Dokumentation av kassaregister XCPOS

Transkript

1 Version Med reservation för tryckfel samt tidigare / kommande ändringar. Vi förbehåller oss rätten att ändra utförande eller specifikation utan föregående meddelande. Vissa av funktionerna som beskrivs i manualen kräver olika tjänster samt kopplingar. Kontakta er återförsäljare eller xcash för mer information samt aktuella priser för dessa tjänster och installationer. Cash Manual

2 Cash Information Manualen: Uppdateras löpande och kan laddas ner från vår hemsida. För att hämta / se den går du in på: Säkerhetskopiering: Vi rekommenderar att ni säkerhetskopierar efter varje arbetspass. Enligt lag har du skyldighet att se till att det finns en backup om något skulle hända. Journalminne: Din kassa har ett elektroniskt journalminne. Den kan visas på skärmen, sparas som.txt fil eller skrivas ut. Kontrollbox: Kontrollboxen ska vara inkopplad hela tiden, stängs den av eller slutar att fungera kan du inte göra någon försäljning. Kontrollera att lampan som sitter på sidan av boxen blinkar med grönt sken = Ok. Får du Rött sken dra ut strömmen till boxen och sätt in den igen. Får du grönt sken nu kan du även starta om kassaprogrammet så den hittar boxen. När kontrollboxen installeras för första gången måste du själv som firmatecknare göra en anmälan till Skatteverket inom en vecka från att den installerats i kassaregistret. Behöver du hjälp med frågor kontakta vår support på så får ni vägledning hur informationen som efterfrågas kan tas fram. Rapporter: Z-Rapporten löper över en period, dvs tar du ut en Z-rapport ::8 så börjar nästa rapport från den tiden och fram till att du tar ut nästa Z-rapport. Du kan INTE vänta med att ta ut Z-rapporter för att sedan ta ut dem ex. i slutet av veckan och få ut en för varje dag. Du får då ut en Z-rapport som sträcker sig för hela perioden. Support: När du köper eller hyr programvara från xcash ingår viss support. Du betalar en liten Årsavgift för programvaran. Avgiften är för fri Produktsupport & Uppdateringsgaranti och kommer en gång per år. * Produktsupport, dvs utökad hjälp och möjlighet till mer ingående frågor/hjälp om produkten som behövs för produktens användande. * Uppdateringsgaranti, vilken innebär att xcash under avtalsperioden kostnadsfritt tillhandahåller programrättningar samt alla nya officiella versioner av produkten. Versioner görs i första hand tillgängliga via internet. Supporten har öppet Måndag - Fredag Tel Support via Fjärranslutning = Ladda ner något av våra program som finns längst ner på hemsidan. Innan du ringer supporten: Har någon programvara såsom kassaprogram, betalkort m.m. fryst och inget händer efter ett tag. Stäng av och starta om datorn samt kringutrustning som inte fungerar först innan ni kontaktar supporten. Fråga alltid innan supporten börjar jobba med ditt ärende om du är osäker på om arbetet är debiteringsbart. När du ringer in behöver du ha tillgång till ditt kundnummer och orgnr.

3 Cash Kassasystem 6 Huvudmeny Startmeny / Undermeny Logga in Kassör Administration / Funktioner Display Betalsätt PLU / Antal Korr. m.m. Bordhantering m.fl. funktioner Klicka här för att få fram programversion, licensnummer m.m. - Här ser du vem som loggat in. - Bordnummer. - Antal i lager på senaste artikeln. - Uppkopplingsstatus mot databas. 6 - Datum och tid. - Inmatning artikelnummer m.m. 8 - Kundens namn. 9 - Övriga meddelanden. 0 - Hemsida och supportnummer. Huvudmeny Välj en avdelning från huvudmenyn. Du kan även bläddra vidare till fler huvudmenyer. Startmeny Artiklar som är öppna eller används ofta ligger här. Här presenteras även valda huvudgruppens artiklar. Logga in Logga in som kassör eller admin. Administration Här kan du lägga funktioner som används för ex. rabatter, antal, rapporter. Betalsätt Kontant, Kort, Faktura, Kund m.m. Bordshantering Öppna- Stänga- Spara- Dela- bord m.m. Fler undermenyer kan läggas till. PLU / Antal Slå in direkt PLU nummer eller antal, Korrigera, lägg till m.m. Display Här ser du det som är inslaget. - Antal slutförda köp under dagen.

4 Cash Försäljning Du är nu inloggad i kassaprogrammet. Högst upp ser du alla Huvud- eller Varugrupper du skapat i portalen (). Välj ex. Pizza () så kommer alla artiklar som finns under Pizzagruppen att komma fram (). Varje ruta visar Artikelnamn samt under i gruppens färg priset på artikeln. Klicka på i antal () och sedan Capricciosa (), du ser nu i Displayen att du valt st Capricciosa (6). Vill du bara ha st trycker du direkt på ex. Quattro Stagioni (). Vill du bläddra i Displayen för ändringar markerar du artikeln genom Pilknapparna (8). Har du många artiklar ex. 00 / 000 / eller fler kan du använda dig av Artikelnummer / PLU nr eller Streckkod. Slå in det här () och sedan PLU (0). Använder du tangentbord eller liknande kan du slå in det här () och sedan Enter så kommer artikeln fram. Använder du Streckkodsläsare är det bara att scanna av koden. Snabbguide: Slå in ett artikelnummer och ta betalt. >Artikelnummer >>PLU >>>Kontant Snabbguide: Skanna artikel och ta betalt. >Skanna streckkod >>Kontant Totalsumman och antal ser du här (9). Snabbguide: Slå in en artikel och ta betalt. >Pizza >>Quattro Stagioni >>>Kontant

5 Cash Ta Betalt Du har nu slagit in dina artiklar och ska ta betalt Kontant, det finns två sätt att göra det på. Du väljer Kontant och kvittot kommer ut direkt. Du väljer Kontant men får upp en ruta först () där du knappar in hur mycket pengar du fått av kunden. Tryck sedan på OK och kvittot kommer ut. Du ser även hur mycket växel du ska ge tillbaka (). OBS summan på växeln kommer fram i nästa steg. Övriga betalsätt fungerar på liknande sätt. Du väljer betalsätt när du slagit klart alla artiklar. Välj knappen Kort, Rikskupong, Presentkort m.m. Olika menyer för olika betalsätt kan komma upp. Snabbguide: Ta betalt med växel tillbaka funktion. >Kontant >>Slå in det du fått av kund >>>OK Snabbguide: Ta betalt. >Kontant

6 Cash Rabatt Rabatter: Det finns olika sätt att ge rabatt på ett köp. - Rabatt på en artikel - Rabatt på alla artiklar - Rabattknapp på fördefinerad rabatt ex. % direkt när du trycker på Rabattknappen för en eller alla artiklar. Övriga betalsätt fungerar på liknande sätt. Du väljer betalsätt när du slagit klart alla artiklar. Välj knappen Kort, Rikskupong, Presentkort m.m. Olika menyer för olika betalsätt kan komma upp. Exempel: Slå in artikel och tryck på Rabatt (), slå in hur många procent rabatten ska vara på () och tryck OK. Snabbguide: Rabatt fritt val på en eller flera artiklar. >Slå in Artikel >>Rabatt >>>X% OK >>>>Kontant Snabbguide: Fördefinierad >Slå in Artikel >>Rabatt X% >>>Kontant

7 Cash Rapport / Journalminne 6 8 Rapport: X- och Z-rapport. Tryck på Rapportknappen i Administrationsfältet eller ADMIN-knappen och välj Rapport. Markera rad () och välj ett av alternativen i menyn (). Du kan välja mellan: - X-rapport till skärm. - X-rapport till skrivare - Z-rapport till skrivare - Kvittologg () med flerval, till skrivare eller skärm (). Elektroniskt Journalminne: Din kassa har ett minne där alla kvitton finns sparade. Får en kontroll av någon myndighet tar du fram rapporten här (). Du kan välja att skriva ut den eller spara som fil, vi rekommenderar att spara den som fil då det kan bli långa utskrifter. Välj då visa till skärm (8) och gå in på textdokumentets Arkiv / File och välj Spara \.txt. Tidigare Rapporter: Utskrivna Z-rapporter. Du kan ta fram tidigare utskrivna Z-rapporter genom att bocka i här (). Välj sedan aktuellt datum genom att markera (6). Välj sedan om du vill ha den till skärm eller skrivare. Del av rapport () samt del av Kvittologg (8).

8 Cash Kvittologg Kvittologg: Ta fram tidigare kvitton. Klicka på Kvittologg på Admininstrationmenyn. Du får nu upp alla dagens kvitton (). Välj kvitto efter nr, tid, kassör eller summa. Markera det () så får du fram en specifikation på allt som är inslaget på detta kvitto (). Du ser även vilket betalsätt det är inslaget med () samt summan. Returköp: Vill du göra ett returköp väljer du först ett datum () om det inte gäller dagens kvitton, markerar raden och sedan trycker på Return (6). Du får nu fram kvittot i Displayen med negativa belopp och trycker sedan på Kontantknappen för att göra returen. Kvittokopia: Vill du ta ut en kvittokopia på ett köp väljer du fram på samma sätt och trycker COPY (). Observera att du bara kan ta ut en kvittokopia enligt nya kassaregisterlagen. Väljer du på COPY på ett kvitto som redan skrivits ut kommer denna ruta fram (8). Piltangenterna (9) kan du använda för att bläddra upp och ner.

9 Cash Bordshantering 6 8 Bordshantering: Öppna-, Stänga-, Spara-, Dela-, Visa bord, Bordkvitto/Proforma, Bordskarta, Spara- samt Öppna Order. Spara- / Öppna Order: Denna funktion används när du har kunder för ex. avhämtning eller är flera som står bakom samma kassa och behöver hämta / förbereda saker för väntande kunder. Du slår in artiklarna och trycker på Spara Order (), allt inslaget "rensas" då från displayen och sparas, nu kan nästa börja slå in artiklar i kassan och ta ex. betalt. Din kund är här och vill hämta sin beställning, tryck på Öppna Order () så ser du alla beställningar som ligger för avhämtning. Det finns även ett ordernummer på varje order (på displayen och på orderlappen som kommer ut från skrivaren). Välj en order genom att markera en rad eller bläddra med pilarna och tryck sedan på OK. Visa Bord: Klicka här () när du snabbt vill se () vilka bord som är upptagna och av vilken kassör. Markera eller blädra med pilarna och tryck sedan på Välj för att öppna bordet, nu kan du se hela ordern på displayen och du kan även lägga till fler artiklar på ordern, sedan klickar du på Spara Bord () och allt "rensas" från displayen. Öppna- / Spara Bord: När du har tagit en beställning trycker du på Öppna Bord (6) och väljer bordsnummer () sedan slår du in alla artiklar och trycker på () Spara Bord. Har du glömt att först trycka på Öppna Bord och slagit in redan alla artiklar trycker du direkt på () Spara Bord så kommer Välj Bord menyn fram (), välj bordsnummer som du vill spara ordern på och tryck OK. Bords Nota: Används när kunden har begärt in notan. Klicka på Öppna Bord (6) eller Bords Karta och välj aktuellt bord (), sedan trycker du på Bords Nota (8) så får du ut ett proforma kvitto som lämnas till bordet. Ordern finns fortfarande i kassan och plockas fram på genom Öppna Bord (6) eller Bords Karta, nu vet du om kunden vill betala med kort, kontanter, faktura m.m. Välj betalsätt, klart.

10 Cash Bordshantering Dela Bord / Nota: Genom att klicka på Dela Bord () kan du flytta hela ordern eller delar av den från ett bord till ett annat (), du kan även ta betalt för en del av notan om en av gästerna vill gå tidigare. Varje artikel kan även den delas i tiondelar om man ex. vill dela en flaska på flera personer. Bilden ovan () kommer upp efter att du klickat på Dela Bord (), vet du bordsnumret väljer du det vid () så presenteras hela ordern. Vill du se alla bord klickar du på Visa Bord () nu skiftar displayen till Visa Bord (), välj bord så skiftar det tillbaka till () med ordern presenterad. Nu kan du välja att flytta hela ordern eller delar till ett nytt bord. Klicka in bordsnumret (6) och OK. Vill du flytta allt på en gång tryck () eller en i taget (8). Vill du ta betalt för kund i taget gör du på samma sätt menknappar in ett ledigt bordsnumret ex 00 som är ett påhittat nummer vilket normalt inte används och sedan klickar du över (8) kundens artiklar. Vill du dela en artikel blädrar (9) du fram markeringen, anger ex 0, (0) för en halv flaska vin och sedan (8). Välj OK () och Dela Bord fönstret () går bort, du ser artiklarna på kassans Display och kan välja att trycka på kontant, faktura, VIP, kredit kort m.m.

11 Cash Bordshantering Nattklubb BAR Bordskarta - Klicka på Bordskarta () när du vill använda dig av en grafisk översikt på serveringen. Nu kommer en ny bild på skärmen () välj ett bord genom att klicka på ett och kartan stängs ner. Knappa in artiklarna och tryck på () Spara Bord. När du öppnar bordskartan ser du statusen på alla bord. Grönt = ledigt (), Rött = Upptaget (), Grått = gästen har fått bordsnotan (6) (bordet blir straxt ledigt). Varje upptaget bord har även en liten markering () ovanför bordsnummer. Här ser du vilket bord som du valt/ är öppet just nu (8). Du kan även välja att blädra mellan olika kartor eller avdelningar (9). Du kan lägga till artiklar, välj Bords Karta och tryck på det bordsnummer som du vill öppna. Du ser nu de artiklar som finns på aktuellt bord. Lägg till fler artiklar och tryck på Spara Bord (), klart. Ta betalt: Öppna Bords Karta, välj bordsnummer och sedan betalsätt, ex. Kontant eller kort. Administrera kartan - Klicka här () så kommer du till Edit-läge. 0 Bordsnota: Tryck på Bords Karta, välj bordet, och sedan Bords Nota (0), Klart.

12 Cash Bordshantering 6 9 Administrera kartan: När du Klickat på >>> så kommer du till Edit-läge. Nu kan du lägga till bord, klicka på Add Table () så kommer ett fönster upp () välj bordsnummer som du vill att bordet ska få. Du får nu en lista på bord med olika former och färg (). Välj ett bord och tryck på Öppna (). Bordet placeras här (). Flytta det genom att släpa det dit du vill ha det. Upprepa steg - för nästa och nästa bord. Vill du ta bort ett bord, tryck Delete Table (6) och knappa in bordsnummer, Klart. 8 Egen Design: Vill du lägga till ex. väggar, växter eller annat som finns i lokalen kan man välja Edit room (). Bilden på bordskartan öppnas nu i Paint (8) och du kan rita som du vill. Spara och stäng Paint så kommer du tillbaka till Bords Kartan, nu med den nya bilden. Borden finns fortfarande kvar och kan flyttas om till eventuellt nya platser. Du kan designa olika kartor för varje rum eller avdelning. När du är klar med allt trycker du <<< (9) så kommer du tillbaka till Bords Kartans vanliga arbetsläge.

13 Cash Kortbetalning Betalkort: Betalkortshantering är en extra tjänst som kräver avtal med en Payment Service Provider. Har du inte ett avtal kontakta oss för mer information innan ni tecknar avtal med er bank eller inlösare., vi har alltid olika erbjudanden med förmånliga totalpriser. Integrerat Betalkort: Se till att du får en effektiv och säker hantering av dina kunders kortköp. Med Spectracard integrerat i kassan, Payzones applikation för korttransaktioner och PINterminal, får du tillgång till marknadens snabbaste och mest driftsäkra system. P00- terminalen läser både magnetspår & CHIP-kort. Uppfyller kraven EMV, PCI & EE. Ett serviceavtal ingår med utbytesgaranti vardagen efter. Föredrar du BABSPaylink har vi även här en integrerad kassakoppling med XENTA BKX betalterminal. Kortköp: När alla artiklar är inslagna i kassan eller när du har tagit fram ett bord och skall välja betalsätt klickar du på Kortköp. Nu kommer ett nytt fönster upp () med beloppet ifyllt. Be kunden dra sitt kort i PINterminalen och följa anvisningar på PINterminalens skärm. Du ser samtidigt alla steg på din skärm, och kan exempelvis hjälpa till kunden med olika val. Du kan även välja att trycka () och ändra beloppet, en nummerpad kommer då upp () där du slår in aktuellt belopp. Exempelvis om kunden vill betala en mindre summa på ett kort och resterande kontant eller annat betalkort. CashBack: Kunden kan ta ut pengar utöver köpet, du kan göra det på två sätt. Klicka på Totalsumma () och ändra summan till det totala belopp kunden vill ta ut, dvs vill kunden ta ut 00 kr totalt inklusive köpet knappar du in 00 så räknar programmet skillnaden automatiskt åt dig. Vill kunden ex. ta ut 00 kr utöver köpet väljer du CashBack () och knappar in 00 på numpaden (). Dricks / Extra: Du kan även slå in dricks eller extra om kunden har lagt till det på sin förnota eller säger till vid betalning. Du änvänder samma funktion här som CashBack (). Observera att det nummera inte går att göra en efterregistrering på dricksen då banker och kortutgivare ändrat på reglerna så de följer nya EMV standarden. Finans kort / Rikskupong kort: Det är möjligt att ta betalt med de nya Rikskupong kortet samt olika typer av Finans kort. Kontakta oss för mer information.

14 Cash Kortbetalning Kortköp medges EJ: Är kortet spärrat eller något annat som är fel kan man inte fortsätta köpet. Ring kortets bank för besked. Alternativt återlämna till kund. Kontrollring: Om man inte får någon kontakt med kortets bank kan man behöva kontrollringa. Normalt är det kort som VISA Electron eller Maestro MasterCard som kräver direktuppkoppling till kortets bank för att säkerställa summan på köpet. Du får då ett kontrollnummer av banken som ska knappas in för att kunna gå vidare med köpet, alternativt beskedet som du får via telefon. Signaturköp: Gör du ett signaturköp om kortets bank tillåter det kommer en ruta upp () där du anger kundens personnummer. Du kan välja att knappa in det via () nummerpaden eller att skanna in det med en laserscanner som läser av streckkoder. Makulering: Du kan makulera endast senaste gjorda kortköp. Välj Makulering av Kortköp i kassaprogrammet så kommer denna meny fram (). Mata in Referensnummer genom nummerpaden (). Du ser nu i meddelandefönstret () svaret från banken. 6 Återköp: Du kan välja att göra ett återköp till kundens kontokort. Börja med att slå in alla artiklar som ska återbetalas alternativt öppen varugrupp. Välj sedan Return eller Return All i kassaprogrammet vid nummerpaden eller om ni har lagt upp fler funktionsknappar i menyn. Du ser nu i kassadisplayen att alla artiklar och totalsumma är minusposter. Välj att betala med Kort så kommer Återköpsmenyn fram (6). Välj () Utför återköp och be kunden stoppa in kortet i PINterminalen, följ sedan anvisningarna på skärm och PINterminal. Offlineköp: Har du ingen internetanslutning tillfälligt kan du få Kontrollring, vissa kort såsom Bankkort eller Kreditkort går dock att genomföra köp även utan tillfällig internetanslutning, du gör ett s.k. Offlineköp. PINterminalen kan buffra upp till 99 offlineköp, sedan måste den komma i kontakt via internet för att tömma transaktionerna. Högsta belopp för Offlineköp är 00 kronor för tillfället.