan skapa en Z-rapport. Se Dagsavslut för mer information. Växelkassa Öppnar ett fönster där du kan ange eller ändra växelkassan. Se även Växelkassa. Parkera kvitto Denna knapp används om du vill parkera kvittot (spara det inslagna för att avsluta kvittot senare). Du kan skriva en kommentar för att minnas vilken kund kvittot gäller. Kvittot sparas i systemet och du kan slå in ett annat kvitto medan du väntar. 8

9 Visa parkerade kvitton Om en kund vill avsluta ett tidigare sparat kvitto klickar du på Visa parkerade kvitton. Markera rätt kvitto och klicka på Hämta parkerat kvitto. Du kan också ta bort ett enskilt kvitto eller radera alla parkerade kvitton. Öppna kassalådan Om du vill öppna kassalådan utan att först genomföra en försäljning kan du använda denna knapp. Antalet lådöppningar kommer att stå med på dagsrapporten och nollställs efter varje dagsrapport. Kortterminal Öppnar ett nytt fönster med funktioner för den integrerade kortterminalen. Makulering. Makulerar senaste transaktionen. Denna funktion bör inte användas då EasyCashier automatiskt makulerar kortköp när det är nödvändigt. Rapporter. Välj bland X/Z-rapport samt Dagsavslut. Notera att dagsavslut innebär enbart dagslut i kortterminalen och INTE i själva kassan. Transaktionslog. En lista över transaktioner. Välj bland utförda eller ej skickade (offline S&F). Host. Testar anslutning mellan kortterminalen och betalningsleverantörens server. Ändra genvägar Öppnar ett nytt fönster där du kan konfigurerar vilka knappar som ska synas i kassavyn. Se Ändra genvägar. 9

10 3. Kontrollpanelsvy I Kontrollpanelen kan du göra inställningar, skriva ut rapporter, administrera kundregistret samt mycket mer. Kontrollpanelen har en meny längst till vänster som innehåller alla mappar och rubriker. 1. Mappar Utgör kategorier som rubrikerna är sorterade under. 2. Rubriker När du klickar på en rubrik öppnas en panel till höger (3). 3. Paneler I panelerna administrerar du programmet. 10

11 4. Organisation (företag, användare och butiker) Inställningar för företag, användare och butiker gör du i Kontrollpanelen Organisation. Huvudbolag Ändra huvudbolagets företagsuppgifter Välj rubriken Huvudbolag och klicka på Ändra. Fyll i företagets uppgifter till vänster. Till höger kan du lägga till en valfri text (max 50 tecken per rad) som kommer att visas längst ned på kvittot. Om du vill ha din logotyp på kvittot klickar du på Välj logotyp och letar upp filen. Logotypfilen måste vara i något av formaten jpg, gif, png eller bmp. Den kan vara maximalt 572 pixlar bred. Beroende på hur logotypen ser ut kan den behöva justeras i ett bildbehandlingsprogram. Kom ihåg att kvittoskrivare endast skriver ut i svartvitt. Om du inte väljer någon logotyp kommer företagsnamnet att stå högst upp på kvittot. Klicka slutligen på Spara. Byt huvudbolag Denna funktion ska endast användas när huvudbolaget har bytt företagsform och/eller fått ett nytt organisationsnummer. Vid byte av huvudbolag sker flera systemförändringar, bland annat börjar presentkort och produkter att registreras på det nya huvudbolaget. Kontakta gärna din återförsäljare för vidare instruktioner när du byter huvudbolag i systemet. Hyrföretag Under rubriken Hyrföretag lägger du till hyrföretag eller ändrar uppgifter för befintliga hyrföretag. Detta görs på samma sätt som för huvudbolaget. Se även Hur försäljning registreras när kassan delas av flera företag, Försäljning och inlösen av presentkort flera företag på samma kassa samt Artikelgrupper för mer information riktad speciellt till hyrföretag. Användare Under rubriken Användare administrerar du befintliga användare och lägger till nya. Alla företag behöver minst en (1) användare. För att lägga till en användare: Klicka på Lägg till och välj vilket företag användaren ska registreras på. Ange ett användarnamn (kommer att stå på kvittot) och ett lösenord. Det är valfritt att ange lösenord, men det rekommenderas ifall det finns fler än en användare. 11

12 Varje användare ska även ha en säkerhetsnivå. Det finns tre nivåer: Systemadministratör användare på denna nivå kan nyttja alla funktioner i programmet. Företagsadministratör användare på denna nivå kan skriva ut rapporter för det företag användaren är registrerad under, men de kan t.ex. inte lägga till artiklar i artikelregistret. Kassör användare på denna nivå kan enbart arbeta i Kassavyn och kan inte skriva ut rapporter eller göra några inställningar. Du kan även tilldela nya användare en snabbknapp för inloggning i rutan Inloggningsgenväg. När en användare slutar på företaget går det inte att bara radera den från systemet. Istället ändrar man användarens status till inaktiv. Det gör att användaren inte syns på framtida rapporter som skrivs ut. Varje användare behöver ett kassör-id och ett användarnamn. Kassör-id kan användas för att enkelt logga in på en touch-dator där inget tangetbord finns utan inmatning sker via den numeriska knappsats som finns i programmet. Det är också rekommenderat att lösenordet enbart består av siffror. Butikskonceptet Butikskonceptet ingår inte i standardversionen av EasyCashier utan är en extrafunktion som man kan köpa till vid behov. Funktionen är tänkt att användas i en terminalservice/citrixlösning. Syftet med butikskonceptet är att kunna ha olika kvittoinformation på kvitton från olika butiker. Kvittoinformation är t.ex. butikens namn och adress och de valbara sista raderna på kvittot där man exempelvis kan lägga in öppettider. Här ändras informationen När man använder sig av butikskonceptet så skapas separat företagsinformation för olika kassanummer. Informationen används sedan i följande funktioner: Kvitto Z- och X-rapport Kvittorapport Journalminne SIE-export Kundförlust 12

13 Faktura Lägg till butik Nya butiker lägger du till under Kontrollpanelen Organisation Butiker. Klicka på Lägg till, ange butikens namn och vilka kassanummer som ska finnas i den butiken. Alla kassor på samma server måste ha ett unikt kassanummer. Exempelvis kan Butik A ha kassorna 1, 2, 3 och Butik B kan ha kassorna 4, 5, 6. Båda kan inte ha kassa 1, 2 och 3 utan det måste vara unika nummer. Läs mer om kassanummer under Systeminställningar - Övrigt. Om ett befintligt kassanummer inte kopplas till en specifik butik så tillhör det automatiskt den förinställda butiken Standard. Om man inte använder butikskonceptet alls är alla kassor förinställda på butiken Standard. Ändra uppgifter för olika butiker I panelen Huvudbolag kan du ändra uppgifterna för de butiker som är registrerade i systemet. Välj butik i rullisten och klicka på Ändra. Här kan du ändra alla butikens uppgifter förutom organisationsnumret. Om ett och samma hyrföretag finns i flera butiker kan de ändra på samma sätt i panelen Hyrföretag. 5. Dagliga rutiner Här beskrivs de moment som de flesta företag använder dagligen. Registrera växelkassa När du har loggat in i EasyCashier kommer ett fönster automatiskt upp där du ska skriva in aktuell växelkassa och klicka på Spara. Om du råkar skriva fel eller vill ändra växelkassan under dagen klickar du på knappen Växelkassa i Kassavyn. Varje gång du gör dagsavslut nollställs växelkassan, och det är därför du måste börja varje dag med att skriva in den på nytt. Observera att växelkassan måste registreras för varje enskild kassa om företaget har flera kassor. Om flera företag använder samma kassa så måste varje företag registrera sin egen växelkassa. Pengar som hör till olika företag måste enligt lag hållas åtskilda. 13

14 Försäljning Försäljning genomförs i Kassavyn och innehåller två steg: 1. Lägga till/ta bort artiklar 2. Ta betalt 1. Lägga till/ta bort artiklar Artiklar kan läggas till i kvittot på följande fyra sätt: a) Genom streckkod. Använd streckkodsläsaren och läs in de varor du ska sälja. Om streckkoden inte fungerar kan du skriva in den manuellt. b) Genom att skriva artikelnumret i rutan Artikelnummer. c) Genom att lägga till och använda snabbknapparna. d) Genom att söka efter artiklar. Klicka på Sök och skriv in hela eller delar av antingen artikelnummer eller benämning. Klicka på Sök så visas resultatet i en lista. Om du klickar på Sök utan att ange parametrar visas alla tillgängliga artiklar. Välj från resultatlistan och klicka på Ok för att lägga till artikeln i kvittot. Tillagda artiklar visas till vänster. Genom att klicka på en inlagd artikel kan du göra ändringar som t ex öka eller minska antalet eller ändra pris och rabatt. För att ta bort tillagda artiklar markerar du aktuell artikel och klickar på knappen Ta bort artikel i fönstret som dyker upp. 2. Ta betalt När alla artiklar är inlagda är det dags för kunden att betala. Totalsumman ser du i rutan längst ner till vänster. Tryck på knappen Betala (F11) och välj vilken betalningsmetod kunden vill använda, Det går att kombinera flera betalningsmetoder (utom de som anges under Särskilt avslut). Kvittot skrivs ut automatiskt när totalsumman har uppnåtts, genom ett eller flera betalningsmedel. Läs mer om olika betalningsmetoder under Betalningsmetoder. För att förhindra att någon säljer på fel användare är grundinställningen i EasyCashier att du loggas ut efter genomförd försäljning. Detta kan du ändra under Kontrollpanelen Systeminställningar Övrigt. Rabatter Rabatt kan anges för hela kvittot eller för en enskild rad. Rabatt för hela kvittot: Klicka på Rabatt och välj procentsumma. Denna ersätter eventuella tidigare rabatter för enskilda rader. 14

15 Rabatt för enskild rad: För enskilda rader kan rabatten anges antingen i procent eller kronor. Detta ställer du in för aktuell artikel i kolumnen Enhet. Sedan skriver du in önskad rabatt i kolumnen Rabatt. Om rabatten anges i kronor dras den från radens totala summa. Det innebär att om raden innehåller 3 varor som vardera kostar 50 kronor, och rabatten sätts till 10 kronor kommer priser för de varorna att bli (3 x 50)- 10 kr = 140 kr. Det blir alltså inte 10 kronor rabatt per vara. Återköp Återköp kan göras på två sätt, antingen med eller utan kundens kvitto. 1. Återköp med kvitto Om kunden har med sig kvittot klickar du på Administration à Kvittoadministration, skriver in kvittonumret och klickar på Visa kvitto. En bild av kvittot visas då i ett nytt fönster och du ser alla artiklar på kvittot. Klicka på Förbered återköp så att ett nytt fönster öppnas. Klicka i rutan Återköp? på raden för den artikel som kunden vill lämna tillbaka, och klicka slutligen på Förbered återköp. Nu ser du ett nytt kvitto där artikelns/artiklarnas antal har ett minustecken framför sig. Här går det att ändra antal beroende på hur många artiklar kunden vill lämna tillbaka. Välj vilket eller vilka sätt pengarna ska betalas tillbaka på. Om du väljer kort eller kontant kontrollera att summan i betalningsrutan har ett minustecken framför sig och tryck sedan Enter. Vid återköp skriver programmet ut två kvitton, ett till kunden och ett till butiken. På butikens exemplar ska kunden skriva namn och telefonnummer. 2. Återköp utan kvitto Om kunden inte har med sig kvittot lägger du till artikeln/artiklarna som vanligt men ändrar antalet till negativt (-1, -2, etc.). Följ sedan anvisningarna ovan för att betala tillbaka pengarna. Inte både försäljning och återköp på samma kvitto Eftersom försäljning och återköp inte får blandas på samma kvitto finns det en spärr i programmet för detta. Det medför att om du lagt in en artikel för återköp kommer även ytterligare artiklar som läggs till att ha ett negativt antal, och summan att återbetala till kunden ökar. Återbetalning till kort 15

16 Om kassan har en integrerad kortterminal sköts återbetalningen automatiskt och kunden får tillbaka pengarna på sitt kort. Om kassan har en extern terminal följer du instruktionerna för den. Dagsavslut Varje dag, när den dagens försäljning är slut, ska du skapa en dagsrapport. Rapporten kallas för Z-rapport och innehåller all information om dagens kassahändelser. Om du har flera kassor måste du därför göra dagsavslut för varje enskild kassa, och om flera företag använder samma kassa måste varje företag göra sitt eget dagsavslut. Skapa rapporten genom att klicka på Administration à Gör dagsavslut i Kassavyn. Då öppnas ett nytt fönster där du kan välja om du vill skriva ut rapporten direkt eller om du bara vill spara den. Klicka på Ok. När du gör en Z-rapport nollställs alla räknare i programmet, exempelvis växelkassa och antalet lådöppningar. Bocka för rutan Öppna kassalådan om du vill att kassalådan ska öppnas efter att Z-rapporten skapats. Alla Z-rapporter har ett unikt löpnummer och redovisar allt som hänt sedan den senaste Z-rapporten. De har även en obruten kvittoföljd. Om Z- rapport 1 redovisar kvitto 1-23 kommer Z-rapport 2 att börja redovisa från och med kvitto 24. Om du glömmer att göra dagsavslut en dag så kommer den dagens kassahändelser alltså med på nästa Z-rapport. 6. Hur försäljning registreras när kassan delas av flera företag EasyCashier skiljer mellan produkter och tjänster. Detta har betydelse för hur kassan registrerar olika typer av försäljning. Grundinställningen i EasyCashier är att All tjänsteförsäljning registreras på det företag som den inloggade användaren tillhör (antingen huvudbolag eller hyrföretag). All produktförsäljning registreras på huvudbolaget, oavsett vilken användare som slår in försäljningen i kassan. Om ett hyrföretag vill sälja egna produkter måste därför en särskild artikelgrupp som är kopplad till hyrföretaget skapas. Annars kommer inte produkterna att registreras på hyrföretaget. Läs mer under Artikelgrupper. 16

17 Det går dock att ändra i systeminställningarna så att Även produktförsäljning registreras på den inloggade användaren. För att göra detta, gå till Kontrollpanelen Systeminställningar Övrigt. Klicka på Ändra vid raden Registrera produkter på, och välj Användares företag. Notera att även om du gjort ändringen i systeminställningarna så påverkas inte artikelgrupper som är kopplade till ett visst företag. Alla produkter i en kopplad grupp kommer att fortsätta registreras på det företaget. Detta ställer du in när du skapar artikelgrupper. 7. Betalningsmetoder Gemensamt för alla betalningsmetoder är att först trycka på knappen Betala (F11) nere i högra hörnet. Då öppnas ett nytt fönster där information om betalningen framgår samt vilka betalningsalternativ som finns. Kontant Kort Klicka på F11 Kontant och skriv in beloppet du får av kunden. Har kunden jämna pengar behöver du endast trycka Enter. Klicka på F10 Kort och skriv in beloppet som ska dras från kortet. Om kunden vill dra kortet på summan behöver du endast trycka Enter. Om kassan har en integrerad kortterminal skickas beloppet automatiskt till kortterminalen. Om kassan har en extern kortterminal följer du manualen för den. Presentkort Klicka på F9 Presentkort. Skriv in presentkortets nummer och klicka på Ok. Om inte hela summan på presentkortet används vid ett köp är presentkortet fortfarande möjligt att betala med. Hur mycket pengar som är kvar måste du eller kunden själv notera på presentkortet. Om summan på presentkortet inte räcker till det aktuella köpet kommer kunden att behöva betala resterande belopp på annat sätt (t.ex. med kontanter eller kort). 17

18 Observera: Om ni använder grundinställningen för presentkortshantering och ett hyrföretag tar emot ett presentkort som betalningsmedel behöver särskilda åtgärder ske för att hyrföretaget ska få pengar av huvudbolaget. Om ni har valt att registrera presentkort på inloggad användare behöver särskilda åtgärder ske om något annat företag än det som sålde presentkortet tar emot kortet. Läs mer under Försäljning och inlösen av presentkort- flera företag på samma kassa Externt presentkort Skillnaden mellan ett vanligt presentkort och ett externt presentkort är att ett vanligt presentkort är sålt av samma kassasystem som tar emot det. Ett externt presentkort kan istället vara sålt av 1. ett tidigare kassasystem i samma butik 2. en annan butik i samma kedja. När kunden vill betala med ett externt presentkort måste kassören själv kontrollera att presentkortet är giltigt. För att ta emot presentkortet klicka på F8 Externt presentkort. Skriv in presentkortets summa och en eventuell referens. Eventuellt måste kassören även meddela butiken som sålt presentkortet att de ska makulera kortet. Flera betalningsmetoder på samma kvitto Kunden kan dela upp betalningen mellan de olika metoder som beskrivits ovan. Ange betalningsmetoderna en i taget med respektive summa och tryck Enter. När totalbeloppet har uppnåtts skrivs kvittot ut. 8. Särskilt avslut Särskilt avslut används vid tre specialfall kundförlust, internförbrukning och fakturering. Det går inte att kombinera särskilt avslut och en vanlig betalningsmetod på samma kvitto. Det går inte heller att använda särskilt avslut vid försäljning av presentkort (förutom faktura). Alla särskilda avslut påverkar lagerbehållningen för den aktuella varan. Kundförlust Alternativet Kundförlust används när en vara har blivit stulen. Ofta upptäcks inte kundförluster utom vid inventering, men om det händer läggs artikeln in i artikelfältet och sedan används F5 Kundförlust. Då skrivs en kundförlustkvittens ut på kvittoskrivaren och kassören skriver under denna och lägger i kassalådan. 18

19 För att skriva ut en rapport över all kundförlust, gå till Kontrollpanelen Rapporter Kundförlust. Internförbrukning Vid internförbrukning väljer du betalningsmetod F6 Internförbrukning. I dessa fall skrivs inget kvitto ut. För att skriva ut en rapport över all internförbrukning, gå till Kontrollpanelen Rapporter Internförbrukning. Faktura I EasyCashier är det möjligt att låta kunder betala mot faktura. Faktureringen sker dock inte i EasyCashier utan den gör du som företagare genom ditt faktureringsprogram/affärssystem. EasyCashier skapar endast det fakturaunderlag som du behöver för att kunna fakturera kunden. För att kunna handla mot faktura måste din kund först läggas in i kundregistret (se Kundregister). Lägg till artiklarna som vanligt i artikelfältet. Välj kund i kundvalsrutan genom att klicka på Välj kund och leta upp kunden genom kundnummer eller namn. Det finns även en knapp för att lägga till nya kunder. Avsluta sedan kvittot genom att klicka på F7 Faktura i betalningsrutan. Skriv in ev. referensnummer för fakturan. När du gjort detta skriver kvittoskrivaren ut två fakturaunderlag. Det ena ska kunden behålla och det andra är butikens exemplar. Detta ska kunden signera med namnunderskrift. Efter dagens slut eller när du så önskar använder du som butiksägare dessa fakturaunderlag för att skicka ut fakturor till kunderna. I dagsrapporten kommer summan av fakturaförsäljningen att stå med, men under en egen rubrik. Den ingår inte i försäljningssumman, eftersom en försäljning rent teoretiskt inte har skett. Butiken har endast fått ett fakturaunderlag. 9. Kundregister I EasyCashier finns möjligheten att skapa ett kundregister. Detta register används främst då kunder vill handla mot faktura, men det går även att registrera vanliga kvitton på en specifik kund. Kunder kan läggas till i kundregistret på två sätt. 1. Lägga till kunder en och en Gå in på Kontrollpanelen Kundregister. Klicka på Lägg till så att fönstret Kundinformation öppnas. Här kan du skriva in kundens uppgifter. 19

20 Endast namn är obligatoriskt. Om du väljer att ge kunden en personlig rabattsats (ute till höger) läggs denna rabatt automatiskt in på alla artiklar som kunden köper. Du kan ändra rabatten som vanligt i Kassavyn för de enskilda artiklarna senare. Det går även att lägga till kunder i registret genom att klicka på Välj kund i Kassavyn och sedan Ny kund. 2. Importera kundregister från fil Det smidigaste sättet att lägga till kunder är genom att importera ett kundregister från ett Excelark. Det är även smidigt att göra uppdateringar av kundregistret i Excelarket och sedan importera registret på nytt. Detta görs genom att du klickar på Importera under rubriken Kundregister. Excelarkets kolumner ska ha följande rubriker: Kolumn A: Nummer Kolumn B: Namn Kolumn C: Organisationsnummer Kolumn D: Adress 1 Kolumn E: Adress 2 Kolumn F: Postnummer Kolumn G: Postort Kolumn H: E-post Kolumn I: Telefonnummer 1 Kolumn J: Telefonnummer 2 Kolumn K: Rabatt Kolumn L: Kommentar Exportera kundregister Du kan även exportera kundregistret från EasyCashier till en Excelfil. Klicka då på Exportera och välj var du vill spara filen. Övriga registerfunktioner Under rubriken Kundregister kan du söka upp en kund, se eller ändra information om kunden samt ta bort kunden ur registret. När du valt en kund och öppnat fönstret Kundinformation kan du se kundens köphistorik totalt samt fördelat på kvitton och fakturor. 10. Presentkortshantering EasyCashier har ett välutvecklat system för att hantera presentkort. Här presenteras alla olika funktioner. 20

21 Sälja presentkort För att kunna sälja ett presentkort behöver du först skapa det. Klicka på Presentkort i Kassavyn och skriv in önskat belopp i rutan Summa. EasyCashier skapar automatiskt ett unikt nummer för varje presentkort, men du kan välja ett annat nummer om du vill. Klicka då ur rutan Generera nummer automatiskt och ange ett valfritt nummer. Tänk på att alla presentkort måste ha ett unikt nummer. Klicka till sist på Skapa nytt presentkort så läggs presentkortet in i artikelfältet. Du kan alltid se alla aktiva presentkort i en lista under Kontrollpanelen Rapporter Presentkort. Observera att det inte går sälja ett presentkort mot kundförlust eller internförbrukning. Välj hur presentkort ska registreras För att förenkla hanteringen av presentkort för hyrföretag finns det möjlighet att välja hur försäljning av presentkort ska registreras. Detta görs under Kontrollpanelen Systeminställningar Övrigt. Leta upp raden Registrera presentkort på och välj Ändra. Det finns två alternativ. 1. Grundinställningen är att all försäljning av presentkort registreras på huvudbolaget, oavsett vilken användare som sålt det. 2. Alternativet är att presentkort registreras på det företag som den inloggade användaren tillhör huvudbolag eller hyrföretag. Notera att systemet inte känner av vem som sålt presentkortet när en kund vill betala med det. Läs mer om detta i nästa stycke. Klicka på Spara och starta om den dator som EasyCashier är installerat på för att ändringen ska börja gälla. Försäljning och inlösen av presentkort flera företag på samma kassa I föregående stycke beskrivs hur du gör för att ställa in hur försäljning av presentkort ska registreras om flera företag använder samma kassa. I detta stycke beskrivs hur försäljning och inlösen av presentkort går till beroende på det val du gjort. Om presentkort registreras på huvudbolaget Grundinställningen i EasyCashier är att försäljning av presentkort registreras på huvudbolaget, oavsett vem som sålt det. Därför kan du som 21

22 hyrföretag inte sälja både egna tjänster/produkter och presentkort på samma kvitto. När du som hyrföretag säljer ett presentkort kommer det alltså att stå huvudbolagets namn och organisationsnummer på kvittot. Det är också huvudbolaget som får pengarna. När en kund sedan använder presentkortet för att betala tjänster/produkter köpta av ditt hyrföretag registreras köpet på hyrföretaget. Det är även hyrföretagets namn och organisationsnummer som står på kvittot. Detta innebär att hyrföretaget har sålt varor eller tjänster men huvudbolaget har fått pengarna. För att hyrföretaget ska få sina pengar måste hyrföretaget därför skicka en faktura till huvudbolaget. Faktureringen sker utanför EasyCashier. På fakturan kan hyrföretaget exempelvis skriva Inlösen av presentkort. När huvudbolaget har betalat fakturan har båda företagen ett underlag till sin bokföring. Om presentkort registreras på det företag som användaren tillhör Om du ställt in att försäljning av presentkort ska registreras på det företag som användaren tillhör kan hyrföretag sälja presentkort och egna produkter/tjänster på samma kvitto. Hyrföretag kan också ta betalt med sina presentkort precis som vanligt. Men om ett företag (huvudbolag eller hyrföretag) tar emot ett presentkort som betalmedel av en kund, men inte själva har sålt just det presentkortet behöver de fakturera det företag som sålt kortet. Annars har ju det andra företaget fått pengarna för deras arbete/produkt. Notera att systemet inte känner av vem som sålt presentkortet när en kund vill betala med det, detta måste personalen själva ta reda på. Faktureringen sker utanför EasyCashier. På fakturan kan det exempelvis stå Inlösen av presentkort. När företaget som sålde presentkortet har betalat fakturan har båda företagen ett underlag till sin bokföring. Makulera presentkort Ibland kan ett presentkort behöva makuleras, exempelvis om det har använts som betalningsmedel i en annan butik. Gör då så här: Klicka på Presentkort i Kassavyn, ange presentkortsnumret i rutan Nummer och klicka på Hämta information. Klicka sedan på Makulera presentkort. 22

23 När du makulerar ett presentkort går det inte längre att använda som betalningsmedel. Presentkortet försvinner ur systemet nästa gång du gör dagsavslut, och summan på kortet förs automatiskt över till raden för makulerade presentkort. Återköp av presentkort Vid återköp av presentkort letar du upp presentkortet på samma sätt som när det ska makuleras. Sedan klickar du på Förbered återköp. Då läggs presentkortets aktuella summa in i artikelfältet, med ett minustecken framför. Gör sedan återköp som vanligt. Detta sätt fungerar även om kunden vill ha ut ett restbelopp från ett presentkort i pengar. Giltighetstid Grundinställningen i EasyCashier är att presentkort är giltiga i 24 månader. Detta kan du ändra under Kontrollpanelen Systeminställningar Övrigt. När giltighetstiden för ett presentkort gått ut går det inte att använda som betalningsmedel. Presentkortet försvinner sedan ur systemet nästa gång du gör dagsavslut, och summan på kortet förs automatiskt över till raden för makulerade presentkort. Presentkortet försvinner även ur systemet när det inte längre finns några pengar kvar på det. 11. Kvittohantering Skriva ut kvittokopia Det går bara att skriva ut en kvittokopia från den kassa där originalkvittot skapades. Det går även bara att skriva ut en kopia en gång (enligt lag SKVFS 2009:1). För att skriva ut en kvittokopia klickar du på Kvittoadministration i Kassavyn. Ange kvittonummer (alternativt sök upp ett kvitto) och klicka på Visa kvitto. Ett nytt fönster visar information om kvittot. Klicka på knappen Skriv ut kopia. Text på kvittot För att lägga till text på kvittot lägger du först in minst en artikel i artikelfältet. Sedan skriver du text i kolumnen Artikelnummer, trycker Enter och skriver sedan in din kommentar i kolumnen Benämning. Det går att lägga till flera rader text på ett kvitto, så länge första raden är en artikel. 23

24 Visa artikelnummer på kvittot För att visa artikelnummer på kvittot går du till Kontrollpanelen Systeminställningar Övrigt. Klicka på Ändra efter texten Visa artikelnummer på kvittot. Denna inställning påverkar alla kassor i systemet. Slå samman artiklar i kvittot Du kan välja att låta likadana artiklar hamna på samma rad i kvittot (så att antalet ökar automatiskt). Denna inställning görs under Kontrollpanelen Systeminställningar Övrigt. Klicka på Ändra efter texten Slå samman artiklar av samma sort i ett kvitto. Parkera kvitto Klicka på Administration à Parkera kvitto i Kassavyn om du vill spara kvittot för att avsluta det senare. Du kan skriva en kommentar för att minnas vilken kund kvittot gäller. Kvittot sparas i systemet och du kan slå in ett annat kvitto medan du väntar. När en kund vill avsluta ett tidigare sparat kvitto klickar du på Visa parkerade kvitton. Markera rätt kvitto och klicka på Hämta parkerat kvitto. Du kan också ta bort ett enskilt kvitto eller radera alla parkerade kvitton. 12. Artikelhantering Artikelhantering görs under Kontrollpanelen Kassainställningar. Artikelgrupper EasyCashier har två sorters artikelgrupper: produktgrupper och tjänstegrupper. Alla artiklar måste tillhöra antingen en produktgrupp eller tjänstegrupp. Du kan själv lägga till nya grupper av båda sorterna och bestämma vilka artiklar som ska höra till varje grupp. En översiktlig bild av alla artikelgrupper finns i panelen Artikelgrupper. Där är tjänstegrupperna markerade med blå text. Genom att använda artikelgrupper skapar du en bra ordning och översikt över ditt lager. Du kan även skriva ut mer specifika försäljningsrapporter. Artikelgrupperna avgör var försäljningen registreras Grundinställningen i EasyCashier är att 24

25 All tjänsteförsäljning registreras på det företag som den inloggade användaren tillhör (antingen huvudbolag eller hyrföretag). All produktförsäljning registreras på huvudbolaget, oavsett vilken användare som slår in försäljningen i kassan. Detta gäller även om användaren tillhör ett hyrföretag. Om ett hyrföretag vill sälja egna produkter behöver du därför skapa en särskild artikelgrupp för deras produkter. Det går dock att ändra i systeminställningarna så att Även produktförsäljning registreras på den inloggade användaren. För att göra detta, gå till Kontrollpanelen Systeminställningar Övrigt. Klicka på Ändra vid raden Registrera produkter på, och välj Användares företag. Oavsett vilken inställning som är aktiv kan du alltid skapa särskilda artikelgrupper som kopplas till ett visst företag. Då registreras alltid försäljningen av dessa produkter under det valda företaget. Skapa ny artikelgrupp Öppna panelen Artikelgrupper. Klicka på Lägg till och fyll sedan i uppgifterna. Ge artikelgruppen ett namn och välj om den ska vara en undergrupp till en befintlig grupp. Om artikelgruppen ska innehålla tjänster klickar du i rutan Är en tjänstegrupp. Artiklar Under rubriken Artiklar sköter du administrationen av alla artiklar samt skapar och skriver ut etiketter till artiklar. Lägga till artiklar Klicka på Lägg till och fyll i uppgifterna om artikeln i det artikelfönster som öppnas. 1. Artikelnummer. Fyll i ett färdigt artikelnummer eller välj ett eget. Om du ska använda GS1 viktvaruprefix måste artikelnumret vara åtta siffror. Om du har en integrerad webbshop måste en artikel ha samma artikelnummer i kassan och i webbshoppen. 2. Benämning. Detta är artikelns namn som kommer att visas på kvittot. 3. Streckkod. Om produkten har en streckkod läser du in den med streckkodsläsaren. Du kan i annat fall skriva in en egen streckkod. 4. Artikelgrupp. Det finns två sorters artikelgrupper: produktgrupper och tjänstegrupper. Var noga vid valet eftersom detta påverkar 25

26 rapporter och eventuella hyrföretag. Se även avsnitten Artikelgrupper samt Hur försäljning registreras när kassan delas av flera företag. 5. Artikelenhet. Välj den enhet som artikeln ska säljas i. Denna information står med på kvittot. 6. Moms. Välj momssats. 7. Konto. Ange det konto som artikeln ska registreras under. Det är mycket viktigt att välja rätt konto, särskilt om du planerar att exportera information till en SIE-fil. Alla konton finns även i en lista under Kontrollpanelen Bokföring Kontoplan. 8. Standardinköpspris. Om du anger ett pris här kommer detta att föreslås när du gör inleveranser av aktuell artikel. Detta pris kommer också att användas för att beräkna artikelns marginal. 9. Försäljningspris. Välj om du vill ange försäljningspris inklusive eller exklusive moms. Programmet fyller i det andra priset automatiskt. Det pris du anger här kan du ändra när du har lagt till artikeln i artikelfältet i Kassavyn. Då kommer EasyCashier att räkna om prisändringen till en rabatt på just den artikeln i just det kvittot. 10. Lagervara. Om du vill ha kontroll på hur många du har av en viss artikel klickar du i denna ruta. Till lagervaror hör till exempel schampo och andra produkter. Exempel på artiklar som inte lagerförs är tjänster som hårklippning, konsultation eller service. 11. Beställningspunkt. Här kan du ange vid vilken lagernivå som denna artikel kommer att dyka upp på inköpsrapporten. Om du till exempel vill bli påmind om att beställa fler schampoflaskor när det finns två stycken kvar i lager anger du beställningspunkt 2. När du klickar på Spara öppnas lagerinformationsdelen. Här kan du göra in- eller utleveranser av den aktuella artikeln. Lägga till leverantör av artikel När du skapar eller ändrar i en artikel kan du lägga till information om leverantör och leverantörens artikelnummer. Fyll i detta i rutan Leverantör till höger i artikelfönstret. Artikeltransaktioner I artikelfönstret kan du se alla transaktioner för artikeln genom att klicka på knappen Visa artikeltransaktioner längst ned i fönstret. Det finns sju olika typer av transaktioner: inleverans, utleverans, inventering, kundförlust, internförbrukning, faktura samt försäljning. Om du har råkat göra fel vid någon av dessa transaktioner går den felaktiga transaktionen att ta bort. Markera den felaktiga raden och klicka på Ta bort markerad rad. Importera och exportera artikellistor 26

27 För att göra det enklare att lägga till ett stort antal artiklar kan du skapa en artikellista i Excel. Denna lista kan du sedan importera till EasyCashier. Excelarkets kolumner ska ha följande rubriker (från vänster till höger): Kolumn A: Artikelnummer Kolumn B: Benämning Kolumn C: Försäljningspris inklusive moms Kolumn D: Moms (0,25=25 %) Kolumn E: Enhet Kolumn F: Artikelgrupp Kolumn G: Kontonummer Kolumn H: Streckkod Kolumn I: Lagervara (0=nej, 1=ja) Kolumn J: Inköpspris exklusive moms Kolumn K: Beställningspunkt Kolumn L: Kampanj startdatum Kolumn M: Kampanj slutdatum Kolumn N: Kampanj antal Kolumn O: Kampanj rabatt Kolumn P: Leverantör Kolumn Q: Leverantörens artikelnummer De tio sista kolumnerna (H-Q) är inte obligatoriska att fylla i. Notera att momsen anges som decimaltal, t.ex. 0,25 eller 0,12. Notera också att kampanjdatum ska anges enligt formen ÅÅÅÅ-MM-DD, och kampanjrabatt i kronor. För att importera listan klickar du på Importera och letar upp filen på din dator. För att uppdatera artikelregistret på ett smidigt sätt rekommenderas du att göra alla ändringar i Excelarket och sedan importera detta på nytt. Då vet du att det alltid är den senaste versionen av artikelregistret som är aktivt i programmet. Det går även att exportera artikellistor. Sök först upp de artiklar som ska vara med i rutan Urval. Klicka sedan på Exportera och välj var du vill spara filen. Ta bort eller dölja artiklar När en artikel har blivit inaktuell kan du ta bort eller dölja den. Markera artikeln och klicka på Ta bort. Om artikeln används av systemet (om den någon gång har förekommit på ett kvitto eller på en faktura) går det inte att radera den helt, utan den blir istället dold. Om artikeln blir dold informeras du om detta genom en varningsruta. En dold artikel kommer inte att synas i rapporter och vanliga sökresultat. 27

28 Visa dolda artiklar Om du vill inkludera dolda artiklar i sökresultatet klickar du i rutan Sök dolda i Artikelpanelen. För att aktivera en dold artikel igen markerar du artikeln och klickar på Ändra. Klicka sedan på Spara. Då kommer den att bli synlig igen i rapporter och sökresultat. Observera att en dold artikel även aktiveras igen om den finns med på en artikellista som du importerar till EasyCashier. Etiketter Med EasyCashier kan du skapa och skriva ut etiketter med streckkod på. Klicka på Etiketter och lägg till önskade artiklar. När alla artiklar är tillagda väljer du etikettstorlek i rutan längst ned till vänster, väljer en skrivare och klickar till sist på Skriv ut. Det går även att förhandsgranska utskriften. Det följer med ett mindre antal standardetiketter när du installerar EasyCashier. Du kan lägga till egna etikettformat genom att placera dem i katalogen reports\labels. Vissa etiketter är tillräckligt stora för att företagets logotyp ska rymmas. Ge då logotypfilen samma namn som etiketten fast med ändelsen.jpg istället för.jasper. Lägg sedan logotypfilen i samma katalog som etiketterna (reports\labels). Om etiketten till exempel heter label_102x38.jasper ska logotypen heta label_102x38.jpg för att allt ska fungera. EasyCashiers etikettfunktion är utvecklad för att fungera ihop med en etikettskrivare från tillverkaren Zebra Technologies. Om ditt företag har tänkt använda en annan etikettskrivare bör ni därför först kontrollera med er återförsäljare att enheterna fungerar bra ihop. Kampanjer När du klickat på en viss artikel så att artikelfönstret visas kan du lägga till kampanjpriser för den aktuella artikeln. Detta görs i rutan Kampanj. 1. Välj mellan vilka start- och slutdatum som kampanjpriset ska gälla. Skriv datumen enligt formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. 2. Ange hur många artiklar kunden behöver köpa för att kampanjpriset ska gälla. Exempelvis 2. (Det går även att sätta antalet till 1.) 3. Ange hur stor rabatten ska vara i kronor. Exempelvis 20. I exemplet får kunden alltså 20 kronor rabatt totalt om han/hon köper två artiklar av denna typ. När du sedan slår in den/de aktuella artikeln/artiklarna i kvittot kommer rabatten att läggas in automatiskt. 28

29 Artikelenheter Här kan du lägga till eller ändra artikelenheter. Artikelenheter är de olika enheter som varorna eller tjänsterna kan köpas i, till exempel styck, kilo, liter eller timmar. 13. Lagerhantering Lagerhantering görs under Kontrollpanelen Lagerhantering. Dessa funktioner förenklar beställningen av nya varor och ger företaget bättre kontroll över sitt lager. In/utleveranser När du gör in- eller utleveranser av artiklar påverkas lagerbehållningen för de artiklarna. Detta kräver dock att artiklarna är markerade som lagervaror (se Artiklar). Välj vilken typ av leverans som ska göras och fyll sedan i vilka artiklar som levereras, antal och eventuellt inköpspris. För att förenkla arbetet med inleveranser kan du göra en lista med alla artiklar som ska läggas in. Skapa listan i ett Excelark där kolumnerna har följande rubriker (från vänster till höger): Kolumn A: Artikelnummer Kolumn B: Antal Kolumn C: Inköpspris exklusive moms Kolumn A och B är obligatoriska medan kolumn C, inköpspris, är valfri. Klicka sedan på Importera från fil och leta upp filen på din dator. När du säljer produkter som finns förtecknade i ditt lager plockar systemet bort dem i samma ordning som de levererats in. Den tidigast inlagda varan säljs först. I praktiken spelar det dock ingen roll vilken produkt du tar ur lagret. Det som berörs är kolumnen Vinst i försäljningsrapporten. Där beräknas vinsten utifrån vilket inköpspris som angetts för den artikel som stått i tur att säljas. Utleveranser Utleveranserna sparas som Excelfiler i den katalog som står angiven i panelen In/utleverans. Dessa filer kan du sedan skriva ut eller importera till en annan kassa. Inventering En inventering är uppdelad i två steg. 29

30 1. Skriv ut inventeringsunderlag Klicka på Skriv ut inventeringsunderlag i panelen Inventering. Ett nytt fönster öppnas där du kan ställa in vilka artikelgrupper som ska ingå i listan. Bara de artiklar som är markerade som lagervara kommer att synas i inventeringslistan. Klicka på Skriv ut. Du kan även spara listan som en Excelfil genom att klicka på Exportera, för att kunna fylla i den på datorn. 2. Fyll i inventeringsresultatet Klicka på Utför inventering. Välj samma artikelgrupper som du valde när du skapade inventeringsunderlaget. Det gör det enklare att fylla i resultatet. Klicka på Börja inventering och fyll i faktiskt antal för varje inventerad artikel. Här kan du också välja att importera din ifyllda lista genom att klicka på Importera från fil. När alla artiklar är redovisade kan du välja att skriva ut resultatet eller exportera det till excel. Slutligen klickar du på Lagerför inventering så att lagerbehållningen uppdateras i systemet. Kom ihåg att skriva ut innan du lagerför inventeringen eftersom fönstret därmed stängs. 14. Rapporter EasyCashier ger möjlighet att skapa flera olika rapporter. Dessa går att skriva ut, förhandsgranska och exportera till pdf-filer och/eller excelfiler. Alla rapporter hanteras under Kontrollpanelen Rapporter. Som användare kan du endast skriva ut rapporter som gäller det företag du tillhör. Lagerstatus Under rubriken Lagerstatus finns två olika alternativ: lagerrapport och inköpsrapport. 1. Lagerrapport Denna rapport visar antalet artiklar i lagret och vilket värde lagret har. Rapporten kan du spara som en excelfil genom att klicka på Exportera. 2. Inköpsrapport Inköpsrapporten visar de varor som håller på att ta slut i lagret. För att artiklar ska visas på inköpsrapporten måste de vara markerade som lagervaror i artikelregistret och ha en lagerbehållning på mindre eller lika med beställningspunkten (se Artiklar). Rapporten kan du spara som en excelfil genom att klicka på Exportera. 30

31 I rutan Artiklar väljer du vilka artikelgrupper som ska visas i rapporterna. Du kan även välja att endast visa artiklar från en viss leverantör (se Artiklar för hur man lägger till leverantörer). Internförbrukning Rapporten Internförbrukning visar hur mycket varje användare har registrerat som internförbrukning. Rapporten skapas utifrån ett valt datumintervall. Kundförlust Rapporten Kundförlust visar hur mycket varje användare har registrerat som kundförlust. Rapporten skapas utifrån ett valt datumintervall. Presentkort Under rubriken Presentkort visas alla aktiva presentkort, deras förfallodatum samt totala återstående värde. Journalminne Under rubriken Journalminne kan du hämta journalminnet som en textfil genom att klicka på Hämta journalminnet och välja var filen ska sparas. Varning: Detta kan ta ett par minuter. Under tiden kan inte övriga nätverkskassor användas. All löpande användning sparas i journalminnet. En post i journalminnet lagras i följande format: [STX]<datum och tid>[us]<organisationsnummer>[us]<kassanummer>[us]<användarnam n>[us]<titel>[us]<meddelande>[us][etx][nl] STX = 0x02, ETX = 0x03, US = 0x1F, NL = 0x10 Vissa händelser är så kallade systemhändelser som påverkar samtliga kassor och företag. För dessa händelser kommer fälten organisationsnummer och kassanummer att vara tomma. Namnet på filen som skapas kommer ha följande format: audit_<organisationsnummer>_<kassanummer>_<datum och tid>.log Programmeringar och inställningar Aktuella inställningar hämtas genom att trycka på knappen Hämta aktuella inställningar. Resultatet blir en zippad fil som innehåller en 31

32 kopia av databasen samt de filer som innehåller konfigurationen till servern och klienten. Det går även att hämta historiken kring ändringar. Formatet på den filen är samma som för journalminnet. Dagsrapport Under rubriken Dagsrapport kan både dagsrapporter (Z-rapporter) och X- rapporter skrivas ut. Z-rapporten har ett unikt löpnummer och redovisar allt som hänt sedan den senaste Z-rapporten. När du gör en Z-rapport nollställs alla räknare i programmet, exempelvis växelkassa och antalet lådöppningar. Dessa rapporter är unika för varje företag och kassa. De har även en obruten kvittoföljd. Om Z-rapport 1 redovisar kvitto 1-23 kommer Z-rapport 2 att börja redovisa från och med kvitto 24. X-rapporten visar allt som hänt sedan den senaste Z-rapporten gjordes. Ofta betyder detta att den visar hur mycket företaget sålt för under dagen. X-rapporten visar aktuella siffror men nollställer inga räknare. Det gör att en X-rapport kan tas ut flera gånger på en dag. Försäljningsrapport Under rubriken Försäljningsrapport kan du skapa rapporter över försäljningen utifrån ett valt datumintervall. I rutan Urval kan du välja ett alternativ av följande: Alla visar all försäljning som gjorts under tidsperioden. Här kan du också välja hur försäljningen ska summeras beroende på vad du vill veta. Artikelgrupp visar all försäljning inom den valda gruppen under tidsperioden. Här väljer du även om undergrupper ska särredovisas. Artikel visar all försäljning av en enstaka artikel. En försäljningsrapport visar hela företagets försäljning, även om företaget använder flera kassor. Försäljningen redovisas uppdelad på företagets olika användare, utom ifall du valt att visa summering på artikelgrupper. Om du vill se totalförsäljningen kryssar du för rutan Visa enbart totalförsäljning. Exportera försäljningsdata till CSV-fil Till skillnad mot de andra rapporterna så exporteras inte försäljningsrapporten till en excelfil, utan till en CSV-fil. Det är en textfil med rådata, uppdelad i följande 26 kolumner: 32